- Cứ vậy tớnh lựi về sự kiện xuất phỏt
9.3.2Quỏ trỡnh thực hiện
2. Hợp đồng dự ỏn là căn cứ phỏp lý chỉ rừ mối quan hệ về quyền lợ
9.3.2Quỏ trỡnh thực hiện
Khi đó quyết định chấm dứt dự ỏn, cần thực hiện quỏ trỡnh kết thỳc dự ỏn. Quỏ trỡnh kết thỳc thực tế cú thể được lờn kế hoạch hoặc thực hiện một cỏch tuần tự, hoặc đơn giản là việc làm tự phỏt. Lờn kế hoạch nghiờm tỳc sẽ mang lại được kết quả tốt hơn nhiều. Do vậy phần này giỳp bạn lờn kế hoạch, cấp kinh phớ, và sắp xếp thời gian để kết thỳc dự ỏn, như đối với bất cứ giai đoạn nào khỏc trong chu trỡnh sống của dự ỏn.
Trong một vài tổ chức, quỏ trỡnh kết thỳc dự ỏn được thực hiện dưới sự giỏm sỏt trực tiếp của nhà quản trị dự ỏn, nhưng điều này nhỡn chung khú thực hiện được. Bởi đối với nhiều nhà quản trị dự ỏn, quỏ trỡnh kết thỳc dự ỏn là tớn hiệu chấm dứt thời kỳ họ là người lónh đạo dự ỏn. Nếu nhà quản trị cú một dự ỏn khỏc để quản lý thỡ vấn đề này cú thể khụng trầm trọng lắm; nhưng nếu khụng cú dự ỏn nào và nếu
168
nhà quản trị dự ỏn phải đối mặt với việc phải quay về nhịp độ đều đều trong một bộ phận chức năng, cú thể quỏ trỡnh kết thỳc sẽ bị kộo dài ra.
Nhà quản trị cũng cú một lựa chọn khỏc, hoàn toàn lờ đi quỏ trỡnh kết thỳc dự ỏn. Đỏnh giỏ đó được thực hiện và đó nhận được cả những lời khen lẫn chờ. Thay vỡ giải quyết việc chấm dứt dự ỏn, giỏm đốc cú thể để cho ban quản lý xử lý tất cả. Cỏc thành viờn trong nhúm dự ỏn cũng cú thể cú cảm giỏc hay phản ứng như vậy và cú thể đi tỡm cụng việc hoặc chỗ làm mới trước khi dự ỏn thực sự chấm dứt, bằng cỏch ấy kộo dài những cụng việc cuối cựng vụ thời hạn.
Cỏc nhiệm vụ chớnh của nhà quản trị phụ trỏch kết thỳc dự ỏn bao gồm cỏc nhiệm vụ sau:
– Phải kiểm soỏt và đảm bảo rằng cỏc cụng việc của dự ỏn đó được hoàn tất toàn bộ, kể cả cỏc cụng việc do nhà thầu phụ thực hiện.
– Thụng bỏo cho khỏch hàng về việc dự ỏn sẽ kết thỳc cũng như cỏc kết quả đạt được về khối lượng cụng tỏc hoàn thành. Khỏch hàng sẽ là người chấp thuận khối lượng cụng việc được thực hiện của dự ỏn.
– Cần hoàn tất hồ sơ, bao gồm hồ sơ thanh quyết toỏn, bản đỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện cụng việc và đạt được cỏc kết quả cụ thể, bỏo cỏo tổng kết cuối cựng của dự ỏn, và cỏc tài liệu, sổ sỏch của dự ỏn.
– Giải quyết cỏc vấn đề của dự ỏn về mặt luật phỏp. Lưu giữ hồ sơ, cỏc chứng từ nếu cần thiết.
– Thanh quyết toỏn, kiểm toỏn.
– Bố trớ lại nhõn sự, nguyờn vật liệu, thiết bị và bất cứ nguồn lực nào tới nơi cần thiết.
– Xỏc định rừ những yờu cầu hỗ trợ sản phẩm (vớ dụ như về phụ tựng, dịch vụ), đề xuất việc thực hiện cỏc hỗ trợ này và chỉ định người chịu trỏch nhiệm.
169