CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
5.5 HỆ THỐNG QUẢN LÝ LOGISTICS SỰ KIỆN
5.5.2 Phương án 2: Lập trình Hệ thống ELMS
Hệ thố ng Event Logistics Management System – ELMS đƣợc xây dựng nhằm hỗ trợ quản lý ho ạt động tổ chức hoạt động sự kiện cho công ty MiO Communications nói riêng và các các công ty TCSK nói chung. Một công cụ trực quan, thân thiện với người dùng. Nó có tác dụng hệ thống và chuẩn hoá nhiều hoạt động khác nhau nhằm tổ chức thành công và hiệu quả một sự kiện bất kỳ.
Với các tương tác sau:
- Đăng ký tiếp nhận sự kiện - Đăng ký thông tin nhân viên - Đăng ký nhu cầu (các loại sự kiện) - Đăng ký nguồn lực (các loại nguồn lực)
- Đăng ký hạng mục logistics (các vật tƣ, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, dụng cụ)
- Lập bảng checklist cho sự kiện - Lập kế hoạch sự kiện
- Lập các loại kịch bản cho sự kiện - Thanh lý hợp đồng
- Xuất các lo ại báo cáo khác nhau
2) Lưu đồ quy trình xử lý
EVENT LOGISTICS MANAGEMENT SYSTEM
Đăng ký nhu cầu Tiếp nhận sự kiện Đăng ký nguồn lực
Thống kê nhu cầu
Nhập nguồn lực
Thống kê nguồn lực Xếp hạng sự kiện
TỔ CHỨC SỰ KIỆN KẾT THÚC
Lập checklist Lập kế hoạch Lập kịch bản MC Lập kịch bản lễ tân - bảo vệ Thống kê checklist
Xuất báo cáo
Thanh lý hợp đồng
KẾT THÚC
Chấp nhận ?
Hình 5.5: Lưu đồ quy trình xử lý
Trong đó, các chức năng thống kê nhu cầu, thống kê nguồn lực, lập checklist, thống kê
checklist là quan trọng nhất.
3) Mô tả các chức năng của Hệ thống
Hình 5.6: Giao diện chính Hệ thống ELMS
Đăng ký nhu cầu: Đăng ký các loại sự kiện mà sẽ giúp thống kê đƣợc số lƣợng sự kiện theo loại hình theo thời gian, các đặc tính mùa của nhu cầu.
Hình 5.7: Màn hình đăng ký loại sự kiện
Hình 5.8: Màn hình đăng ký loại sự kiện
Tiếp nhận sự kiện: Đăng ký sự kiện, phát sinh mã sự kiện, mã khách hàng, nội dung sự kiện, thời gian, địa điểm, số lƣợng khách.
Đánh giá sự kiện tiếp nhận dựa trên 7 tiêu chí để đƣa ra quyết định có chấp nhận sự kiện tổ chức hay không.
Hình 5.9: Màn hình tiếp nhận sự kiện
Đăng ký nguồn lực Logistics: là đăng ký các hạng mục vật dụng, thiết
bị, âm thanh, ánh sáng, nhà gian, trang phục, thiết kế in ấn, quay phim, chụp ảnh vào trong nguồn lực.
Hình 5.10: Màn hình đăng ký nguồn lực
Xếp hạng sự kiện: dựa vào 7 tiêu chí, nhập bảng điểm sau khi hỏi ý ban
tƣ vấn/lãnh đạo/quản lý công ty cho ra các điểm đánh giá theo thang điểm từ 1 ÷ 5 để sắp hạng sự kiện.
Thống kê nhu cầu: thống kê sự kiện theo các kiểu: tất cả sự kiện, theo
năm, theo loại sự kiện, theo điểm xếp hạng.
Thống kê nguồn lực: liệt kê tất cả các hạng mục logistics hiện có của công ty. Nguồn lực này sẽ đáp ứng/quy định tổ chức đƣợc bao nhiêu sự kiện hiện tại.
Cũng nhƣ các thông kê số lƣợng nguồn lực còn lại, khi mà đang tiếp nhận một số sự kiện chờ ngày tổ chức (là các nguồn lực tạm thời bị bận.)
Lập checklist: là bảng danh sách kiểm tra quan trọng nhất đối với một
sự kiện, nó giúp liệt kê mọi thứ cần thiết, giúp kiểm soát theo dõi, quản lý mọi mặt sự kiện từ thiết bị đến nhân sự.
Thống kê checklist: Thống kê bảng checklist theo khu vực và theo loại
nguồn lực, giúp quản lý và phân bổ tốt hơn các hạng mục cần thiết cho sự kiện.
Hình 5.11: Màn hình lập bảng checklist
Lập kế hoạch: kế hoạch TCSK gồm các việc cần làm trước, trong và sau sự kiện, người phụ trách, người quản lý.
Đối với các sự kiện quy mô nhỏ, kế hoạch này thường giống như một kịch bản chương trình mô tả mọi hoạt động của sự kiện diễn ra với người phục trách, hiệu ứng sân khấu, các mục chuẩn bị trước.
Lập kịch bản MC: một loại văn bản, hạng mục quan trọng bậc nhất trong bất kỳ sự kiện nào, vì đối với loại sự kiện có biểu diễn sân khấu, MC sẽ dẫn dắt toàn bộ sự kiện diễn ra. Bao giờ cũng c ần thiết để lập kịch bản trước.
Lập kịch bản lễ tân – bảo vệ: các hoạt động của lễ tân và bảo vệ cũng quan trọng không kém MC, tất cả họ ở đâu và làm gì vào thời điểm nào lúc sự kiện đang diễn ra đều phải lập kịch bản trước và thống nhất giữa các lễ tân, các bảo vệ. MC, lễ tân, bảo vệ là bề mặt nổi, hình thức của một sự kiện.
Hình 5.12: Màn hình lập kịch bản bảo vệ
Thanh lý hợp đồng: dựa vào bảng checklist với các hạng mục, số lƣợng
và giá cả, hệ thống sẽ xuất ra bảng báo giá, điều chỉnh để lập ra các phương án báo giá khác nhau, và thanh lý hợp đồng sự kiện.
Xuất báo cáo: Hệ thống ELMS xuất ra nhiều loại báo cáo khác nhau,
theo các cách truy xuất khác nhau: theo khách hàng, theo ngày tháng, theo loại sự kiện, theo điểm đánh giá tiêu chí. Đặc biệt, xuất báo cáo thống kê checklist của sự kiện theo từng lo ại nguồn lực giúp phân bổ, quản lý chúng một cách hiệu quả nhất.
Có thể xuất báo cáo ra file hình, word và excel
Hình 5.13: Các loại báo cáo
4) Đánh giá hệ thống thiết kế
Hiệp hội doanh nghiệp phần mềm Việt Nam (VINASA) chính thức thành lập Ban công tác chất lƣợng VINASA (VINASA QUALITY COMMITEE -VQC), với nhiệm vụ xây dựng các tiêu chuẩn và đánh giá chất lƣợng phần mềm Việt Nam, cung cấp cho doanh nghiệp các chỉ tiêu, các chuẩn để đánh giá chất lƣợng phần mềm trong các lĩnh vực khác nhau dựa trên các chuẩn quốc tế (ISO-9000, ISO-9126, ISO-14598...) về chất lƣợng phần mềm.
Một số trong những tiêu chuẩn đánh giá dưới đ ây dựa vào bộ tiêu chí của VINASA:
1. Tiêu chí về lưu trữ
Lưu trữ thông tin của khách hàng có ký hợp đồng với công ty
Lưu thông tin về các hợp đồng đã được ký
Lưu thông tin nhân viên công ty
Các sự kiện đã đƣợc tổ chức
Các loại sự kiện
Các loại nguồn lực
Các hạng mục logistics
2. Tiêu chí về xử lý nghiệp vụ
Đăng ký tiếp nhận sự kiện
Lập danh sách khách hàng
Lập checklist
Lập các loại kịch bản
3. Tiêu chí về kết xuất
Báo cáo checklist
Báo cáo các hạng mục trong checklist theo nguồn lực
Báo cáo các kịch bản
Báo cáo thanh lý hợp đồng
4. Tiêu chí chất lượng:
Tính tiến hóa
Phần mềm dự kiến được một số tình huống có thể thay đổi trong tương lai để có thể đáp ứng nhanh chóng yêu cầu thay đổi và mở rộng của công ty.
Tính hiệu quả
Hệ thống tự động hóa được các công việc lưu trữ, xử lý tính toán, tìm kiếm, báo cáo, thống kê, kết xuất tại mọi thời điểm bất kỳ một cách chính xác và nhanh chóng… nhằm phục vụ một cách có hiệu quả cho hoạt động TCSK. Có 2 tiêu chí nhỏ là:
Thời gian xử lý (Time behavior) Sử dụng tài nguyên (Utilization)
Tính tiện dụng
Giao diện đƣợc thiết kế thân thiện, dễ sử dụng, màu sắc hợp lý, có tính thẩm mỹ, tiện lợi cao… để người dùng có thể nắm bắt được cách sử dụng chương trình một cách nhanh chóng. Bao gồm 4 tiêu chí nhỏ:
Dễ hiểu (Understandability) Dễ học (Learnability) Khả năng vận hành (Operability) Tính hấp dẫn (Attractiveness)
Tính năng suất
Khả năng của hệ thống cho phép người dùng sử dụng lượng tài nguyên hợp lý tương đối để thu được hiệu quả công việc trong những hoàn cảnh cụ thể.
Tính tương thích
Tương thích tốt với các cấu hình máy hiện tại.
Là khả năng của hệ thống/phần mềm duy trì mức hiệu năng đƣợc chỉ định rõ khi sử dụng dưới những điều kiện cụ thể. Bao gồm các tiêu chí nhỏ:
Tính hoàn thiện (Maturity) Khả năng chịu lỗi (Fault tolerant) Khả năng phục hồi (Recoverability)
5. Tiêu chí về tính khả chuyển (Portability)
Là khả năng của hệ thống/phần mềm có thể chuyển được từ môi trường này sang môi trường khác.
Khả năng thích nghi (Adaptability) Khả năng cài đặt (Installability) Khả năng chung sống (Co-existence) Khả năng thay thế đƣợc (Replaceability)
6. Tiêu chí về khả năng bảo trì (Maintainability)
Là khả năng của hệ thống/phần mềm cho phép sửa đổi, nâng cấp, bao gồm sửa chữa, cải tiến hoặc thích nghi của phần mềm thay đổi cho phù hợp với môi trường, các yêu cầu và chức năng mới.
Khả năng phân tích (Analysability) Khả năng thay đổi đƣợc (Changeability) Tính ổn định (Stability)
Khả năng kiểm thử đƣợc (Testability)
Dựa vào các tiêu chí cụ thể nhƣ trên, Hệ thống ELMS đƣợc các chuyên gia đánh giá nhƣ sau.
Tiêu chí Đánh giá Với các mức đánh giá
1. về lưu trữ rất tốt
rất tốt
tốt được tệ rất tệ 2. về xử lý nghiệp vụ tốt
3. về kết xuất tốt
4. về chất lượng đƣợc
5. về tính khả chuyển đƣợc
6. về khả năng bảo trì đƣợc
Chương trình Hệ thống ELMS khi vừa được publish và chia sẻ miễn phí trên diễn đàn F-Event – câu lạc bộ TCSK lớn nhất Việt Nam (www.f-event.com, eventchannel.com) đã nhận đƣợc ủng hộ nhiệt tình, với số lƣợt tải về đáng kể:
57 lượt/ngày. Điều đó cũng phần nào cho thấy được hệ thống ELMS bước đ ầu được người dùng chấp nhận.