Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TLLT TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II
3.4. Nhóm giải pháp hoàn thiện các điều kiện để thực hiện các hình thức tổ chức sử dụng TLLT
3.4.1. Tăng cường đầu tư nhân tố con người
Việc đầu tư về con người đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động TCSD TLLT. Là những hoạt động mang tính chất nghiên cứu khoa học nghiêm túc, cho nên đòi hỏi người làm công tác này phải có một lượng
114
kiên thức nhất định về sử học, lưu trữ, văn học, ngoại ngữ. Đối với độc giả đến khai thác tài liệu thì cán bộ phục vụ khai thác rất quan trọng, bởi yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ nhanh hay chậm là phụ thuộc vào quá trình giải quyêt công việc và nguồn nhân lực hiện có của bộ phận phục vụ khai thác sử dụng tài liệu.
Chính vì vậy TTLTII cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ nói chung và nghiệp vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng. Bên cạnh đó đối với mỗi bản thân cán bộ làm công tác tổ chức khai thác sử dụng cũng phải thường xuyên tự trau dồi và nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao trình độ chính trị cũng như những hiểu biết xã hội trong quá trình giải quyết công việc. Đặc chú trọng đến thái độ phục vụ của cán bộ phục vụ khai thác cần thân thiện, nhiệt tình, cởi mở, không biệt đối xử đối với độc giả khi đến khai thác tài liệu tại Trung tâm. Chính điều này, giúp việc khai thác tài liệu được hiệu quả, việc phát huy giá trị của tài liệu được rộng khắp đối với toàn công chúng. Đặc biệt tạo ra một môi trường nghiên cứu thân thiện, thoải mái, một văn hóa công sở văn minh, chuyên nghiệp.
3.4.2. Đầu tư cơ sở vật chất cho công tác TCSD TLLT
Cùng với việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ, việc tăng cường trang bị cơ sở vật chất cho các hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu là một yêu cầu bức thiết của TTLTII hiện nay. Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động TCSD tài liệu của TTLTII còn thiếu thốn, lạc hậu so với sự phát triển của trình độ kỹ thuật công nghệ hiện nay. Chẳng hạn như không gian trưng bày, triển lãm có diện tích quá nhỏ; kiến trúc không gian chưa hấp dẫn; phương tiện trưng bày còn lạc hậu chưa tương xứng với khối tài liệu cần trưng bày. Chính vì vậy, công tác trưng bày, triển lãm của TTLTII chưa thực sự thu hút được công chúng, kém hiệu.
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác khai thác sử dụng tài liệu, TTLTII cần tham mưu với cơ quan có thẩm quyền đầu tư xây dựng cơ sở vật chất và hiện đại hóa Phòng đọc, đặc biệt là hệ thống máy tính tin học cần được bổ sung, tạo điều kiện thuận lợi thu hút độc giả trong và ngoài nước khai thác, sử dụng tài liệu vào các mục đích chính đáng.
115
Đối với công tác công bố, giới thiệu tài liệu TTLTII cần có kế hoạch để đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cấp kinh phí hàng năm cho việc công bố, giới thiệu TLLT, nhất là đầu tư kinh phí cho biên soạn ấn bản phẩm và việc xuất bản ấn phẩm, trưng bày triển lãm tài liệu. Có như vậy công tác khai thác, sử dụng TLLT mới thực sự phát huy hết giá trị TLLT phục vụ một cách tốt nhất cho toàn xã hội.
3.4.3. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý TLLT và TCSD TLLT
Thực tế về cơ bản tài liệu tại TTLTII vẫn đang được quản lý theo phương pháp thủ công truyền thống. Tài liệu được để trong các bìa, hộp và trong các giá kệ.
Mọi khâu nghiệp vụ đều phải làm việc trực tiếp trên tài liệu gốc, dẫn đến kéo dài thời gian cho mỗi quy trình nghiệp vụ và tạo ra nhiều tác nhân gây hủy hoại tài liệu.
