1.1. Một số vấn đề cơ bản về TLLT và công tác tổ chức sử dụng TLLT
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
Trong quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ của TTLTII cũng có những thay đổi tương ứng với mỗi thời kỳ phát triển. Năm 1976, nhiệm vụ của TTLTII được quy định theo Quyết định số 252-BT, nhiệm vụ của TTLTII do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định; Đến năm 1988, Quyết định số 385/QĐ-TC ngày 06/09/1988 của Cục Lưu trữ Nhà nước quy định TTLTII có những nhiệm vụ cụ thể sau: “hướng dẫn, kiểm tra hồ sơ của các cơ quan có tài liệu thuộc nguồn nộp lưu của Trung tâm, chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; tổ chức và quản lý công tác nghiên cứu khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu và các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ của Trung tâm của đơn vị theo sự phân cấp của Cục”. [12]
Ngày 06/4/2004, với Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, nhiệm vụ của TTLTII được bổ sung và cụ thể hóa như sau:
“TTLTII là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, cơ quan trực thuộc Bộ Nội Vụ, có chức năng: sưu tầm, thu thập, bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến - Pháp thuộc. Các cơ quan, tổ chức TW của chế độ Việt Nam Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư hầu có trụ sở đóng tại miền Nam Việt Nam. Các cơ quan TW của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam. Chính phủ Cách mạng Lâm thời Cộng hòa miền
30
Nam Việt Nam trước 30/4/1975. Các cơ quan, tổ chức TW của nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hoà, Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và tài liệu, tư liệu của các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng Trị trở vào phía Nam theo quy định của pháp luật”. [13]
Ngày 25/8/2006, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 1176/QĐ- BNV thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV, trên cơ sở phân chia địa bàn hoạt động và tách Kho 2 - Đà Lạt từ TTLTII. Các tài liệu Mộc bản, tài liệu được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức TW của các chính quyền đóng trên địa bàn miền Trung - Tây Nguyên được bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV.
Theo đó, chức năng sưu tầm, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ từ Quảng Trị vào đến Quảng Bình cũng được giao lại cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV.
Quyết định số 165/QĐ-VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước một lần nữa quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của TTLTII như sau:
“Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Bao gồm:
Trực tiếp quản lý TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
a. Tài liệu Sổ bộ Hán Nôm Nam bộ;
b. Tài liệu thời kỳ Pháp thuộc xứ Nam Kỳ;
c. Tài liệu của chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Nam Việt (Nam phần) từ năm 1946 đến năm 1954;
d. Tài liệu thời kỳ Mỹ - Ngụy;
đ. Tài liệu cơ quan, tổ chức Trung ương của Chính phủ Cách mạng Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức Trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 trở về trước”.
31
e. Tài liệu cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Đồng Nai trở vào phía Nam;
g. Các tài liệu khác được giao quản lý”.
* Nhiệm vụ cụ thể:
- Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao.
- Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tư liệu nộp vào TTLTII.
- Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị đối với TLLT thuộc phạm vi quản lý của TTLTII;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, lập bản sao bảo hiểm đối với TLLT đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của TTLTII và của các cơ quan, tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu;
- Thực hiện tu bổ, phục chế đối với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng;
- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ phạm vi quản lý của TTLTII;
- Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học và công nghệ, vào thực tiễn công tác của TTLTII;
- Quản lý biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước”. [15]
1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức:
Theo công văn số 172/TCCB ngày 16/7/1977 của Cục Lưu trữ, “tổ chức bộ máy Kho Lưu trữ TW II khi mới thành lập bao gồm bốn tổ: 1. Tổ phụ trách khối TLLT thời kỳ phong kiến và thời kỳ Pháp thuộc; 2. Tổ phụ trách khối tài liệu thời kỳ Việt Nam Cộng hòa; 3. Tổ tư liệu và phục vụ khai thác; 4. Tổ hành chính, quản trị và tổ chức, bảo vệ”. [73]
Ngày 5/9/1985, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành 5 quyết định (số 89, 90, 91, 91a và 92) thành lập các đơn vị trực thuộc Kho Lưu trữ Trung ương II. Theo đó, “từ
32
cơ cấu chỉ gồm 4 tổ chuyên môn, tổ chức của Kho Lưu trữ TW II được nâng lên một bậc với 3 phân kho lưu trữ và 2 phòng ban. Cụ thể gồm:
Các phân kho: Phân kho lưu trữ tài liệu cách mạng; Phân kho lưu trữ tài liệu phong kiến và Pháp thuộc; Phân kho lưu trữ tài liệu thời Việt Nam Cộng hòa;
Và các phòng: Phòng Hành chính Quản trị; Phòng Tổ chức sử dụng TLLT”.
[76]
Cùng với sự phát triển của ngành Lưu trữ, cơ cấu tổ chức TTLTII từng bước được hoàn thiện. Theo các Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 1/9/200; Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTLTII; theo đó, TTLTII là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ1. Trung tâm có con dấu và tư cách pháp nhân riêng, hoạt động theo chế độ thủ trưởng, trên nguyên tắc tập trung dân chủ.
Năm 2010, cơ cấu tổ chức của TTLTII được quy định cụ thể tại Quyết định số 119/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Theo đó, cơ cấu tổ chức của TTLTII được kiện toàn theo hướng chuyên sâu, hiện đại hóa. Từ 6 đơn vị chuyên môn, TTLTII phát triển thành 9 phòng chức năng trực thuộc Ban Giám đốc:
1. Phòng Thu thập tài liệu;
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu;
3. Phòng Bảo quản tài liệu;
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu;
5. Phòng Tin học và Công cụ tra cứu tài liệu;
1 Từ năm 1992, Cục Lưu trữ Nhà nước được chuyển giao về Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ (sau là Bộ Nội vụ) quản lý.
33
6. Phòng đọc;
7. Phòng Hành chính - Tổ chức;
8. Phòng Kế toán;
9. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Hiện nay, TTLTII có Ban Giám đốc với 2 Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ nhiệm, chưa có Giám đốc, chỉ có một Phó Giám đốc phụ trách chung.
Một điều đặc biệt là trong suốt quá trình từ khi thành lập cho đến nay, TTLTII luôn duy trì và mở rộng phòng Tổ chức sử dụng tài liệu - đơn vị thực hiện chức năng sử dụng TLLT.
Trong số những đơn vị trực thuộc Kho Lưu trữ TW, theo Quyết định số 72- QĐ/TC ngày 17/12/1976 quy định nhiệm vụ và tổ chức bộ máy Kho Lưu trữ TW II có Tổ tư liệu và phục vụ khai thác. Nhiệm vụ quan trọng nhất của Tổ tư liệu và phục vụ khai thác chính là tiếp độc giả, cung cấp hồ sơ TLLT cho độc giả nghiên cứu sau khi được Trưởng kho đồng ý.
Năm 1999, theo Quyết định số 71/TT2 ngày 21/7/1999 của Giám đốc TTLTII (Phụ lục 4), Phòng TCSD TLLT được thành lập, có chức năng: “Giúp giám đốc TCSD có hiệu quả TLLT, quản lý tư liệu nghiệp vụ lưu trữ, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm”. Việc thành lập Phòng TCSD tài liệu đã đánh dấu mốc quan trọng cho sự phát triển của công tác TCSD TLLT của TTLTII sau này.
