1.2.3. Hệ thống phân phối bán lẻ thuốc trực thuộc doanh nghiệp
1.2.3.2. Tổ chức và quản lý kho thuốc
* Vai trò của kho thuốc:
WHO xác định vị trí vai trò của kho thuốc như là một trái tim của hệ thống lưu thông phân phối thuốc. Các hoạt động của kho thuốc bao gồm từ việc đặt hàng, giao nhận, bảo quản, cấp phát, báo cáo tồn trữ và tái đặt hàng. WHO cảnh báo việc quản lý tồn trữ thuốc tại kho thuốc trong hệ thống lưu thông phân phối thuốc yếu kém sẽ có thể dẫn tới thiếu hụt một số thuốc thiết yếu hoặc dư thừa một số thuốc khác gây nên tình trạng thuốc hết hạn sử dụng, thuốc kém chất lượng... Kho thuốc là cầu nối giữa cơ sở bán lẻ và người mua thuốc. Người quản lý điều hành kho thuốc nào cũng muốn có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó lập kế hoạch phân phối nhanh chóng cho nhu cầu bán lẻ được dễ dàng. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài chính thì bao giờ cũng muốn thuốc tồn kho giữ lại ở mức thấp nhất, bởi vì giá trị bằng tiền của thuốc tồn kho sẽ bị chịu lãi vay ngân hàng.
Do đó, kiểm tra tồn kho thuốc là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ được lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng không “quá ít”. Bởi vì khi mức tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao, nếu một số thuốc dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hết hạn, kém chất lượng... Ngược lại, lượng thuốc tồn kho không đủ sẽ cung cấp cho hệ thống bán lẻ không kịp thời, cơ sở bán lẻ không đủ thuốc sẽ làm giảm doanh số bán lẻ. Để
có thuốc bán kịp thời không ít cơ sở bán lẻ đã nhập thuốc trôi nổi để bán. Điều này sẽ có thể gây nguy hại tới sức khỏe người bệnh do sử dụng phải thuốc lưu thông phân phối không hợp pháp [66], [98].
Vì vậy, nhiệm vụ chủ yếu của người quản lý kho thuốc phải trả lời được 2 câu hỏi:
Lượng dự trù đặt mua thuốc bao nhiêu cho một lần mua là tối ưu?
Khi nào thì tiến hành đặt dự trù mua thuốc cho lần tiếp theo để cung cấp cho hệ thống bán lẻ được kịp thời?
Thuốc là một dạng của hàng hóa do vậy WHO khuyến cáo việc quản lý tồn kho thuốc phải tuân thủ theo nguyên lý tồn kho hàng hóa. Nguyên lý quản lý tồn kho được thiết lập bằng một hệ thống công thức cơ bản như sau [66], [84]:
* Chi phí trong quản lý tồn kho:
Chi phí mua hàng: Ký hiệu (Cmh)
Cmh = Khối lượng hàng x Đơn giá
Chi phí đặt hàng: Ký hiệu (Cđh): Bao gồm chi phí hành chính để thực hiện 1 đơn hàng, chi phí vận chuyển để thực hiện một đơn hàng và chi phí khác...
Cđh= (D/Q).S Trong đó:
Cđh: Chi phí đặt hàng trong năm.
S: Chi phí cho 1 lần đặt hàng.
D: Nhu cầu hàng hóa trong năm.
Q: Số lượng hàng của 1 đơn hàng.
Chi phí tồn trữ: Ký hiệu (Ctt) gồm: Chi phí nhân công, chi phí bảo quản, lãi suất tín dụng...
Ctt = (Q/2).H Trong đó:
Ctt: Chi phí tồn trữ trong năm.
H: Chi phí tồn trữ tính cho 1 đơn vị hàng trong năm.
Tổng chi phí (TC):
TC = Cđh + Ctt + Cmh
* Kỹ thuật phân tích ABC để phân loại thuốc tồn kho:
Khái niệm về phân tích ABC: Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào một nguyên lý do một nhà kinh tế học Italia vào thế kỷ 19 là Pareto tìm ra.
