Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ trong các trường đại học, cao đẳng
2.2.1. Thực trạng công tác văn thư
2.2.1.5. Đánh giá về tình hình thực hiện công tác văn thư tại các trường CĐ
Nhìn chung công tác văn thư tại các trường CĐ đang ngày càng được hoàn thiện hơn về các khâu nghiệp vụ cũng như đầu tư trang thiết bị hiện đại trong công tác hàng ngày. Với sự quan tâm, sâu sát của các cấp lãnh đạo như Bộ GD&ĐT; Sở GD&ĐT Thành phố Hồ Chí Minh, UBND Thành phố Hồ Chí Minh đặc biệt là sự của Ban Giám hiệu từng trường CĐ đã góp phần đưa công tác văn thư ngày càng phát triển, hoàn thiện hơn ở tất cả các mặt. Điển hình như:
Về công tác soạn thảo văn bản: Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của Chính phủ; Bộ Nội vụ, các trường CĐ đều đã ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ trong đó quy định rất rõ các yêu cầu cần đạt được khi soạn thảo văn bản.
Do đó trong quá trình tác nghiệp cán bộ, viên chức các trường đều tuân thủ
các quy định và soạn thảo văn bản đúng theo yêu cầu. Tuy vẫn còn một số hạn chế nhất định như: lỗi viết hoa, nhầm lẫn giữ công văn và tờ trình, thẩm quyền ký văn bản,… Tuy nhiên các trường đều đang khắc phục tình trạng này theo hướng nâng cao kiến thức không những của cán bộ chuyên trách văn thư mà còn tạo điều kiện cho các cán bộ kiêm nhiệm đi học thêm về văn thư để công tác văn thư ngày càng hoàn thiện hơn.
Về công tác quản lý văn bản đi, đến: Công tác này được thực hiện rất tốt ở các trường CĐ. Hầu như văn bản được giải quyết trong ngày và không để tồn đọng sang ngày hôm sau nhằm đảm bảo thông tin được truyên tải nhanh chóng và chính xác nhất. Đặc biệt hiện nay các trường CĐ đều đầu tư trang thiết bị hiện đại cho công tác văn thư. Điển hình là đều trang bị máy scan để sao chụp văn bản lưu trữ trên máy tính tạo điều kiện thuận lợi cho công tác truy tìm và lưu giữ văn bản, đồng thời các trường đều trang bị phần mềm quản lý văn bản đến, đi. Việc đầu tư trang thiết bị hiện đại góp phần cải thiện rất lớn trong công tác quản lý văn bản.
Về quản lý con dấu: Tất cả các trường đều sử dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước và pháp luật, chưa xảy ra trường hợp nào bị kỷ luật vì sử dụng trái phép con dấu của nhà trường.
Ngoài những ưu điểm trên công tác văn thư tại các trường CĐ cũng cần khắc phục một số hạn chế như:
Một là tuy các trường CĐ đều đã có quy chế văn thư, lưu trữ tuy nhiên một số trường quy chế đã lỗi thời, chưa được cập nhật, bổ sung theo những quy định mới của Nhà nước do đó còn bất cập trong khâu quản lý, hướng dẫn cán bộ, viên chức trong công tác văn thư điển hình là công tác soạn thảo còn một số thiếu sót, mâu thuẫn giữa hướng dẫn cũ và hướng dẫn mới. Đây là một vấn đề bức thiết yêu cầu các trường cần hoàn thiện, chỉnh sửa quy chế và phổ biến rộng rãi đến cán bộ, viên chức trong trường.
Hai là một số trường chưa bố trí cán bộ chuyên trách văn thư có trình độ chuyên môn được đào tạo đúng chuyên ngành mà thường đào tạo chuyên ngành khác và được tham dự một số khóa ngắn hạn để nâng cao nghiệp vụ.
Điều này dẫn đến việc cán bộ văn thư thường làm theo thói quen, kinh nghiệm xưa cũ truyền từ đời văn thư này đến đời văn thư kế tiếp chứ chưa vận dụng được kiến thức chuyên ngành để cải tiến công tác, áp dụng khoa học tiên tiến vào công việc.
Ba là lập hồ sơ là trách nhiệm của tất cả cán bộ viên chức. Trong quá trình giải quyết công việc cán bộ, viên chức phải lập hai loại hồ sơ: hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc. Nhưng thực tế cho thấy, hầu như cán bộ viên chức chưa thực sự quan tâm và chú trọng đến công việc này. Kết quả là trong quá trình giải quyết công việc, phần lớn văn bản, tài liệu hầu hết ở tình trạng bó gói, chất đống ở đơn vị rồi sau đó được đưa vào lưu trữ cơ quan.
Căn cứ vào phiếu điều tra, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ (Phụ lục 8) ta có bảng tổng hợp sau đây:
Stt Nội dung CĐKT
HCM
CĐ LTT CĐ Phú Lâm
1 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ x x x
2 Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
x 0 0
3 Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động Trường
x 0 0
4 Ứng dụng tin học trong quản lý văn bản đến, đi
x x x
5 Tên phần mềm quản lý văn bản EGOV EOFFICE EGOV
6 File mục lục văn bản đến, đi x x x
7 File theo dõi thời hạn giải quyết văn bản x 0 0
8 Kiểm tra thể thức văn bản x x x
9 Lập hồ sơ hiện hành x 0 0
Bảng 2.1: So sánh về công tác văn thư trong ba trường CĐ học viên đã khảo sát
Nhìn chung về công tác văn thư Trường CĐ Kinh tế Thành phồ Hồ Chí Minh đã có đầu tư thực hiện tốt về công tác văn thư, lưu trữ so với hai trường còn lại, cụ thể: Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã tiến hành rà soát văn thư, lưu trữ hàng năm tại 19 đơn vị trực thuộc trong trường. Từ đó nắm bắt những khó khăn cũng như thuận lợi trong công tác văn thư tại các đơn vị và đưa ra Danh mục hồ sơ hàng năm, đồng thời hướng dẫn các đơn vị Lập hồ sơ công việc theo đúng như Danh mục hồ sơ đã đăng ký. Trường cũng đã ban hành bảng thời hạn bảo quản những tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của trường. Đây là một công tác hết sức quan trọng để tiến hành phân loại hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ trường khi trường bố trí được kho lưu trữ.
Trường CĐ Kinh tế Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh chưa tiến hành lập Danh mục hồ sơ, trường có bố trí 01 kho tạm nhưng chỉ là hình thức thu thập tài liệu tại một số đơn vị và chỉnh lý sơ bộ, chưa có tính chất nghiệp vụ.
Trường CĐ kỹ thuật Lý Tự trọng cũng chưa tiến hành lập Danh mục hồ sơ, tài liệu vẫn lưu trữ tại các đơn vị trong trường.
Nhìn vào bảng so sánh chúng ta cũng thấy rõ Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh có file theo dõi thời hạn giải quyết văn bản và đã tiến hành lập hồ sơ hiện hành. Qua đó có thể khẳng định về công tác văn thư, trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã tiến hành đúng trình tự như các văn bản hướng dẫn của Nhà nước. Đây là một điểm rất đáng khen ngợi vì các đây sẽ là tiền đề rất tốt cho công tác lưu trữ sau này. Còn trường CĐ Kinh tế Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh và trường CĐ kỹ thuật Lý Tự Trọng cần nghiên cứu tiến hành sớm công tác Lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành, ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ hình thành phổ biến trong hoạt động trường để hoàn thiện hơn nữa công tác văn thư.