1.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
Ngay sau khi thành lập cơ quan, toàn thể công chức, viên chức TTLTII đã nhanh chóng bắt tay thực hiện việc thu gom hàng ngàn mét tài liệu do chế độ cũ để lại và các tài liệu của Chính phủ Cách mạng Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam. Trong đó, có những khối tài liệu rất có giá trị phản ánh tương đối đầy đủ các thời kỳ lịch sử ở miền Nam Việt Nam đó là “hơn 30.000 tấm Mộc bản, 700 tập Châu bản, 10.044 tập tài liệu Địa bạ của triều đình Huế và 12.000 mét tài liệu thời kỳ Pháp thuộc và Mỹ -ngụy như các phông Thống đốc Nam kỳ, Tòa Đại biểu Nam phần, Đặc nhượng Công sản, Hội đồng Tư vấn, Tòa Khâm sứ Trung kỳ, Phủ Tổng thống Đệ nhất Cộng hòa, Phủ Tổng thống Đệ nhị Cộng hòa, Phủ Thủ tướng quốc gia Việt Nam, Phủ Thủ tướng Việt Nam Cộng hoà, Khối viện trợ Mỹ, Bộ Thương mại, Kinh tế, Nông lâm, Y tế, Văn hóa Giáo dục, Tài chính, Hải quan…”. [55]
Từ năm 2011 đến nay, công tác thu thập tài liệu của TTLTII đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ. “Trung tâm đã thu thập được 296 mét tài liệu nộp lưu của các cơ quan tại miền Nam gồm: 3,28 mét bản vẽ, bản đồ giao thông trước năm 1975;
Sưu tầm được khoảng 1631 ảnh (âm bản và dương bản) về hoạt động của Trại Davis giai đoạn 1973-1975; 100 bản đồ số hóa về Hoàng Sa và Trường Sa; 12.484 vi ảnh tài liệu Hán-Nôm (78 tài liệu); 21.174 trang tài liệu về Việt Nam tại Lưu trữ hải ngoại Pháp; Khảo sát, thống kê được 1.047 thư tịch Chăm tại 11 làng Chăm tỉnh Ninh Thuận; công tác khảo sát tài liệu quý, hiếm đã được thực hiện tại hầu hết các tỉnh khu vực phía Nam; Hoàn chỉnh việc xây dựng Danh mục các các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia II với 110 đơn vị thuộc bộ, ngành theo địa bàn được giao, qua đó đã khảo sát, hướng dẫn nghiệp vụ được 75 đơn vị chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào TTLTII”. [55]
Cùng với việc thu thập tài liệu theo quy định, TTLTII luôn chú trọng đến sưu tầm, thu thập tài liệu của các cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu. Từ năm 2011 đến 2016, tiếp nhận hơn 2600 tài liệu, tư liệu của các cá nhân và gia đình, dòng họ
45
tiêu biểu hiến tặng vào lưu trữ quốc gia. Trong đó, “có nhiều nhân vật lịch sử, nhiều văn nghệ sĩ tiêu biểu và các tướng lĩnh Quân đội Nhân dân Việt Nam như: GS.TS Trần Văn Khê, Gia đình Anh hùng lao động - Nghệ sĩ nhân dân Phạm Khắc, Họa sĩ Huỳnh Phương Đông, Họa sĩ Hoàng Trầm, Nghệ sĩ - Nhiếp ảnh Võ An Khánh, Nghệ sĩ - Nhiếp ảnh Đoàn Công Tính, Nhà văn Anh Đức, Nghệ sĩ nhân dân Thế Anh, TS. Lê Văn Tuấn, Nhà Sử học Trần Viết Ngạc và 47 tướng lĩnh Quân đội nhân dân Việt Nam ở Nam bộ (những tướng lĩnh đã trải qua 02 cuộc kháng chiến chống Pháp và Mỹ đang sống tại Thành phố Hồ Chí Minh)”. [55]
1.3.2. Chỉnh lý khoa học TLLT
Tài liệu TTLTII quản lý, đa số được thu gom, thu thập từ sau năm 1975.
