Công cụ tra cứu khoa học là một dạng thông tin rút gọn, khái quát của thông tin tài liệu, sau khi chúng được xử lý, phân tích và tổng hợp. Do đó, công cụ tra cứu khoa học thuộc loại thông tin cấp II, nghĩa là thông tin về thông tin. Nó giúp cho việc tìm tin trong TLLT được dễ dàng và nhanh chóng.
Công cụ tra cứu khoa học còn giúp cho các cơ quan lưu trữ quản lý chặt chẽ tài liệu trong các kho lưu trữ. Thông qua các công cụ tra cứu khoa học, còn có thể thống kê chính xác được thành phần tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ.
Trong những năm gần đây, TLLTII đã có nhiều nỗ lực trong việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học TLLT, đáp ứng ngày càng hiệu quả nhu cầu tìm kiếm thông tin của độc giả. Các loại hình công cụ tra cứu tài liệu hiện có tại TTLTII bao gồm: Mục lục hồ sơ; các bộ thẻ; sách chỉ dẫn các phông, sưu tập lưu trữ và cơ sở dữ liệu TLLT.
2.1.1. Mục lục hồ sơ
Mục lục hồ sơ thường được lập sau khi đã lập hồ sơ hiện hành, sau khi chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu. Hiện nay, TTLTII có mục lục hồ sơ của hơn 100 phông tài liệu giúp độc giả có thể tra tìm tài liệu cần cho đề tài nghiên cứu của mình. Đến nay, mục lục hồ sơ là công cụ tra tìm tài liệu truyền thống nhưng vẫn là một trong những công cụ tra cứu chủ yếu đối với toàn bộ khối TLLT của TTLTII.
Với hơn 100 phông tài liệu là số lượng hơn 200 tập mục lục, gồm có 2 loại mục lục:
mục lục của các phông đã chỉnh lý hoàn chỉnh và mục lục các phông mới chỉnh lý sơ bộ. Hiện tượng tồn tại các mục lục sơ bộ có thể giải thích bởi thực trạng tình hình
50
thu thập và chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm là có nhiều phông tài liệu khi tiếp nhận từ các nguồn nộp lưu vào bảo quản còn ở dạng bó, gói chưa được sắp xếp, chỉnh lý khoa học theo 23 bước trong quy trình chỉnh lý tài liệu. Để đáp ứng nhu cầu, thủ tục bàn giao tài liệu đó giữa Trung tâm lưu trữ với lưu trữ các bộ, ngành, nhiều phông đã được thống kê thành mục lục sơ bộ và có thể phục vụ tra cứu khi cần thiết.
Thông thường, bộ mục lục hồ sơ của mỗi phông tài liệu được nhân sao thành 4 bản: 1 bản lưu ở Phòng đọc phục vụ công tác sử dụng tài liệu; 1 bản do phòng bảo quản lưu cùng với hồ sơ phông, 1 bản do phòng Tin học và công cụ tra cứu giữ và bản còn lại chuyển giao cho cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu (cơ quan đang hoạt động và thuộc thành phần nguồn nộp lưu tài liệu).
Trong những năm gần đây, TTLTII đã lập được danh mục tài liệu về: “Biên giới - Hải đảo (Trường sa - Hoàng sa)”; “Biên giới Việt Nam” và “Quan hệ Việt Nam với các nước trong Khu vực về lĩnh vực Tư pháp”. Đây là dạng công cụ đặc thù, có ý nghĩa thiết thực trong nghiên cứu, sử dụng tài liệu, góp phần khẳng định giá trị đặc biệt của TLLT đối với sự nghiệp xây dựng, đấu tranh bảo vệ biên giới và chủ quyền lãnh thổ của đất nước.
