CHƯƠNG 7 VẤN ĐỀ NHÂN SỰ KHỞI NGHIỆP
7.3. Định hướng và tạo động lực cho nhân viên
7.3.1. Định hướng công việc
7.3.1.1. Tầm quan trọng của định hướng công việc
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào cũng luôn phải đối mặt với sự biến động của nguồn nhân lực. Trong các doanh nghiệp lớn, nhờ sự chuyên môn hóa
và hợp tác hóa trong sản xuất và điều hành, sự vắng mặt của một nhân viên có thể gây ra những khó khăn nhất định nhưng một số công việc vẫn có thể được thay thế bởi các nhân viên khác. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp mớikhởi sự sẽ phải đối mặt thường xuyên hơn và gặp nhiều khó khăn hơn với
sự biến động nguồn nhân lực. Việc tạo môi trường làm việc và định hướng về công việc cho đội ngũ nhân viên sẽ giúp các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp mới khởi sự chủ động hơn trong vấn đề duy trì và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
Để định hướng công việc có hiệu quả, cần phân loại nhân viên thành các nhóm khác nhau. Về cơ bản, nhân viên trong một doanh nghiệp nói chung hay một doanh nghiệp mới khởi sự nói riêng có thể chia thành 3 nhóm:
Nhóm nhân viên có khả năng và mong muốn tạo dựng sự nghiệp
: với nhóm
nhân viên này, nhà lãnh đạo cần chia sẻ với họ hoài bão và ước mơ của mình, thể hiện mong muốn cùng đóng góp và chia sẻ thành công của doanh nghiệp
Nhóm nhân viên có khả năng nhưng chỉ làm việc trong khi chờ đợi cơ hội phát triển nghề nghiệp tốt hơn: với nhóm nhân viên này, nhà lãnh đạo cần xác định họ
có thể rời bỏ doanh nghiệp bất cứ khi nào có công việc tốt hơn. Do đó việc chia sẻ hoài bão hay ước mơ, tiền lương và các ưu đãi khác cũng khó giữ chân họ. Do đó, định hướng
để họ làm tốt công việc của mình và có những đóng góp nhất định cho doanh nghiệp là
điều cần thiết.
Nhóm nhân viên có khả năng hạn chế: đối với nhóm nhân viên này, cơ hội rời
bỏ doanh nghiệp để tìm kiếm một công việc tốt hơn và có thu nhập cao hơn là không nhiều. Họ gắn bó với doanh nghiệp nhưng cũng không mang lại sự phát triển vượt bậc cho doanh nghiệp. Định hướng công việc rõ ràng và những trợ giúp đúng lúc sẽ giúp họ hoàn thành nhiệm vụ và đóng góp cho doanh nghiệp tương xứng với lợi ích họ nhận được.
7.3.1.2. Nội dung định hướng công việc
Đối với nguồn nhân lực trong doanh nghiệp nói chung, việc định hướng công việc thông qua cả lời nói và việc làm cụ thể sẽ giúp họ làm việc đúng hướng. Việc đó đồng nghĩa với việc tạo niềm tin và khát vọng cho nhân viên qua đó họ sẽ hành động đúng đắn theo đúng cách, phương hướng, mục tiêu và thời điểm mà lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn. Việc định hướng công việc nên chú ý các vấn đề sau đây:
Nên định hướng công việc cho nhân viên mới ngay từ khi tuyển dụng, trong thời
gian thử việc và những ngày mới bắt đầu làm việc. Khi đó mỗi nhân viên như tờ giấy trắng, vì vậy những thói quen và nề nếp sẽ dễ dàng hình thành và lưu giữ.
Những định hướng phải thể hiện quyền lực của người nói và phải được cụ thể
hóa bằng hành động. Quyền lực của người nói sẽ khiến các nhân viên mới thấy rằng những định hướng này được cần được thực thi và sự cụ thể hóa bằng hành động sẽ giúp
họ thêm tin tưởng và cố gắng.
Những định hướng phải có mục đích và chủ ý rõ ràng. Cũng giống như việc thiết
lập mục tiêu đảm bảo tiêu chuẩn SMART, định hướng có mục đích và chủ ý rõ ràng sẽ cho nhân viên một mục đích hoạt động, một mục tiêu phấn đấu.
Những định hướng phải thể hiện sự trung thực, điều này giúp tạo sự tin tưởng
cho nhân viên. Đây là động lực rất quan trọng vì không thể xây dựng nền tảng thành công trên sự gian dối.
Định hướng phải có ý nghĩa và gắn với nhu cầu thực tế của nhân viên, tránh
chung chung. Định hướng về công việc cho nhân viên phải chú ý gắn mục tiêu của doanh nghiệp với mục tiêu của cá nhân người lao động để tạo động lực cho người lao động thực hiện tốt công việc.
Định hướng phải thể hiện sự cấp bách, cần thiết và có giới hạn thời gian rõ ràng.
Cũng giống như việc xác định mục tiêu, giới hạn rõ rằng giúp nhân viên lên kế hoạch hành động cụ thể và có khả năng từng bước đạt được mục tiêu.