Trong đó, phần lớn là tài liệu tích đống, chưa được phân loại với nhiều loại hình ngôn ngữ. Do đó, việc chỉnh lý hoàn chỉnh toàn bộ khối tài liệu trên cũng gặp rất nhiều khó khăn. Trong những năm qua, được sự quan tâm đầu tư của Đảng, Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, TTLTII đã từng bước chỉnh lý hoàn chỉnh các khối tài liệu nhằm đưa ra phục vụ nhu cầu khai thác của độc giả trong và ngoài nước cũng như nhu cầu của xã hội.
TTLTII đã tiến hành chỉnh lý tài liệu của các phông lưu trữ Pháp thuộc và tài liệu được hình thành dưới chế độ Việt Nam Cộng hòa. Trong đó các phông có giá trị cao như: Phủ Thống đốc Nam kỳ, Phủ Thủ tướng Quốc gia Việt Nam, Phủ Tổng thống Đệ nhất Cộng hòa, Phủ Tổng thống Đệ nhị Cộng hòa, Phủ Thủ tướng Việt Nam Cộng hòa, Uỷ ban lãnh đạo Quốc gia, Hội đồng Quân nhân Cách mạng;
“Chỉnh lý hoàn chỉnh 178,5 mét tài liệu của 07 phông (Ủy ban Lãnh đạo Quốc gia, Hội đồng Quân nhân Cách mạng, Bộ xã hội và Khẩn hoang lập ấp, Nha Văn Khố Quốc gia Việt Nam, Toà án Lao động Sài Gòn, Bộ Công chánh giai đoạn 1969- 1973, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam); Xác định giá trị của 282 mét tài liệu của 3 phông (Phủ Tổng thống Đệ nhất Cộng hòa, Phủ Tổng thống Đệ nhị Cộng hòa, Phủ Thủ tướng Việt Nam Cộng hòa)...”. [53]
46
1.3.3. Bảo quản an toàn TLLT
Trong giai đoạn đầu sau giải phóng, chưa có kho Lưu trữ chuyên dụng, tài liệu bảo quản ở nhiều nơi, rải rác ở 6 điểm trong và ngoài thành phố Hồ Chí Minh, nơi xa nhất là Đà Lạt, cách trụ sở chính hớn 300 km, lại luôn phải di chuyển phục vụ công tác xây dựng, sửa chữa nâng cấp kho, phương tiện thiết bị thiếu, hoạt động bảo quản gặp rất nhiều khó khăn. Song song với việc thu gom tài liệu, việc bảo vệ an toàn tuyệt đối tài liệu trong điều kiện cơ sở vật chất thiếu, nhiều lần phải di chuyển số lượng tài liệu lớn với hơn 16.000 mét từ trung tâm thành phố về vùng ven thành phố là một nhiệm vụ hết sức khó khăn, đòi hỏi phải có sự nỗ lực lớn của tập thể công chức, viên chức Trung tâm. Bên cạnh đó, từ sự nhận thức đúng về giá trị, ý nghĩa của TLLT và công tác lưu trữ cùng với việc đẩy mạnh công tác thu thập, chỉnh lý, phân loại tài liệu thì việc đầu tư xây dựng kho tàng, tăng cường cơ sở vật chất - kỹ thuật bảo quản, bảo vệ an toàn khối TLLT do TTLTII quản lý đã được cấp trên quan tâm. Từ năm 1997 đến năm 2007, TTLTII đã thực hiện Dự án cải tạo và nâng cấp Kho lưu trữ chuyên dụng 10 tầng tại số 2Ter Lê Duẩn đưa vào sử dụng, kho có sức chứa 25.000 mét giá tài liệu, được trang bị hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động, có hệ thống điều ổn, đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm theo đúng tiêu chuẩn đảm bảo mọi điều kiện tốt nhất để bảo quản an toàn tài liệu, tài sản quốc gia.
