CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP VÀ KHẢ NĂNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TW MEDIPHARCO - TENAMYD
2.2 Th ực trạng công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cũng cấp tại Công ty cổ phần Dược TW Medipharco-Tenamyd
2.2.2 K ế toán phải trả nhà cung cấp
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng công ty cổ phần Dược TW Mediphaco-Tenam
Đơn vị trực thuộc Phòng kinh doanh P.GĐ Kinh doanh Tổng kho Phòng kinh doanh Phòng Kế toán
Bắt đầu Lập dự trù
mua hàng chung
Xét duyệt dự trù mua
hàng
Kiểm tra, so sánh với ĐĐH, HĐBH
Lập BBNH
Kiểm tra, đối chiếu ĐĐH, HĐBH,
BBNH Lập PNK Dự trù
mua hàng
Dự trù mua hàng
chung
Dự trù mua hàng
Lập ĐĐH
1 ĐĐH
2
NCC
1 2 3 PNK
4
KT kho BBNH
ĐĐH
HĐBH
1 2 3 PNK
4
Ký xác nhận nhập hàng
Thủ kho
PNK 1
BBNH ĐĐH
HĐBH PNK 2
4
Ghi vào sổ kế toán
BBNH ĐĐH
HĐBH PNK 2
4
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
2.2.2.2 Kế toán chi tiết phải trả nhà cung cấp Chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn GTGT - Đơn đặt hàng
- Biên bản kiểm nhận hàng - Phiếu nhập kho
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 331 - phải trả nhà cung cấp
Tài khoản chi tiết 33111- Phải trả người bán (nhập hàng KD)
Trình tự hạch toán kế toán TK 331 tại công ty Cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd:
- Các đơn vị trực thuộc tại công ty lập bản Dự trù mua hàng, sau đó chuyển cho Phòng kinh doanh để được lập bản Dự trù mua hàng chung. Sau khi được xét duyệt bởi P.GĐ Kinh doanh, Phòng kinh doanh tiếp tục lập Đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp, trong đó ghi rõ tên mặt hàng, quy cách, kích thước, số lượng, các thông số yêu cầu trong quá trình mua hàng và thời gian đề nghị giao hàng. Đơn đặt hàng phải có đầy đủ chữ ký của người đặt hàng và người phê duyệt và được lập thành 2 bản, 1 bản gửi cho nhà cung cấp, bản còn lại được chuyển vể tổng kho.
- Khi hàng được nhập về công ty, dựa trên đơn đặt hàng, mẫu hàng đã được xác nhận và hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, tổ kiểm nhận hàng hóa căn cứ vào hóa đơn, đơn đặt hàng để kiểm tra và lập biên bản kiểm nhận hàng, gửi về cho phòng kinh doanh để làm căn cứ lập phiếu nhập kho.
- Toàn bộ chứng từ: Hóa đơn, biên bản kiểm nhận hàng (phụ lục 02), phiếu nhập kho (phụ lục 03) chuyển cho phòng kế toán. Từ đó kế toán sẽ dựa trên các chứng từ để tiến hành nhập vào phần mềm máy tính, cho ra lần lượt các sổ, thẻ sau: Thẻ công nợ, Sổ chi tiết tài khoản 331, Sổ tổng hợp công nợ, Sổ cái TK 331.
Ví dụ:
Ngày 25/12/2015, công ty mua Atarax 25mg, Carduran 2mg, Clamoxyl 250mg, Concor 5mg, Concor COR 2,5mg, Diprosalic Oinement, Flu Aqueouts Nasal Spray, Fucidin 15g, Fucidin H 15g, Fucicort 5g, Glucophage 500mg và 850mg, orgamel 850mg, Solu-Medrol 40mg của Công ty TNHH TM và Dược Phẩm SANG tại TP HCM với giá thanh toán là 28.436.894 đồng.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nhận hàng, phiếu nhập kho, kế toán công nợ có trách nhiệm nhập dữ liệu của chứng từ trên vào Thẻ công nợ và Sổ chi tiết của TK 331.
