Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ trong các trường đại học, cao đẳng
1.1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư
1.1.2. Nội dung công tác văn thư
1.1.2.4. Công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Như vậy trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, các cán bộ, viên chức đều phải lập hồ sơ về các công việc mình được phân công đảm nhiệm và sau đó phải có trách nhiệm nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định chung của Nhà nước. Nội dung và yêu cầu của việc lập hồ sơ được quy định tại Chương IV Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Nội dung lập Danh mục hồ sơ (Phụ lục 4).
Tóm lại, qua các tài liệu học tập, tham khảo trong các trường học cũng như qua các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà khoa học, có thể thống nhất về nội dung của công tác văn thư, bao gồm: Xây dựng và ban hành văn bản (thảo văn bản; trình duyệt; trình ký; ban hành văn bản); tổ chức quản lý văn bản (tổ chức quản lý văn bản đến; tổ chức quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan); tổ chức quản lý và sử dụng con dấu (quản lý và sử dụng con dấu; nguyên tắc và quy trình đóng dấu).
1.1.3. Tính chất, đặc điểm, yêu cầu của công tác văn thư
Từ những nội dung trên có thể thấy công tác văn thư có những tính chất và đặc điểm sau đây:
- Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật. Để làm tốt công tác này, đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành các nghiệp
vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ …. bằng phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin.
- Công tác văn thư mang tính chính trị cao. Bởi vì những nội dung của công tác văn thư đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, tức phục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch công tác tổ chức, điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước nói chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng.
- Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình, hoặc ít hoặc nhiều đều làm những việc có liên quan đến văn bản, tức là làm một phần việc của công tác văn thư. Ví dụ: Lãnh đạo cơ quan hàng ngày phải duyệt và ký văn bản, các chuyên viên, thư ký giúp việc soạn thảo, giải quyết văn bản; các cán bộ văn thư chuyên trách phải làm nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển giao văn bản, vào sổ văn bản đi đến, theo dõi việc giải quyết văn bản… Chính vì vậy trong một cơ quan, tổ chức hễ người nào làm một trong những công việc kế trên đều là làm công tác văn thư (hoặc làm công tác công văn, giấy tờ). Có thể gọi những người này là cán bộ làm công tác công văn, giấy tờ.
Hiện nay thuật ngữ “cán bộ văn thư” được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức là cụm từ dùng để chỉ cán bộ, viên chức chuyên trách làm một số phần việc của công tác văn thư như soạn thảo các văn bản quy định, hướng dẫn công tác văn thư; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư trong cơ quan, đơn vị; tiếp nhận, chuyển giao văn bản;
đăng ký văn bản đi, đến; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký; bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức…. Bất cứ cơ quan nào cũng có một hoặc một số người được bố trí làm những công việc này. Họ thuộc ngạch viên
chức văn thư, lưu trữ được xếp hạng theo quy định của Nhà nước như cán sự văn thư, chuyên viên văn thư…
- Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội (CT-XH) mà là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức.
Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
a. Nhanh chóng
- Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
b. Chính xác
- Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức CT-XH quy định.
- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản...
c. Bí mật
- Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,...
d. Hiện đại
- Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại.
1.1.4. Ý nghĩa công tác văn thư
- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan
càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức CT-XH là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức CT-XH. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi