II. Các chứng từ phát sinh trong tháng
1.1. Phân lo¿i hàng tán kho
Hàng tãn kho: Là các lo¿i tài sÁn đ°ÿc dự trā cho sÁn xuất hoặc cho kinh doanh th°¢ng m¿i, bao gãm:
- Hàng mua đang đi đ°áng
- Nguyên liệu, v¿t liệu
- Công cā, dāng cā
- Chi phí sÁn xuất kinh doanh dã dang.
- Thành phẩm: là sÁn phẩm DN sÁn xuất ra để bán.
- Hàng hóa: là hàng DN mua và để bán.
Trong ch°Âng này chò nghiờn cứu và kÁ toỏn NVL, CCDC vàhàng húa, cũn l¿i s¿ nghiên cứu trong môn học KÁ toán sane xuất – xây lắp .
a) Nguyờn liòu,vÁt liòu
* Khái niệm:
Nguyờn liệu, v¿t liệu là nhāng đỏi t°ÿng lao đỏng thể hiện d°òi d¿ng v¿t hoỏ. Trong các doanh nghiệp, v¿t liệu đ°ÿc sÿ dāng phāc vā cho việc sÁn xuất, chÁ t¿o sÁn phẩm hoặc thực hiện dách vā hay sÿ dāng cho bán hàng, cho quÁn lý doanh nghiệp.
* Đặc điểm:
- Chò tham gia vào mỏt chu kỳ sÁn xuất kinh doanh.
- Toàn bá giá trá v¿t liệu đ°ÿc chuyển hÁt mát lần vào chi phí kinh doanh trong
kỳ.
- Khi tham gia vào ho¿t đáng SXKD, v¿t liệu bá biÁn d¿ng hoặc tiêu hao hoàn toàn.
V¿t liệu đ°ÿc hình thành từ nhiÃu nguãn khác nhau nh°: mua ngoài, tự sÁn xuất, nh¿n ván góp,.. trong đó chă yÁu là do doanh nghiệp mua ngoài.
* Phân loại vật liệu
V¿t liệu trong doanh nghiệp bao gãm nhiÃu thứ, nhiÃu lo¿i khác nhau, có giá trá, công dāng, nguãn hình thành khác nhau. Do v¿y cần thiÁt phÁi phân lo¿i v¿t liệu nh¿m t¿o điÃu kiện cho việc h¿ch toán và quÁn lý v¿t liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dāng căa v¿t liệu trong sÁn xuất, v¿t liệu đ°ÿc chia thành các lo¿i sau:
- Nguyên, vật liệu chính: Là nhāng lo¿i nguyên liệu và v¿t liệu khi tham gia vào
quá trình sÁn xuất thì cấu thành thực thể v¿t chất, thực thể chính căa sÁn phẩm. Vì v¿y khỏi niệm nguyờn liệu, v¿t liệu chớnh gắn liÃn vòi từng doanh nghiệp sÁn xuất cā thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh th°¢ng m¿i, dách vā không đặt ra khái niệm v¿t liệu chính, v¿t liệu phā. Nguyên liệu, v¿t liệu chính cũng bao gãm cÁ nÿa thành phẩm mua
ngoài vòi māc đớch tiÁp tāc quỏ trỡnh sÁn xuất, chÁ t¿o ra thành phẩm.
- Vật liệu phụ: Là nhāng v¿t liệu chò cú tỏc dāng phā trÿ trong quỏ trỡnh sÁn xuất,
đ°ÿc sÿ dāng kÁt hÿp vòi v¿t liệu chớnh để làm thay đổi màu sắc, hỡnh dỏng, mựi vỏ hoặc dùng để bÁo quÁn, phāc vā ho¿t đáng căa các t° liệu lao đáng hay phāc vā cho lao đáng căa cụng nhõn viờn chức (dầu nhỏn, hó keo, thuỏc nhuỏm, thuỏc tẩy, thuỏc chỏng rò, h°¢ng liệu, xà phòng, giẻ lau...) hoặc phāc vā cho nhu cầu công nghệ, kỹ thu¿t, bÁo quÁn đóng gói.
- Nhiên liệu: Là nhāng thứ v¿t liệu đ°ÿc dùng để cung cấp nhiệt l°ÿng trong trong quá trình SXKD nh°: than, căi, xăng, dầu, khí đát, h¢i đát...
