CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU,
3.1. QUAN ĐIỂM VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu
3.2.1.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản chi tiết, báo cáo bán hàng
Về hệ thống tài khoản: TK 511 nên chi tiết theo từng mặt hàng một cách có hệ thống. Công ty có thể chi tiết các tài khoản theo mẫu sau:
Bảng 3.1. Cách mã hóa các tài khoản
Mã hàng hóa
Tên hàng hóa TK hàng hóa
TK giá vốn
TK doanh thu
HH01 Thuốc nổ TFD-15WR 15611 63211 51111
HH02 Thuốc nổ AFST (ANFO) 15612 63212 51112
(Nguồn: Đề xuất của tác giả) Vì kinh doanh nhiều mặt hàng nên ngoài sổ chi tiết đã có cuối kỳ Công ty nên lập bảng tổng hợp chi tiết doanh thu và báo cáo bán hàng để thấy rõ những mặt hàng có doanh thu lớn, có tiềm năng phát triển trong tương lai, thông qua đó các nhà quản lý sẽ có những chiến lược ổn định về giá, chiến lược kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu, báo cáo bán hàng có thể lập theo mẫu sau:
Bảng 3.2: Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU
Tháng 12/2020
Mặt hàng Tổng doanh thu Giảm trừ Doanh thu thuần
Thuốc nổ TFD-15WR 81.545.454 0 81.545.454
Thuốc nổ AFST (ANFO)
75.169.400 0 75.169.400
…. …. … ….
Tổng cộng 35.016.108.386 0 35.016.108.386
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Bảng 3.3: Báo cáo bán hàng BÁO CÁO BÁN HÀNG
Tháng 12/2020
Mặt hàng Tổng DT Giảm
trừ DTT GVHB LN gộp CPBH phân
bổ
CPQL phân
bổ LN bán hàng
A 1 2 3 4 5 6 7 8
Thuốc nổ
TFD-15WR 81.545.454 0 81.545.454 63.382.000 18.163.454 2.441.509 1.672.924 14.049.021 Thuốc nổ
AFST (ANFO)
75.169.400 0 75.169.400 60.148.120 15.021.280 2.250.607 1.542.118 11.228.555
….
Tổng 35.016.108.386 0 35.016.108.386 29.672.049.222 5.344.059.164 1.048.398.562 718.363.758 3.577.296.844
(Nguồn: Đề xuất của tác giả) Trong đó:
(A): danh mục hàng bán
(1) Lấy từ bảng tổng hợp chi tiết doanh thu (2) Lấy từ bảng tổng hợp chi tiết doanh thu (3) = (1) - (2)
(4) Lấy từ bảng tổng hợp chi tiết doanh thu (5) = (3) - (4)
(6) và (7) phân bổ theo tiêu tức doanh thu thuần (8) = (5) -(6) - (7)
3.2.1.2. Xây dựng chính sách bán chịu thích hợp
Công ty cần có chính sách bán chịu thích hợ, cụ thể:
Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, công ty tiếp tục thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn”, không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên.
Với những khách hàng lớn, trước khi ký hợp đồng, công ty cần phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh toán của họ. Khi ký kết hợp đồng, công ty cần quy định các điều khoản chặt chẽ về loại hàng, điều kiện giao nhận, giá cả, đặc biệt là về thời hạn, phương thức thanh toán, các hình thức xử phạt nếu vi phạm hợp đồng và thường xuyên theo dõi sát sao, đôn đốc các khách hàng, đối tác thực hiện đúng theo hợp đồng. Việc áp dụng các hình
thức phạt vi phạm hợp đồng sẽ ràng buộc chặt chẽ hơn trách nhiệm của khách hàng trong việc thực hiện các điều khoản của hợp đồng. Bên cạnh đó cần có những ràng buộc bán chậm trả để lành mạnh hoá các khoản nợ như: yêu cầu ký quỹ, bảo lãnh của Bên thứ ba (ngân hàng)...
3.2.1.3. Hoàn thiện công tác quản lý các khoản thu của khách hàng
Để quản lý tốt các khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng, Công ty cần xây dựng và ban hành Quy chế quản lý các khoản nợ phải thu, phân công và xác định rõ trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong việc theo dõi, thu hồi, thanh toán các khoản công nợ theo đúng thời hạn đã cam kết.
a. Xây dựng trách nhiệm của các tập thể và cá nhân trong việc quản lý nợ phải thu:
a1.Đối với các khách hàng mua hàng có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên, có ký hợp đồng và địa chỉ rõ ràng, cụ thể:
+ Căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn bán hàng, kế toán mở sổ theo dõi các khoản nợ chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo thời hạn trả tiền, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán.
