Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh
3.4. Tuyển dụng và bố trí cán bộ có chuyên môn làm công tác văn thư, lưu trữ
3.6.2. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ
3.6.2.2. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một trong những nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ nhằm tập hợp tài liệu của cơ quan để quản lý tập trung thống nhất. Nếu làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: chỉnh lý, lập hồ sơ, xác định giá trị, bảo quản, làm các công cụ tra cứu khoa học và phục vụ khai thác, sử dụng TLLT. Tài liệu thuộc phông lưu trữ trường CĐ mới chỉ thu nộp được một phần, còn phần lớn tài liệu đang nằm rải rác ở các số phòng, khoa, trung tâm, đơn vị thuộc trường. Vì vậy, muốn làm tốt công tác thu thập, bổ sung, cần phải thực hiện những việc sau:
Thứ nhất, xác định nguồn tài liệu cần thu thập, bổ sung: Nguồn thu chủ yếu đối với phông lưu trữ trường CĐ là: nguồn ở văn thư và nguồn ở các đơn vị, tổ chức thuộc trường. Đối với nguồn ở các đơn vị, tổ chức thuộc trường bao gồm: tài liệu của Ban giám hiệu, Phòng Đào tạo, Phòng Hành chính Tổ chức, Phòng Kế hoạch - Tài chính, Phòng Quản trị, Phòng Công tác học sinh, sinh viên, Phòng Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, các Khoa, Trung tâm và các tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên thuộc Trường. Đây chính là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên của phông lưu trữ.
Thứ hai, xác định thành phần và nội dung tài liệu cần thu thập, bổ sung:
Sau khi đã xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ thì phải xác định thành phần tài liệu cần thu thập. Thành phần tài liệu cần thu thập vào phông lưu trữ của trường CĐ là những tài liệu có nội dung phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Trường, đó là những tài liệu của cấp trên gửi xuống, tài liệu của cơ quan cùng cấp gửi đến, tài liệu do chính trường CĐ sản sinh ra để thực hiện chức năng nhiệm vụ về công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, hành chính, tổ
chức cán bộ, tài chánh, quản trị-vật tư, xây dựng cơ bản, hợp tác quốc tế, công tác sinh viên.
Để giải quyết nhiệm vụ này, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường CĐ, đề xuất danh mục các nhóm hồ sơ, tài liệu:
- Công tác hành chính tổng hợp:
+ Tài liệu chung về công tác hành chính
+ Hồ sơ về kỷ niệm các ngày lễ lớn của trường: kỷ niệm 5 năm, 10 năm, 20 năm, 30 năm... thành lập trường
+ Hồ sơ tổ chức ngày Nhà giáo Việt Nam, các ngày lễ, tết trong năm + Hồ sơ về hội nghị sơ kết quý, 6 tháng của trường
+ Hồ sơ về hội nghị tổng kết công tác năm của trường
+ Tài liệu về chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác tuần, tháng, quý, năm của trường
+ Sổ ghi biên bản các cuộc họp của Ban giám hiệu + Sổ ghi biên bản các cuộc họp của nhà trường + Hồ sơ về cải cách hành chính của nhà trường
+ Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ trong trường
+ Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu + Tập lưu các văn bản của trường + Sổ đăng ký văn bản đi
+ Sổ đăng ký văn bản đến
+ Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ - Công tác tổ chức, cán bộ:
+ Tài liệu chung về công tác tổ chức, cán bộ
+ Hồ sơ về xây dựng, ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của trường + Hồ sơ về xây dựng đề án, quy hoạch phát triển trường
+ Hồ sơ về thành lập trường, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường
+ Tài liệu về thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ quyền hạn các đơn vị thuộc trường
+ Hồ sơ xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế
+ Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ + Hồ sơ về quy hoạch cán bộ
+ Hồ sơ về bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ + Hồ sơ về việc thi tuyển, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ + Hồ sơ về chuyển ngạch, nâng ngạch
+ Hồ sơ về kỷ luật cán bộ, giảng viên + Hồ sơ gốc cán bộ, giảng viên
+ Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giảng viên + Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ của trường
+ Hồ sơ về đóng bảo hiểm xã hội, làm sổ bảo hiểm xã hội cho cán bộ + Hồ sơ về nâng lương cán bộ, giảng viên, giáo viên
+ Hồ sơ về phụ cấp tiền lương cán bộ, giảng viên, giáo viên + Hồ sơ về trợ cấp đối với cán bộ, giảng viên, giáo viên
+ Hồ sơ về nghỉ hưu, mất sức, thôi việc đối với cán bộ, giảng viên + Hồ sơ về định mức, quản lý lao động
+ Hồ sơ về hợp đồng lao động ngắn hạn và dài hạn
+ Hồ sơ về xây dựng, ban hành quy chế và hướng dẫn về thi đua, khen thưởng trong trường
+ Hồ sơ về bình xét, công nhận các danh hiệu thi đua
+ Tài liệu về kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng + Hồ sơ tổ chức thực hiện các phong trào thi đua
+ Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân
+ Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ, thi đua, khen thưởng - Công tác đào tạo:
+ Tài liệu chung về công tác đào tạo
+ Tài liệu về chương trình, kế hoạch đào tạo + Hồ sơ về công tác tuyển sinh
+ Bài thi tuyển sinh đầu vào + Hồ sơ về thi học kỳ, thi hết môn
+ Hồ sơ về phân loại sinh viên, học sinh, xét lên lớp + Hồ sơ về cử giáo viên chủ nhiệm, cử ban cán sự lớp + Hồ sơ về thi tốt nghiệp, công nhận tốt nghiệp
+ Bài thi tốt nghiệp, khoá luận
+ Sổ sách giáo vụ: sổ lên lớp, sổ nhật ký giảng dạy, sổ đăng bạ học sinh, sổ cấp bằng tốt nghiệp
+ Hồ sơ về mở ngành đào tạo + Hồ sơ về tổng kết năm học
+ Hồ sơ về tổ chức thi học sinh giỏi + Hồ sơ về tổ chức hội thi dạy giỏi
+ Hồ sơ về liên kết đào tạo với các cơ quan chức năng - Công tác nghiờn cứu khoa học:
+ Tài liệu chung về công tác nghiên cứu khoa học
+ Hồ sơ về xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của trường + Hồ sơ về hội nghị, hội thảo khoa học do trường tổ chức
+ Tài liệu về kế hoạch, báo cáo công tác nghiên cứu khoa học, công nghệ + Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học
+ Hồ sơ về sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích của trường
+ Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ
+ Báo cáo khoa học chuyên đề do trường thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học
+ Hồ sơ theo dõi các công trình nghiên cứu khoa học các đề tài
+ Hồ sơ về biên soạn, nghiệm thu đề cương bài giảng, giáo trình, tài liệu môn học
+ Công văn trao đổi về công tác nghiên cứu khoa học, công nghệ - Công tác kế hoạch tài chính
+ Tài liệu chung về công tác kế hoạch, tài chính
+ Hồ sơ về xây dựng, ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của trường + Hồ sơ về kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán
+ Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm
+ Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm
định
+ Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định
+ Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố
+ Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính + Hồ sơ kiểm toán
+ Sổ sách kế toán (sổ tổng hợp, sổ chi tiết)
+ Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho...
+ Hồ sơ về vốn xây dựng cơ bản + Báo cáo, biên bản kiểm tra quỹ
+ Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán - Công tác quản trị - xây dựng cơ bản
+ Tài liệu chung về công tác quản trị, xây dựng cơ bản + Hồ sơ về sử dụng nhà, đất
+ Hồ sơ về thiết kế và thi công các hạng mục công trình xây dựng cơ bản: các dự án xây dựng, sữa chữa lớn khu làm việc, lớp, thư viện,...
+ Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản
+ Hồ sơ về mua sắm tài sản, vật tư, thiết bị, đồ dùng giảng dạy
+ Tài liệu về báo cáo tình hình tài sản, thống kê tài sản của các phòng, khoa, các đơn vị
+ Hồ sơ về kiểm kê tài sản + Hồ sơ về thanh lý tài sản
+ Hồ sơ về an toàn lao động, phòng chống cháy, nổ + Hồ sơ về công tác bảo vệ, trật tự
+ Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ + Hồ sơ về y tế, sức khỏe, vệ sinh phòng bệnh
+ Hồ sơ về sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị của trường + Công văn trao đổi về công tác quản trị, xây dựng cơ bản - Công tác hợp tác quốc tế:
+ Tài liệu chung về hợp tác quốc tế
+ Kế hoạch, báo cáo về công tác hợp tác quốc tế + Hồ sơ đoàn vào
+ Hồ sơ đoàn ra
+ Hồ sơ về hợp tác đào tạo, bồi dưỡng với với các trường, cơ quan có chức năng về ở nước ngoài
+ Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài + Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế
- Công tác sinh viên:
+ Tài liệu chung về công tác quản lý sinh viên + Tài liệu quy định về quản lý học sinh của trường
+ Hồ sơ về thực hiện chế độ ưu đãi đối với học sinh: xét học bổng, phụ cấp, trợ cấp khó khăn, giảm học phí…
+ Hồ sơ về khen thưởng, kỷ luật học sinh + Hồ sơ về quản lý, theo dõi sinh viên + Hồ sơ về thẻ học sinh
+ Hồ sơ học sinh
- Tài liệu về hoạt động của các Khoa, Trung tâm và Tổ bộ môn trực thuộc:
+ Chương trình kế hoạch đào tạo, học tập, giảng dạy của khoa
+ Hồ sơ về kết quả các kỳ thi, kiểm tra học kỳ, hết môn học do khoa quản lý
+ Hồ sơ về sơ kết học kỳ của khoa + Hồ sơ về tổng kết năm học của khoa
+ Hồ sơ về thực tập tay nghề của học sinh trong khoa
+ Hồ sơ về theo dõi tiến độ giảng dạy của giáo viên trong khoa + Hồ sơ về các đề tài nghiên cứu khoa học của khoa
+ Hồ sơ về các phong trào thi đua của khoa
+ Sổ sách ghi chép các cuộc họp, hội nghị của khoa
+ Hồ sơ về biên soạn giáo trình, đề cương bài giảng do khoa chủ trì + Hồ sơ về hoạt động của các tổ chức đoàn thể của khoa : Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên.
+ Hồ sơ về công tác cán bộ của Khoa, Trung tâm và Tổ bộ môn - Các đoàn thể:
* Tài liệu của tổ chức Đảng + Tài liệu chung về tổ chức Đảng + Hồ sơ Đại hội
+ Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác tháng, quý, 6 tháng, năm
+ Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp uỷ Đảng
+ Tài liệu về đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên + Hồ sơ Đảng viên
+ Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) + Công văn trao đổi về công tác Đảng
* Tài liệu của tổ chức Công đoàn + Tài liệu chung về tổ chức Công đoàn
+ Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác tháng, quý, 6 tháng, năm + Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, nghị quyết của Công đoàn cấp trên và Công đoàn cơ quan
+ Hồ sơ hội nghị cán bộ, viên chức hàng năm của cơ quan + Sổ ghi biên bản
+ Công văn trao đổi về công tác Công đoàn
* Tài liệu của tổ chức Đoàn thanh niên + Tài liệu chung về tổ chức Đảng + Hồ sơ Đại hội
+ Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác tháng, quý, 6 tháng, năm + Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện các nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn thanh niên
+ Sổ ghi biên bản
+ Công văn trao đổi về công tác Đoàn.
Trên đây là những loại tài liệu, những nhóm tài liệu cơ bản của các phòng ban, khoa, đơn vị trực thuộc của một trường CĐ nói chung.
Thứ ba, phải có biện pháp để các đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu đầy đủ, đúng hạn. Muốn vậy, cán bộ làm công tác lưu trữ phải nắm vững quy định
của Nhà nước, đồng thời Phòng Hành chính phải ban hành văn bản quy định chế độ nộp lưu vào lưu trữ. Trong đó nội dung cần quy định:
+ Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
+ Chỉ lựa chọn và thu thập những tài liệu có giá trị và đã được lập hồ sơ từ các đơn vị, tổ chức thuộc trường.
+ Mọi cán bộ, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
+ Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đi đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan, nhưng thời hạn giữ lại không quá 2 năm theo quy định.
+ Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định: tài liệu hành chính, 1 năm kể từ năm công việc kết thúc; tài liệu xây dựng cơ bản, sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán; [19– Điều 11 Luật Lưu trữ 2011].
+ Yêu cầu thủ tục khi giao nộp tài liệu phải lập biên bản giao nhận tài liệu giữa bên giao và bên nhận kèm theo mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu.
+ Quy định thời gian giao nộp: tháng 1 hàng năm, thứ tự các đơn vị, cá nhân giao nộp có thể đưa vào lịch công tác của tháng đó.
Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm tham mưu cho hiệu trưởng nhà trường trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thuộc trường lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Việc ban hành quy chế, văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ là rất quan trọng, tạo ra hành lang pháp lý có tính chất bắt buộc để các đơn vị, cá nhân phải tuân theo. Bên cạnh đó, cán bộ lưu trữ cũng phải xây dựng quy trình thu thập, bổ sung tài liệu, hướng dẫn các đơn vị, cá nhân về công tác lập hồ sơ, chuẩn bị kho tàng, phương tiện bảo quản, kiểm tra tài liệu theo danh
Dự thảo kế hoạch thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu
Phối hợp với các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần thu thập
Chuẩn bịkho tàng và các phương tiện để tiếp nhận