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiÁt, phā tùng để sÿa chāa thay thÁ cho máy móc,
thiÁt bá, ph°¢ng tiện v¿n tÁi...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng c¡ bản: Bao gãm các v¿t liệu và thiÁt bá (cần lắp, không cần lắp, v¿t kÁt cấu, công cā, khí cā...) mà DN mua vào nh¿m māc đích đầu t° cho XDCB.
- Phế liệu: là các lo¿i v¿t liệu thu đ°ÿc trong quá trình sÁn xuất hay thanh lý tài sÁn, có thể sÿ dāng hay bán ra ngoài (phoi bào, vÁi vān, g¿ch, sắt...).
- Vật liệu khác: Bao gãm các lo¿i v¿t liệu còn l¿i ngoài các thứ ch°a kể trên nh° bao bì, v¿t đóng gói, các lo¿i v¿t t° đặc chăng...
b) Công cā, dāng cā
* Khái niệm:
Công cā, dāng cā là nhāng t° liệu lao đáng không đă tiêu chuẩn và giá trá và thái gian quy đánh để xÁp vào TSCĐ.
* Đặc điểm:
- Tham gia vào nhiÃu chu kỳ SXKD
- Giá trá bá hao mòn dần trong quá trình sÿ dāng
- Giā nguyờn hỡnh thỏi v¿t chất ban đầu cho đÁn lỳc h° hòng.
Tuy nhiên, do đặc điểm ho¿t đáng sÁn xuất kinh doanh và đặc điểm căa t° liệu lao đáng, nhāng t° liệu lao đáng không phân biệt giá trá và thái gian sÿ dāng vãn đ°ÿc coi là công cā, dāng cā:
- Các đà giáo, ván khuôn, công cā, dāng cā gá lắp chuyên dùng cho sÁn xuất xây lắp;
- Các lo¿i bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiÃn riêng, nh°ng trong quá trình bÁo quÁn hàng hóa v¿n chuyển trên đ°áng và dự trā trong kho có tính giá trá hao mòn
để trừ dần giá trá căa bao bì;
- Nhāng dāng cā, đã nghà b¿ng thăy tinh, sành, sứ;
- Ph°¢ng tiện quÁn lý, đã dùng văn phòng;
- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,...
* Phân loại công cụ dụng cụ
Theo māc đích sÿ dāng, công cā, dāng cā đ°ÿc chia thành 3 lo¿i:
- Công cụ, dụng cụ: bao gãm tất cÁ công cā, dāng cā sÿ dāng cho māc đích sÁn xuất, chÁ t¿o sÁn phẩm, thực hiện các dách vā, phāc vā bán hàng và quÁn lý doanh nghiệp.
- Bao bì luân chuyển: Là nhāng bao bì đ°ÿc luân chuyển nhiÃu lần dùng để chứa đựng v¿t t°, sÁn phẩm, hàng hoỏ. Sau mòi lần xuất dựng, giỏ trỏ căa bao bỡ bỏ giÁm dần
và đ°ÿc chuyển vào chi phí liên quan (chi phí thu mua, chi phí bán hàng, chi phí quÁn
lý DN,...)
- Đồ dùng cho thuê: Bao gãm cÁ công cā, dāng cā và bao bì luân chuyển đ°ÿc
sÿ dāng để cho thuờ. Sau mòi lần xuất cho thuờ, giỏ trỏ căa đó dựng cho thuờ giÁm dần
và đ°ÿc tính vào chi phí ho¿t đáng cho thuê.
- ThiÁt bá phā, tùng thay thÁ.
c) Thành phẩm, hàng hóa
Thành phẩm là nhāng sÁn phẩm đã kÁt thúc quá trình chÁ biÁn do thuê ngoài hoặc các bá ph¿n sÁn xuất căa doanh nghiệp gia công xong đã đ°ÿc kiểm nghiệm phù hÿp vòi tiờu chuẩn kỹ thu¿t và nh¿p kho.