Ngoài ra, TTLTII còn xây dựng các bộ mục lục chuyên đề như: “Quá trình phát triển của ngành Hàng không Việt Nam; Phong trào đấu tranh của học sinh - sinh viên Việt nam; Hoạt động của các Thủ tướng Việt Nam Cộng hoà; Hoạt động của các Tổng thống Việt Nam Cộng hoà; Quá trình hình thành và phát triển của ngành Đường sắt, Đường thủy, Đường bộ tại miền Nam Việt Nam với khoảng 5.839 hồ sơ”. [56]
2.1.2. Các bộ thẻ
“Bộ thẻ lưu trữ là một loại công cụ tra tìm TLLT thường ở dạng các tấm thẻ, dùng để giới thiệu nội dung của tài liệu, trong đó các thông tin tài liệu được phân nhóm theo các dạng đặc trưng chuyên đề hay ngành hoạt động, tác giả, địa dư… và được sắp xếp theo một khung phân loại thông tin tài liệu nhất định”. [29, tr.23]
Khác với mục lục hồ sơ, các bộ thẻ lưu trữ không có chức năng thống kê, và khi xây dựng cũng không phụ thuộc vào việc sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ.
51
Hình thức các bộ thẻ có hai loại: loại dùng các tấm thẻ in rời và loại thẻ in thành sách tra cứu. TTLTII đang áp dụng loại thẻ rời và được sắp xếp vào các tủ thẻ. Thực tế cho thấy, loại thẻ này sử dụng tương đối dễ dàng và thuận lợi.
Theo thống kê của học viên, tại TTLTII hiện có các bộ thẻ như:
- Thẻ phân loại sách xuất bản trước năm 1975.
- Thẻ phân loại theo thời gian các công báo.
- Thẻ phân loại bản đồ xuất bản thời Mỹ - Ngụy.
- Thẻ địa danh các bản đồ.
- Thẻ phân loại xếp theo thời gian, alphabétique các báo chí xuất bản trước năm 1975.
Các bộ thẻ này được phân loại theo hai lĩnh vực: lĩnh vực tri thức và lĩnh vực hoạt động thực tế của xã hội. Các nhóm tin trong các bộ thẻ được sắp xếp theo một trật tự lô gíc nhất định (các cấp độ như đề mục, tiểu đề mục và các mục…). Thẻ hệ thống (Boudet) các phông tài liệu: Thống đốc Nam Kỳ, Khâm Sứ Trung kỳ, Tòa Đại biểu chính phủ Nam Việt, Phủ Thủ tướng Việt Nam Cộng hòa.
Các yếu tố mô tả trên tấm thẻ phải bao gồm: tên gọi cơ quan lưu trữ, mã số, đề mục, tiểu đề mục, thời gian sự kiện, địa điểm sự kiện, số phông, tên phông, số mục lục, số đơn vị bảo quản, đơn vị thống kê, số tờ, ngôn ngữ, phương pháp chế tác, tên người lập thẻ và thời gian lập.
2.1.3. Sách chỉ dẫn các phông, sưu tập lưu trữ
Sách chỉ dẫn các phông, sưu tập lưu trữ là loại công cụ tra cứu nhằm giới thiệu khái quát nội dung tài liệu và một số thông tin tra cứu chủ yếu của các phông lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ. Về thành phần và nội dung các phông, các sưu tập lưu trữ được bảo quản trong một kho lưu trữ.
Mục đích chủ yếu của sách chỉ dẫn là thông báo và hướng dẫn cho người nghiên cứu về nội dung những tài liệu được bảo quản trong các kho lưu trữ, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Vì thế nó có vai trò quan trọng trong việc tra tìm tài liệu nói riêng và trong hoạt động thông tin khoa học của các kho lưu trữ nói chung.
Thông qua sách chỉ dẫn, độc giả có thể đến kho lưu trữ để yêu cầu sử dụng tài liệu
52
của từng phông lưu trữ cụ thể. Đây là sợi dây liên hệ có hiệu quả giữa độc giả và cơ quan lưu trữ, giúp độc giả nắm được khái quát nội dung tài liệu của kho lưu trữ trước khi đến nghiên cứu tài liệu.
Năm 2007, TTLTII là đơn vị đầu tiên biên soạn và xuất bản “Sách chỉ dẫn các phông và sưu tập lưu trữ bảo quản tại TTLTII”. Mục đích của cuốn sách là đem đến cho các nhà nghiên cứu một cách nhìn tổng quan về nội dung các phông tài liệu đang bảo quản tại TTLTII, để từ đó có thể tiếp cận tới các công cụ tra cứu cụ thể trực tiếp liên quan đến tài liệu có nhu cầu nghiên cứu.
Cuốn sách giới thiệu toàn bộ các phông tài liệu, các loại hình tài liệu, các khối tư liệu hiện đang được bảo quản tại TTLTII gồm những phông tài liệu thuộc thời kỳ phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc, tài liệu sau năm 1945, tài liệu thời kỳ cách mạng, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ, tư liệu… Mỗi phông tài liệu được trình bày theo thứ tự: “số lượng tài liệu, thời gian, ngôn ngữ tài liệu, loại hình tài liệu, tình trạng vật lý, công cụ tra cứu, lịch sử hình thành phông và nội dung tóm tắt tài liệu của phông.
Các phông tài liệu hầu hết được sắp xếp theo thời kỳ lịch sử. Trong từng thời kỳ lịch sử, các phông được sắp xếp theo khu vực hành chính, kết hợp với tính chất và tầm quan trọng đến ít quan trọng, từ khái quát đến cụ thể,… Trong mỗi bộ, các cơ quan trực thuộc bộ sẽ được sắp xếp đi liền sau đó. Đặc biệt, đối với các loại hình tài liệu đặc thù như: tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu cá nhân - gia đình - dòng họ, được sắp xếp riêng để giúp độc giả và các nhà nghiên cứu thuận tiện trong việc tra cứu tài liệu.
Sau khi phát hành, nhiều độc giả đã biết và đến với TTLTII hoặc gửi công văn những yêu cầu liên quan đến tài liệu mà TTLTII quản lý. Đến cuối năm 2016, sách đã được bổ sung và tái bản.
2.1.4. Cơ sở dữ liệu TLLT
Theo “Từ điển lưu trữ Việt Nam” khái niệm cơ sở dữ liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Cơ sở dữ liệu lưu trữ là một tổ hợp các thông tin có liên quan với nhau trong một hệ thống, được tổ chức theo một nguyên tắc nhất định. Các thông
53
tin của một cơ sở dữ liệu được phân loại, mã hóa, quản lý phục vụ cho yêu cầu sử dụng. Một cơ sở dữ liệu phải bảo đảm yêu cầu cập nhật và tra tìm tin một cách dễ dàng”. [11]
Để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của độc giả, thời gian qua TTLTII đã triển khai xây dựng phần mềm quản lý TLLT và từng bước nâng cấp, phát triển các phần mềm tra cứu như: tài liệu hành chính; tài liệu bản đồ; Sổ bộ - Hán nôm phục vụ công tác khai thác và quản lý cơ sở dữ liệu. Cho đến nay, độc giả có thể tra cứu cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2 là 73 phông với số lượng khoảng 234.561 hồ sơ, số phông và hồ sơ còn lại đang được chuẩn hóa để đưa lên mạng. Việc ứng dụng phần mềm tra cứu tài liệu đã tạo điều kiện cho độc giả tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và hữu hiệu, giảm thiểu thời gian tra cứu trên mục lục hồ sơ từng phông.
- Giao diện của phần mềm Quản lý - Khai thác tài liệu Bản đồ.
Tuy nhiên, qua khảo sát tài liệu trong kho lưu trữ TTLTII cho thấy chất lượng chỉnh lý, xác định giá trị và biên mục vẫn còn nhiều hạn chế. Hệ thống công cụ thống kê, tra cứu còn thiếu. Vì vậy bước vào ứng dụng tin học trong lưu trữ phải bắt đầu từ việc tối ưu hóa thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ, các đối tượng xử lý tự động hóa phải chỉnh lý hoàn chỉnh.
54
Việc xây dựng và từng bước hoàn chỉnh tiến tới hiện đại hóa hệ thống công cụ tra cứu TLLT tại TTLTII góp phần giúp TTLTII quản lý hữu hiệu TLLT thuộc thẩm quyền quản lý. Hệ thống công cụ tra cứu TLLT còn thể hiện sự phát triển của công tác lưu trữ, sự quan tâm đến giá trị thông tin trong TLLT của cơ quan, đồng thời cũng thỏa mãn một phần nhu cầu tiếp cận tài liệu của các tổ chức, cá nhân khi nghiên cứu tài liệu.