Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TLLT TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II
3.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện cơ chế chính sách đối với hoạt động tổ chức sử dụng TLLT
Những quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Việt Nam về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là cơ sở pháp lý quan trọng giúp cho cơ quan lưu trữ thực hiện nhiệm vụ phát huy giá trị TLLT; đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi đối tượng độc giả được tiếp cận, khai thác và sử dụng TLLT phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân. Tuy nhiên, hệ thống văn bản này chưa đầy đủ, chưa đồng bộ, chưa có được một văn bản nào của cơ quan có thẩm quyền quy định và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ đối với hoạt động TCSD TLLT. Điều này gây không ít khó khăn cho sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung và công tác TCSD TLLT nói riêng.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động TCSD TLLT tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia nói chung và TTLTII nói riêng, một yêu cầu bức thiết đặt ra là phải hoàn thiện cơ sở pháp lý đối với TCSD TLLT, đặc biệt là phải hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ trong lĩnh vực TCSD TLLT.
3.1.1. Hoàn thiện cơ sở pháp lý đối với tổ chức sử dụng TLLT
Trong thời gian tới TTLTII cần kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền tiếp tục nghiên cứu và hoàn thiện một số quy định sau:
- Về thẩm quyền cho phép sử dụng và công bố TLLT:
Thứ nhất, quy định rõ thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu hạn chế; cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu; giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; công bố ấn phẩm lưu trữ; triển lãm, trưng bày TLLT; khai thác, sử dụng tài liệu do cá nhân tặng, ký gửi; mang TLLT ra khỏi Lưu trữ lịch sử…
Thứ hai, phân quyền cho Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước và Giám đốc TTLTII trong việc xét duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
103
- Hình thức khai thác, sử dụng TLLT:
Theo quy định tại Điều 32 của Luật Lưu trữ có 6 hình thức khai thác, sử dụng TLLT bao gồm: Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm, trưng bày TLLT; Trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu;
Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ. Tuy nhiên, để đáp ứng tối đa các nhu cầu của độc giả, cơ quan lưu trữ lịch sử cần bổ sung thêm một số hình thức như:
+ Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu từ xa;
+ Cung cấp tài liệu và thông tin tài liệu theo hợp đồng;
+ Khai thác trực tuyến tài liệu…
- Về thủ tục sử dụng TLLT:
Thủ tục sử dụng TLLT tuy không phải là vấn đề lớn, nhưng nếu không có quy định cụ thể và thống nhất nó sẽ ảnh hưởng đến khâu xét duyệt và hiệu quả phục vụ sử dụng TLLT. Cần tiếp tục đổi mới thủ tục khai thác, sử dụng TLLT theo hướng đơn giản, nhanh gọn, minh bạch và hiệu quả để công chúng tiếp cần dễ dàng hơn với tài liệu. Cụ thể cần quy định rõ:
+ Thủ tục sử dụng TLLT tại Phòng đọc (cần phân biệt thủ tục giữa các loại đối tượng và mục đích sử dụng khác nhau);
+ Thủ tục công bố TLLT;
+ Quy định trách nhiệm về thời gian đối với người có thẩm quyền duyệt cho sử dụng TLLT.
- Về việc đưa TLLT ra nước ngoài
Pháp luật lưu trữ nước ta đã có các quy định nguyên tắc về việc TLLT ra nước ngoài vì mục đích công vụ, nghiên cứu khoa học và các mục đích chính đáng khác.
Vấn đề này cần phải được quy định cụ thể ở các khía cạnh sau đây thì mới bảo đảm vận dụng được trong thực tiễn:
+ Đối tượng được mang tài liệu ra nước ngoài;
+ Loại tài liệu được mang đi;
+ Thủ tục xét duyệt mang tài liệu ra nước ngoài;
104
+ Thẩm quyền xét duyệt;
+ Thời gian sử dụng TLLT ở nước ngoài;
+Thời gian hoàn trả tài liệu sau khi về nước.
- Về sử dụng TLLT của cá nhân đã tặng, ký gửi, bán cho lưu trữ lịch sử
Pháp luật lưu trữ nước ta đã có quy định khuyến khích việc tặng cho, ký gửi, bán tài liệu có giá trị của cá nhân, gia đình, dòng họ cho cơ quan lưu trữ nhà nước.
Tuy nhiên đây mới chỉ là quy định có tính chất nguyên tắc. Việc sử dụng TLLT trong trường hợp này như thế nào cần được quy định cụ thể, bởi đây là vấn đề nhạy cảm liên quan đến đời tư và quyền sở hữu tác giả. Bởi vậy dưới góc độ khai thác sử dụng cần pháp quy hóa các khía cạnh sau:
+ Loại tài liệu cá nhân được sử dụng rộng rãi;
+ Thời hạn được đưa ra sử dụng;
+ Quyền của cá nhân trong việc sử dụng tài liệu đã tặng, ký gửi hoặc bán cho lưu trữ lịch sử;
+ Quyền của cơ quan lưu trữ trong việc phục vụ sử dụng TLLT cá nhân;
+ Thủ tục xin sử dụng TLLT cá nhân.
3.1.2. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ trong lĩnh vực tổ chức sử dụng TLLT
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ có nhiệm vụ giúp Bộ tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý chuyên ngành lưu trữ, bởi vậy Cục cần nghiên cứu ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đối với lĩnh vực TCSD TLLT, cụ thể là:
- Hướng dẫn tiêu chuẩn TLLT thuộc diện đặc biệt quí hiếm;
- Hướng dẫn các chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác sử dụng TLLT;
- Hướng dẫn về chứng thực TLLT;
- Hướng dẫn về phương pháp biên tập công bố TLLT;
- Ban hành tiêu chuẩn mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm TLLT, phiếu nhập tin TLLT;
105
- Xây dựng bộ thẻ phông lưu trữ toàn quốc (một số nước gọi là bộ thẻ phông Trung ương).
Về phía TTLTII cần thực hiện:
- Xây dựng và ban hành nội quy khai thác, sử dụng TLLT của Trung tâm theo đúng pháp luật và phù hợp với tình hình mới.