Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của công tác văn thư, lưu trữ trong các trường đại học, cao đẳng
2.2.1. Thực trạng công tác văn thư
2.2.1.1. Tình hình xây dựng và ban hành văn bản
Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh bố trí 01 viên chức văn thư và 01 viên chức phụ trách lưu trữ. Trường CĐ Kinh tế Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh bố trí 01 cán bộ chuyên trách công tác văn thư và 01 cán bộ hỗ trợ. Trường CĐ Kỹ thuật Lý Tự Trọng bố trí 01 cán bộ văn thư và 01 cán bộ lưu trữ.
- Về quy trình soạn thảo văn bản:
Qua lý luận và thực tiễn, chúng ta nhận thấy, để có được một văn bản đảm bảo mục đích và yêu cầu đặt ra thì người soạn thảo phải tuân thủ đầy đủ các bước cần phải tiến hành trong quá trình soạn thảo văn bản. Có nghĩa là khi soạn thảo văn bản cần phải tiến hành thực hiện đầy đủ một số bước cần thiết và các bước đó phải được thực hiện theo một trình tự logic nhất định, sau mỗi bước sẽ đạt được một mục tiêu và một kết quả nhất định làm cơ sở cho bước tiếp theo. Đó là: Đầu tiên người soạn thảo phải xác định mục đích của việc ban hành văn bản tiếp đến là xác định tên loại văn bản rồi tiến hành thu thập và xử lý những thông tin cần thiết cho vịệc soạn thảo văn bản, sau đó mới bắt đầu xây dựng đề cương, viết bản thảo và cuối cùng là tiến hành thực hiện các công việc cần thiết để ban hành văn bản, như: duyệt bản thảo; đánh máy, nhân bản văn bản; ký văn bản và đăng ký phát hành.
Tuy nhiên trên thực tế việc thực hiện quy trình soạn thảo văn bản này ở các trường CĐ còn có những bất cập, hạn chế, không tuân thủ theo quy trình chung, từ đó dẫn đến những sai sót không đáng có. Đó là: một số văn bản ban hành không được xác định mục đích ban hành một cách rõ ràng hoặc mục đích của văn bản không đem lại lợi ích cho toàn trường, mà chỉ đem lại lợi ích cho một số đối tượng cho nên văn bản ban hành mà không được thực thi; một số văn bản văn bản không xác định đúng tên loại nên dẫn đến tình trạng dùng những văn bản có giá trị pháp lý cao để giải quyết những vấn đề đơn giản, ít quan trọng và ngược lại; còn một số văn bản khác thì khi ban hành không có đầy đủ những thông tin pháp lý và thông tin thực tế. Tức là thiếu những căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế cần thiết để đưa vào văn bản, cho nên các công việc trong thực tế nhiều khi giải quyết không đúng với chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nước.
Một số viên chức khi soạn thảo văn bản thì bỏ qua một công việc cần thiết khác là: xây dựng đề cương nên khi viết bản thảo thường vấp phải một số sai sót như trùng lặp, bỏ sót ý hoặc viết lạc đề, sai lệch với mục đích ban đầu.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (dưới đây gọi tắt là Thông tư 55); Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thể thức và trình bày văn bản hành chính, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của trường (Ban hành kèm theo Quyết định số 259/QĐ-CĐKT ngày 29/7/2013 của Hiệu trưởng Trường CĐ Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh) đã quy định rất rõ các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể như: Chương I – Quy định chung: Quy định phạm vi, đối tượng áp dụng; giải thích từ ngữ; Trách nhiệm tổ chức, quản lý thực
hiện công tác văn thư và lưu trữ; Cán bộ văn thư và lưu trữ; Kinh phí, cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư, lưu trữ; Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ. Chương II: Quy định về công tác văn thư: Mục 1: Soạn thảo văn bản; Mục 2: Quản lý văn bản; Mục 3: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Mục 4: Quản lý con dấu trong công tác văn thư.