Hàng hóa là sÁn phẩm căa quá trình lao đáng, thông qua trao đổi, mua bán mà thoÁ mãn nhu cầu nào đó căa con ng°ái. Hàng hóa có hai thuác tính: giá trá sÿ dāng và giỏ trỏ. Mỏt đó v¿t muỏn tró thành hàng hoỏ cần phÁi thòa món 3 yÁu tỏ:
- Hàng hóa đó là sÁn phẩm căa quá trình lao đáng
- Cú tỏc dāng thòa món mỏt nhu cầu nào đú căa con ng°ỏi
- Là kÁt quÁ căa quá trình trao đổi, mua bán
1.2. Ph°¢ng pháp k¿ toán hàng tán kho
a. Ph°¢ng pháp kê khai th°ãng xuyên
Ph°¢ng pháp KKTX theo dõi và phÁn ánh th°áng xuyên liên tāc có hệ tháng tình hình Nh¿p - Xuất - Tãn kho hàng tãn kho trên sổ kÁ toán.
Ph°¢ng pháp KKTX theo dõi và phÁn ánh th°áng xuyên liên tāc có hệ tháng tình hình Nh¿p - Xuất - Tãn kho v¿t t° hàng hoá giúp cho việc giám sát chặt ch¿ tình hình biÁn đáng căa hàng tãn kho trên c¢ sã đó quÁn lý tát hàng tãn kho cÁ và sá l°ÿng và giá trá.
Ph°¢ng pháp KKTX th°áng đ°ÿc áp dāng t¿i các doanh nghiệp sÁn xuất công nghiệp, doanh nghiệp xây lắp và các doanh nghiệp th°¢ng m¿i áp dāng công nghệ thông tin trong quÁn lý hàng tãn kho.
b. Ph°¢ng pháp kiÃm kê đãnh kỳ
Là ph°¢ng pháp h¿ch toán căn cứ vào kÁt quÁ kiểm kê thực tÁ để phÁn ánh giá trá hàng hoá v¿t t° tãn kho cuái kỳ trên sổ kÁ toán, từ đó xác đánh giá trá v¿t t° hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức :
Trá giá hàng
tãn kho xuất
trong kỳ
=
Tổng trá giá hàng tãn kho đầu kỳ
+
Trá giá hàng tãn kho nh¿p trong kỳ
-
Trá giá hàng tãn kho tãn cuái kỳ
Theo Ph°¢ng pháp kiểm kê đánh kỳ, mọi biÁn đáng căa hàng tãn kho (Nhâp kho, xuất kho) không theo dõi, phÁn ánh trên các tài khoÁn kÁ toán hàng tãn kho (Nhóm 15....) Giá trá hàng hàng hoá v¿t t° mua vào trong kỳ đ°ÿc theo dõi trên TK mua hàng
(TK 611).
Cụng tỏc kiểm kờ hàng hoỏ v¿t t° đ°ÿc tiÁn hành cuỏi mòi kỳ kÁ toỏn để xỏc đỏnh trá giá hàng tãn kho thực tÁ làm căn cứ ghi sổ kÁ toán các tài khoÁn hàng tãn kho. Đãng thái căn cứ và trá giá v¿t t° hàng hoá tãn kho để xác đánh trá giá hàng hoá v¿t t° xuất kho trong kỳ.
Nh° v¿y, khi áp dāng Ph°¢ng pháp kiểm kê đánh kỳ, các tài khoÁn kÁtoán nhóm hàng tón kho chò sÿ dāng để phÁn ỏnh trỏ giỏ hàng hoỏ v¿t t° tón kho đầu kỳ và cuỏi kỳ
kÁ toán. TK 611 dùng để phÁn ánh tình hình biÁn đáng tăng giÁm hàng tãn kho.
Ph°¢ng pháp KKĐK có °u điểm là giÁm nhẹ công việc h¿ch toán. Nh°ÿc điểm
là đá chính xác và giá trá hàng hoá v¿t t° xuất dùng trong kỳ không cao, nó phā thuác vào công tác quÁn lý hàng hoá v¿t t° căa doanh nghiệp. Ph°¢ng pháp KKĐK th°áng áp dāng cho các doanh nghiệp sÁn xuất kinh doanh nhāng mặt hàng có nhiÃu chăng lo¿i,
cú giỏ trỏ nhò, th°ỏng xuyờn phỏt sinh nghiệp vā nh¿p xuất.