CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HOÀNG
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
2.2.1. Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng , cung cấp dịch vụ và các khoản giảm trừ doanh thu
Tại Công Ty Cổ Phần Xi măng VICEM Hoàng Mai thì tổ chức công tác
kế bao gồm 2 nơi đó là tại phòng tài chính kế toán tại công ty và tại trung tâm tiêu thụ, tuy nhiên trình tự luân chuyển chứng từ tại 2 nơi vẫn tương tự nhau.
2.2.1.1. Thực trạng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Các phương thức bán hàng
Kênh phân phối của Công ty áp dụng theo mô hình kinh doanh hỗn hợp, phương thức tiêu thụ chủ yếu được thực hiện qua các kênh sau:
Bán hàng qua nhà phân phối chính :
Xi măng:
Việc tiêu thụ xi măng của công ty được thực hiện thông qua hệ thống các nhà phân phối chính. Các nhà phân phối trực tiếp nhận xi măng tại công ty theo giá bán tại cổng nhà máy và chuyển đi tiêu thụ tại các vùng thuộc quyền kiểm soát sản lượng tiêu thụ của mỗi nhà phân phối theo giá thị trường.
Điều kiện tiên quyết của phương thức nhà phân phối chính là tiền được trả trước khi nhận hàng. Nhà phân phối chính có trách nhiệm tổ chức các đại
lý bán lẻ tại các địa bàn đã được đăng ký để quản lý tốt công tác vận tải và chống bán phá giá thị trường theo khu vực.
Tại các địa bàn có sản phẩm của công ty tiêu thụ, công ty tổ chức các văn phòng đại diện để thống kê theo dõi tình hình tiêu thụ, kiếm soát giá bán cuối nguồn của các nhà phân phối để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, tránh tình trạng găm hàng, ép giá.
Clinker:
Bán trực tiếp cho một số trạm nghiền, bán cho các đơn vị trong Tổng Công ty Xi măng Việt Nam.
Bán hàng qua nhà phân phối dự án :
Để cung cấp kịp thời số lượng xi măng cho các công trình xây dựng trọng điểm của nhà nước, công ty lựa chọn mô hình nhà phân phối dự án, đó
là công ty ký hợp đồng cung cấp các chủng loại xi măng trực tiếp với các nhà thầu thi công công trình.
Ưu điểm của phương pháp này là sản phẩm Xi Măng Hoàng Mai được cung cấp trực tiếp theo nhu cầu của các công trình có nhu cầu tiêu thụ số lượng lớn vật tư kết cấu trong đó có xi măng như các công trình thủy điện,
cầu cống, các trung tâm thương mại, các công trình cao tầng.
● Chính sách bán hàng.
Hỗ trợ bán hàng :
Căn cứ vào sản lượng tiêu thụ và khả năng thanh toán của từng nhà phân phối chính, nhà phân phối dự án, công ty thực hiện chính sách hỗ trợ bán hàng bằng phương pháp đồng ý trả chậm tiền hàng thông qua bảo lãnh ngân hàng cho từng đơn vị cụ thể với giá trị tương ứng năng lực thanh toán, trong từng thời gian nhất định.
Đối với các đại lý bán hàng, Công ty luôn thực hiện chính sách hỗ trợ nhằm đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm. Việc giao hàng cho các đại lý được Công ty thực hiện, mức hoa hồng cho đại lý hiện vẫn dựa trên mức khung của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam . Cụ thể được chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn với mức chiết khẩu ở mỗi khu vực thì khác nhau :
Thanh Hóa : 50.000 đồng/ tấn.
Nghệ An : 35.000 đồng/tấn.
Hà Tĩnh : 30.000 đồng/tấn.
Ngoài ra công ty còn căn cứ vào sản lượng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng của mỗi nhà phân phối chính để thực hiện chính sách khuyến mại cho
họ nhằm tăng sản lượng tiêu thụ cho công ty.
Các phương thức thanh toán tiền
Khách hàng ứng trước cho công ty một khoản tiền khi đặt hàng. Sau khi nhận hàng, khách hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho công ty. Nếu khách hàng nhận nợ thì phải kí cam kết thời gian hoàn nợ cho công ty.
Doanh thu: là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kì
hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vấn chủ sở hữu.
Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại.
* Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT ( mẫu 01-GTKT-3LL)
- Các chứng từ thanh toán: (phiếu thu, sec chuyển khoản, séc thanh toán, giấy báo có của ngân hàng, bảng sao kê của ngân hàng...)
* Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, để phù hợp với công tác tiêu thụ thành phẩm thì công ty đã sử dụng các tài khoản chi tiết như sau :
TK51122: Doanh thu bán xi măng bao PCB 40.
* Sổ kế toán:
- Sổ chi tiết bán hàng
- Bảng chi tiết tổng hợp bán hàng
- Sổ cái TK511
* Quy trình luân chuyển:
Tại phòng kế toán tại trung tâm tiêu thụ căn cứ vào đơn đặt hàng và phiếu giao hàng để lập hóa đơn giá trị gia tăng. Sau khi lập hóa đơn GTGT thì
kế toán bán hàng và phải thu tại trung tâm tiêu thụ (người lập) sẽ ký sau đó sẽ chuyển cho phó phòng tài chính kế toán ký và tiếp theo là chuyển lên cho phó giám đốc trung tâm tiêu thụ ký rồi chuyển về lại cho phòng kế toán để đưa cho khách hàng ký và giao hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn GTGT bao gồm
3 liên : liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để hạch toán.
