CHƯƠNG 4: GIỚI THIỆU CÔNG TY & PHÂN TÍCH
4.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY MIO COMMUNICATIONS
4.1.2 Nhiệm vụ các phòng ban
a) Phòng dịch vụ khách hàng
Nhiệm vụ chung:
Chủ động liên lạc và trao đổi công việc với các đối tƣợng khách hàng theo định hướng của công ty và theo kế hoạch do trưởng phòng dịch vụ khách hàng hoạch định
Chủ động quản lý hệ thống khách hàng. Ví dụ: khách hàng mục tiêu loại1/ loại 2/ loại 3…
Chủ động xây dựng các chương trình hỗ trợ, phục vụ và cảm ơn khách hàng dựa trên kế hoạch định hướng. Trường hợp cần xây dựng chương trình tổng thể, phòng dịch vụ khách hàng c ần có sự trao đổi cụ thể với giám đốc
Tuỳ từng trường hợp cụ thể có trách nhiệm cùng với các bộ phận khác thực hiện các công việc chung hoặc hỗ trợ công việc cho các bộ phận khác
Công việc cụ thể
Với khách hàng cũ:
Trường hợp là nhân viên mới được giao nhiệm vụ quản lý khách hàng cũ, cần chủ động liên lạc với khách hàng, giới thiệu bản thân: tên/điện tho ại liên lạc, xin thời gian thích hợp để đến và làm quen với khách hang.
Đối với nhân viên phòng dịch vụ khách hàng nói chung: cần tận dụng các mối quan hệ với khách hàng cũ để nghe các phản hồi về:
Sản phẩm dịch vụ của MiO
Quan điểm của khách hàng về định hướng mục tiêu của MiO
Tìm hiểu nhu c ầu thực sự của các “thân chủ” để hỗ trợ khách hàng trong khả năng hiện thời của MiO
Tìm hiểu thêm về ngành kinh doanh của khách hàng: các bạn hàng, đối thủ
cạnh tranh của những vấn đề đang là cấp thiết của ngành hàng
Mọi thông tin liên quan đến khách hàng c ần đƣợc thể hiện trong báo cáo
tổng kết ho ặc trong các báo cáo cá nhân gửi giám đốc.
Thông tin mới trao đổi với khách hàng cũ: thƣ cảm ơn, thiệp chúc mừng, thƣ giới thiệu khách hàng mới, dự án mới của MiO
Với khách hàng mới:
tiềm năng. Trong giai đoạn 2008-20012 ban giám đốc và phòng marketing vẫn tiếp tục tham gia hỗ trợ trực tiếp hoạt động này cung với phòng dịch vụ khách hàng.
Khách hàng lẻ: thông tin về khách hàng lẻ có thể đƣợc cập nhật theo nhiều nguồn (qua truyền thông, quan hệ cá nhân), trao đổi những thông tin về công ty với khách hàng mới.
Đàm phán và ký hợp đồng
Sản phẩm thiết kế: khách hàng phải đƣợc xem market cuối cùng và phải ký
xác nhận về nội dung trước khi sản xuất hàng loạt. Kể cả với các sản phẩm thường xuyên sản xuất cho khách hàng.
Giao hàng: hàng chỉ đƣợc giao sau khi đã đóng gói, kiểm kê, dán tem theo tiêu chuẩn của công ty MiO
Sau bán hàng: người nhận hàng có trách nhiệm trao đổi lại với khách hàng về chất lƣợng sản phẩm hàng hoá, thời hạn thanh toán, gửi thƣ cảm ơn khách hàng.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng: dịch vụ sau bán hàng có thể đƣợc thực hiện
bằng nhiều hình thức nhƣ thƣ chúc mừng khách hàng vào các dịp nhất định, thƣ và quà riêng cho từng cá nhân, cung cấp các thông tin hữu ích hỗ trợ khách hàng, các hình thức giảm giá, khuyến mại cho từng đối tƣợng,..
b) Phòng marketing/PR - Vận đ ộng tài trợ
Là bộ phận nghiên cứu và phân tích thông tin: giúp công ty có những chính sách cụ thể, đúng thời điểm.
Tổng hợp, thu thập, phân tích các kết quả điều tra để đƣa ra: các bảng tổng kết tình hình c ủa khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối thủ của khách hàng…
Công việc thu thập và tổng kết thông tin đƣợc thực hiện theo các yêu c ầu của phòng dịch vụ khách hàng hoặc do giám đốc chỉ định
Lập các dự án với các khách hàng mới
Lập kế hoạch thực hiện chào hàng theo các dự án để dần chiếm lĩnh các thị trường mục tiêu.
Xây dựng hình ảnh qua trang Web hay ho ạt động quảng cáo và phát triển hình ảnh công ty.
Quản lý các tài liệu truyền thông, quản lý thông tin trên website công ty, mở rộng và phát triển quan hệ truyền thông c ủa doanh nghiệp.
Phối hợp với các bộ phận triển khai tổ chức các sự kiện nội bộ và các sự kiện mà công ty tham gia và tổ chức nhƣ tiệc cuối năm hay tiệc đầu năm,tiệc sinh nhật công ty...
Thực hiện viết bài và xuất bản báo chí .
Tham gia xây dựng các mối quan hệ công chúng
Tìm kiếm nhà tài trợ cho sự kiện
c) Phòng thiết kế
Thiết kế những maket quảng cáo cho khách hàng, thiết kế trang trí không gian sự kiện, sân khấu...
Có trách nhiệm thiết kế mọi yêu cầu hợp lý, đ ủ thông tin do người đề nghị thiết kế yêu cầu. Sản phẩm thiết kế phải đảm bảo các yêu c ầu về thời gian, nội dung, chất lƣợng nhƣ đã đƣợc đề nghị.
Khi sản phẩm thiết kế đã hoàn thành, bộ phận thiết kế có trách nhiệm yêu cầu người đề nghị thiết kế xem lại bản thiết kế trên máy, hoặc bản in nhập trước khi chuyển giao cho khách hàng. Bộ phận thiết kế có trách nhiệm sửa đổi market theo yêu cầu của người đề nghị thiết kế sao cho bản market gửi cho khách hàng ở tình trạng tốt nhất có thể.
Khi đã nhận đƣợc yêu cầu hoàn thiện để đi in, bộ phận thiết kế có trách nhiệm thực hiện đ ầy đủ các yêu cầu của phụ trách sản xuất sao cho công việc đƣợc tiến hành thuận lợi, đúng tiến độ và đạt chất lƣợng.
Với các sản phẩm in can, cắt chữ, in phun bạt..bộ phận thiết kế có trách nhiệm nhắc nhở người thiết kế và phụ trách sản xuất kiểm tra lại toàn bộ nội dung trước khi đưa vào sản xuất.
d) Bộ phận sản xuất
Sản xuất nhà gian, sân khấu
Thiết kế, in ấn
Cùng với người nhận hàng và thiết kế kiểm tra lại các phần nội dung, lỗi chính tả… trước khi tiến hành sản xuất dựa trên market đ ã ký duyệt. Chịu trách nhiệm đối với các sai hỏng về hình ảnh, in ấn.
Có trách nhiệm kiểm soát quá trình sản xuất đạt yêu cầu chất lƣợng và tiến độ như đề nghị sản xuất. Trong trường hợp thời gian giao hàng được đề nghị trong lệnh sản xuất không hợp lý, cần trao đổi ngay với người nhận hàng để giải quyết
Có trách nhiệm giao hàng đ ầy đủ, đúng hẹn cho khách hàng. Khi giao hàng có biên bản giao nhận, biên bản này đƣợc giao cho phòng kế toán quản lý làm chứng từ thanh toán.
Có trách nhiệm thu thập thông tin về các nhà cung cấp vệ tinh, mẫu vật liệu, mẫu hàng hoá theo yêu c ầu của người giám đốc và người nhận hang.
Tuỳ từng trường hợp cụ thể, có trách nhiệm cùng với các bộ phận khác thực hiện các công việc hoặc hỗ trợ công việc cho các bộ phận khác.
e) Phòng TCSK
Viết kịch bản, ý tưởng cho một chương trình sự kiện
Dự toán đƣợc chi phí và những vấn đề liên quan đến mỗi sự kiện
Quản lý sự kiện diễn ra
Hình 4.2: Biểu đồ cơ cấu lao động của công ty
Các khách hàng quen thuộc:
Các khách hàng của công ty có ở hầu hết các ngành:
2.6% 2.6%3.5%
2.6%
6.1%
2.6%
2.6%1.7%
13.0%
5.2%
26.1%
18.3%
13.0%
Ban giám đốc
Event Ma na ger Bộ phận Account Bộ phận thiết kế Bộ phận sản xuất Bộ phận Marketing/PR Vận động tài trợ Logistics thuê/mua thiết bị Lea der
Các bộ phận khác và hành chính PB, PG lễ tân/tiếp thị
Ngành ngân hàng: VIB, TrustBank, BIDV
Trong ngành thực phẩm: Vissan, Ba Con Cừu
Ngành xây dựng: Holcim, Gạch Đồng Tâm, Tân Thuận IPC, Địa Ốc Anh Tuấn,
Ngành dệt may: Việt Thắng, Việt Tiến, Thái Tuấn
Ngành công nghiệp: Gemadept, Hoa Sen Group, Tân Hiệp Phát, Khải Toàn, Asia Phú Mỹ, Viglacera, Điện Tử Samsung Vina, Ôtô Sangyang VN, Điện Lực EVN,
Becamex TDC, Đông Nam
Ngàng dịch vụ: HOSE, HT Production, HK Film, Vinataxi
Truyền hình: HTV, BTV
Ngành giáo dục: ĐH Quốc Gia TP.HCM, Kiến Trúc, Y Dƣợc, Huflit, Kinh Tế