Biểu 2.5: Thẻ công nợ tài khoản 331
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu 2.6: Sổ chi tiết tài khoản 331
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
CTY CP Dược TW MEDIPHARCO TENAMYD 08 Nguyễn Trường Tộ - Thành phố Huế
B ẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ
STT Tên Dư đầu Trong kỳ Dư cuối
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Tài khoản: 331 Phải trả người bán
… … … … … …
58 Công ty Tnhh Dp Novaco - Hn 12,000,000 6,000,000 18,000,000
59 Công ty TNHH Thương Mại Và Dược
Phẩm Sang 51,682,604 132,209,791 159,360,017
60 Doanh Nghiệp Tư Nhân TM và DV Tế Lợi 4,300,000 4,300,000
… … … … … … … …
Tổng cộng 12,000,000 10,786,084,655 14,664,097,729 21,471,363,885 199,240,000 Ngày 30 tháng 12 năm 2015
Người lập biểu Kế toán trưởng Tổng giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Sau đó, từ thẻ công nợ chi tiết từng đối tượng, kế toán công nợ nhập số liệu vào Bảng tổng hợp công nợ cho TK 331.
Biểu 2.7: Bảng tổng hợp công nợ tài khoản 331
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu 2.8: Sổ cái tài khoản 331
Ngày 15/04/2016
Công Ty Cổ Phần Dược Trung Ương MEDIPHARCO - TENAMYD
Số 08 Nguyễn Trường Tộ-Phường Phước Vĩnh-Thành phố Huế-Tỉnh Thừa Thiên Huế
SỔ CÁI
Tài khoản : 331 Phải trả người bán (nhập hàng KD). Lọai tiền VND
Diễn giải Tài khoản Số tiền
Ghi chú
đối ứng Nợ Có
331 Dư đầu 25.446.397.356
Phát sinh 25.368.560.709 99.005.969.449
Lũy kế 267.548.278.219 243.901.976.372
Dư cuối 48.191.011.384
33111 Dư đầu 25.446.397.356
... ... ... ...
Công cụ, dụng cụ 153 4.620.000
Hàng kinh doanh nội địa 156111 9.812.780 3.712.672.968
Hàng kinh doanh TENAMYD phân phối 15612 5.156.999.379
... ... ... ...
Phát sinh 25.368.560.709 99.005.969.449
Lũy kế 267.548.278.219 243.901.976.372
Dư cuối 48.191.011.384
Ngày 31 tháng 12 năm 2015
Lập biểu Phòng kế toán Tổng Giám Đốc
Trong kỳ, nếu như công ty mua hàng và bán hàng cho cùng một đơn vị kế toán có thể tiến hành bù trừ công nợ giữa TK 131 và TK 331 chi tiết cho cùng đơn vị đó dựa trên biên bản bù trừ công nợ giữa công ty và đối tác liên quan.
Trong quý IV/2015, Công ty cổ phần Dược TW Medipharco-Tenamyd đã xuất bán hàng cho Công ty TNHH Dược phẩm Quảng Đà với tổng số tiền hàng là 49.940.579 đồng. Công ty xin bù trừ số tiền hàng mà công ty đã xuất là 21.920.101 đồng vào công nợ mà công ty Dược TW Medipharco-Tenamyd đã nhận hàng tại chi nhánh Đà Nẵng. Vì vậy, công ty đã lập Biên bản bù trừ công nợ (phụ lục 04) để xin bù trừ. Sau khi bàn bạc, hai bên đã thống nhất cấn trừ công nợ số tiền là 21.920.101 đồng vào công nợ xuất nhập giữa hai công ty. Kế toán công nợ tiếp tục theo dõi khoản nợ còn lại của Công ty TNHH Quảng Đà trên hệ thống.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế