Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh
3.4. Tuyển dụng và bố trí cán bộ có chuyên môn làm công tác văn thư, lưu trữ
3.6.1. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư
3.6.1.1. Làm tốt nhiệm vụ theo dõi giải quyết văn bản trong các trường
Nhiệm vụ quan trọng nhất của công tác văn thư là giải quyết nhanh chóng các văn bản đến và đi trong cơ quan, tổ chức. Hiện nay, trong các Trường CĐ công tác này đang được thực hiện rất tốt, điển hình là: các trường CĐ đều đã xây dựng Quy chế văn thư, lưu trữ, lập sổ đối với văn bản đến và đi, không để văn bản chậm trễ,…
Trách nhiệm của các đối tượng đối với việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản trong các cơ quan, tổ chức đã được quy định cụ thể ở NĐ110. Để làm tốt nhiệm vụ này, Trưởng phòng Hành chính phải thực hiện tốt trách nhiệm được giao.
Để các công việc trong các trường hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ có hiệu quả cao, trong thời gian tới các trường cần áp dụng hệ thống
quản lý theo chuẩn mực quốc tế như ISO 9001:2015 vào tất cả các công việc kể cả khâu quản lý và giải quyết văn bản đến, đi; nếu thực hiện được vấn đề này thì giúp các trường làm tốt việc theo dõi giải quyết văn bản.
3.6.1.2. Chấn chỉnh công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Để đưa công tác văn thư ngày càng phát tiển, đáp ứng yêu cầu công cuộc cải cách hành chính, góp phần vào sự thành công của đất nước cần phải hoàn thiện các khâu nghiệp vụ văn thư. Muốn làm được điều này, ngoài việc trang bị những phương tiện hiện đại, ứng dụng những thành tựu khoa học công nghệ còn phải áp dụng ISO trong công tác nộp lưu hồ sơ. Hiện nay, tại thành phố Hồ Chí Minh, nhiều trường CĐ đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý ISO 9001và đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực.
Việc áp dụng ISO để lập và quản lý hồ sơ thể hiện sự chấp hành chủ trương, chính sách của Nhà nước, cụ thể là thực hiện Quyết định số 144/QĐ- TTg của Thủ tướng Chính phủ, ngày 20/6/2006 V/v áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Việc áp dụng ISO vào công tác lập và lưu hồ sơ đồng thời đem lại những kết quả thiết thực góp phần thực hiện tốt các quy định về việc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được nêu trong Thông tư 07 Bộ Nội vụ và Luật Lưu trữ Quốc gia. Hiệu quả của việc áp dụng ISO là:
- Góp phần nâng cao nhận thức của lãnh đạo và các cán bộ viên chức về vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ và trách nhiệm lập, quản lý hồ sơ.
- Bước đầu đưa công tác lập và quản lý hồ sơ vào nề nếp, nâng cao tinh thần trách nhiệm của thủ trưởng cũng như tất cả nhân viên trong trường từ đó nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ.
- Tạo lập một quy trình hợp lý trong việc lập và quản lý hồ sơ, đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể để kiểm định, kiểm tra, đánh giá đúng và có biện pháp chế tài thưởng phạt rõ ràng.
3.6.1.3. Tăng cường phương tiện, trang thiết bị trong công tác văn thư
Để có một văn phòng hiện đại, ngoài hai yếu tố: con người và nghiệp vụ hành chính còn cần phải có trang thiết bị kỹ thuật hiện đại. Trang thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động. Vì vậy cần được đầu tư trang thiết bị tương thích với chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ, viên, phù hợp với từng loại hình công việc nhằm phát huy tối đa tính năng, tác dụng và công suất nhằm nâng cao hiệu quả làm việc song vẫn tiết kiệm và giảm thiểu chi phí.
Để đưa công tác văn thư ngày càng phát triển, đáp ứng công tác phát triển giáo dục, ngoài việc trang bị những phương tiện hiện đại phục vụ cho các công việc soạn thảo, nhân bản, bảo quản và tra tìm văn bản .v.v. cần phải áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn thư.
Do khối lượng văn bản, tài liệu luân chuyển càng ngày càng nhiều, dẫn tới việc sắp xếp, bố trí hồ sơ để thuận tiện, đảm bảo an toàn cũng như dễ tìm kiếm ngày càng khó khăn. Thông tin trong các văn bản đến, văn bản đi thuộc nhiều cấp bảo mật khác nhau, cần phải sắp xếp, phân loại hợp lý để tránh mất mát. Đáp ứng yêu cầu này, bộ phận văn thư cần có những phương tiện phù hợp. Việc đầu tư vào công cụ hiện đại tại các trường CĐ đem lại nhiều tiện ích đáng kể. Đặc biệt, việc phát triển các ứng dụng tin học đã giải quyết khá tốt yêu cầu quản lý, tuy nhiên cũng còn nhiều hạn chế và bất cập, cần cải tiến từng bước cụ thể như sau:
Thứ nhất, cần lựa chọn các phần mềm ứng dụng cho phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, tương thích với máy văn phòng của trường.
Thứ hai, thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học cho cán bộ,lãnh đạo và chuyên môn để áp dụng có hiệu quả cao nhất vào các khâu nghiêp vụ được phân công đảm nhận.
Thứ ba, nghiên cứu để chuẩn hoá quy trình soạn thảo văn bản trên mạng thông qua việc chuẩn hoá hình thức, thể loại văn bản bằng “kho mẫu văn bản”
của trường. Chuẩn hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến, đi trên máy vi tính.
Thứ tư, khai thác triệt để các thành tựu khoa học, công nghệ tiên tiến vào các công việc cụ thể như: gửi, nhận văn bản trên mạng (Email, Webmail) qui trình xử lý, giải quyết các vụ việc và theo dõi các giải quyết của từng bộ phận, cá nhân.