8. Cấu trúc của luận văn
1.2. Một số khái niệm cơ bản có liên quan đến vấn đề nghiên cứu 1. Quản lý
1.2.2. Chức năng của quản lý
Bản chất của hoạt động quản lý là sự tác động có mục đích đến tập thể người nhằm thực hiện mục tiêu quản lý. Về bản chất, tách để gọi thành chức năng quản lý là nhóm công việc quản lý khi chúng có tính chất, công nghệ thực hiện giống hoặc gần giống nhau để tổ chức chuyên môn hóa thức hiện.
Chức năng quản lý là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý. Là tập hợp các nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản lý. Như vậy thực chất của các chức năng quản lý là do tồn tại các hoạt động quản lý.
Do vậy, quản lý là loại hoạt động vô cùng phức tạp nên chỉ riêng việc kể hết và đảm bảo không trùng lặp các công việc quản lý đã là khó khăn. Trong lý luận và thực tế người ta chia (hoặc nhóm) các công việc quản lý theo các dấu hiệu đối tượng, dấu hiệu công nghệ, theo tính chất giai đoạn của quá trình quản lý rồi lại xếp đặt chúng bên cạnh nhau, trên cơ sở đó thiết lập bộ máy quản lý.
Đã từ lâu, Gulick đã nêu thành 5 chức năng của quản lý, đó là: Kế hoạch hóa (Planing); Tổ chức (Organizing); Đảm bảo nhân lực (Staffing); Điều hành (Directing) và Phối hợp (Coordinating). Sau này trong khoa học quản lý các chức năng quản lý được nêu mỗi lúc, mỗi nơi có khác nhau nhưng có thể nêu chung lại như sau: Lập kế hoạch; Tổ chức bộ máy và tổ chức cán bộ (Tổ chức); Điều hành – Phối hợp (Điều phối); Kiểm tra (Kiểm soát). Trong đó:
- Chức năng lập kế hoạch: – nền tảng của quản lý đó là việc xây dựng các định hướng và đưa ra quyết định tổ chức thực hiện trong thời gian nhất
định của tổ chức. Chức năng kế hoạch bao gồm việc xác định sứ mệnh, dự báo tương lai của tổ chức trên cơ sở thu thập thông tin về thực trạng của tổ chức, từ đó xác định mục tiêu dựa trên việc tính toán các nguồn lực, các giải pháp với mục đích là lựa chọn một đường lối hành động mà một tổ chức nào đó và một bộ phận của nó phải tuân theo nhằm hoàn thành các mục tiêu của tổ chức đã đề ra. Nói cách khác “lập kế hoạch hoạt động afl quá trình nghiên cứu, xem xét, tính toán, cân nhắc, lựa chọn trước làm gì với quy mô cụ thể, sử dụng những gì với mức độ tiến bộ cụ thể, ở đâu cụ thể, vào lúc nào cụ thể, bằng phương cách nào cụ thể, người chủ trì cụ thể, tổng kinh phí à lấy từ đâu cụ thể. Đây là quá trình xác định mục tiêu, xác định các bước đi để đạt được mục tiêu.
- Chức năng tổ chức: Thực hiện chức năng tổ chức chủ yếu là thiết kế cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân lực nhằm tạo ra những đảm bảo, cơ sở cho việc điều hành thực hiện những gì đã được hoạch định. Nhiều nhà khoa học đã thống nhất với nhau rằng, chức năng tổ chức bao gồm hai lại công việc chính đó là: lựa chọn, hình thành và không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý; Xác định và không ngừng nâng cao chất lượng của cơ cấu nhân lực.
- Chức năng điều phối: Điều phối là cho vận hành, phối hợp tất cả các hoạt động bộ phận trong tổ chức đã được thiết kế nhằm thực hiện những gì đã hoạch định. Trong chức năng này có nội dung sau: Lập kế hoạch tiến độ; Giao nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận, cá nhân; Đảm bảo điều kiện vật chất cần thiết cho các bộ phận, cá nhân thực hiện, hoàn thành các công việc; Hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận, cá nhân thực hiện, hoàn thành các công việc theo tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ…;Kiểm tra, đánh giá, thưởng (phạt) các bộ phận, cá nhân. Và khi thực hiện chức năng điều phối phải đáp ứng các yêu cầu: bám sát mục đích, các mục tiêu, các yêu cầu về chất lượng, thời hạn, sản lượng… đã được hoạch định, nhất trí thông qua; Giảm thiểu trục trặc, trở ngại
và khắc phục chúng nhanh nhất, ít tốn kém nhất; tạo được các điêu kiện, tiền đề cho tái sản xuất mở rộng, cho phát triển hiệu quả trong tương lai,…
- Chức năng kiểm tra: Kiểm tra là quá trình xem xét, phát hiện những sai lệch so với những gì đã hoạch định, đã thiết kế để kịp thời xử lý, điều chỉnh.
Khi tiến hành kiểm tra trong quản lý phải đảm bảo các bước cơ bản như sau:
+ Bước 1: Chính thức lựa chọn các đối tượng, chuẩn mốc, cách thức tiến hành kiểm tra;
+ Bước 2: Tiến hành kiểm tra, tìm kiếm, phát hiện sai khác (sai lệch) so với những gì đã được hoạch định, đã thiết kế, đã quyết định;
+ Bước 3: Tìm kiếm, thẩm định, khẳng định các nguyên nhân của những sai lệch (sai khác);
+ Bước 4: Xử lý các trường hợp theo thẩm định.
Dự kiến và thực tế tiến hành kiểm tra hợp lý bao giờ cũng tạo ra sức ép tích cực đối với người thừa hành, đối với tất cả mọi người. Khi bị sức ép của kiểm tra con người phải lo chuẩn bị và làm việc nghiêm túc, toàn tâm, toàn ý để đảm bảo các yêu cầu của tổ chức về chất lượng, tiến độ, … đối với mình.
Vì nếu không nổ lực, cố gắng thì sự kém cỏi, sự vi phạm sẽ bị phát hiện, người khác sẽ biết và lợi ích, danh dự của bản thân sẽ bị ảnh hưởng. Kiểm tra vì thế rất có tác dụng đối với sự chấp hành, hoạt động của cấp dưới, của người thừa hành. Kiểm tra làm cho hiệu lực quản lý được đảm bảo và tăng cường đồng thời giúp cho chúng ta phát nhiện kịp các sai lệch cụ thể để có cơ sở sửa đổi, chấn chỉnh, xử lý cần thiết nhằm đảm bảo cho toàn bộ hoạt động được diễn ra liên tục, nhịp nhàng, đạt hiệu quả cao nhất có thể.
Như vậy, trong một chu trình quản lý cả bốn chức năng trên đều có mối liên hệ mật thiết với nhau, bổ sung, phối hợp để tạo nên sự kết nối trong quản lý theo chiều hướng phát triển. Và xuyên suốt, thông tin luôn là yếu tốt quan trọng không thể thiếu trong việc thực hiện các chức năng quản lý và là cơ sở
cho việc ra quyết định trong quản lý. Bốn chức năng này giúp cho các nhà quản lý thực hiện “xứ mệnh”.