Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ trong các trường đại học, cao đẳng
1.5.3. Tổ chức bộ máy của trường CĐ
Trên cơ sở Thông tư số 01/2015/TT-BGDĐT ngày 28/5/2009 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ban hành Điều lệ trường CĐ, nhìn chung các trường CĐ có cơ cấu tổ chức gồm các bộ phận:
- Hội đồng Trường
- Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
- Hội đồng khoa học và đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác - Các phòng ban chức năng
- Các khoa và bộ môn trực thuộc - Các bộ môn thuộc khoa
- Các tổ chức nghiên cứu và phát triển
- Các cơ sở phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học - Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam
- Các đoàn thể và tổ chức xã hội.
(Tham khảo thêm phụ lục 6).
Trong hoạt động của các trường CĐ, có thể nói công tác văn thư và lưu trữ chính là bộ mặt và là nguồn cung cấp tài liệu quý giá cho việc đào tạo và phát triển của trường. Qua công tác văn thư có thể thể hiện tính chuẩn mực và chất lượng của cơ sở đào tạo, các văn bản phát hành dù thuộc đơn vị, hay cá nhân nào của trường đều phải yêu cầu trình bày đúng thể thức, đúng quy định để những sinh viên học hỏi vì đây là những văn bản mà chính người học bắt đầu làm quen trước khi làm việc trong các cơ quan, tổ chức khác nhau. Đối với công tác lưu trữ, việc lưu trữ và sắp xếp các tài liệu một cách khoa học chính là thể hiện tính chuyên nghiệp trong hoạt động đào tạo. Đồng thời, việc lưu trữ có hệ thống các tài liệu, dữ liệu phát sinh trong quá trình giảng dạy cũng là nguồn kiến thức và trí tuệ của cả thế hệ, việc này cũng là nền tảng cho công tác quản trị tri thức phục vụ phát triển nền giáo dục trong tương lai.
CHƯƠNG II
Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh
2.1. Sơ lược về các trường CĐ công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh
Cả ba trường được khảo sát bao gồm trường CĐ kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, trường CĐ kinh tế kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh và trường CĐ kinh tế kỹ thuật Lý Tự Trọng đều là các trường công lập có lịch sử hoạt động lâu năm trên địa bàn Thành Phố. Số lượng tuyển sinh hàng năm cả ba trường lên đến hơn 10.000 học viên và là nguồn cung cấp số lượng lao động có chất lượng trong các lĩnh vực cơ bản về kinh tế, kỹ thuật phục vụ nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa của thành phố. Có thể xem đây là những trường điểm trong đào tạo bậc học CĐ trên địa bàn, có nhiều điểm tương đồng về quy mô, cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, định hướng phát triển và được Thành phố chú trọng về đầu tư cũng như kế hoạch mở rộng hoặc nhân rộng mô hình (xem thêm trong phần phụ lục 7)
Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, đào tạo và phát triển tổ chức, các trường đều xuất hiện những bất cập trong công tác văn thư, lưu trữ như về thủ tục giấy tờ rờm rà, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ viên chức làm công tác văn thư còn nhiều hạn chế, quản lý công tác văn thư chưa thống nhất, trang thiết bị văn phòng ở một số cơ quan còn lạc hậu, chưa có sự đầu tư đúng mức các trang thiết bị cần thiết cho một văn phòng hiện đại. Việc lĩnh hội và triển khai các quy định, chế độ của Nhà nước về công tác văn thư còn chậm, chưa đạt hiệu quả cao. Công tác xây dựng và ban hành văn bản còn nhiều tồn tại về thẩm quyền ban hành, kỹ thuật trình bày văn bản còn tùy tiện, không thực hiện đúng các quy định của Nhà nước; quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ quan còn thiếu khoa học, chưa hợp lý dẫn
đến hiệu quả công tác chưa cao; việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu ở một số trường chưa chặt chẽ, nghiêm túc, thậm chí không đúng với các quy định hiện hành về tổ chức quản lý và sử dụng con dấu . . . những hạn chế này sẽ được đề cập cụ thể hơn trong phần sau.
2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh