Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ trong các trường đại học, cao đẳng
1.4. Các yêu cầu về công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay
Gắn công tác văn thư, lưu trữ với công cuộc cải cách hành chính và công cuộc đổi mới đất nước.
Cần tiến hành cải cách thể chế một cách đồng bộ và toàn diện: vừa cải cách bộ máy tổ chức đồng thời vừa cải cách các thủ tục hành chính nhằm tạo nên một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, khoa học, phù hợp với quy trình giải quyết công việc. Để làm được, đội ngũ viên chức làm công tác này cần có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao phục vụ tốt cho công cuộc cải cách hành chính, đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước, yêu cầu của một nền hành chính hiện đại
Về thủ tục, Nhà nước cần đưa ra những quy chế, quy định cụ thể, rõ ràng nhằm đáp ứng được những yêu cầu thiết thực sau:
Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước; giảm bớt giấy tờ, thủ tục và thời gian giải quyết công việc, đặc biệt quan tâm đến những văn bản, giấy tờ liên quan đến người dân;
Có sự phân cấp, phân quyền hợp lý để các phòng, ban chức năng phát huy hết vai trò, trách nhiệm của mình góp phần giải quyết công việc chung của cơ quan được chính xác, kịp thời đáp ứng được nguyện vọng chính đáng của cán bộ, giảng viên, nhân viên;
Chú trọng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng và đãi ngộ đối với cán bộ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phấn đấu xây dựng đội ngũ cán bộ viên chức này có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước, yêu cầu của một nền hành chính hiện đại phục vụ tốt cho công cuộc cải cách hành chính.
Thường xuyên tổ chức kiểm tra, thanh tra và có các biện pháp chế tài về thưởng, phạt công minh, cụ thể đối với việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Gắn công tác văn thư, lưu trữ với ứng dụng công nghệ tin học
Trên thực tế, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực kinh tế - xã hội ở nước ta nói chung và ở Thành phố Hồ Chí minh nói riêng đã được đề cập và áp dụng từ lâu. Năm 2015, đã ban hành Quyết định số 1819/QĐ- TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của Cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016 – 2020.
Để thực hiện Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình Tổng thể Cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020; Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 13/6/2013 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình Tổng thể Cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020; Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành Chỉ thị số 25 2006/CT-UBND ngày 20/7/2006 V/v thực hiện Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg
ngày 23/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
Thực tế đã chứng minh rằng trong những năm qua, Sở GD&ĐT Thành phố Hồ Chí Minh đã có nhiều biện pháp nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhằm phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu quản lý văn thư, lưu trữ. Điển hình như chấp thuận đầu tư phần mềm quản lý cho các trường với kinh phí trên dưới hàng tỷ đồng để nâng cao hiệu suất quản lý. Đồng thời Sở GD&ĐT Thành phố Hồ Chí Minh cũng đang áp dụng công văn điện tử qua mạng, giảm công văn giấy, tiết kiệm được hàng tỷ đồng trong công tác quản lý.
Gắn công tác văn thư, lưu trữ với yêu cầu hội nhập của đất nước
Trong điều kiện phát triển kinh tế hàng hóa nhiều thành phần định hướng XHCN, nhất là khi nền kinh tế tham gia hội nhập vào nền kinh tế thế giới, nước ta trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO), vấn đề nâng cao năng lực quản lý đã trở thành một yêu cầu cấp bách với cả hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương.
Yêu cầu nâng cao năng lực quản lý nhà nước không đồng nghĩa với việc mở rộng, tăng cường số lượng cơ quan, cấp chính quyền và số lượng viên chức. Yêu cầu nâng cao năng lực quản lý phải gắn với xu hướng xây dựng bộ máy quản lý gọn nhẹ, có khả năng quản lý đa ngành, đa lĩnh vực được trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, với đội ngũ viên chức chuyên nghiệp, thạo việc theo quan điểm “thà ít mà tốt”.
Vì vậy, để góp phần đưa nước ta sớm trở thành một thành viên tích cực, một thành viên không thể thiếu được của WTO, luôn đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của tổ chức này, đòi hỏi phải cải cách thủ tục hành chính, trong đó công tác công văn giấy tờ là vấn đề đáng được quan tâm nhất mà lâu nay được coi là nhiêu khê, rườm rà gây nhiều khó khăn, phiền hà cho các đối tác.