Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ trong các trường đại học, cao đẳng
2.2.1. Thực trạng công tác văn thư
2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Để công việc lập hồ sơ được thuận lợi, chủ động, có tính khoa học thì đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải lập danh mục hồ sơ, sau đó phải tiến hành lập hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp quy định.
Lập danh mục hồ sơ:
Các trường CĐ đã tiến hành kiểm tra văn thư, lưu trữ các đơn vị định kỳ vào khoảng quý III hàng năm để nắm tình hình quản lý văn bản tại các đơn vị, đồng thời yêu cầu nộp danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm về để Phòng Hành chính tổng hợp đưa ra Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ . Danh mục hồ sơ sẽ giúp cho việc lập hồ sơ, phân loại tài liệu của cơ quan được chủ động, khoa học, thuận lợi, dễ dàng; bởi vì trong danh mục hồ sơ có ghi cụ thể số hồ sơ cần phải lập của từng đơn vị và của từng cá nhân. Danh mục hồ sơ là căn cứ để kiểm tra công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của các đơn vị trong cơ quan. Tức là căn cứ vào danh mục hồ sơ thì biết được các đơn vị có tiến hành đầy đủ việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hay không.
Lập hồ sơ:
Theo quy định tại Điều Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”. Như vậy việc lập hồ sơ là không phải của riêng ai, mà là trách nhiệm của tất cả viên chức, giảng viên làm công tác công văn, giấy tờ và những người làm công việc chuyên môn khác nhưng có liên quan đến công tác công văn, giấy tờ.
Trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày, các cán bộ viên chức phải lập hai loại hồ sơ: hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc.
Lập hồ sơ công việc là một công việc cần thiết cho khâu quản lý và bảo quản văn bản, tạo nguồn thông tin cần thiết để giải quyết công việc trước mắt và sử dụng lâu dài về sau. Vì vậy cần phải chú trọng và thực hiện tốt công việc lập hồ sơ.
Đối với cán bộ, viên chức việc lập hồ sơ giúp cho họ tập hợp, sắp xếp văn bản trong phạm vi công việc của mình một cách khoa học, tạo điều kiện để giải quyết công việc hàng ngày được nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả.
Hàng ngày mỗi cán bộ, viên chức phải giải quyết nhiều công việc khác nhau, nhiều vấn đề khác nhau và của nhiều đối tượng khác nhau. Nếu tất cả các văn bản có liên quan tới những vấn đề trên trong được sắp xếp khoa học mà vứt bừa bộn, lẫn lộn, thì sẽ rất khó theo dõi và giải quyết công việc, còn ngược lại nếu chúng ta nghiêm túc thực hiện việc lập hồ sơ và các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp một cách khoa học thì sẽ giúp ta dễ dàng theo dõi, dễ dàng biết được công việc đó đã giải quyết đến đâu, kết quả như thế nào, hướng giải quyết ra làm sao, giúp chúng ta dễ biết được vấn đề để giải quyết được nhanh chóng, chính xác và đạt kết quả tốt.
Tuy nhiên trong thực tế, các cán bộ viên chức chưa chú trọng, quan tâm nhiều đến công việc này, một số các cán bộ, viên chức của các phòng, ban, tổ tham mưu vẫn có quan niệm cho rằng việc lập hồ sơ là nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ sau khi văn bản, tài liệu đã được nộp vào lưu trữ cơ quan.
Cho nên trong quá trình giải quyết công việc, phần lớn văn bản, tài liệu hầu hết ở tình trạng bó gói, chất đống để ở cơ quan, đơn vị sau đó được đưa vào lưu trữ cơ quan.
Về nguyên tắc, như chúng ta đã biết: Việc lập hồ sơ phải được tiến hành theo một quy trình thống nhất từ việc mở hồ sơ; thu thập văn bản đưa vào hồ sơ; sắp xếp thứ tự văn bản trong hồ sơ; đánh số tờ; sau đó tiến hành biên mục bên trong, biên mục bên ngoài rồi viết chứng từ kết thúc. Nhưng phần lớn hồ sơ trong các cơ quan thì văn bản không được sắp xếp theo một thứ tự khoa học, việc biên mục bên ngoài không được chính xác và phần lớn không thực hiện biên mục bên trong. Cho nên rất khó khăn cho vấn đề theo dõi giải quyết công việc, cho việc bảo quản tài liệu và khó khăn cho công tác lưu trữ về sau.
Đối với việc lập hồ sơ nguyên tắc: chúng ta đã biết, hồ sơ nguyên tắc là tập văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về một mặt nghiệp vụ chuyên môn nhất định, dùng để tra cứu làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày. Các cán bộ, viên chức phải có trách nhiệm thu thập các văn bản liên quan tới công việc mình đảm nhận để lập hồ sơ nguyên tắc và sử dụng tra cứu để giải quyết công việc hàng ngày; đó chính là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc. Tuy nhiên thực tế hiện nay đối với công việc này còn tồn tại ba dạng đối tượng như sau:
Thứ nhất là những viên chức, giảng viên nhận thức được tầm quan trọng và tác dụng thiết thực của hồ sơ nguyên tắc, nên trong thực tế đã quan tâm tới việc lập hồ sơ nguyên tắc theo đúng quy định và luôn có sự tìm tòi, cập nhật
những văn bản mới, những thông tin mới (những chế độ, chính sách mới) để căn cứ giải quyết công việc hàng ngày.
Thứ hai là những viên chức, giảng viên đã có lập hồ hơ nguyên tắc, song ít chú trọng đến sự tìm tòi, cập nhật, bổ sung những văn bản mới, những thông tin mới. Cho nên các vấn đề, sự việc, công việc hàng ngày được giải quyết không phù hợp với chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước. Nhiều vấn đề, sự việc được giải quyết với sự vận dụng các chế độ, chính sách đã lỗi thời, lạc hậu.
Thứ ba là những viên chức, giảng viên chưa chú trọng đến việc lập hồ sơ nguyên tắc. Cho nên khi giải quyết công việc thiếu căn cứ pháp lý, dẫn đến tình trạng là kết quả giải quyết công việc không đúng với những quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan cấp trên. Không đáp ứng được nguyện vọng, yêu cầu chính đáng của người dân, dẫn đến việc khiếu kiện, khiếu nại.