Đặc biệt, do quản lý thủ công nên qua mỗi khâu nghiệp vụ, việc giao nhận tài liệu bắt buộc phải thực hiện thống kê, kiểm đếm thủ công đến từng tờ tài liệu, gây lãng phí nhiều thời gian và nhân lực. Để giải quyết tình trạng trên, việc chỉnh lý hoàn chỉnh và số hóa toàn bộ khối tài liệu do TTLTII quản lý là yêu cầu cấp bách, cần thiết. Các hồ sơ, tài liệu sẽ được lưu dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp, chia sẻ thông tin nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, góp phần cải cách hành chính trong công tác lưu trữ, giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc…
Bên cạnh đó, TTLTII cần phải tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ trong việc khai thác sử dụng TLLT, tiến tới một bước thử nghiệm khai thác trực tuyến cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2 trên mạng internet đối với các danh mục tài liệu thuộc diện phổ biến (không bao gồm danh mục hạn chế). Hiện nay tại TTLTII đã triển khai sử dụng và nâng cấp các phần mềm quản lý, khai thác TLLT như: tài liệu hành chính, tài liệu bản đồ, Sổ bộ Hán - Nôm, nhưng việc ứng dụng mới chỉ dừng lại ở khai thác mạng nội bộ. Hiện nay đất nước đang trong thời kỳ hội nhập quốc tế, việc đưa cơ sở dữ liệu thông tin lên mạng là một hình thức quảng bá thành phần, nội dung tài liệu, góp phần cung cấp thông tin tới công chúng trong cả nước và độc giả quốc tế, do vậy việc đưa cơ sở dữ liệu lên mạng internet cần được triển khai sớm.
116
Tiến hành trao đổi, chuyển giao cơ sở dữ liệu thông tin cấp 1 các phông tài liệu đã được số hóa giữa các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Hiện nay một số phông tài liệu quan trọng và thuộc dạng quý hiếm như Sổ bộ Hán Nôm, đĩa hát… đã được số hóa, nhưng việc khai thác các khối tài liệu này chưa nhiều, chưa phổ biến. Việc quản lý cơ sở dữ liệu thông tin cấp một là cần thiết nhưng cũng cần phải được giới thiệu đến công chúng. Nhiều độc giả có nhu cầu nghiên cứu thực sự nhưng do điều kiện đi lại xa xôi, kinh phí tốn kém nên chưa thể tiếp cận được với nguồn tài liệu này. Vì vậy việc trao đổi cơ sở dữ liệu giữa các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần được thực hiện, điều này sẽ giúp độc giả miền Bắc, Trung, Nam có nhiều cơ hội để tiếp cận và khai thác thông tin một cách có hiệu quả, phục vụ lợi ích xã hội.
3.4.4. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu
Công cụ tra cứu là chìa khóa để thông báo, giới thiệu các thông tin và tra tìm TLLT. Các loại công cụ tra cứu càng đầy đủ, càng chuyên sâu và càng hiện đại thì càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng tài liệu. Như vậy, muốn đẩy mạnh việc TCSD tài liệu thì việc xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu là một yêu cầu rất cần thiết. Bên cạnh các công cụ tra cứu truyền thống như các bộ thẻ tìm tài liệu, sách hướng dẫn các phông nhất thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác khai thác, sử dụng TLLT tại Trung tâm.
Trong thời gian qua, TTLTII đã xây dựng cơ sở dữ liệu để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu thông qua phần mềm máy tính. Phần lớn các phông lưu trữ đã có dữ liệu để tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, việc tra tìm tài liệu mới dừng lại ở việc tra tìm tài liệu thông qua những thông tin về hồ sơ (tiêu đề hồ sơ, số lưu trữ, thời gian hình thành...). Để phục vụ có hiệu quả hơn nữa công tác khai thác, sử dụng thì cần nghiên cứu các loại phần mềm tra tìm thông minh và hiện đại hơn có thể giúp độc giả tra tìm tài liệu theo các lĩnh vực, chuyên đề một cách nhanh chóng, chính xác.
Đảm bảo các yêu cầu:
+ Đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng, phải cung cấp đầy đủ các thông tin về tài liệu. Vì Công cụ tra cứu là phương tiện để mọi thành phần độc giả tra tìm thông tin trong tài liệu. Tuy nhiên, trình độ của các thành phần độc giả không hoàn toàn
117
giống nhau. Yêu cầu này được đặt ra nhằm đảm bảo cho các đối tượng nghiên cứu đều có thể hiểu cách sử dụng các công cụ đó một cách thuận lợi.
+ Công cụ tra cứu phải đảm bảo được áp dụng cho nhiều loại tài liệu khác nhau (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn …) nhằm tránh sự lặp đi lặp lại trong quá trình xây dựng chúng.
+Xây dựng bộ mục lục chuyên đề trong hệ thống tra cứu điện tử.
+ Tạo lập Account riêng cho từng độc giả khi khai thác phần mềm quản lý tài liệu. Để đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của độc giả, TTLTII đã triển khai xây dựng phần mềm quản lý TLLT, điều này đã tạo điều kiện cho độc giả trong việc tìm kiếm thông tin được nhanh chóng và thuận lợi, giảm thiểu được thời gian so với việc tra cứu tài liệu trên phông. Tuy nhiên, thực tế việc sử dụng chung account và thiếu hướng dẫn cụ thể dẫn tới việc sử dụng phần mềm trong tra cứu còn rất hạn chế. Vì vậy, việc cung cấp account cho từng độc giả và xây dựng bảng hướng dẫn tra cứu cụ thể ngay tại bàn máy là rất thiết thực, góp phần nâng cao chất lược phục vụ, cũng như tăng cường khả năng quản lý của Trung tâm.
Hệ thống công cụ tra cứu khoa học TLLT là các phương tiện mô tả và chuyển tải thông tin chứa đựng trong TLLT. Do đó, chất lượng của cả hệ thống công cụ tra cứu khoa học TLLT phần lớn phụ thuộc vào cả quá trình liên quan đến các khâu nghiệp vụ từ lựa chọn, thu thập đến chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản và lập các công cụ tra cứu khác nhau. Đặc biệt, trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ tự động hóa, yêu cầu xử lý thông tin tiền máy liên quan chặt chẽ tới các yếu tố trên. Vì vậy, để xây dựng một hệ thống công cụ tra cứu khoa học TLLT từ truyền thống đến hiện đại phải có các giải pháp nhằm tối ưu hóa thành phần và nội dung TLLT đang bảo quản hoặc sẽ thu về TTLTII. Bên cạnh đó, các yếu tố đóng vai trò quyết định là sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo thể hiện qua việc soạn thảo và ban hành hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật cùng với hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp; sự đầu tư thích đáng về cơ sở hạ tầng, nhân lực, kỹ thuật công nghệ và trình độ cán bộ.
Ngoài ra, nên thường xuyên có những biện pháp thoả đáng nhằm thu hút và động viên khuyến khích kịp thời đội ngũ cán bộ làm công tác tin học cũng như tăng
118
cường sự công tác giữa các chuyên gia tin học với những người làm công tác lưu trữ.
3.4.5. Xây dựng các danh mục TLLT để phục vụ khai thác sử dụng
Để tạo điều kiện xét duyệt cho khai thác sử dụng tài liệu được nhanh chóng, kịp thời và chính xác, TTLTII cần phải lập danh mục TLLT để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt:
- Danh mục TLLT thuộc diện sử dụng rộng rãi;
- Danh mục TLLT hạn chế sử dụng;
- Danh mục TLLT thuộc diện quý hiếm;
- Danh mục TLLT thuộc diện có nguy cơ hư hỏng.
Theo quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ thì TLLT đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia được khai thác, sử dụng rộng rãi cho các yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, trừ TLLT thuộc danh mục bí mật nhà nước và TLLT đặc biệt quý, hiếm. Việc lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và danh mục TLLT đặc biệt quý hiếm sẽ tạo điều kiện cho việc phân quyền cho phép sử dụng TLLT tại TTLTII được dễ dàng. Trước mắt, việc lập Danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng cần tập trung vào các khối và phông TLLT đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trong Đề án Nâng cấp phông và Đề án xử lý tài liệu Địa bạ - Hán Nôm.
Trong các khối và phông TLLT đang bảo quản tại TTLTII đa phần là tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của chính quyền thực dân Pháp tại Nam Kỳ và các cơ quan Trung ương thuộc chính quyền Sài Gòn ở miền Nam Việt Nam trước năm 1975. Là tài liệu được tạo bởi phía đối phương - tài liệu được tạo ra nhằm phục vụ lợi ích của giai cấp đó nên nội dung thường có luận điệu xuyên tạc sự nghiệp cách mạng của nhân dân ta. Vì vậy, đòi hỏi phải rất thận trọng trong việc công bố tài liệu và kết quả khiêm tốt đạt được trong thời gian qua là minh chứng cụ thể. Với thời gian, nhiều tài liệu trong số đó đã không còn “mật” về thông tin, chính vì vậy, đối với những tài liệu này cần phải thực hiện việc “giải mật” để tạo điều kiện thuận lợi cho việc công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày những tài liệu này.
119