2.2. Hoạt động tổ chức sử dụng TLLT tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (1976-2016)
2.2.2. Giai đoạn 10 năm đổi mới (1986 - 1996)
Tính đến ngày 1/10/1986, TTLTII quản lý “tổng cộng 5.670,7 mét giá tài liệu, trong 55.892 hộp. Tuy nhiên, lúc này tài liệu còn rải rác ở các nơi khác nhau. Riêng ở kho 2 Ter, Kho Hội trường Thống Nhất, kho 44 Chu Mạnh Trinh, theo thống kê ngày 11/9/1986 có tổng cộng 66.484 đơn vị tài liệu”. [77]
Đến năm 1990, TTLTII đã “quản lý 16.000 mét giá tài liệu, bao gồm hơn 4.000 mét giá tài liệu thời kỳ phong kiến, 5.000 mét giá tài liệu thời kỳ Pháp thuộc, 1.000 mét giá tài liệu thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp xâm lược và 6.000 mét giá tài liệu thời kỳ Việt Nam Cộng hòa”. [87, tr.189]
Mặc dù quản lý một khối lượng lớn tài liệu, nhưng do những khó khăn về cơ sở vật chất, nguồn lực con người… hoạt động bảo quản, chỉnh lý khoa học tài liệu tại TTLTII mới chỉ đạt được những kết quả bước đầu. Báo cáo kết quả trong 5 năm 1986-1990 cho thấy:
“Kho tài liệu 1: Mới chỉ thống kê được 359 văn bản triều Tự Đức với 6091 trang tài liệu; chụp 7890 trang Châu bản triều Thiệu Trị; phân loại 14868 thẻ theo địa danh của phông Goucoch, chỉnh lý tài liệu đã thành hồ sơ của phông Goucoch được 52 mét giá (221 cặp). Thống kê 660 thẻ phông Tòa đại biểu lẫn trong phông Goucoch, kiểm kê sắp xếp và lên sơ đồ 697 mét giá tài liệu phông Tòa đại biểu, Nha công vụ, Goucoch divers ; đóng 15 cuốn Mục lục và tu bổ 200 bản đồ các loại, chuyển 968 mét giá tài liệu vào địa điểm mới.
Kho tài liệu 2: Chỉnh lý phông Phủ Tổng thống Đệ II cộng hòa 930 hộp, được 19.090 hồ sơ.
Kho tài liệu 3: Lập danh sách các cơ quan trong diện có tài liệu nộp lưu vào TTLTII từ 30/4/1975 đến 1990”. [75, tr.24]
Trong khi đó, hệ thống kho tàng của Trung tâm đã xuống cấp trầm trọng, đến năm 1991, các kho lưu trữ mới bước đầu được xây dựng. Nhưng đây mới chỉ là các kho tạm, phương tiện bảo quản thiếu, tài liệu thu về phải chất đống, ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ là nguy cơ thường trực. Vì vậy, trong giai đoạn này, công tác bảo
59
quản, bảo vệ TLLT vẫn được coi là nhiệm vụ hàng đầu của TTLTII. Công tác tổ chức sử dụng TLLT trong hoàn cảnh đó vì thế chưa được chú trọng tương xứng.
Năm 1992, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước triển khai đề án “Cứu nguy TLLT”, công tác bảo quản tài liệu được cải thiện, tài liệu được đưa lên giá, kệ, một số phông đã được chỉnh lý, lập thẻ tra tìm tài liệu.
Nhìn chung, tình trạng tài liệu tại TTLTII đến năm 1996 vẫn còn bề bộn, chưa được sắp xếp, chỉnh lí hoàn chỉnh, chưa có công cụ tra cứu nên hoạt động TCSD tài liệu vẫn gặp rất nhiều khó khăn. Những yếu tố này đã tác động không nhỏ đến kết quả công tác tổ chức sử dụng TLLT nói riêng và công tác lưu trữ tài liệu nói chung.
Tuy nhiên, vượt lên trên những khó khăn đó, sau 20 năm kể từ ngày thành lập, TTLTII đã đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận, đặc biệt trong hoạt động tổ chức sử dụng TLLT. Một khối lượng lớn tài liệu đã kịp thời đưa ra phục vụ các cơ quan Nhà nước, đảm bảo trật tự, an ninh xã hội trong công cuộc khôi phục đất nước sau chiến tranh.
2.2.2.2. Kết quả đạt được
Mười năm sau đổi mới, hoạt động tổ chức sử dụng TLLT tại TTLTII đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại Phòng đọc là hình thức chủ yếu nhất để đưa tài liệu ra phục vụ khai thác sử dụng. Cụ thể như sau:
Trung tâm đã phục vụ kịp thời, chính xác, đúng quy định cho độc giả trong nước và nước ngoài. “Từ năm 1982 - 1992, TTLTII đã tiếp và phục vụ hơn 9.000 lượt độc giả, trong đó có hơn 80 độc giả người nước ngoài, đưa hơn 24.000 hồ sơ, đơn vị bảo quản ra phục vụ nghiên cứu; cung cấp cho cán bộ nghiên cứu hơn 40.000 trang bản sao”. [79]
60
BẢNG THỐNG KÊ SỐ LIỆU TẠI PHÒNG ĐỌC TTLTII (1986-1996) [80]
Bảng thống kê trên cho thấy, số lượng độc giả đến TTLTII nghiên cứu tương đối đông, trung bình 682 lượt người một năm. Cùng với đó là khối lượng tài liệu được đưa ra phục vụ cũng ngày càng tăng. Trung bình mỗi năm có 1.416,2 đơn vị bảo quản được đưa ra phục vụ.
Về đề tài nghiên cứu tại TTLTII, “có 380 đề tài về lịch sử địa phương và lịch sử danh nhân; 142 đề tài về kinh tế, 247 đề tài về chính trị, 38 đề tài về văn hóa xã hội; 65 đề tài về khoa học kỹ thuật; 24 đề tài về tôn giáo; 290 đề tài về nhân sự; 39 đề tài về quân sự; 23 đề tài về giáo dục”. [79]
Thành phần độc giả đến nghiên cứu ngày càng đa dạng, trong 10 năm đổi mới, đã có hàng trăm sinh viên đến TTLTII nghiên cứu TLLT để làm luận văn tốt
Stt Năm Số lượt độc giả Số tài liệu đưa ra phục vụ độc giả
1. 1986 554 1105
2. 1987 504 1110
3. 1988 357 697
4. 1989 604 1322
5. 1990 971 2077
6. 1991 907 2363
7. 1992 401 1009
8. 1993 825 1401
9. 1994 835 1501
10. 1995 866 1576
11. 1996 562 1418
Tổng cộng 7.386 15.579
61
nghiệp; gần 40 nghiên cứu sinh đã đến nghiên cứu TLLT và bảo vệ xuất sắc luận án Phó Tiến sĩ; nhiều Giáo sư, nhà nghiên cứu nhờ có TLLT tại TTLTII đã khảo cứu, biên soạn công bố phục vụ xã hội nhiều bài báo và ấn phẩm có giá trị, được dư luận hoan nghênh, đánh giá cao.
Những chuyên đề đã sử dụng TLLT tại TTLTII có kết quả cụ thể tiêu biểu như sau:
- “Toàn bộ tài liệu khảo sát công trình thủy điện Trị An do các công ty của Pháp thực hiện từ năm 1911 đến năm 1915 (thuộc Phông Thống đốc Nam kỳ) đã được các cơ quan, các chuyên viên năng lượng nghiên cứu, kế thừa trước khi thiết kế và thi công mới công trình này.
- Toàn bộ tài liệu liên quan đến biên giới, đất liền, thềm lục địa, quần đảo Trường Sa, Hoàng Sa đã ưu tiên phục vụ cho Ban Biên giới của Chính phủ, Bộ Quốc phòng, Bộ Nội vụ, Ban Nội chính, Ban tổ chức Cán bộ Chính phủ, các tỉnh…
trong việc nghiên cứu, bổ sung, đối chứng chương trình phân vạch địa giới hành chính, xác định biên giới chủ quyền lãnh thổ Quốc gia (Phông Châu bản Triều Nguyễn, tài liệu Địa bạ, Phông Thống đốc Nam kỳ, Tòa Đại biểu chính phủ Nam Phần; Phủ Tống thống Đệ nhất và Đệ nhị Cộng hòa);
- Tài liệu các Phông đã phục vụ có hiệu quả cho công tác nghiên cứu lịch sử (lịch sử địa phương, lịch sử cận hiện đại Việt Nam, lịch sử các ngành khoa học, lịch sử các gia đình, dòng họ, tổng kết chiến tranh chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ…). Ban Nghiên cứu lịch sử Đảng, Bảo tàng cách mạng Thành phố Hồ Chí Minh đã khai thác nhiều tài liệu quý liên quan đến Nam Kỳ khởi nghĩa, phong trào cách mạng tại Hóc Môn, Bà Điểm, Nhà máy Ba Son, phong trào công nhân, nông dân, học sinh, sinh viên, Mặt trận Việt Minh, cuộc đấu tranh chống Mỹ cứu nước.
- Tài liệu về Bác Hồ đi tìm đường cứu nước vào ngày 05/06/1911 tại cảng Sài Gòn trên con tàu Amiral Latuoch Tréville (sổ đăng ký con tàu này lưu trữ tại Phông Thống đốc Nam kỳ). Trong Châu bản Triều Nguyễn có tài liệu về cụ Phó Bảng Nguyễn Sinh Sắc, thân sinh của Chủ tịch Hồ Chí Minh.
62
- Tài liệu phục vụ nghiên cứu liên quan các nhân vật lịch sử của dân tộc như:
Phan Bội Châu, Phan Chu Trinh, Lê Hồng Phong, Nguyễn Thị Minh Khai, Trần Phú, Phan Đăng Lưu, Hà Huy Tập, Tôn Đức Thắng, Nguyễn Văn Cừ, Võ Thị Sáu, Nguyễn Văn Trỗi, Đặng Huy Trứ, Nguyễn An Ninh, Lê Văn Tám, Nguyễn Trung Trực, Nguyễn Trường Tộ…
- Cung cấp tài liệu khảo sát về đồng bằng Sông Cửu Long, Sông Mê Kông, cao su, cà phê, rừng thông, khoáng sản, khoáng sản vùng Tây Nguyên, các thiết kế và số liệu về hệ thống cầu trên đường bộ, đường thủy tại miền Nam, về chính sách thuế thời Pháp thuộc, về phong thánh, về phong trào công giáo, Phật giáo.
- Tài liệu của TTLTII đã cung cấp tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành và bảo vệ thành công các luận án Phó Tiến sĩ khoa học, cho các cán bộ nghiên cứu thuộc cơ quan Trung ương và địa phương phía Nam, kể cả các độc giả nước ngoài (về dân tộc Tây Nguyên, tiểu thủ công nghiệp Sài Gòn - Chợ Lớn, lịch sử nhà tù Côn Đảo, người Hoa tại Việt Nam thời Pháp…).”. [50]
Năm 1995, một lần nữa, TTLTII lại phối hợp với TTLT I, Bảo tàng Cách mạng Hà Nội và Bảo tàng Cách mạng Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức cuộc triển lãm: “Nam Bộ kháng chiến” chào mừng 50 năm ngày Nam bộ kháng chiến (1945- 1995). Đây là lần đầu tiên một số tài liệu tiếng Pháp thuộc các phông tài liệu hình thành trong thời kỳ Nam Kỳ là thuộc địa Pháp và Quốc gia Việt Nam được đưa ra trưng bày.
2.2.2.3. Nhận xét chung
Như vậy, với những nỗ lực hết mình, trong vòng 20 năm (1976-1996), TTLTII đã phục vụ hàng ngàn độc giả và đưa hàng chục ngàn trang tài liệu ra sử dụng. Theo kết quả thống kê: “từ năm 1976-1996, TTLTII đã tiếp và phục vụ 13.380 lượt độc giả với 1.982 đề tài nghiên cứu trên nhiều lĩnh vực, đưa ra phục vụ được 43.112 đơn vị bảo quản, cấp 94.066 trang A4 bản sao tài liệu, 561 Giấy chứng nhận lưu trữ”.
[80]
Tuy nhiên, trong giai đoạn (1976-1996), TTLTII mới chỉ dừng lại ở việc tổ chức sử dụng tài liệu một cách thụ động. Tài liệu chủ yếu được đưa ra phục vụ ở
63
Phòng đọc. Các hoạt động trưng bày triển lãm tài liệu, viết bài công bố hay xuất bản ấn phẩm lưu trữ… còn hạn chế.
So với tiềm năng thông tin tại TTLTII, lượng độc giả đến khai thác trong 20 năm đầu thành lập vẫn còn ít, đặc biệt là độc giả nước ngoài chiếm tỷ lệ khiêm tốn.
Nguyên nhân do điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật còn thiếu, tài liệu chất đống chưa được chỉnh lý, sắp xếp gây khó khăn cho công tác tổ chức sử dụng. Bên cạnh đó là những yếu tố về lịch sử, chính trị, đất nước còn bị bao vây, cấm vận, vấn đề bảo vệ an toàn và giữ gìn bí mật thông tin quốc gia được đặt lên hàng đầu. Quy định về việc sử dụng tài liệu được đưa ra rất chặt chẽ, nhất là với người nước ngoài.
Những số liệu nêu trên cũng cho thấy rằng, tài liệu phục vụ cho các đề tài nghiên cứu về lịch sử, tổ chức hành chính, chính trị, quân sự chiếm gần như tuyệt đối trong các đề tài nghiên cứu. Cho thấy nhu cầu của thời đại và yêu cầu của tình hình đất nước đối với việc nghiên cứu TLLT. Trong đó có các vấn đề nổi bật về đấu tranh chống bạo loạn, phản cách mạng, bảo vệ an ninh chính trị và trật tự xã hội, khôi phục kinh tế miền Nam sau chiến tranh, nghiên cứu tổng kết cuộc chiến tranh cách mạng của nhân dân ta chống chiến tranh xâm lược Mỹ… mang ý nghĩa hết sức to lớn. Ví dụ như: “tài liệu về tổ chức Fulro, về vụ án Phong Thánh, về chủ quyền của đất nước trên 2 quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa; công trình thủy điện Trị An”.
[81].
Nhìn chung, sau 20 năm xây dựng và trưởng thành, TTLTII đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trong việc quản lý TLLT trên địa bàn phía Nam của Tổ quốc.
Bên cạnh những mặt hoạt động như thu thập, bổ sung, và bảo quản an toàn TLLT, hoạt động tổ chức sử dụng TLLT bước đầu đã đạt được những kết quả đáng kể. Tuy nhiên, với khối lượng tài liệu đồ sộ tại TTLTII thì việc tổ chức sử dụng TLLT vẫn chưa tương xứng với tiềm năng thông tin của Trung tâm.
64