- Cứ vậy tớnh lựi về sự kiện xuất phỏt
b. Kiểm soỏt chi phớ theo thời kỳ
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 1 2 3 4 5
Thời gian (tuần)
C hi phớ ( tr iệ u đ ồ n g) Chi phớ Giới hạn trờn Giới hạn dưới
Hỡnh 7.7 là ngõn sỏch hàng tuần được vẽ cho hoạt động dự ỏn ở trờn. Cỏc bỏo cỏo tương tự cú thể được lập và phõn tớch cho một số hoạt động hoặc cho toàn bộ dự ỏn.
7.3.3 Kiểm soỏt chất lượng và cỏc thay đổi thiết kế
Kiểm soỏt chất lượng cú nhiệm vụ phỏt hiện bất cứ sai biệt nào so với cỏc chỉ tiờu kỹ thuật và cỏc tiờu chuẩn đặt ra trong trong vũng đời
tuần
138
dự ỏn, từ đú đưa ra cỏch giải quyết thớch hợp. Ở đõy bạn cần quan tõm tới hai khớa cạnh, đú là chất lượng và cỏc thay đổi thiết kế.
Kiểm soỏt chất lượng đồng bộ là chỡa khoỏ quyết định thành cụng của dự ỏn, là trọng tõm của bất kỳ bộ phận nào trong tổ chức thực hiện dự ỏn. Kiểm soỏt chất lượng được thực hiện trong mối liờn hệ chặt chẽ với kiểm soỏt thiết kế.
Kiểm soỏt thiết kếlà việc nhận diện và kiểm soỏt cỏc đặc tớnh về chức năng thiết kế của hệ thống (sản phẩm của dự ỏn) và lập tài liệu h- ướng dẫn. Đú là việc cung cấp cỏc thụng tin chớnh xỏc về đối tượng đó, đang và sẽ được xõy dựng, chế tạo. Kiểm soỏt thiết kế hỗ trợ cho nhà quản trị dự ỏn trong việc đỏnh giỏ và kiểm soỏt những thay đổi về cụng nghệ, kỹ thuật được đề xuất, đảm bảo sự toàn vẹn của bản thiết kế và cỏc cụng tỏc lập tài liệu kỹ thuật, hỗ trợ sản xuất, hoạt động và bảo dưỡng cho hệ thống/sản phẩm của dự ỏn.
7.3.4 Tớch hợp kiểm soỏt thời gian, chi phớ, chất lượng và cỏc thay đổi đổi
Một hệ thống kiểm soỏt cú hiệu quả phải tớch hợp cả 3 khớa cạnh của kiểm soỏt là về thời gian, chi phớ, chất lượng và cỏc thay đổi trong suốt vũng đời của dự ỏn.
Giao diện của kiểm soỏt thời gian và chi phớ là khỏi niệm khối lư-
ợng hoàn thành, chi phớ kế hoạch sẽ được so sỏnh với chi phớ thực tế, từ đú xỏc định chờnh lệch chi phớ.
Giao diện giữa kiểm soỏt thời gian/chi phớ và chất lượng đảm bảo
rằng chỉ cú cỏc cụng việc đó đảm bảo chất lượng mới được cụng nhận là khối lượng hoàn thành. Đõy là căn cứ để tớnh chi phớ thanh toỏn.
Giao diện giữa kiểm soỏt chất lượng và kiểm soỏt cỏc thay đổi
139
thiết kế mới nhất. Bản vẽ thiết kế mới nhất bao gồm thiết kế cơ sở và cỏc thay đổi đó được phờ duyệt.
Tớch hợp tất cả cỏc khớa cạnh trờn cho nhà quản trị dự ỏn một bức tranh toàn cảnh về hệ thống/sản phẩm dự ỏn cú chỉ rừ cỏc yờu cầu thay đổi kỹ thuật được đỏnh giỏ dựa trờn những ảnh hưởng của chỳng đến chi phớ, tiến độ thời gian và kết quả thực hiện cuối cựng. Cỏc hệ thống kiểm soỏt về thời gian, chi phớ, chất lượng và cấu hỡnh này lại hoạt động trong suốt vũng đời của dự ỏn trong khuụn khổ ma trận trỏch nhiệm và cơ cấu phõn chia cụng việc. Tại đõy, cỏc sai biệt được phỏt hiện trong mối quan hệ tổng hợp một cỏch kịp thời. Dựa vào ma trận trỏch nhiệm và cơ cấu phõn chia cụng việc, cú thể truy ra nguyờn nhõn gõy sai sút từ bộ phận nào. Từ đú, nhà quản trị cú thể đưa ra cỏc biện phỏp thớch hợp, đỳng lỳc và cú tớnh đến mọi khớa cạnh của vấn đề nảy sinh.
TểM TẮT
Lập kế hoạch tốt, dự trự ngõn sỏch hợp lý, cú bộ mỏy nhõn sự điều khiển và quản trị dự ỏn tốt chưa đủ, một dự ỏn khụng thể đạt được thành cụng nếu quỏ trỡnh kiểm soỏt khụng được chỳ trọng. Kiểm soỏt nhằm để đảm bảo quỏ trỡnh thực hiện trong thực tế đạt gần được như kế hoạch dự kiến. Trong quỏ trỡnh kiểm soỏt, nhà quản trị dự ỏn phải thường xuyờn theo dừi để phỏt hiện ra những sai lệch, từ đú cú phương ỏn điều chỉnh và xử lý kịp thời. Để cú thể xõy dựng được một hệ thống kiểm soỏt tốt cho dự ỏn, cần phải tuõn theo cỏc nguyờn tắc cụ thể, trong đú thụng tin phản hồi là đặc biệt quan trọng. Kiểm soỏt dự ỏn bao gồm cú kiểm soỏt chung và cỏc kiểm soỏt hỗ trợ trờn cỏc lĩnh vực như kiểm soỏt thời gian, kiểm soỏt chi phớ, kiểm soỏt chất lượng,
140
kiểm soỏt thay đổi. Cỏc quỏ trỡnh kiểm soỏt này cần kết hợp và bổ trợ cho nhau.
Trờn cơ sở theo dừi giỏm sỏt thường xuyờn dự ỏn, với cỏc thụng tin phản hồi cập nhật được, cần tiến hành lập bỏo cỏo tiến trỡnh dự ỏn. Thụng qua bỏo cỏo tiến trỡnh, cỏc nhà quản trị cấp cao cú thể đỏnh giỏ đỳng đắn thực trạng dự ỏn. Việc phõn tớch cỏc kết quả đạt được được thực hiện theo cỏc tiờu chớ thời gian, chi phớ, chất lượng. Từ đú nhà quản trị cú thể đưa ra 5 phương hướng quyết định.
CÂU HỎI ễN TẬP
1. Kiểm soỏt là gỡ? Mục tiờu của kiểm soỏt là gỡ? Kiểm soỏt hướng tới cỏi gỡ?
2. Quỏ trỡnh kiểm soỏt được tiến hành như thế nào? Kiểm soỏt bao gồm cỏc nội dung gỡ?
141
HƯỚNG DẪN TRẢ LỜI