Bản thân việc định hướng công việc cho nhân viên đã rất quan trọng nhưng nếu
thiếu sự phản hồi thông tin từ phía người lao động và sự kiểm tra giám sát từ phía nhà lãnh đạo cũng khiến việc định hướng kém hiệu quả, thậm chí bị quên lãng.
7.3.2. Thù lao lao động
7.3.2.1. Khái niệm và cơ cấu thù lao lao động
Thù lao lao động, theo nghĩa hẹp là tất cả các khoản mà người lao động nhận được thông qua mối quan hệ thuê mướn của họ với doanh nghiệp. Thù lao lao động là vấn đề rất cơ bản và quan trọng để khuyến khích người lao động Thù lao lao động bao gồm 3 bộ phận cấu thành là thù lao cơ bản, các khuyến khích và các phúc lợi khác.
Thù lao cơ bản: là phần thù lao cố định mà người lao động nhận được một cách định kỳ dưới dạng tiền lương (theo thời gian tuần, tháng) hay tiền công theo giờ làm việc
thực tế hoặc theo số lượng sản phẩm sản xuất / khối lượng công việc đã hoàn thành. Trên thực tế, hai thuật ngữ này vẫn được dùng lẫn lộn để chỉ phần thù lao cơ bản, cố định của người lao động. Thù lao cơ bản được trả căn cứ vào tính chất công việc, mức độ hoàn thành công việc, trình độ và thâm niên của người lao động.
Các khuyến khích: là khoản thù lao ngoài tiền
công hay tiền lương để trả cho người lao động thực hiện tốt công việc như hoa hồng cho người bán, các loại tiền thưởng, phân chia năng suất, phân chia lợi nhuận
Các phúc lợi: là phần thù lao gián tiếp được trả
dưới dạng các hỗ trợ cuộc sống của người lao động như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các ngày nghỉ (bù, phép, lễ tết) và tiền lương cho ngày nghỉ, nghỉ mát, tham quan, học tập, nhà ở, xe đưa đón cán bộ…
7.3.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến thù lao lao động
Doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến thù lao lao động để xây dựng chính sách trả thù lao lao động hợp lý. Các yếu tố ảnh hưởng đến trả thù lao lao động được chia thành 4 nhóm sau:
Nhóm yếu tố thuộc môi trường bên ngoài
o Cung – Cầu thị trường lao động: khi xem xét các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến việc trả thù lao lao động trước hết người ta xem xét tương quan cung cầu trên thị trường lao động. Khi cung thấp hơn cầu thì thù lao có xu hướng tăng và ngược lại.
o Khu vực, vùng địa lý mà doanh nghiệp đặt trụ sở: mức tiền lương bình quân trả cho người lao động ở miền Bắc có xu cao hơn khu vực miền Trung và thấp hơn khu vực miền Nam, tiền lương trả cho người lao động ở các thành phố lớn thường cao hơn ở các khu đô thị có quy mô nhỏ hơn. Một lý do cơ bản của sự khác biệt đó chính là chi phí cho sinh hoạt phí khác nhau.
o Tình hình kinh tế vĩ mô: kinh tế tăng trưởng cao sẽ tạo ra nhiều việc làm hơn và kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp sẽ tốt hơn, do đó có tác động tích cực đến thù lao lao động. Ngược lại, trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế như hiện nay, nguồn cung có
xu hướng tăng, do đó tiền lương và các phúc lợi khác có xu hướng giảm xuống.
o Luật pháp và các quy định của Chính phủ: các điều khoản về thù lao lao động
và các phúc lợi khác buộc doanh nghiệp phải tuân thủ.
Nhóm các yếu tố thuộc về doanh nghiệp
o Một số các yếu tố đặc thù của doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng đến thù lao lao động như:
o Quan điểm quản trị của lãnh đạo doanh nghiệp: đây là nhân tố rất quan trọng ảnh hưởng đến việc trả thù lao lao động. Rất nhiều doanh nghiệp trả thù lao căn cứ vào mức thù lao trung bình của ngành. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp lại dẫn đầu trong việc trả lương vì họ cho rằng mức lương cao có thể thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao và thúc đẩy người lao động nâng cao năng suất.
o Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp: thù lao lao động trong lĩnh vực kinh doanh khác nhau thì khác nhau. Thù lao trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có xu hướng
cao hơn trong lĩnh vực sản xuất. Thậm chí, ngay trong một lĩnh vực, ở các ngành kinh doanh khác nhau thì mức thù lao lao động trung bình cũng khác nhau. Ví dụ như cùng trong lĩnh vực dịch vụ nhưng tiền lương trong ngành ngân hàng, tài chính, chứng khoán lại cao hơn trong ngành bảo hiểm, du lịch, nhà hàng, dịch vụ y tế…
o Quy mô, lợi nhuận và khả năng tài chính của doanh nghiệp: thường các doanh nghiệp có quy mô sản xuất và quy mô lợi nhuận lớn sẽ có tình hình tài chính lành mạnh
sẽ trả lương cao hơn và ngược lại.
o Trình độ công nghệ: doanh nghiệp có trình độ công nghệ cao và trang bị máy móc thiết bị hiện đại sẽ có xu hướng sử dụng ít lao động, năng suất lao động cao hơn sẽ khiến cho tổng chi phí nhân công giảm đi nhưng thu nhập trên một lao động thì lại cao hơn mức trung bình ngành.