Ông đã quan sát thấy rằng trong một tập hợp có nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau thì chỉ có một số nhỏ chủng loại hàng hóa lại chiếm giá trị đáng kể trong cả tập hợp. Kỹ thuật này phân tổng số hàng hóa tồn kho thành 3 nhóm, ABC dựa vào giá trị hàng năm của chúng. Các giá trị hàng năm này được xác định bằng công thức sau [84]:
Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm x Giá mua từng đơn vị
Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng hóa tồn kho được xác định như sau [76], [77]:
Nhóm A: Bao gồm các loại thuốc tồn kho/tiêu thụ có giá trị hàng năm cao nhất, chúng có giá trị từ 70-80% so với tổng giá trị tồn kho/tiêu thụ, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 15-20% tổng số loại thuốc tồn kho/tiêu thụ.
Nhóm B: Bao gồm các loại thuốc tồn kho/tiêu thụ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị từ 25-30% so với tổng giá trị tồn kho/tiêu thụ, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 30-35% tổng số loại thuốc tồn kho/tiêu thụ.
Nhóm C: Bao gồm các loại thuốc tồn kho/tiêu thụ có giá trị hàng năm thấp nhất, chúng có giá trị từ 5-10% so với tổng giá trị tồn kho/tiêu thụ, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 50-55% tổng số loại thuốc tồn kho/tiêu thụ.
Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tự động bằng máy tính. Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản lý tồn kho việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích nhất định. Trước hết, việc áp dụng đúng đắn phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống tồn kho của mình, loại thuốc nào quan trọng cần tồn trữ nhiều, cần ít tránh việc tồn kho quá mức không cần thiết. Như vậy sẽ tiết kiệm vốn lưu động cho doanh nghiệp và chi phí tồn kho.
Trong những năm gần đây kỹ thuật phân tích ABC đã được áp dụng rộng rãi trong hệ thống lưu thông phân phối thuốc ở nhiều quốc gia trên thế giới [76], [90].
* Ý nghĩa của kỹ thuật phân tích ABC [66], [90]:
Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng trong công tác tồn kho như sau:
Đầu tư nguồn tài chính dùng mua thuốc nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với nhóm C và B.
Xác định các chu kỳ kiểm kê khác nhau cho nhóm thuốc khác nhau đơn cử: Nhóm A kiểm kê hàng tháng, nhóm B kiểm kê hàng quí và nhóm C kiểm kê 6 tháng/lần.
Trong dự báo nhu cầu về thuốc bán lẻ chúng ta có thể áp dụng phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm thuốc khác nhau. Tuy nhiên, nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác.
Nhờ kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho sẽ không ngừng được nâng cao, do họ thường xuyên thực hiện kiểm kê của từng nhóm thuốc.
Để phân loại theo phương pháp ABC cơ sở phân phối thuốc phải phân loại được thuốc, vậy căn cứ vào tiêu chí gì để phân loại được thuốc?
Theo thông tư số 15/2011/TT-BYT qui định thuốc cùng loại là thuốc có cùng tên, hàm lượng, dạng bào chế và cùng nơi sản xuất [28].
* Các mô hình tồn kho:
Có nhiều mô hình quản lý tồn kho và các mô hình quản lý tồn kho đều tìm cách giải đáp 2 câu hỏi quan trọng là: Nên đặt mua thuốc với số lượng là bao nhiêu là tối ưu? Và khi nào thì tiến hành dự trù đặt mua lại? Trong nghiên cứu này chúng tôi tập chung nghiên cứu mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM- Quantity Discount Model) [66], [98]:
Để tăng doanh số bán hàng, nhiều doanh nghiệp thường đưa ra chính sách giảm giá bán khi khách hàng tập chung mua ngay một số lượng lớn. Chính sách
bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo số lượng mua. Nếu chúng ta mua số lượng lớn sẽ được hưởng giá khấu trừ. Nhưng lượng dự trữ trong kho sẽ tăng lên. Khi xét về chi phí đặt hàng thì lượng hàng đặt tăng lên, sẽ dẫn đến chi phí đặt hàng giảm đi. Mục tiêu đặt ra là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí về hàng dự trữ hàng năm là bé nhất. Trường hợp này ta áp dụng mô hình khấu trừ theo số lượng QDM.
Tổng chi phí về hàng tồn kho được tính như sau:
TC = (D/Q).S + (Q/2). H + P.D Để xác định người ta thực hiện 4 bước sau:
Bước 1: Xác định số lượng đặt hàng tối ưu theo các mức đơn giá khấu trừ, theo công thức:
I.P 2.S.D Q* =
Trong đó:
I: Tỷ lệ % chi phí tồn kho tính theo giá mua một đơn vị hàng.
P: Giá mua 1 đơn vị hàng
Chi phí lưu kho H giờ đây là I.P (vì giá cả của hàng hóa là 1 biến số trong tổng chi phí lưu kho)
Bước 2: Điều chỉnh các mức số lượng tối ưu lên mức số lượng được hưởng giá khấu trừ.
Bước 3: Tính tổng chi phí hàng tồn trữ cho các mức số lượng đã điều chỉnh theo công thức:
TC = (D/Q).S + (Q/2).IP + P.D
Bước 4: Chọn Q* nào có tổng chi phí hàng tồn kho là thấp nhất đã được xác định ở bước 3.
Mô hình quản lý tồn kho khấu trừ theo số lượng được minh họa như sau:
Tại Xí nghiệp bán hàng có chính sách khấu trừ như sau:
Khi mua số lượng nhỏ hơn 999 đơn vị với giá 5 USD, mua từ 1000 đến dưới 1999 với giá 4,8 USD, nếu mua từ trên 2000 với giá 4,75 USD
Tại Xí nghiệp A có nhu cầu trong năm:
D = 5.000 đv/năm; S = 49 USD; H = IP, I = Tỷ lệ chi phí tồn kho tính theo giá mua = 20%, P giá mua. Xí nghiệp làm việc 40 tuần/năm và thời gian chờ hàng là 2 tuần. Lượng hàng Q* tối ưu? Khi nào đặt hàng (ROP)?
Bước 1: Xác định sản lượng đặt hàng tối ưu theo các mức đơn giá khác nhau, theo công thức:
I.P 2.S.D Q* =
5 700 x 2
5000 x 49 x
Q1* = 2 =
4,8 714 x 2
5000 x 49 x
Q*2 = 2 =
4,75 718 x 2
5000 x 49 x
Q*3 = 2 =
Bước 2: Điều chỉnh các mức sản lượng tối ưu lên mức sản lượng được hưởng giá khấu trừ.
Q*2 = 1000 đv Q*3 = 2000 đv
Bước 3: Tính tổng chi phí của hàng tồn kho cho các mức sản lượng đã điều chỉnh ở bước 2:
TC = (D/Q).S + (Q/2).IP + P.D
Bảng 1.1. Tổng chi phí của hàng tồn kho
Mức
khấu trừ Đơn giá Số lượng tối ưu
Chi phí mua hàng
P.D
Chi phí đặt hàng
(D/Q).S
Chi phí tồn trữ (Q/2).IP
Tổng phí TC (USD)
1 5,0 700 25000 350 350 25.700
2 4,8 1000 24000 245 480 24725
3 4,75 2000 23750 122,5 950 24822,5
Nguồn: Theo Đồng Thanh Phương (2005)[66]
Chọn Q*2 = 1000 đv vì có tổng chi phí tồn kho nhỏ nhất.
* Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (ROP- Reorder Point) [66]:
Xác định thời điểm đặt lại hàng theo ROP theo công thức sau:
ROP = L.d Trong đó:
ROP: Là thời điểm đặt hàng theo số lượng tồn kho.
L: Thời gian thực hiện đơn hàng (tính từ khi đặt hàng tới khi hàng về tới kho).
d: Nhu cầu về số lượng hàng cần có để cung cấp trong ngày, d được xác định theo công thức d = D/số ngày làm việc trong năm.
Ví dụ: Doanh nghiệp B có nhu cầu về nguyên liệu hàng năm là 500 tấn.
Thời gian làm việc của doanh nghiệp B là 250 ngày. Thời gian vận chuyển nguyên liệu là 2 ngày. Vậy điểm đặt hàng theo mô hình ROP là:
ROP = L.d = 2 (500 /250) = 4 (tấn).
Như vậy, mỗi khi lượng nguyên liệu trong kho giảm tới mức 4 tấn thì doanh nghiệp B phải tiến hành đặt hàng cho lần mua tiếp theo.
Ý nghĩa của mô hình ROP: Đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn trong kho một lượng vừa phải, không quá “nhiều” và không quá “ít” nhằm đáp ứng thường xuyên đủ hàng hóa cho nhu cầu bán lẻ [66].
1.3. QUẢN LÝ VÀ GIÁM SÁT PHÂN PHỐI THUỐC KHÁNG SINH