CHƯƠNG 3.CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ CẢI THIỆN KHẢ NĂNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD
3.2 M ột số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán công ty công nợ và cải thiện khả năng thanh toán tại Công ty Cổ phần Dược TW Medipharco – Tenamyd
3.2.1 Một số biện pháp cụ thể
Đối với công tác hạch toán công nợ
Tại công ty, các nghiệp vụ phải thu, phải trả thường xuyên xảy ra, vì thế số lượng khách hàng và nhà cung cấp của công ty là rất lớn. Tuy nhiên, thẻ chi tiết công nợ bán hàng, công nợ mua hàng và bảng kê chi tiết TK 131, TK 331 lại chưa thể hiện rõ thời hạn thanh toán của các khoản nợ để biết được chi tiết khoản nợ nào chưa đến hạn, đến hạn, từ đó có biện pháp đốc thúc thu hồi, đốc thúc trả nợ hợp lý. Bên cạnh đó cần bổ sung thể hiện rõ vào cột tài khoản đối ứng, đối tượng đối ứng. Việc theo dõi tình hình công nợ về giá trị và thời hạn nợ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thu hồi nợ của công ty, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Vì vậy để thuận hơn trong việc theo dõi các khoản nợ của từng khách hàng, đặc biệt báo cáo số liệu cuối kỳ cho Ban Giám Đốc, công ty có thể thiết kế mẫu sổ
như sau: Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Công ty nên thiết lập thêm thời hạn thanh toán vào phần mềm kế toán để dễ dàng quản lý những khách hàng sắp đến hạn hoặc đã đến hạn trả nợ để kế toán tài khoản 131 thuận tiện cho việc tiến hành nhắc nhở khách hàng trả nợ. Đồng thời cũng nhắc nhở cho kế toán tài khoản 331 biết được thời hạn thanh toán cho các nhà cung cấp sắp đến hạn để tiến hành đề xuất thanh toán. Bởi lẽ những chính sách tín dụng đều được quy định trên các hợp đồng, chứng từ, do đó chúng ta không thể quay trở lại hoá đơn, chứng từ như vậy sẽ mất thời gian và hiệu quả công tác quản lý công nợ sẽ không cao.
Đối với tình hình thanh toán:
Công ty CP Dược TW Medipharco - Tenamyd là một đơn vị vừa sản xuất vừa kinh doanh nên số lượng hàng cũng như nhà cung cấp của công ty khá đông. Mà trong kinh doanh, một doanh nghiệp mua chịu và bán chịu là công việc diễn ra hàng ngày.
Tuy nhiên, vấn đề ở đây là làm sao giảm quản lý các khoản phải thu để thu hồi các khoản nợ một cách nhanh nhất cũng như bảo đảm thanh toán các khoản nợ đến hạn cho nhà cung cấp nhằm giữ uy tín trong kinh doanh. Đây là vấn đề chung cho các doanh nghiệp.
Một số biện pháp được đề ra như sau:
Đối với các khoản phải thu:
Nhà quản trị tài chính công ty phải thiết lập chính sách tín dụng hợp lý và tổ chức thực hiện nó, đồng thời giám sát và thay đổi chính sách tài chính cho phù hợp để gia tăng doanh số bán. Cụ thể:
- Phải phân tích tín dụng của khách hàng: tức là xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng và so sánh với những tiêu chuẩn tín dụng tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được, tuy không thể xác minh một cách chính xác nhưng cũng có thể đánh giá điều đó dựa trên các dữ liệu về những lần mua chịu trước đó cũng như qua các nhà cung cấp trước khi ký kết hợp đồng để thấy được khách hàng có khả năng như thế nào trong thanh toán các khoản nợ nhằm thu hồi, giảm rủi ro có thể xảy ra và khi đó, công ty có thể chủ động trong thanh toán các khoản nợ của mình.