Nhóm các yếu tố thuộc về công việc
Đây là nhóm yếu tố chính ảnh hưởng đến mức tiền lương của người lao động trong doanh nghiệp. Nhóm này gồm có các yếu tố sau:
o Mức độ phức tạp của công việc: công việc càng phức tạp thì đòi hỏi người lao động càng phải có kiến thức và được đào tạo tốt. Ngoài ra tiền lương còn phụ thuộc vào các kỹ năng cần có khác của người lao động như: khả năng tư duy, khả năng ra quyết định, khả năng quản lý, sự nhanh nhẹn, tính sáng tạo…
o Mức độ trách nhiệm trong công việc: các trách nhiệm tài sản (tiền, tài sản, vật
tư, trang thiết bị…), trách nhiệm quản lý (hoạch định chính sách, giá sát, điều hành, hướng dẫn…), độ tin cậy và sự trung thành… là những yếu tố thuộc về trách nhiệm của người lao động cần được tính đến khi hoạch định chính sách thù lao.
o Môi trường và điều kiện làm việc: điều kiện làm việc (như làm việc ngoài trời,
di chuyển nhiều hay làm việc ban đêm…) hay các môi trường làm việc (như nóng, ẩm,
ồn, bụi, mùi, hóa chất…) cũng ảnh hưởng đến mức lương để đảm bảo quyền lợi và sự gắn bó của người lao động với doanh nghiệp.
Nhóm các yếu tố thuộc về cá nhân người lao động
Các yếu tố thuộc về cá nhân người lao động có ảnh hưởng tới mức thù lao lao động họ nhận được từ doanh nghiệp bao gồm:
o Mức độ hoàn thành công việc: mức độ hoàn thành công việc càng cao thì tiền lương, tiền thưởng và các khuyến khích khác càng lớn.
o Thâm niên công tác: người lao động có thâm niên trong nghề cũng thường được trả lương cao hơn. Thâm niên công tác thường đi cùng với kinh nghiệm làm việc nhưng không phải người có thâm niên cao hơn luôn luôn có kinh nghiệm hơn.
o Kinh nghiệm làm việc: giúp cho người lao động nhanh chóng thích nghi, hoàn thành công việc nhanh chóng và đạt kết quả tốt hơn. Do đó kinh nghiệm đã tích lũy được trong quá trình làm việc cũng là yếu tố được đánh giá cao khi trả lương.
o Sự trung thành, gắn bó: những người đã trung thành và gắn bó lâu năm với doanh nghiệp cũng thường có mức lương cao hơn.
o Tiềm năng: được tính đến khi doanh nghiệp muốn đào tạo và bồi dưỡng người lao động có khả năng phát triển và mong họ cống hiến hơn nữa trong tương lai.
7.3.2.3. Thù lao lao động và vấn đề động lực làm việc
Trong doanh nghiệp, thù lao là công cụ tạo động lực vật chất cho người lao động phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao năng suất lao động. Để thù lao lao động là yếu tố tạo động lực làm việc cho người lao động trong doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới khởi sự, cần chú ý các vấn đề sau đây:
Tham khảo mức lương trung bình của ngành khi xây dựng mức lương cho doanh nghiệp để chi phí nhân công hợp lý trên một đơn vị sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo tính cạnh tranh trong vấn đề thu hút và gìn giữ đội ngũ lao động.
Phân loại nhân viên thành các nhóm để có chính sách trả thù lao lao động khác nhau. Các doanh nghiệp mới khởi sự thường gặp nhiều khó khăn hơn trong kinh doanh nhưng lại muốn nhanh chóng tăng trưởng và thành công. Doanh nghiệp không thể đạt mục tiêu đó với đội ngũ nhân viên trung bình mà cần những người thật sự có năng lực. Những người này thường ý thức được giá trị của bản thân vì vậy muốn giữ họ cần dành cho họ những lợi ích tương xứng.
Chính sách trả thù lao lao động cần được xây dựng đi cùng với các lợi ích phi vật chất khác nhằm tránh một cuộc chạy đua tiền lương giữa các doanh nghiệp mà không sớm thì muộn doanh nghiệp mới khởi sự cũng sẽ hụt hơi do năng lực tài chính còn tương đối hạn chế. Những biện pháp tạo động lực phi vật chất sẽ được trình bày kỹ hơn trong mục 7.3.3 dưới đây.
Mặt bằng lương cần được điều chỉnh thường xuyên để tránh lạc hậu so với mặt bằng lương trong ngành và mặt bằng chung của xã hội. Sự điều chỉnh này cần tính đến sự thay đổi mức lương cơ bản, tỷ lệ lạm phát hàng năm, sự thay đổi trong mức sinh hoạt phí…