KIỂM SOÁT DỰ ÁN
7.2 QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT DỰ ÁN
7.2.1 Theo dừi cỏc cụng việc dự ỏn
Lónh đạo dự ỏn phải liờn tục theo dừi tiến trỡnh thực hiện, xỏc định mức độ hoàn thành của các công việc, xuất phát từ tình trạng hiện tại đưa ra đánh giá các thông số thực hiện các công việc tương lai.
Cú một số phương phỏp theo dừi tiến độ dự ỏn như sau:
a. Phương phỏp theo dừi đơn giản
Phương pháp này còn gọi là phương pháp 0-100 vì nó chỉ theo dừi thời điểm hoàn thành cỏc cụng việc. Đối với phương phỏp này chỉ có 2 mức độ hoàn thành công việc đó là 0% và 100%. Nói cách khác, một công việc chỉ được coi là hoàn thành khi đã đạt được các kết quả cần thiết.
Phương pháp này thường được sử dụng cho những công việc có thời gian thực hiện ngắn (một hoặc hai tháng), giá trị thấp và khó đánh
Theo dừi là quỏ trỡnh xem xột, thu thập thông tin, thống kê, phân tích và lập báo cáo về tiến trình thực hiện dự án trên thực tế so sánh với kế hoạch.
Đây là bước đầu tiên trong quá trình giám sát dự án. Trước tiên là thu thập và xử lý dữ liệu về tình hình công việc thực tế.
130
giá. Việc đánh giá công việc đã hoàn thành hay chưa có thể dễ dàng đo đếm bằng mắt và không cần đến các cách tính toán khác.
b. Phương phỏp theo dừi chi tiết
Phương pháp chi tiết đánh giá một cách chính xác hơn quá trình thực hiện công việc, ví dụ mức độ hoàn thành công việc cụ thể đạt 50% , hay 70%.
Phương pháp này phức tạp, đòi hỏi nhà quản trị dự án phải đánh giá tỷ lệ % hoàn thành của các công việc đang nằm trong quá trình thực hiện. Để làm được điều này, các tổ chức có dự án cần phải xây dựng cho mình những thước đo nội bộ đánh giá các mức độ hoàn thành công việc.
Cú một số phương phỏp theo dừi chi tiết sau:
Phương pháp 50-50: ngay sau khi công việc được bắt đầu, không cần xác định khối lượng, bạn gán ngay cho nó giá trị 50%. Kể từ thời điểm đó, không tính thêm kinh phí cho bất cứ phần việc thực hiện thêm nào cho tới khi toàn bộ công việc kết thúc – khi đó sẽ tính hết 50% giá trị còn lại.
Phương pháp mốc thời gian: được sử dụng cho các công việc có thời gian thực hiện dài. Công việc được chia thành các khoảng thời gian nhất định, mỗi mốc thời gian gắn với một mức độ hoàn thành công việc. Như vậy có thể ước lượng mức độ hoàn thành ở các mức 20%, 40%, 70%... chứ không chỉ ở mức 50% hay 100% như phương pháp trên.
7.2.2 Đo lường và phân tích kết quả
a. Vấn đề đo lường tiến độ thực hiện dự án
131
Cần phân biệt hai loại công việc sau:
– Các công việc có thể đo lường được là các công việc có thể xác định mức độ hoàn thành ở các mức khác nhau tương ứng với các kết quả vật chất cụ thể, phù hợp với biểu đồ thực hiện công việc.
– Các công việc không thể đo lường là các công việc không thể phân chia thành các mức hoàn thành hoặc mốc thời gian. Ví dụ như các trợ giúp tinh thần của cấp trên, các vận động hành lang.
b. Lập báo cáo tiến độ thực hiện dự án
Nhà quản trị dự án cần đưa ra các quy định về việc lập báo cáo tiến độ dự án ngay từ ban đầu. Các quy định này bao gồm việc xác định dữ liệu cần thu thập, chu kỳ cập nhật báo cáo, người/bộ phận thực hiện, đối tượng nhận báo cáo, hình thức báo cáo. Các báo cáo này cần đáp ứng yêu cầu của nhà tài trợ, các bên liên quan cũng như cho chính tổ chức thực hiện dự án. Thông tin cần thiết cho báo cáo tiến độ thay đổi tuỳ theo bản chất của dự án, hình thức và mức độ chi tiết của báo cáo tuỳ theo cấp quản lý nhận báo cáo. Nghĩa là các báo cáo gửi Đo lường tiến độ dự án là việc
xem xét và ghi nhận kết quả thực hiện các công việc dự án theo các lịch trình đã định sẵn về các mặt thời gian, chất lượng, chi phí.
Để đo lường tiến độ dự án, bạn có thể sử dụng các thước đo khác nhau tuỳ thuộc đặc thù của công việc đang thực hiện.
Lập báo cáo tiến độ thực hiện dự án là việc thu thập và trình bày bằng văn bản các dữ liệu thực tế về tình hình thực hiện dự án.
Báo cáo cần được cập nhật thường xuyên. Báo cáo được thực hiện bởi những nhà quản trị cấp dưới để báo cáo cho cấp quản trị cao hơn.
132
giám đốc dự án phải chi tiết hơn so với các báo cáo gửi lên cấp trên và cho nhà tài trợ. Để kiểm soát tốt dự án, giám đốc cần có những thông tin đủ chi tiết để có thể xác định ngay được vấn đề và tìm cách giải quyết.
c. Phân tích kết quả
7.2.3 Điều chỉnh trong quá trình thực hiện dự án
Sau khi xác định được các sai biệt, nhà quản trị dự án cần phải đưa ra các giải pháp điều chỉnh tương ứng, kịp thời. Kịp thời nghĩa là các hành động điều chỉnh này càng sớm càng tốt. Đặc biệt, các hoạt động nhằm thiết lập lại sự kiểm soát dự án cần được lên kế hoạch kỹ càng. Có thể có 5 phương án hành động nhằm điều chỉnh dự án khi có sai biệt so với kế hoạch. Các phương án đó là:
a. Tìm một cơ hội giải quyết khác
Trước tiên cần phải xem xét các khả năng liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công việc nhờ công nghệ mới hoặc các quyết định mang tính tổ chức. Ví dụ, thay đổi trình tự thực hiện một số công việc nhất định nào đó.
Phân tích kết quả là quá trình so sánh các kết quả thu được với kế hoạch nhằm phát hiện các sai lệch, phân tích xu hướng các sai lệch, để có các phản ứng kịp thời nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu tác hại của chúng.
Nội dung: phân tích về tiến độ thời gian, chi phí, chất lượng và các thay đổi trong thiết kế… làm căn cứ đưa ra các điều chỉnh trong quá trình giám sát dự án.
133
b. Xem xét lại chi phí
Phương pháp tiếp cận này đồng nghĩa với việc tăng khối lượng công việc và điều phối thêm các nguồn lực cho nó. Quyết định dạng này có thể gây thêm căng thẳng cho các nguồn lực hiện hành hoặc phải thu hút thêm nguồn lực khác như nhân lực, máy móc, nguyên vật liệu... Quyết định này thường được đưa ra khi cần phải giảm sự chậm trễ về mặt thời gian của dự án.
d. Xem xét lại thời hạn
Phương pháp tiếp cận này đồng nghĩa với việc thời hạn hoàn thành công việc sẽ bị đẩy lùi. Lãnh đạo dự án có thể đưa ra quyết định dạng này trong trường hợp có những hạn chế khắt khe về chi phí.
e. Xem xét lại quy mô/nội dung các công việc dự án
Quyết định dạng này có nghĩa là quy mô dự án có thể thay đổi theo hướng thu nhỏ và chỉ một phần trong các kết quả đã hoạch định sẽ được hoàn thành. Cần phải nói thêm rằng vấn đề này không liên quan đến chất lượng của các công việc dự án.
134
f. Dừng dự án
Đây là quyết định nặng nề và khó khăn nhất nhưng nó có thể đư- ợc đưa ra nếu các chi phí cho dự án theo dự báo vượt quá các thu nhập mong đợi. Quyết định dừng dự án ngoài các khía cạnh kinh tế thuần tuý còn cần phải vượt qua các rào cản tâm lý liên quan tới quyền lợi của các thành viên khác nhau của dự án.