- Chính sách tín dụng với tiêu chuẩn tín dụng không quá cao và cũng không quá thấp. Nếu các tiêu chuẩn được đặt ra quá cao sẽ loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng và có thể giảm lợi nhuận. Ngược lại, nếu các tiêu chuẩn được đặt ra qua thấp có thể thúc
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
đẩy doanh số tăng nhưng sẽ có rất nhiều khách hàng có mức độ rủi ro tín dụng cao, làm tăng các khoản nợ khó đòi.
- Đối với mỗi khách hàng thì nên có một hạn mức tín dụng nhất định, tức là chỉ cho nợ một lượng nợ nhất định, nếu số nợ đạt hạn mức này mà khách hàng chưa thanh toán thì không bán hàng cho khách hàng này nữa, cho đến khi khách hàng thanh toán tiền thì mới tiếp tục bán hàng, tránh trường hợp chiếm dụng vốn quá nhiều và hạn chế rủi ro nợ xấu.
- Trong hợp đồng hoặc từng hóa đơn trong phần mềm kế toán cần quy định rõ thời hạn thanh toán và theo dõi thực hiện hợp đồng khách hàng. Với những khách hàng có quan hệ lâu năm với công ty và có uy tín trong thanh toán nợ, công ty nên kéo dài thời hạn thanh toán và có thể có số nợ lớn hơn so với những khách hàng khác. Nên tăng thời hạn thanh toán, cụ thể: hiện tại công ty cho thanh toán chậm trong vòng 30 ngày, thì công ty có thể tăng thêm thời hạn thanh toán để những khách hàng ở xa có thể thanh toán kịp thời hạn nhằm bảo đảm công ty có thể thu hồi nợ, khi đó khoản tiền thu sẽ được đảm bảo, đồng thời quan hệ bạn hàng được giữ vững cũng như thu hút được nhiều khách hàng, do đó doanh thu bán hàng tăng thêm.
- Khuyến khích khách hàng mua hàng của công ty bằng cách cho khách hàng trả góp tiền hàng đối với những khách hàng quen. Và những khách hàng mới ký kết hợp đồng lần đầu thì cần tìm hiểu tài chính và có phương thức đảm bảo thanh toán như thế chấp, ký cược,…nhằm hạn chế rủi ro do không thu hồi được nợ.
- Yêu cầu khách hàng ứng trước tiền mua hàng theo % giá trị hàng hoá mua nhằm hạn chế tăng các khoản phải thu và tăng lượng tiền mặt tại công ty. Khi đó sẽ rút ngắn kỳ thu tiền bình quân, tăng vòng quay các khoản phải thu.
- Công ty có thể áp dụng các hình thức khuyến khích thanh toán cho các khoản nợ như chiết khấu thanh toán khi khách hàng thanh toán sớm.
- Khuyến khích khách hàng thanh toán nợ đúng hạn, không để kéo dài khoản nợ để giảm kỳ thu tiền bình quân và tăng vòng quay khoản phải thu, khi đó khả năng thanh toán của công ty sẽ cao hơn. Không nên để những khoản nợ kéo dài vì khi đó công ty phải chịu một chi phí cơ hội do chưa thu được nợ và đưa vốn đó vào chi phí kinh doanh.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Đối với những khách hàng vừa là nhà cung cấp thì nên bù trù công nợ để hạn chế các khoản phải thu.
- Những khoản nợ kéo dài có thể tính thêm tiền phạt tuỳ thời gian quá hạn để công ty có thể bù đắp vào chi phí cơ hội bị mất. Tuy nhiên, những quy định này phải được nói rõ trong cam kết mua bán giữa hai bên để tránh gây khó khăn, áp lực cho khách hàng cũng như sẽ giảm lượng khách hàng của công ty.
Bên cạnh đó, chính sách thu tiền tức là các biện pháp áp dụng để thu hồi những khoản nợ mua hàng quá hạn cũng là vấn đề đang được đặt ra tại công ty. Việc đòi nợ phải vừa mềm dẻo, vừa khôn khéo nhưng cũng phải rất cương quyết. Công ty nên thông báo cho khách hàng khoảng 10 ngày trước khi hết thời hạn thanh toán để khách hàng chủ động hơn tránh việc trì hoãn. Công ty có thể gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp, uỷ quyền cho người đại diện, tiến hành các thủ tục pháp lý,…
Đối với khoản phải trả:
Bên cạnh việc quản lý các khoản thu, việc quản lý các khoản phải trả cũng có tầm quan trọng rất lớn. Bởi quản lý các khoản phải trả chính là những giải pháp nhằm chiếm dụng tối đa, hợp lý vốn của các tổ chức để trong quá trình kinh doanh không thiếu vốn, đồng thời thanh toán những khoản nợ với nhà cung cấp để đảm bảo uy tín trong kinh doanh.
- Công ty thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản còn nợ và các khoản đã thanh toán, theo dõi thời hạn thanh toán để biết xem những khoản nợ nào đến hạn phải thanh toán gấp, những khoản nợ nào có thể kéo dài thời hạn để chủ động trong thanh toán và vận dụng số tiền bổ sung vào thanh toán những khoản nợ đến hạn vì hiện tại công ty chưa theo dõi khoản nợ phải trả theo thời hạn thanh toán mà chỉ theo dõi số tiền nợ.
- Công ty nên tìm hiểu tỷ lệ chiết khấu của nhà cung cấp để có quyết định trả nợ ngay hoặc trong thời hạn chiết khấu. Để làm điều này, công ty cần so sánh số tiền mà công ty được hưởng so với chi phí cơ hội do trả sớm.
- Quyết định thanh toán đúng hạn hay thanh toán chậm các khoản nợ. Đối với một số nhà cung cấp, nếu kéo dài thời hạn thanh toán ta có thể chịu một khoản tiền phạt.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Trong trường hợp chi phí nợ của công ty lớn hơn chi phí cơ hội được hưởng thì khi đó chúng ta nên thanh toán đúng hạn, và nếu ngược lại chúng ta nên chọn cách trả chậm.
- Tận dụng tối đa nguồn vốn hiện có, hạn chế vay ngân hàng, nhất là những khoản vay ngắn hạn vì thời hạn thanh toán nhanh, làm giảm khả năng thanh toán của công ty và gây nên những khó khăn về tài chính và uy tín của Công Ty.
- Khi mua hàng nên trả trước một số tiền để tạo lòng tin với nhà cung cấp trong việc cung cấp hàng cho công ty.
- Nên tìm hiểu nhiều nhà cung cấp để có sự so sánh, đánh giá để có cơ sở lựa chọn nhà cung cấp nào là nhà cung cấp lâu dài nhằm hưởng những chính sách ưu đãi của họ. Nên thoả thuận rõ ràng về chất lượng hàng hoá, thời hạn thanh toán như thanh toán chậm hơn so với thời hạn trong hợp đồng 5-10 ngày để khi có sự cố xảy ra dễ dàng ứng phó.
- Đối với những nhà cung cấp vừa là khách hàng của công ty, nên thực hiện trao đổi trong trường hợp cần thiết, nhằm giảm giá trị các khoản phải trả và những khoản phải thu của họ.
- Những khoản thuế, phải trả khác, nên thường xuyên theo dõi và điều chỉnh kịp thời, tránh nợ quá lâu.
Hệ thống kiểm soát nội bộ
- Để đảm bảo cho công tác kế toán tiến hành nhanh chóng, chính xác, minh bạch công ty nên thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. Thủ tục này được thực hiện ở các bộ phận của công ty mà đặc biệt là phòng kế toán như sử dụng các chứng từ in sẵn và được đánh số thứ tự để dễ dàng kiểm soát. Chúng từ được lập ngay khi các nghiệp vụ xảy ra tránh tình trạng gian lận, sai sót.
- Mặt khác, các chứng từ sau khi được lập phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan mới có giá trị pháp lý. Đồng thời nên có một nhân viên chuyên phân loại và sắp xếp luân chuyển chứng từ đến các bộ phận liên quan.