Chương III: Công tác lưu trữ: Mục 1: Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu; Mục 2: Bảo quản, tổ chức, sử dụng tài liệu. Kể từ khi có Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cùng với sự kiểm soát chặt chẽ hơn của Phòng Hành chính về thể thức văn bản, công tác soạn thảo đã đi vào nề nếp, các đơn vị đã có nhiều tiến bộ.
Trường CĐ Kinh tế Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành Quy chế Văn thư, Lưu trữ cơ quan theo Quyết định số 454/QĐ-PL ngày 18/10/2012 của Hiệu trưởng Trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Phú Lâm (Nay là Trường CĐ Kinh tế Kỹ Thuật Thành phố Hồ Chí Minh. Quy chế gồm có 4 chương và 40 điều. Cụ thể như sau: Chương I: Quy định chung: Quy định phạm vi, đối tượng điều chỉnh; Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan; Cán bộ văn thư, lưu trữ; Kinh phí hoạt động; Bảo vệ bí mật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ. Chương II: Công tác văn thư: Mục 1. Soạn thảo, ban hành văn bản; Mục 2. Quản lý văn bản; Mục 3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Mục 4. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; Chương III: Công tác lưu trữ: Mục 1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu;
Mục 2. Thống kê, bảo quản TLLT của cơ quan; Mục 3. Tổ chức sử dụng TLLT của Trường; Chương IV. Tổ chức thực hiện.
Về cơ bản có thể thấy Quy chế văn thư, lưu trữ trong các Trường CĐ là giống nhau về nội dung. Sau khi khảo sát một số văn bản của các Trường CĐ có thế thấy về cơ bản các trường đã có sự kiểm soát tốt về thể thức văn bản
thực hiện đúng theo quy định của các cơ quan có thẩm quyền và theo yêu cầu của Quy chế văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế như:
các đơn vị trong trường trình bày văn bản khá tự do, tùy tiện, còn có những khiếm khuyết và chưa được đồng nhất. Cụ thể như sau:
+ Về thành phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: ở một số văn bản thành phần này được trình bày khá tự do, tùy tiện không theo một quy định nào, ví dụ: Phía dưới không có đường gạch ngang nét liền mà lại trình bày bằng nhiều hình thức khác nhau như: đường kẻ nhưng đứt đoạn (- - -) hoặc một số văn bản lại không có đường gạch ngang (phụ lục số 9).
+ Về thành phần số, ký hiệu của văn bản: Một số đơn vị vẫn nhầm lẫn khi trình bày số Công văn. Theo Quy định tại Thông tư 01 số Công văn được trình bày cụ thể như sau: Số: /Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn - Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn. Tuy nhiên nhiều đơn vị vẫn còn để theo kiểu cũ: Số: /CV-tên đơn vị soạn thảo hoặc để Số: /CV (Phụ lục số 9).
+ Thành phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Còn một số văn bản đơn vị soạn chưa đúng với quy định tại Thông tư 01. Ví dụ bên dưới trích yếu không có đường kẻ ngang hoặc trích yếu nội dung văn bản không được trình bày bằng chữ in đậm, trích yếu của công văn được trình bày kiểu chữ đứng, đậm và không trình bày V/v … (Phụ lục số 9).
+ Nội dung văn bản: Cách trình bày không thống nhất và không đúng thường gặp nhiều nhất là trong các quyết định; chẳng hạn trước các căn cứ và cuối căn cứ sau cùng thì dùng dấu chấm phẩy (;). Sau chữ “Quyết định”
không có dấu hai chấm (:) (Phụ lục số 9).
+ Thành phần nơi nhận văn bản: Trên các công văn còn có một số lỗi như: Từ “Kính gửi” được trình bày bằng kiểu chữ đứng, đậm; sau cụm từ
“Kính gửi” chỉ có một địa chỉ nơi nhận song cũng xuống dòng và gạch đầu
dòng; từ “Nơi nhận” không được trình bày bằng kiểu chữ nghiêng, đậm; sau các địa chỉ nhận văn bản không có dấu chấm phẩy (;) mà dùng dấu chấm (.).
(Phụ lục số 9).