Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ trong các trường đại học, cao đẳng
2.2.1. Thực trạng công tác văn thư
2.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
Để tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu và thuận lợi trong theo dõi, giải quyết công việc cũng như tra tìm thông tin được nhanh chóng chính xác thì đòi hỏi các cơ quan, tổ chức làm tốt công tác quản lý văn bản. Tức là phải tổ chức tốt công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi và việc lập hồ sơ. Nhận thức được vấn đề này cho nên nhìn chung tại các trường CĐ được khảo sát đều thực hiện tương đối đầy đủ và tốt công việc này. Cụ thể như sau:
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Tiếp nhận văn bản đến:
Theo quy định của Nhà nước và quy chế làm việc của trường thì tất cả các văn bản, tài liệu (kể cả đơn, thư khiếu nại, tố cáo của nhân dân) đến trường bằng bất cứ con đường nào đều phải tập trung ở văn thư cơ quan để tiếp nhận, đăng ký và phân phối giải quyết. Sau khi tiếp nhận văn thư đã thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước là phân ra làm hai loại: Loại cán bộ văn thư được bóc bì và loại không được bóc bì. Tiếp đến là tiến hành bóc các bì văn bản rồi đóng “dấu đến” ghi các thông tin lên dấu đến, như: Số đến và ngày đến;và tiến hành đánh máy phiếu giải quyết văn bản.
+ Đăng ký văn bản đến:
Qua thực tế, hàng năm số lượng văn bản đến trường khoảng gần một ngàn văn bản và từ một nguồn như: Sở GD&ĐT Thành phố Hồ Chí Minh;
BộGD&ĐT; UBNDThành phố Hồ Chí Minh; Sở Nội vụ; Ban chỉ huy quân sự…. Vì vậy đòi hỏi phải có các phương tiện đăng ký văn bản phù hợp và phương pháp đăng ký khoa học mới có thể đảm bảo cho việc theo dõi giải quyết văn bản và tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Ví dụ: Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đến” của Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh:
SỔ ĐĂNG KÝ VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN BM09
NGÀY ĐẾN SỐ ĐẾN TÁC GiẢ SỐ, KÝ HIỆU NGÀY THÁNG TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG
ĐƠN VỊ HOẶC
NGƯỜI NHẬN KÝ NHẬN GHI CHÚ
Hiện nay trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh tiến hành đăng ký, xử lý văn bản đến và đi theo quy trình cụ thể như sau:
Quy trình xử lý văn bản đến a. Nội dung quy trình:
TT Đơn vị Nội dung công việc Thời gian Biểu
mẫu
1 Nhân viên văn thư P.HC-QT
- Hàng ngày tiếp nhận VB đến Trường từ Website của Sở GD&ĐT, Bộ GD&ĐT, đường bưu điện và đường thư tay, fax.
- Xem xét, đóng dấu đến, ghi ngày tháng, làm phiếu trình xử lý VB đến.
- Trình VB đến LĐP xem xét.
Hàng ngày BM08
2 Lãnh đạo phòng - Kiểm tra trước khi trình qua BGH Hàng ngày BM08 3 Ban Giám hiệu - Xem xét và cho ý kiến trên Phiếu trình
xử lý VB đến. Trong ngày BM08
4 Nhân viên văn thư P.HC-QT
- Tiếp nhận ý kiến chỉ đạo, bút phê của BGH, trình Trưởng phòng HC-QT các VB có bút phê của BGH để xem xét trước khi ban hành.
- Vào sổ đăng ký và chuyển giao VB đến.
- Lấy số, scan VB gởi mail đến các đơn vị
Trong ngày
Trong thời
BM09 BM10
liên quan.
- Đối với VB có thời hạn xử lý thì Văn thư vào sổ theo dõi giải quyết VB đến đồng thời đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị liên quan thực hiện đúng thời hạn.
hạn giải quyết của văn bản
5 Các đơn vị liên quan
- Kiểm tra mail và xử lý công việc theo
yêu cầu. Tùy thời
gian yêu cầu của VB
---
6
Nhân viên văn thư
P.HC-QT - Lưu VB ( bản gốc)
- Nhân viên văn thư làm thủ tục bàn giao hồ sơ vào lưu trữ nhà trường sau một năm kể từ khi công việc kết thúc.
BM06
7 Nhân viên lưu trữ P.HC-QT
- Nhân viên lưu trữ tiếp nhận hồ sơ lưu trữ
và bảo quản. BM07
Công việc scan phát hành văn bản được áp dụng tại Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh trong trường từ khoảng thời gian tháng 01/2015 đến nay. Trước đó quy trình xử lý văn bản vẫn thực hiện theo quy trình cũ tức là sau khi đã hoàn thành công tác soạn thảo, kiểm tra, trình ký, lấy số tại văn thư thì nhân viên văn thư sẽ tiến hành ghi sổ và nhân bản văn bản, đóng dấu vào các bản chính (bản đã photo), ghi sổ chuyển giao văn bản đi và đi phát hành cho từng đơn vị. Điều này rất tốn thời gian, nhân lực và tốn kém giấy tờ, mực in. Do đó cuối năm 2014, Phòng Hành chính đã ban hành Kế hoạch số 761/KH-CĐKT ngày 17/11/2014 về triển khai thực hiện gửi văn bản đến, đi qua email.
Từ đầu năm 2015 việc gửi văn bản qua đường email đã tiến hành thuận lợi, điều này góp phần đổi mới rất lớn cho công tác văn thư, tạo được một bước tiến dài đến với công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư sau 10 năm tiến hành gửi văn bản theo kiểu cũ.
Bắt đầu năm 2016 trường đã sử dụng chương trình phần mềm EGOV trong việc đăng ký, giải quyết văn bản đến, đi. Đây là một đầu tư rất đáng tự hào của Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, thể hiện sự quan tâm,
sâu sát của lãnh đạo nhà trường đến công tác văn thư. Phần mềm đã giúp cải thiện rất nhiều trong công tác quản lý văn bản.
Phần mềm EGOV có giao diện cụ thể như sau:
Đăng ký văn bản đến:
Đối với Trường CĐ Kỹ thuật Lý Tự Trọng trong quá trình kiểm soát văn bản đến gặp một số vướng mắc sau: Theo quy định, tất cả văn bản gửi đến Trường CĐ kỹ thuật Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh từ bất kì nguồn nào phải được bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp tiếp nhận và kiểm tra, đăng ký vào sổ công văn đến và luân chuyển đến cấp lãnh đạo để xử lý (ngoại trừ văn bản gửi đích danh cá nhân). Tuy nhiên, vẫn còn một số cá nhân, đơn vị trực thuộc trường chưa thực hiện theo đúng trình tự luân chuyển dẫn đến việc giấy tờ, công văn chưa được cập nhật vào hồ sơ công văn đến, khi cần xem lại thì không có lưu tại bộ phận văn thư.
Hoặc xảy ra tình trạng cá nhân, cán bộ, viên chức nhận được giấy báo đi công tác, tập huấn … đến khi về tự liên hệ các phòng ban liên quan, lập thủ tục hồ sơ chế độ, nhưng lại không theo dõi được hồ sơ đã được chuyển giao đến đơn vị nào, dẫn đến mất thời gian tìm kiếm hồ sơ văn bản, thất lạc hồ sơ văn bản.
Quy trình luân chuyển văn bản đến:
Stt Trách nhiệm Nội dung quy trình Bước 1 Nhân viên
văn thư Tiếp nhận, trình Ban giám
hiệu phê duyệt
Xem xét, phân công xử lý
Nhập sổ theo dõi văn bản đến, chuyển văn bản đi
Báo cáo Hoàn thành hồ sơ công việc
Bước 2 Ban giám hiệu
Bước 3 Nhân viên văn thư
Bước 4 Đơn vị trực thuộc
Qua những khó khăn đó, Trường CĐ kỹ thuật Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh đã xây dựng Quy trình luân chuyển văn bản đến các cá nhân, đơn vị thực hiện theo đúng trình tự, giúp cho việc tiếp nhận và xử lý thông tin trong nhà trường được thông suốt. Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp, đặc biệt là bộ phận văn thư làm đầu mối quản lý văn bản hành chính của Trường ngày càng chặt chẽ, đúng quy định và đạt hiệu quả cao.
Hiện nay Trường CĐ Lý Tự Trọng cũng đã áp dụng việc đăng ký, luân chuyển văn bản đến qua phần mềm từ đầu năm 2014 song song với đó vẫn đăng ký văn bản đến qua sổ văn thư.
Đối với Trường CĐ Kinh tế Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh cũng áp dụng việc đăng ký, luân chuyển văn đến đến qua phần mềm Eofice từ đầu năm 2014, với giao diện cụ thể như sau:
+
Trình và chuyển giao văn bản đến: Sau khi đăng ký những thông tin cần thiết vào các phương tiện dùng để đăng ký thì tất cả văn bản đến được chuyển cho Trưởng phòng Hành chính để xem xét và chuyển Hiệu trưởng ký phê duyệt đến các đơn vị có liên quan. Sau đó cán bộ văn thư tiếp tục đăng ký những thông tin còn lại và chuyển giao văn bản cho các phòng, ban, đơn vị, cá nhân theo ý kiến đã được ghi trên văn bản của những người có thẩm quyền.
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Giải quyết văn bản đến: Theo lý thuyết thì khi nhận được văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của các cơ quan, tổ chức. Nhưng thực tế hiện nay một số đơn vị tại trường chưa thực hiện đúng như quy định đề ra và chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế công việc. Đó là vì do sự phân cấp, phân quyền chưa được rõ ràng, chưa xác định rõ các mối quan hệ công tác giữa các phòng, ban, bộ phận, cá nhân trong trường và một lý do quan trọng khác ảnh hưởng rất lớn tới tiến độ công tác đó là trình độ, nghiệp vụ chuyên môn của các viên chức, giảng viênlàm việc trong các phòng, khoa, trung tâm.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Đối tượng thực hiện công việc này là cán bộ văn thư, có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến,
bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn chưa được giải quyết .v.v… để báo cáo cho người có trách nhiệm.
Vấn đề này hiện đã được thực hiện tốt ở bộ phận văn thư.
- Quản lý và giải quyết văn bản đi tại Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng Quy trình xử lý văn bản đi như sau:
1. Quy trình xử lý văn bản đi a. Nội dung quy trình:
TT Đơn vị Trách nhiệm- công việc Thời gian Biểu mẩu
1 Đơn vị Soạn thảo
- Soạn thảo VB theo đúng thể thức.
- Trưởng/ phó đơn vị soạn thảo kiểm tra, ký nháy và chịu trách nhiệm nội dung VB soạn thảo.
- Chuyển VB cho bộ phận văn thư (P.HC-QT).
Trong ngày ---
2
Bộ phận Văn thư P.HC-QT
- Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày VB:
+ Chưa đúng thể thức, chưa có chữ ký nháy của Trưởng/ phó đơn vị soạn thảo, trả VB lại đơn vị soạn thảo.
+ Đúng thể thức, có chữ ký nháy chịu trách nhiệm về nội dung của Trưởng/
phó đơn vị soạn thảo chuyển qua cho Trưởng phòng HC-QT xem xét ký nháy chịu trách nhiệm về thể thức văn bản.
- Chuyển VB về cho đơn vị soạn thảo.
Trong ngày
3 ĐơnvịSoạnthảo
-Đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm chính làm Tờ trình để lấy ý kiến các đơn vị có liên quan cần phối hợp thực hiện và Phó Hiệu trưởng phụ trách ( theo mẫu) được kẹp chung với VB trình Hiệu trưởng phê duyệt( nếu VB cần sự phối hợp của đơn vị khác).
Tùy theo yêu cầu của đơn vị soạn thảo
BM05
4 Đơnvị Soạn
thảo -Viết vào phiếu giao nhận văn bản trình
ký Trong ngày BM01
5 Bộ phận Văn
thư P.HC-QT
- Kiểm tra nội dung, ký nhận vào phiếu giao nhận văn bản trình ký.
- Trình VB đến BGH
6 Ban Giám hiệu - Xem xét và phê duyệt. Trong ngày ---
7 Bộ phận Văn
thư P.HC-QT
- Nhận VB đã ký duyệt từ BGH, ghi thời gian vào phiếu. Trả cho đơn vị soạn
thảo.
8 Đơn vị soạn thảo
- Nhận VB đã được phê duyệt từ BGH.
- Chuyển qua cho bộ phận văn thư để tiến hành lấy số, vào sổ đăng ký công văn đi.
Trong ngày BM02
9 Bộ phận Văn
thư P.HC-QT
- Cho số, ghi ngày tháng VB, nhân bản, đóng dấu, scan VB:
+ Trong Trường: gởi mail đến các đơn vị liên quan.
+ Ngoài Trường:
* VB thông thường theo quy trình gửi VB đi Bưu điện.
* VB quan trọng, gấp phải gửi theo đường Thư tay.
- Vào sổ chuyển giao VB đi.
- Lưu VB đi ( bản gốc).
Trong ngày
BM03
BM04
10 Đơn vị liên quan
- Kiểm tra mail và thực hiện theo đúng
yêu cầu trong VB. ---
11 Bộ phận văn thư P.HC-QT
- Nhân viên văn thư làm thủ tục bàn giao hồ sơ vào lưu trữ nhà trường sau một năm kể từ khi công việc kết thúc.
1 Năm BM06
11 Bộ phận lưu trữ P.HC-QT
- Nhân viên lưu trữ tiếp nhận hồ sơ lưu
trữ và bảo quản BM07
Trường CĐ Lý Tự Trọng áp dụng quy trình luân chuyển văn bản đi như sau:
Văn bản đi: đối với các loại văn bản khi được ban hành phải thực hiện đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ.
Trách nhiệm rà soát, kiểm tra thể thức văn bản được Hiệu trưởng giao cho phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp. Do đó, trước khi trình ký công văn giấy tờ của các đơn vị trực thuộc trường, bộ phận văn thư phải kiểm tra và yêu cầu đơn vị thực hiện theo đúng thể thức. Nhưng đối với một số cá nhân và đơn vị vẫn có thói quen là trình ký trực tiếp lên lãnh đạo, đến khi gửi xuống bộ phận văn thư lấy số và đóng dấu thì văn bản chưa đúng thể thức nên phải chỉnh sửa lại làm mất thời gian của bản thân cá nhân, đơn vị thực hiện văn bản đó.
Do đó trường đã “Xây dựng quy trình luân chuyển hồ sơ hành chính của Trường CĐ kỹ thuật Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh “thống nhất để các cá nhân, đơn vị thực hiện theo đúng trình tự, giúp cho việc tiếp nhận và xử lý thông tin trong nhà trường được thông suốt. Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp, đặc biệt là bộ phận văn thư làm đầu mối quản lý văn bản hành chính của Trường ngày càng chặt chẽ, đúng quy định và đạt hiệu quả cao”. Cụ thể như sau:
Stt Trách nhiệm Nội dung quy trình
Bước 1 Nhân viên
văn thư Tiếp nhận, trình Ban giám
hiệu phê duyệt
Xem xét, phân công xử lý
Nhập sổ theo dõi văn bản đến, chuyển văn bản đi
Báo cáo Hoàn thành hồ sơ công việc
Bước 2 Ban giám hiệu Bước 3 Nhân viên
văn thư Bước 4 Đơn vị trực
thuộc
Nhìn chung hầu hết các đơn vị trong các trường CĐ đã thực hiện đầy đủ các công việc cần thiết theo quy trình ban hành song trong từng bước còn có những khiếm khuyết nhất định, cụ thể:
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản:
Theo quy định của Nhà nước th́ trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm giải quyết. Song do một số đơn vị không chịu hợp tác khi cho rằng đây là một bước rườm rà, hành chính nên đem thẳng văn bản lên Ban Giám hiệu trình ký mà không qua văn thư kiểm tra lại. Điều này dẫn đến văn bản không đồng
nhất, sai về thể thức, thậm chí sai cả về lỗi chính tả, gây khó khăn cho cán bộ văn thư khi phát hành văn bản.
Ghi số và ngày, tháng của văn bản: việc lấy số, ngày tháng văn bản bộ phận văn thư chia ra 2 loại: một loại quyết định và một loại là các công văn có tên loại khác để thuận tiện hơn khi tra tìm và lưu trữ. Công tác này đều thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước. Tuy nhiên có một số khó khăn khi các đơn vị tiến độ làm việc chậm nên văn bản thường ra lệch ngày so với quy định, dẫn đến việc đề xuất văn thư cho số lùi lại một vài ngày đến một vài tháng. Điều này gây khó khăn cho cán bộ văn thư vì đây là trái với quy định Nhà nước.
+ Đăng ký văn bản đi: Hiện nay trường kết hợp hai phương tiện “Sổ và Máy vi tính” để đăng ký.
+ Chuyển giao văn bản đi: Theo nguyên tắc chung thì tất cả văn bản do trường ban hành đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của Phòng Hành chính – Quản trị để làm thủ tục gửi đi. Tuy nhiên do số lượng văn bản đi trên thực tế là rất lớn, nên một số phòng chuyên môn trực tiếp gửi văn bản đi thay nhân viên văn thư.
Ví dụ: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi của Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh
SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI BM02 NGÀY
CHUYỂN SỐ, KÝ HIỆU VĂN BẢN NƠI NHẬN VB KÝ NHẬN GHI CHÚ