CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP VÀ KHẢ NĂNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TW MEDIPHARCO - TENAMYD
2.2 Th ực trạng công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cũng cấp tại Công ty cổ phần Dược TW Medipharco-Tenamyd
2.2.1 K ế toán các khoản phải thu của khách hàng
Bán trực tiếp tại công ty
Công ty CP Dược TW Medipharco-
Tynamyd
Các tổng đại lý chi nhánh
Mạng lưới của các chinh nhánh
Người tiêu dùng cuối cùng
Các hiệu thuốc
huyện và thành phố Mạng lưới của các hiệu thuốc huyện, thành phố
Bán trực tiếp tại công ty
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng công ty cổ phần Dược TW Mediphaco-Tenamyd
Hóa đơn Hóa đơn
(Copy)
Biên bản giao nhận
phiếu xuất kho 1 phiếu xuất kho 2
Khách hàng Phòng kinh doanh Phòng kế toán P.GĐ Kinh doanh Phòng kinh doanh Tổng kho Phòng kế toán
Bắt đầu Xét duyệt
ĐĐH Xét duyệt
tín dụng và xuất bán
Xét duyệt bán hàng
Lập Hóa đơn GTGT
Đơn đặt hàng ĐĐH
ĐĐH ĐĐH (Copy)
Tổng kho
Ký xác nhận lên 3
của HĐ
Hóa đơn 2 Hóa đơn
3
Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng 1
2 Hóa đơn
3
ĐĐH Hóa đơn
(Copy)
HĐBH 3 ĐĐH (Copy)
phần mềm kế toán ĐĐH HĐBH
3 Xuất kho theo
HĐ, ĐĐH Biên bản giao
nhận
Biên bản giao nhận Phiếu xuất kho
2
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
2.2.1.2 Kế toán chi tiết phải thu khách hàng Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho - Đơn đặt hàng
- Biên bản giao nhận
- Biên bản xác nhận công nợ Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 131- Phải thu khách hàng
Tài khoản chi tiết 13111- Công nợ phải thu
Trình tự hạch toán kế toán TK 131 tại văn phòng Công ty Cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd:
- Khi nhận được bản copy của đơn đặt hàng và liên 3 của hoá đơn GTGT xuất bán, tổng kho sẽ dựa trên chứng từ để xuất hàng đi, lập biên bản giao nhận, sau đó chuyển chứng từ cho phòng kinh doanh.
- Phòng kinh doanh sẽ dựa trên đó lập phiếu xuất kho (gồm 2 liên), liên 1 phòng sẽ lưu lại tại phòng, còn liên 2 sẽ gửi cùng chứng từ đến phòng kế toán.
- Toàn bộ chứng từ gồm: Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho (liên 2), Đơn đặt hàng, Biên bản giao nhận sẽ chuyển đến Phòng Kế toán, kế toán sẽ dựa vào chứng từ và nhập dữ liệu vào phần mềm để cập nhật lần lượt vào các sổ, thẻ: Thẻ công nợ, Sổ chi tiết theo dõi tài khoản 131, Bảng tổng hợp công nợ, và Sổ cái Tk 131.
Ví dụ:
Vào ngày 18/12/2015, công ty có xuất bán số hàng hoá gồm: Acyciovir 5%-5g, Gertamycin 0,3%-10g, Tetracyclin 1%-5g bán cho Công ty TNHH Dược phẩm Quảng Đà với tổng giá trị thanh toán là 7.135.800 đồng.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, kế toán công nợ nhập dữ liệu của chứng từ trên vào Thẻ công nợ và Sổ chi tiết của TK 131.
Biểu 2.1: Thẻ công nợ tài khoản 131
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu 2.2: Sổ chi tiết tài khoản 131
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
CTY CP Dược TW MEDIPHARCO TENAMYD 08 Nguyễn Trường Tộ - Thành phố Huế
BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ
STT Tên Dư đầu Trong kỳ Dư cuối
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Tài khoản: 131 Phải thu khách hàng
… … … …
56 Quầy thuốc Chị Ánh Quảng Nam 1.106.385 1.106.385
57 Công ty Tnhh Dược phẩm Quảng Đà 28.234.163 21.706.416 21.920.101 28.020.478
58 Công ty CP Dược VTYT Quảng Trị 3.310.125 3.310.125
… … … …
Tổng cộng 1.434.486.933 1.828.524.768 1.908.479.503 1.354.532.198 Ngày 31 tháng 12 năm 2015
Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Sau đó, căn cứ vào thẻ công nợ, kế toán nhập số liệu vào Bảng tổng hợp công nợ cho TK 131.
Biểu 2.3: Bảng tổng hợp công nợ tài khoản 131
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu 2.4: Sổ cái tài khoản 131
Ngày 15/04/2016
Công Ty Cổ Phần Dược Trung Ương MEDIPHARCO - TENAMYD
Số 08 Nguyễn Trường Tộ-Phường Phước Vĩnh-Thành phố Huế-Tỉnh Thừa Thiên
Huế
SỔ CÁI
Tài khoản : 131 Công nợ phải thu
Lọai tiền
VND
Diễn giải Tài khoản Số tiền
Ghi chú
đối ứng Nợ Có
131 Công nợ phải thu Dư đầu 207.721.102.728
Phát sinh 2.143.557.824 2.372.028.784
Lũy kế 25.914.780.468 10.656.940.141
Dư cuối 207.492.631.768
13111 Công nợ phải thu Dư đầu 207.721.102.728
... ... ... ... ...
Thuế GTGT hàng bán tại TTHuế 333111 108.221.691 171.000
Doanh thu hàng KD nội địa 511111 58.557.560
Doanh thu hàng -Cty phân phối 511131 1.929.961.588
... ... ... ... ...
Phát sinh 2.143.557.824 2.372.028.784
Lũy kế 25.914.780.468 10.656.940.141
Dư cuối 207.492.631.768
Ngày 31 tháng 12 năm 2015
Lập biểu Phòng kế toán Tổng Giám Đốc
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu công nợ: kế toán lập và gửi biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng.
Trong quý IV/2015 Công ty TNHH Dược phẩm Quảng Đà còn nợ Công ty Cổ phần Dược TW Medipharco-Tenamyd số tiền 28.020.478 đồng. Ngày 31 tháng 12 năm 2015, công ty gửi Biên bản xác nhận công nợ (Phụ lục 01) cho Công ty TNHH Dược phẩm Quảng Đà để xác nhận công nợ, đồng thời yêu cầu thanh toán số nợ.