Năm 2010, hoạt động TCSD ngày càng phát triển, lượng độc giả đến khai thác tài liệu tại TTLTII ngày càng đông. Để phục vụ tốt nhất cho nhu cầu tìm kiếm thông tin của công chúng, từ Phòng TCSD tài liệu, TTLTII đề xuất Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quyết định mở rộng hoạt động TCSD tài liệu theo hướng chuyên môn hóa, phòng TCSD TLLT tách ra làm 3 phòng gồm:
- Phòng đọc với nhiệm vụ: xây dựng kế hoạch công tác dài hạn và hàng năm của phòng; Xây dựng nội quy Phòng đọc, hướng dẫn chế độ sử dụng TLLT; Tổ chức Phòng đọc, thu phí và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sao chụp và chứng
34
thực tài liệu, tư liệu lưu trữ; cấp giấy chứng nhận lưu trữ; Trả lời thư của các cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin TLLT; Quản lý công cụ tra cứu tài liệu, tư liệu; Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng trong các phông TLLT;
Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức đến thăm quan Trung tâm; Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác Phòng đọc. (Phục lục 5)
- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu với những nhiệm vụ cụ thể: Tổ chức thực hiện công bố và giới thiệu tài liệu, tư liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng; Xây dựng phim tư liệu; xây dựng nội dung, chương trình và tổ chức thực hiện các hội nghị, hội thảo về công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu, tư liệu lưu trữ;
Đề xuất và trình cấp có thẩm quyền quyết định những vấn đề có liên quan đến hoạt động công bố; Biên soạn các ấn phẩm lưu trữ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện khi được duyệt; Viết bài đăng tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam. (Phụ lục 9)
- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu với nhiệm vụ: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý TLLT và số hóa, lập bản sao TLLT; tổ chức thiết kế, xây dựng và triển khai các phần mềm ứng dụng tin học; xây dựng hệ thống quản lý mạng, cơ sở dữ liệu; số hóa, lập bản sao tài liệu, tư liệu; thực hiện các nhiệm vụ vể hệ thống công cụ tra cứu, hệ thống tra tìm TLLT. (Phụ lục 10)
Đây là bước đi đúng, phù hợp với sự phát triển của ngành Lưu trữ, của TTLTII trong thời kỳ mới.
1.2.3. Tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại TTLTII 1.2.3.1. Số lượng và chất lượng tài liệu
Về số lượng, TTLTII hiện đang quản lý 156 phông và sưu tập TLLT với hơn 14.000 mét giá tài liệu. Đây là nguồn sử liệu cực kỳ quý hiếm của dân tộc ta.
Trong số tài liệu trên, phần lớn được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Trung ương thời kỳ phong kiến, Pháp thuộc; cơ quan Trung ương chế độ Việt Nam Cộng hòa và các cơ quan của Mỹ trong 21 năm xâm lược Việt Nam;
của chính quyền Cách mạng (Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam) và Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở ở
35
phía Nam. Năm 1991, khối tài liệu Châu bản triều Nguyễn và Địa bạ Hán Nôm đã được chuyển giao cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Năm 2006, tài liệu Mộc bản triều Nguyễn được giao lại cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV.
Một số tài liệu hình thành trong thời kỳ phong kiến và thời kỳ kháng chiến chống Pháp, do điều kiện bảo quản lúc bấy giờ có nhiều khó khăn, lại phải di chuyển qua nhiều nơi, nhiều cơ quan bảo quản nên phần lớn bị hư hỏng, có những tài liệu bị hư hỏng nặng, rất ít có khả năng tu sửa, phục chế.
Về chất lượng hồ sơ do TTLTII đang quản lý, nhìn chung toàn bộ tài liệu đã được phân loại, chỉnh lý ở các cấp độ khác nhau: chỉnh lý sơ bộ và chỉnh lý hoàn chỉnh.
1.2.3.2. Thành phần và nội dung tài liệu
Như đã trình bày ở trên, TTTLTII hiện đang quản lý hơn 14.000 mét giá tài liệu, đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung như:
- Tài liệu hành chính: Đây là loại TLLT phổ biến nhất có số lượng 7.809mét giá tài liệu với 85 phông lưu trữ, phản ánh đầy đủ các lĩnh vực quân sự, kinh tế, chính trị, văn hoá... của các thời kỳ phong kiến Pháp thuộc, thời kỳ Mỹ - Việt Nam Cộng hòa ở miền Nam, qua một số phông tiêu biểu như: Phông Thống đốc Nam kỳ, phông Toà đại biểu Chính phủ Việt Nam, phông Phủ Thủ tướng Việt Nam Cộng hòa, phông Phủ Tổng thống Đệ nhất Cộng hoà, phông Phủ Tổng thống Đệ nhị Cộng hoà miền Nam.
- Tài liệu nghe nhìn (hay còn gọi là tài liệu phim, ảnh, ghi âm): Hiện nay số tài liệu này được bảo quản ở một kho riêng. Nội dung tài liệu chủ yếu là phim, ảnh thời sự, ghi lại các cuộc tiếp xúc của các quan chức, tướng lãnh các nước với quan chức chính quyền Sài Gòn. Các cuộc hội thảo, kinh lý của các quan chức cao cấp nguỵ quyền miền Nam trước năm 1975... Tài liệu ghi âm có số lượng 597 cuộn băng gốc, 599 cuộn băng sao, 122 đĩa CD-Rom với 429 giờ nghe; Tài liệu hình ảnh động (tài liệu phim) với số lượng tài liệu 40.234 tấm phim, 21 video, 3951 đĩa hát.
Số tài liệu ghi âm và đĩa hát đã được xử lý âm thanh, chỉnh lý hoàn chỉnh, đưa toàn bộ vào đĩa CD-Rom.
36
- Tài liệu khoa học kỹ thuật: Chủ yếu là sưu tập bản đồ các loại qua các thời kỳ từ 1862 - 1975 gồm: Bản đồ hành chính, quân sự, giao thông, nông ngư nghiệp và bản đồ địa lý các nước Đông Dương và thế giới với khối lượng hơn 12.000 bản.
- Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ: có thời gian từ 1911 - 2014, bao gồm tài liệu về thân thế, sự nghiệp của cụ Phan Châu Trinh với 55 hồ sơ; tài liệu về việc mở đường Trường Sơn (do Thiếu tướng Phan Khắc Hy hiến tặng); tài liệu về trại Davis (do Thiếu tướng Hoàng Anh Tuấn - Nguyên trưởng đoàn Ban Liên hợp Quân sự Chính phủ Cách mạng Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam hiến tặng) và một số các văn nghệ sĩ như: cố nhạc sĩ Xuân Hồng, nhạc sĩ Nguyễn Văn Tý, nhạc sĩ Lưu Cầu, nhà văn Nguyễn Khải, nhà thơ Bảo Định Giang…
Khối tài liệu do TTLTII đang quản lý có nội dung rất phong phú. Bao gồm:
Tài liệu thời kỳ nhà Nguyễn (1802 - 1945):
Với số lượng 86,7 mét giá tài liệu, bao gồm một số phông, sưu tập như Sưu tập Sổ bộ Hán Nôm; Sưu tập tài liệu Mộc bản (bản dập; sưu tập tài liệu Hán Nôm về Quận công Trần Đức Hòa (1564 - 1715); sưu tập Sắc phong của các vua nhà Nguyễn cho dòng họ Mạc tại Hà Tiên - Kiên Giang (1822 - 1850). [89, tr.13-28]
Nội dung tài liệu thời kỳ này phản ánh toàn diện đời sống kinh tế, chính trị, xã hội ở nông thôn Nam bộ từ đầu thế kỷ XX, đặc biệt có giá trị đối với việc nghiên cứu quá trình biến đổi xã hội, những đặc điểm của nông thôn và cơ cấu làng xã ở Nam bộ nói riêng và cả nước nói chung - một vấn đề có vị trí quan trọng với quốc gia nông nghiệp như nước ta. Khối tài liệu này phản ánh sinh động một thời kỳ lịch sử quan trọng của dân tộc, gắn liền với 12/13 đời vua Nguyễn từ Minh Mạng đến Bảo Đại.
Tài liệu thời kỳ Pháp thuộc (1858 - 1945):
Số lượng 4.050 mét giá tài liệu, với 27 phông và sưu tập tài liệu. [89, tr.29- 135] Nội dung tài liệu thời kỳ này phản ánh quá trình biến đổi đời sống chính trị - kinh tế - văn hóa - xã hội ở Nam kỳ, như: tổ chức hành chính ở địa phương và các cấp; sự hình thành các thành phố kiểu phương Tây ở Nam kỳ (thành phố Sài Gòn);
công cuộc bình định và cai trị Nam kỳ; sự du nhập của chủ nghĩa tư bản phương Tây vào nền kinh tế Nam Kỳ; những tài liệu liên quan đến quan hệ ngoại giao giữa