Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong các trường CĐ công lập thuộc Thành phố Hồ Chí Minh
3.1. Nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ
Có thể thấy rằng, khi nhu cầu về đào tạo và hoạt động của các trường càng phát triển sẽ càng có nhiều thách thức đối với công tác văn thư, lưu trữ.
Vì vậy, hoàn thiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại các trường là một vấn đề cấp thiết, đòi hỏi các trường phải có sự đổi mới nhận thức về công tác này.
Theo đó, các trường cần đưa ra những chế độ, những quy định và tổ chức hệ thống công tác văn thư, lưu trữ một cách bài bản, kiểm tra đánh giá thường xuyên nhằm áp dụng triệt để các quy định của Nhà nước vào thực tế công việc hàng ngày, đáp ứng được các yêu cầu chung của xã hội.“Phải đổi mới tư duy, nhận thức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư trong công cuộc cải cách hành chính. Phải tuyên truyền, phổ biến một cách sâu rộng để toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên của chúng ta nhận thức đúng và đầy đủ những quy định của Đảng và Nhà nước về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác này.” [22]
a. Đối với Ban Giám hiệu Nhà trường:
- Ban Giám hiệu Nhà trường cần quan tâm đúng mức, thực hiện nghiêm túc, triển khai có hiệu quả các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành để từ đó xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của trường.
- Ban Giám hiệu Nhà trường cần có biện pháp tuyên truyền, giáo dục tới toàn thể cán bộ, giáo viên trong trường ý thức được trách nhiệm của mình trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ. Lãnh đạo Nhà
trường cần coi đó như là một trong những nhiệm vụ chính trị của cán bộ, giảng viên; nên đưa vào trong tiêu chuẩn nâng lương cho cán bộ, giảng viên hoặc tiêu chuẩn bình xét hoàn thành nhiệm vụ hàng năm để bắt buộc cán bộ, giảng viên làm tốt công việc này.
- Ban Giám hiệu các trường cần nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với nhiệm vụ nâng cao hiệu quả và hiệu lực của quản lý hành chính. Cần triển khai kịp thời các chế độ, quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tổ chức lại các khâu nghiệp vụ còn mang tính tự phát, tùy tiện để phục vụ việc nâng cao hiệu quả của công việc này, đem lại lợi ích thiết thực cho sự phát triển chung của các bộ phận và nhà trường.
Nhằm đổi mới công tác văn thư, lưu trữ hướng tới mục tiêu cải cách hành chính, đáp ứng những yêu cầu đặt ra trong thời kỳ phát triển của nền kinh tế thị trường, trước hết Ban Giám hiệu cần đổi mới nhận thức về công tác này để từ đó tiến hành cải cách công tác văn thư, lưu trữ một cách đồng bộ và toàn diện. Phải tuyên truyền, phổ biến một cách sâu rộng để toàn thể đội ngũ cán bộ, giảng viên, viên chức của trường nhận thức đúng và đầy đủ những quy định của Đảng và Nhà nước về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.
b. Đối với Trưởng phòng Hành chính:
Trưởng phòng Hành chính phải cụ thể hoá các quy định của pháp luật, các văn bản hướng dẫn của ngành về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với trường mình; phải tham mưu cho Ban Giám hiệu Nhà trường để xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; ban hành danh mục hồ sơ cho toàn trường; cần đưa các chế tài xử lý đối với đơn vị, cá nhân không làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào trong quy chế làm việc của Trường; hàng
năm phải có hướng dẫn, rà soát, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác này.
c. Đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ:
Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành về công tác văn thư, lưu trữ, luôn cập nhật những văn bản quy phạm pháp luật mới nhất để áp dụng trong công việc cụ thể tại trường mình công tác.
Tham mưu cho lãnh đạo Phòng Hành chính trình Hiệu trưởng ban hành các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của trường theo quy định.
Kiếm soát, rà soát công tác soạn thảo văn bản của toàn trường để đảm bảo các đơn vị đều nắm vững những mẫu văn bản theo quy định của Nhà nước.
Hướng dẫn cán bộ, viên chức trong trường lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành.
Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.
Làm các thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo qui định.
Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải không ngừng trau dồi kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật những văn bản mới nhất về công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ.
- Cần phải hiểu rằng công tác văn thư, lưu trữ không phải chỉ là nhiệm vụ của cán bộ kỹ thuật văn thư, lưu trữ mà liên quan đến nhiều người trong bộ máy hành chínhcủa trường.
d. Đối với cán bộ chuyên môn:
Cán bộ chuyên môn phải thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của mình trong việc soạn thảo văn bản đúng quy định, giữ gìn, bảo vệ tài liệu, lập hồ sơ về phần việc có liên quan và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng định kỳ.
Có thể khẳng định rằng, con người là nhân tố quan trọng trong việc thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ. Do đó, trong mỗi trường, từ thủ trưởng đến những người làm công tác văn phòng và các thầy cô giáo cần có nhận thức đúng đắn và nghiêm túc về công tác văn thư, lưu trữ để từ đó đưa ra định hướng và phương cách thực hiện phù hợp. Thường xuyên kiểm tra, thanh tra, đánh giá, khắc phục và cải tiến với mục tiêu đưa công tác văn thư ngày càng hoàn thiện, đáp ứng ngày càng tốt hơn cho hoạt động quản lý nhà nước.
Công tác văn thư, lưu trữ là một công việc có tính khoa học và tính liên kết cao đòi hỏi phải có sự quan tâm và phối hợp một cách chặt chẽ của tất cả các giảng viên, viên chức trong cơ quan, nếu đa số làm tốt song chỉ có một số ít không tuân thủ các quy chế, quy định thì cũng dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng và những sai sót không đáng có. Chẳng hạn để tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, đòi hỏi phải có nhiều người tham gia từ cán bộ văn thư, các trưởng đơn vị, ban giám hiệu nhà trường. Nếu một trong số những con người đó thiếu tinh thần trách nhiệm không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của công tác văn thư thì có thể dẫn đến những hậu quả sau:
Mất mát, thất lạc tài liệu từ đó không những không cung cấp được thông tin cho hoạt động quản lý mà còn ảnh hưởng tới bí mật của trường nói riêng và của Đảng, nhà nước nói chung.
Kết quả giải quyết công việc không được như mong muốn, tức là có thể quá trễ hoặc không đúng với chế độ, chính sách của đảng và Nhà nước từ đó không đáp ứng được nguyện vọng chính đáng của người học.
Để cho công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và ngày càng được đổi mới đáp ứng được những yêu cầu của thời đại nói chung và công cuộc cải
cách hành chính nhà trường nói riêng thì đòi hỏi đầu tiên là Ban Giám hiệu phải hiểu được tầm quan trọng đồng thời phải có sự quan tâm đặc biệt đến công tác này, để từ đó đưa ra những quy định và các chế tài cụ thể. Bên cạnh đó phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở để tất cả giảng viên, viên chức trong cơ quan để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ của công tác này.
Công tác văn thư, lưu trữ là một mảng công việc quan trọng của công tác văn phòng. Để thực hiện tốt này trong giai đoạn hiện nay phải có một cách nhìn đúng đắn, phải tuân thủ các quy trình nghiêm ngặt, cách thức thực hiện phải được tiến hành một cách đồng bộ, có sự phối hợp của nhiều giảng viên, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ đồng thời phải có sự hỗ trợ của trang thiết bị văn phòng hiện đại. Chính vì vậy công tác văn thư thực sự đòi hỏi phải có hiểu biết khoa học, là một công tác cần được nghiên cứu nghiêm túc để làm tốt, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay.