Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS01 – Chuẩn mực chung): “Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm các khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu” [2].
Trên góc độ kế toán tài chính, chi phí được nhìn nhận như những khoản phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh thông thường và các chi phi khác để đạt được một loại sản phẩm, dịch vụ nhất định. Chi phí đ ược định lượng và thể hiện dưới dạng một lượng tiền chi ra, khấu hao tài sản cố định, một khoản nợ dịch vụ, nợ thuế… Các chi phí này được kế toán ghi nhận trên cơ sở các chứng từ sổ sách kế toán hợp lệ chứng minh việc phát sinh của chúng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Dưới góc độ kế toán quản trị, ngoài nhận thức chi phí như trong kế toán tài chính, các nhà quản trị còn phải nhận thức chi phí theo góc độ nhận diện thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Do đó, chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh được tổng hợp theo từng bộ phận, từng trung tâm chi phí, cũng như xác định giá trị hàng tồn kho trong từng khâu của quá trình sản xuất và tiêu thụ. Chi phí có thể gồm cả những phí tổn mất đi do chọn lựa phương án này thay cho phương án khác…
Tuy việc nhận thức chi phí có nhiều quan điểm khác nhau, hình thức thể hiện chi phí khác nhau nhưng chúng đều có những điểm chung:
- Chi phí là hao phí tài nguyên (kể cả hữu hình và vô hình), vật chất, lao động.
- Những hao phí này phải gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh.
- Phải định lượng được bằng tiền và được xác định trong một khoảng thời gian nhất định
1.1.2.2. Phân loại
Một số tiêu thức thường được sử dụng để phân loại chi phí như sau [14, tr.250]:
● Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
- Giá vốn hàng bán: là trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
Bao gồm chi phí của tất cả các mặt hàng có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc mua hàng hóa/dịch vụ đã được bán.
- Chi phí bán hàng: là toàn bộ các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu hàng hóa, hoa hồng bán hàng, bảo hành hàng hóa, chi phí bảo quản, doanh đóng gói, vận hành…
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, quản lý điều hành chung của toàn doanh nghiệp
- Chi phí hoạt động tài chính: bao gồm các khoả n chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến hoạt động tài chính như chi phí lãi vay, chi phí góp vốn liên doanh, các khoản lỗ chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, lỗ chuyển nhượng vốn…
- Chi phí khác: bao gồm các chi phí ngoài các chi phí kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, ví dụ như chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản, các khoản tiền phạt do vi phạm
…
• Phân loại theo nội dung kinh tế: Đối với hoạt động thương mại, phân loại theo tiêu chí này bao gồm:
- Chi phí lương và các khoản phụ cấp theo lương: Phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp mang tính chất lương phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp.
- Chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ: Phản ánh phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn trích theo t ỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): phản ánh tổng số khấu hao phải trích trong kỳ của tất cả tài sản cố định sử dụng cho hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các chi phí gắn liền với các dịch vụ mua từ bên ngoài cung cấp cho hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp như giá dịch vụ điện nước, bảo hiểm tài sản nhà cửa, phương tiện, quảng cáo...
- Chi phí bằng tiền khác: bao gồm tất cả các chi phí kinh doanh khác bằng tiền chưa phản ánh ở các yếu tố trên mà doanh nghiệp thường phải thanh toán trực tiếp trong kỳ kế toán.
• Phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động
- Biến phí hay gọi là chi phí biến đổi: là các khoản chi phí tỷ lệ với mức độ hoạt động. Mức độ hoạt động có thể là số lượng hàng hóa tiêu thụ
- Định phí hay còn gọi là chi phí cố định: là những chi phí thường không thay đổi trong phạm vi giới hạn của quy mô hoạt động. Nhưng nếu xét trên một đơn vị mức độ hoạt động thì tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động.
- Chi phí hỗn hợp: là những chi phí là những chi phí bao gồm cả biến phí và định phí. Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thường biểu hiện là định phí, khi vượt khỏi mức độ căn bản, chi phí hỗn hợp bao gồm cả biến phí.
• Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh:
Bao gồm 2 loại: Chi phí thời kỳ và chi phí sản phẩm
- Chi phí thời kỳ: là những chi phí phát sinh và ả nh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong cùng một kỳ kế toán. Chi phí này bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
- Chi phí sản phẩm: Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, chi phí sản phẩm là giá vốn hàng mua vào, bao gồm giá mua hàng hóa và chi phí mua hàng hóa trong kỳ.