Ví dụ: Ngày 12 tháng 12 năm 2020, Công ty CP xi măng VICEM
Hoàng Mai xuất bán 122 tấn xi măng bao PCB40 cho Công ty TNHH Thương Mại và dịch vụ Thư Lê với đơn giá 899.909,091/tấn.
Kế toán tiến hành lập Hóa đơn GTGT.
Biểu số 2.2: Hóa đơn GTGT
Biểu số 2.3 Màn hình hóa đơn bán hàng :
Hàng ngày, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán bán hàng và phải thu tại trung tâm tiêu thụ sẽ nhập vào phần mềm máy tính, sau khi nhập thì máy sẽ tự động nhập vào sổ chi tiết bán hàng. Mỗi sổ sẽ được lập cho một mặt hàng cụ thể. Lập sổ này nhằm mục đích làm căn cứ để lập báo cáo bán hàng đồng thời giúp cho công ty biết được doanh thu cụ thể của từng mặt hàng là bao nhiêu.
Từ đó để công ty có thể đưa ra các quyết định nên tiếp tục sản xuất kinh doanh hay là ngừng sản xuất kinh doanh mặt hàng nào cho phù hợp để mang lại hiệu quả cao nhất
Biểu số 2.4: Sổ chi tiết bán hàng
Cuối tháng, sau khi sổ chi tiết bán hàng đã được phần mềm máy tính cập nhật
số liệu từ các hóa đơn đã được nhập thì kế toán bán hàng và phải thu tại trung
tâm tiêu thụ thì kế toán sẽ căn cứ vào các sổ chi tiết bán hàng đó để lập báo
cáo bán hàng. Báo cáo tổng hợp bán hàng được lập bằng tay và được lập
chung cho tất cả các mặt hàng, mỗi dòng chính là tổng doanh thu của một
mặt hàng trong tháng. Lập sổ này nhằm mục đích giúp công ty biết được
doanh thu của từng mặt hàng cụ thể cũng như tổng doanh thu bán hàng phát
sinh trog kỳ. Hơn nữa, đây là căn cứ để chuyển lên công ty để công ty hạch
toán doanh thu.
Biểu số 2.5: Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng
Công ty CP xi măng vicem Hoàng Mai
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG
Quý IV năm 2020 ĐVT : Đồng
TT Loại sản
phẩm ĐVT Số lượng Giá vốn Doanh thu
Các khoản giảm trừ Lợi nhuận góp Thuế Khác
1 Xi măng
bao
PCB40
Tấn
11.000 8.356.914.357 9.899.000.001 1.542.085644
... ... ... ... ... ... ... ... ...
Cộng 468.056,871 355.591.926.136 421.208.633.501 65.616.707.365
Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
2.2.1.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu là các khoản phát sinh trong quá trình bán hàng bao gồm : chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, thuế TTĐB, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp.
Do Công Ty Cổ Phần Xi Măng VICEM Hoàng Mai không sản xuất và kinh doanh các mặt hàng chịu thuế TTĐB và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên Công Ty không có hai khoản giảm trừ này.
* Chứng từ sử dụng:
Hóa đơn GTGT
* Tài khoản sử dụng.
TK 521 “Chiết khấu hương mại”.
Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh thì công ty đã chi tiết các tài khoản như sau :
TK521232: Chiết khấu bán xi măng bao PCB 40.
Chiết khấu thương mại được áp dụng cho tất cả các nhà phân phối chính cũng như nhà phân phối dự án.
TK 531 “Hàng bán bị trả lại”.
Hàng bán bị trả lại xảy ra trong trường hợp khi xuất hàng bán cho khách hàng, nếu số hàng bán không đúng chủng loại, quy cách, số lượng . . . như trong thỏa thuận giữa hai bên trước đó thì khách hàng sẽ trả lại một phần hoặc toàn bộ số hàng đã mua đó.
TK 532 “Giảm giá hàng bán”.
Giảm giá hàng bán xảy ra trong trường hợp hàng xuất bán nhưng không đảm bảo đúng yêu cầu của khách hàng nhưng khách hàng không yêu cầu trả lại hàng hoặc đổi hàng mà yêu cầu công ty giảm giá cho số hàng đó.
* Quy trình luân chuyển:
Trong quý 4 thì công ty chỉ phát sinh các khoản giảm trừ là chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán thực tế không phát sinh. Chính sách chiết khấu thương mại thì mỗi địa bàn công ty quy định một chính sách chiết khấu thương mại riêng. Cụ thể :
Hà Tĩnh : 30.000 đồng/tấn.
Nghệ An : 35.000 đồng/tấn.
Thanh Hóa : 50.000 đồng/tấn.
Tại Công ty CP xi măng VICEM Hoàng Mai thì khoản chiết khấu thương mại ghi trực tiếp lên hóa đơn GTGT như ở ví dụ phần 2.1.1.1.
Biểu số 2.6:Giao diện sổ chi tiết TK 521