Hiện nay, TTLTII là một trong bốn Trung tâm lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã và đang quản lý, bảo quản an toàn khối lượng TLLT lớn nhất cả nước với “166 phông và sưu tập TLLT, với hơn: 14.000 mét giá tài liệu;
23.296 tấm bản đồ thời kỳ Pháp thuộc & Mỹ Ngụy; 21.217 tấm bản đồ, bản vẽ của Khu Quản lý Đường bộ 7; 40.372 tấm phim; 104.800 tấm ảnh; 21 cuộn băng video;
597 cuộn băng ghi âm; 4.396 đĩa hát; 412 đĩa CD...”. [52] Bên cạnh đó, nhằm nâng cao tuổi thọ của TLLT, Công chức, Viên chức TTLTII ứng dụng kỹ thuật công nghệ mới vào hoạt động chuyên môn như tu bổ, khử axít, chụp micofilm, số hóa, vv...
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, công tác bảo quản, bảo vệ an toàn tuyệt đối TLLT luôn được Ban lãnh đạo Trung tâm đặt lên là nhiệm vụ hàng
47
đầu. Tài liệu được bảo quản trong môi trường phù hợp, theo tiêu chuẩn Việt Nam và khu vực.
1.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Nhằm phục vụ tốt hơn cho việc bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả TLLT. Năm 2005, TTLTII đã thành lập Phòng Tin học và Công cụ tra cứu tài liệu cùng hệ thống trang thiết bị tiên tiến nhằm bảo quản an toàn tài liệu, an toàn thông tin các TLLT. Phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý, khai thác sử dụng TLLT tại Trung tâm.
Xây dựng các cơ sở dữ liệu với hơn 200.000 hồ sơ của cơ quan giúp cho độc giả tra cứu tài liệu được nhanh chóng và chính xác. Trung tâm cũng đang phát triển phần mềm quản lý TLLT để phục vụ công tác quản lý của cơ quan cũng như phục vụ nhu cầu của độc giả trong và ngoài nước đến nghiên cứu tài liệu tại Trung tâm.
“Số hóa, kiểm tra, đảm bảo an toàn thông tin cấp 1 với hơn 3.000.000 trang ảnh; dữ liệu thông tin cấp 2 của 71 phông với 256.504 hồ sơ hiện đang lưu trữ tại trung tâm; Chuẩn hóa dữ liệu và đưa vào phần mềm tra cứu thông tin cấp 2 tạo thuận lợi cho việc tra tìm, khai thác tài liệu”. [56]
48
Tiểu kết chương 1
1. TLLT là di sản văn hóa, là tài sản đặc biệt của quốc gia, có giá trị về chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, các đơn vị vũ trang nhân dân, các cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu... Bảo quản an toàn và TCSD có hiệu quả TLLT quốc gia giữ một vai trò to lớn trong việc phục vụ lợi ích chung của toàn dân tộc. TCSD TLLT nhằm phục vụ nhiệm vụ chính trị của đất nước và nhu cầu sử dụng của các tổ chức, cá nhân trong xã hội là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan lưu trữ.
2. Sự ra đời của TTLTII đánh dấu giai đoạn phát triển mới của ngành Lưu trữ Việt Nam. Cùng với các hoạt động nghiệp vụ của các đơn vị thuộc TTLTII, hoạt động TCSD tài liệu ngay từ khi thành lập Kho đã được thiết lập và đi vào hoạt động, điều đó cho thấy hoạt động tổ chức sử dụng TLLT là mối quan tâm hàng đầu trong quá trình phát triển của TTLTII.
Với hơn 14.000 mét giá TLLT quốc gia đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II không những lớn về khối lượng, đa dạng về thể loại mà còn hết sức phong phú về nội dung. Tài liệu của TTLTII bổ sung, làm giàu cho Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, là tiềm năng để hoạt động TCSD TTLT tại TTLTII phát triển ổn định và bền vững.
3. Việc thực hiện tốt các hoạt động nghiệp vụ như: thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức khoa học TLLT cũng như ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ góp phần giúp TTLTII đạt được những kết quả đáng ghi nhận trong hoạt động TCSD TLLT.
49
Chương 2:
HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II