+ Kế toán theo dõi các khoản nợ phải thu phải thường xuyên phân loại các khoản nợ để đôn đốc thu hồi công nợ. Hết tháng phải tiến hành đối chiếu công nợ để làm căn cứ thanh toán công nợ. Tại thời điểm khoá sổ kế toán phải tiến hành đối chiếu 100% công nợ phải thu làm cơ sở lập báo cáo tài chính.
- Đối với hợp đồng của công ty lớn, Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm phối hợp với Phòng kế hoạch để thường xuyên đối chiếu, thu tiền bán hàng; giải quyết cơ chế khuyến khích tiêu thụ sản phẩm cho khách hàng theo quy định của Công ty trên cơ sở việc thanh toán của khách hàng để làm tốt giữa việc tiêu thụ và thu tiền bán hàng.
- Đối với các hợp đồng kinh tế khác: phòng, ban nào được giao trách
nhiệm ký hợp đồng với khách hàng thì phải có trách nhiệm giao hàng, đôn đốc việc thanh toán tiền hàng và phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán trong việc đối chiếu thu tiền bán hàng. Chỉ thực hiện cơ chế khuyến khích tiêu thụ sản phẩm cho khách hàng theo quy định của Công ty khi đã thu được tiền bán hàng.
- Thời hạn thanh toán trả sau: Khi ký hợp đổng kinh tế phải ghi rõ thời hạn thanh toán trong vòng từ 20-30 ngày kể từ khi xuất hoá đơn bán hàng.
Nếu sau thời gian này chưa thanh toán, bên mua sẽ chịu lãi suất chậm trả theo lãi suất ngày của ngân hàng cho số trả chậm,
a2. Đối với khách hàng mua hàng có giá trị dưới 500 triệu đồng, có hợp đồng và địa chỉ rõ ràng:
- Đối với khách hàng mua lần đầu, khi ký hợp đổng các Cơ quan chủ trì phải ghi rõ thời hạn thanh toán trước khi giao hàng và chỉ giao hàng cho khách khi đã nhận được tiền hàng.
- Đối với khách hàng đã mua nhiều lần, là khách hàng tin cậy, khi ký hợp đồng có thể trả tiền sau nhưng nhân viên của các phòng được phân công theo dõi hợp đồng phải trực tiếp giao hàng và có trách nhiệm đôn đốc khách hàng thanh toán. Nhân viên của Phòng Tài chính Kế toán phối hợp với nhân viên các phòng, thường xuyên đối chiếu công nợ phải thu đến từng khách hàng, đôn đốc thu hồi công nợ. Việc thanh toán tuân thủ theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Trước khi bán hàng phải xem xét công nợ của từng khách hàng, yêu cầu khách hàng thanh toán nợ cũ trước khi giao hàng.
- Thời hạn thanh toán trả sau: Trong vòng 30-45 ngày kể từ khi xuất hoá đơn bán hàng.
a3. Đối với khách hàng mua lẻ không có hợp đồng:
- Yêu cầu nhân viên bán hàng của các phòng liên quan phải trực tiếp
giao hàng và có trách nhiệm thu tiền bán hàng cũng như chịu trách nhiệm về giá trị tiền hàng đã giao cho khách hàng, phối hợp với nhân viên Phòng tài chính kế toán thường xuyên đối chiếu công nợ phải thu đến từng khách hàng.
- Trường hợp không đối chiếu công nợ và không có căn cứ để xác nhận người mua còn nợ thì người đi bán hàng phải chịu trách nhiệm nộp tiền vào Công ty.
b. Quyền hạn của Công ty trong việc quản lý nợ phải thu:
- Công ty được quyền bán các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán, nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không đòi được để thu hồi vốn trên nguyên tắc trích lập dự phòng đầy đủ theo quy định và chỉ được bán cho các tổ chức kinh tế có chức năng kinh doanh mua bán nợ, không được bán nợ trực tiếp cho khách nợ.
- Trên cơ sở tham khảo giá của tổ chức định giá, giá thị trường (nếu có), giá bán các khoản nợ do Công ty tự thoả thuận với các bên mua nợ và tự chịu trách nhiệm về quyết định bán khoản nợ phải thu. Các thủ tục trong việc mua bán nợ tuân thủ theo các quy định của Nhà nước, Điều lệ và Quy chế quản lý tài chính của Công ty.
c. Xử lý các khoản nợ phải thu tồn đọng của Công ty:
c1. Xử lý các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi:
- Việc xử lý các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi theo thứ tự sau đây:
+ Xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân và yêu cầu tập thể, cá nhân bồi thường theo quy định của pháp luật.
+ Dùng nguồn dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi để bù đắp.
+ Hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc thu nhập doanh nghiệp, tuỳ từng trường hợp cụ thể.
- Các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi đã được xử lý nhưng
khách nợ còn tổn tại thì Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm tiếp tục theo dõi ngoài bảng cân đối kế toán và trong thuyết minh báo cáo tài chính trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày thực hiện xử lý và phối hợp với các phòng, ban, xí nghiệp có các biện pháp để thu hồi công nợ, nếu thu hổi được nợ thì số tiền thu hồi được sau khi trừ đi các chi phí liên quan, doanh nghiệp được hạch toán và thu nhập của Công ty.
- Các khoản nợ không thu hồi được được xử lý và hạch toán một lần vào kết quả sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty.
c2. Xử lý các khoản nợ phải thu tồn đọng còn có khả năng thu hồi:
- Đối với các khoản nợ phải thu tồn đọng có khả năng thu hồi, các tập thể và cá nhân có trách nhiệm trong việc ký kết hợp đồng, mang hàng đi giao, theo dõi khách hàng phải tích cực đôn đốc và áp dụng mọi biện pháp để thu hồi.
- Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 06 tháng trở lên còn có khả năng thu hồi. Phòng Tài chính Kế toán lập dự phòng và hạch toán vào chi phí của Công ty trong 2 năm theo quy định.
3.2.1.4. Giải pháp kiểm soát nợ phải thu
Công ty cũng cần cập nhật tình hình hoạt động của khách hàng để nắm bắt được khả năng thanh toán của khách hàng. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh toán, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi.
Bên cạnh đó, việc áp dụng chiết khấu thanh toán một cách linh hoạt cũng là biện pháp để sớm thu hồi nợ. Trong trường hợp khách hàng nợ quá hạn, công ty cần tìm hiểu tình hình, nguyên nhân chủ quan, khách quan để phân loại và tìm biện pháp xử lý phù hợp như: gia hạn nợ, thoả ước xử lý nợ, giảm nợ hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền can thiệp.
+ Đối với những khách hàng uy tín, truyền thống, trong trường hợp họ
tạm thời có khó khăn về tài chính có thể áp dụng biện pháp gia hạn nợ, thỏa thuận xử lý nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ sẵn có và chỉ nhờ cơ quan chức năng can thiệp theo giao ước trong hợp đồng nếu áp dụng các biện pháp trên không mang lại kết quả.
+ Còn đối với những khách hàng cố ý không thanh toán hoặc chậm trễ trong việc thanh toán thì công ty cần có những biện pháp dứt khoát hoặc nhờ đến sự can thiệp của các toà kinh tế để giải quyết các khoản nợ.
Ngoài ra, Công ty cũng cần thường xuyên rà soát, đối chiếu thanh toán công nợ để tránh bị chiếm dụng vốn, đảm bảo khả năng thanh toán, có như vậy mới góp phần đẩy nhanh vòng quay vốn, tăng hiệu quả sử dụng VLĐ.
3.2.1.5. Giải pháp hoàn thiện việc lập dự phòng phải thu khó đòi
Dự phòng phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khác h nợ không có khả năng thanh toán.
Công ty tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ thông quy định của thông tư 48/2019/TT-BTC về việc hướng dẫn trích lập dự phòng tổn thất tài sản.
Công ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng theo từng khoản nợ phải thu khó đòi.
Khoản nợ phải thu phải có chứng từ gốc và có đối chiếu xác nhận nợ bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ.
Mức trích lập dự phòng được quy định như sau:
- 10% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến 1 năm - 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 tháng đến 2 năm - 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 tháng đến 3 năm
- 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn trên 3 năm
Tài khoản sử dụng TK 229- Dự phòng tổn thất tài sản, chi tiết TK 2293- dự phòng nợ phải thu khó đòi, tài khoản này theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản phải thu khó đòi mà Công ty đã lập dự phòng.
Phương pháp hạch toán:
(1) Vào cuối niên kế toán, kế toán trích lập khoản dự phòng:
Nợ TK 642/ Có TK 229 (2293)
(2) Cuối niên độ tiếp theo, nếu số cần trích lập nhỏ hơn số đã trích lập năm trước thì tiến hành hoàn nhập dự phòng
Nợ TK 229 (2293)/ Có TK 642: Số chênh lệch
(3) Cuối niên độ tiếp theo, nếu số cần trích lập lớn hơn số đã trích lập năm trước thì tiến hành trích dự phòng bổ sung
Nợ TK 642/ Có TK 229 (2293): Số chênh lệch
Bảng 3.4. Tình hình công nợ phải thu 31/12/2020
Tên KH Số dư nợ
phải thu
Thời gian quá hạn
Tỷ lệ trích lập dự phòng
Số dự phòng cần lập Công ty TNHH ITEKKU Việt
Nam 97.500.000 10 tháng 30% 29.250.000
Tổng công ty công nghiệp hóa
chất mỏ- VINACOMIN 63.100.000 1 năm 6 tháng 50% 31.550.000 Tổng công ty kinh tế kỹ thuật
công nghiệp quốc phòng 55.850.000 1 năm 1 tháng 50% 27.925.000 Xí nghiệp Lam Kinh 55.850.000 1 năm 1 tháng 50% 27.925.000
Tổng cộng 88.725.000