2.2. Hoạt động tổ chức sử dụng TLLT tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (1976-2016)
2.2.1. Giai đoạn trước đổi mới (1976 - 1986)
Như đã trình bày ở trên, những năm đầu sau giải phóng, TTLTII đã tiếp quản cơ sở vật chất và tài liệu của chính quyền cũ để lại. Tài liệu được thu thập về số lượng rất lớn trong khi điều kiện cơ sở vật chất còn yếu kém gây rất nhiều khó khăn cho việc bảo quản và đưa tài liệu ra sử dụng.
Trong những năm đầu mới thành lập, nhiệm vụ trọng tâm trước mắt của TTLTII là đẩy mạnh công tác thu gom tài liệu của chính quyền cũ để lại và bảo quản tuyệt đối an toàn TLLT. “Báo cáo kết quả về tài liệu lưu trữ trong 10 năm xây dựng và trưởng thành của TTLTII tại thành phố Hồ Chí Minh (29/11/1976 - 29/11/1986)” cho thấy, trong 10 năm từ 1976-1986, tập thể TTLTII đã “giữ gìn và tiếp quản trọn vẹn 4.603 mét giá hồ sơ của Nha Văn khố quốc gia tại Sài Gòn, chi nhánh Đà Lạt và Huế của chính quyền cũ. Bao gồm các tài liệu thời kỳ phong kiến và Pháp thuộc như: Châu bản, Mộc bản Địa bộ, sách Ngự Lãm, bản đồ xưa, đĩa hát, băng ghi âm, tài liệu, phim ảnh…”. [72]
“Thu thập được 5.670 mét giá, 55.892 bó hộp hồ sơ và 66.892 đơn vị bảo quản tài liệu. Thu được 24/144 đơn vị có tài liệu của các cơ quan Trung ương thuộc chính quyền Việt Nam Cộng hòa với khối lượng 16.412 mét cùng 4.360 tấm bản đồ khác nhau”. [72] Ngoài ra, còn có nhiều băng ghi âm, ảnh, phim tài liệu thời sự, phim tư liệu có giá trị lịch sử, thời kỳ đệ I và đệ II cộng hòa. Bên cạnh đó đã “thu thập được gần 20.000 cuốn sách, 112 loại tạp chí bằng ngoại ngữ, 227 tạp chí bằng tiếng Việt,
55
39 loại tin, 1.567 quyển công báo Đông Dương, Bắc kỳ, Trung kỳ, Nam Kỳ và Việt Nam Cộng hòa cùng 471 quyển từ điển các loại trong đó bao gồm cả các bộ bách khoa toàn thư có giá trị khoa học lớn. Đặc biệt, trong số tư liệu của thư viện Tổng thống Nguyễn Văn Thiệu trong Dinh Độc Lập, có tư liệu của tất cả các lĩnh vực xã hội miền Nam lúc bấy giờ”. [72]
Tập trung điều tra xác định 144 đơn vị cơ quan Trung ương của chính quyền cũ có tài liệu, thống kê tài liệu và từng bước có kế hoạch thống kê, phân loại xác định giá trị tài liệu đã thu thập về TTLTII.
Bước đầu thực hiện xác định giá trị tài liệu và xây dựng hệ thống công cụ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ. Từ những bó gói, đống tài liệu bề bộn, lộn xộn chưa có những công cụ thống kê tra tìm hợp lý, trong 10 năm (1976-1986), ngoài việc thu thập và bảo quản là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu thì việc xây dựng công cụ tra cứu phục vụ khai thác sử dụng tài liệu được coi là công tác có tính chất mũi nhọn. Trong đó các phông tài liệu có giá trị, quý hiếm được ưu tiên làm trước như: tài liệu phông Châu bản Triều Nguyễn, tài liệu địa bộ, tài liệu thống đốc Nam Kỳ, tài liệu các cơ quan đầu não sau này như Phông Tổng Thống đệ nhất và Đệ Nhị Cộng hòa, Bộ phát triển sắc tộc, các bản đồ, phim ảnh, đĩa hát…Kết quả có khoảng hơn 100 cuốn mục lục, số thẻ đã làm xong và hàng trăm ngàn thẻ chưa đánh máy.
Kết quả đạt được trong 10 năm (1976 - 1986) là sự nỗ lực của tập thể lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Kho Lưu trữ TW II. Kết quả đó đã tạo ra những tiền đề quan trọng để tập thể Kho Lưu trữ TW II từng bước vượt qua thời kỳ khó khăn của những năm trước đổi mới. Tuy nhiên, về cơ bản, những kết quả này còn rất nhỏ bé so với khối lượng lớn tài liệu còn tích đống, chưa được xắp xếp, chỉnh lý, phân phông. Do đó, nhiệm vụ thu thập, bảo quản tài liệu trong thời kỳ này tiếp tục được đặt lên hàng đầu.
2.2.1.2. Kết quả đạt được
Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của ngành lưu trữ trong giai đoạn đầu sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng là bảo vệ và bảo quản an toàn TLLT quốc gia. Tuy nhiên, tập thể cán bộ TTLTII vẫn vừa thực hiện nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, bảo
56
quản an toàn TLLT vừa đưa tài liệu ra phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu đảm bảo an ninh, trật tự an toàn các đô thị, tỉnh ở miền Nam mới giải phóng, bảo vệ đất nước chống lại sự chống phá của các lực lượng thù địch.
Theo kết quả thống kê, năm 1979, “Kho Lưu trữ TW II đã phục vụ 1.326 lượt độc giả với 1.496 cặp (hộp) tư liệu, 2.598 cuốn sách, tạp chí, công báo được đưa ra phục vụ khai thác. Số tài liệu sao chụp phục vụ cho đọc giả là 200 hồ sơ với hơn 1.200 trang”. [74]
Năm 1980, Kho Lưu trữ TW II đã “phục vụ được 711 lượt độc giả tại phòng đọc và 30 lượt độc giả tài liệu hạn chế tại văn phòng của Trưởng kho với số lượng tài liệu là 704 hồ sơ, 933 cuốn sách và tạp chí, công báo, 17 bản đồ dùng để phục vụ nghiên cứu”. [74]
Nội dung tài liệu bao gồm: tài liệu góp phần chống lại chiến dịch vu khống Chính quyền Cách mạng về nhân quyền của các thế lực thù địch; xuyên tạc lịch sử và chính sách của Đảng và Nhà nước Việt Nam; tài liệu khẳng định chủ quyền của Việt Nam trên đảo Hoàng Sa và Trường Sa; tài liệu về tài nguyên thiên nhiên ở Đồng bằng sông Cửu Long, ở Kontum,… Độc giả khai thác tài liệu tại TTLTII thời kỳ này chủ yếu đến từ các cơ quan quan trọng của Đảng và Nhà nước như: Ban Biên giới, Đoàn Kinh tế tổng hợp của Chính phủ, Bộ Tư lệnh Thành, Bộ Nội vụ, Ban Nghiên cứu Lịch sử Đảng của Văn phòng Trung ương Đảng,…
Ngoài công tác phục vụ độc giả, phòng đọc còn thực hiện quản lý độc giả khai thác tài liệu, quản lý tài liệu đưa ra khai thác qua các hình thức như: lập hồ sơ đọc giả, hồ sơ chuyên đề, hồ sơ khai thác tài liệu của các phông lưu trữ bảo quản tạm thời trong thời gian phục vụ khai thác.
Ngày 11/12/1982, Pháp lệnh Bảo vệ TLLT quốc gia được Chủ tịch Hội đồng Nhà nước ban hành đã đặt một mốc son trên trang sử của ngành Lưu trữ Việt Nam.
Ngay từ dòng đầu tiên, Pháp lệnh đã khẳng định: “TLLT quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với việc xây dựng và bảo vệ đất nước” và nhấn mạnh việc
“bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả TLLT quốc gia” [36] trên mọi lĩnh vực
57
nghiên cứu khác nhau. Lần đầu tiên, công tác sử dụng TLLT được đề cập tới trong một văn bản có tính pháp lý cao nhất của Nhà nước.
Thực hiện Pháp lệnh, bên cạnh việc bảo vệ, bảo quan an toàn TLLT, Kho Lưu trữ TW II đã đẩy mạnh hoạt động tổ chức sử dụng TLLT. Với phương châm “chỉnh lý đến đâu phục vụ đến đó”, TLLT do Kho Lưu trữ TW II quản lý đã được đưa ra khai thác sử dụng hiệu quả, thiết thực cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Kết quả, trong 10 năm (1976 - 1986), Kho Lưu trữ TW II đã “phục vụ được 11.596 lượt người nghiên cứu với hơn 19.352 hồ sơ tài liệu cho rất nhiều đề tài nghiên cứu của nhiều cơ quan, cá nhân trong nước và nước ngoài”. [72]
Bên cạnh hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu một cách thụ động tại Phòng đọc, TTLTII đã bước đầu chủ động đưa tài liệu giới thiệu tới công chúng. Năm 1985, TTLTII đã phối hợp với Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Bảo tàng Cách mạng Hà Nội và Bảo tàng Cách mạng Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức cuộc triển lãm: “25 năm Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam”, đánh dấu bước khởi đầu của hoạt động trưng bày, triển lãm TLLT trong tổ chức sử dụng TLLT.
Như vậy, trong giai đoạn đầu của đất nước sau chiến tranh, khắc phục những khó khăn gian khổ, hàng chục ngàn bộ hồ sơ tài liệu đã được đưa ra sử dụng. Trong điều kiện cơ sở vật chất còn thiếu, tài liệu tích đống, cùng với những yếu tố về lịch sử và chính trị giai đoạn này, vấn đề bảo vệ an toàn và giữ gìn bí mật thông tin quốc gia được đặt lên hàng đầu. Tuy vậy, TTLTII cùng với hoạt động thu thập, bảo quản, chỉnh lý được coi là nhiệm vụ then chốt, hoạt động tổ chức sử dụng TLLT cũng đã được quan tâm triển khai thực hiện. Tuy hoạt động TCSD tài liệu giai đoạn này chỉ mang tính chất nội bộ, chưa mở rộng, hình thức sử dụng tài liệu chính là phục vụ độc giả tại Phòng đọc, nhưng hiệu quả mà hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ TW II mang lại đã đáp ứng được những yêu cầu của các cơ quan, tổ chức nhà nước, của nhân dân trong hoàn cảnh đất nước mới được giải phóng.
Những số liệu về số lượt và thành phần độc giả, nội dung đề tài nghiên cứu, số đơn vị tài liệu bảo quản được đưa ra sử dụng… cho thấy trong 10 năm đầu trước đổi mới, việc tiếp cận, sử dụng TLLT đã trở thành một nhu cầu thiết yếu trong xã hội.
58