vợ chồng
Trong giai đoạn này, công chứng viên cần thực hiện các hoạt động cơ bản sau:
+ Kiểm tra lại hồ sơ công chứng; nhận dạng, kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng.
Trước khi cho vợ chồng ký vào văn bản giao dịch, công chứng viên đề nghị vợ, chồng xuất trình bản chính các loại giấy tờ cần có trong hồ sơ công chứng để kiểm tra. Sở dĩ phải u cầu xuất trình bản chính vì: giấy tờ tùy thân để kiểm tra đúng người, bản chính giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng... để kiểm tra giấy chứng nhận đó có sử dụng vào các việc thế chấp, bảo lãnh, mua bán, chuyển nhượng v.v... hay chưa? nếu đã sử dụng để thực hiện các việc nêu trên thì bản chính giấy chứng nhận sở hữu, sử dụng người yêu cầu công chứng đã khơng cịn để xuất trình cho cơng chứng viên trước khi ký văn bản cơng chứng. Cơng chứng viên phải tự mình kiểm tra tồn bộ giấy tờ bản chính trong hồ sơ u cầu cơng chứng, đối chiếu với các dữ liệu nêu trong văn bản giao dịch và đối chiếu với bản sao mà người yêu cầu công chứng đã nộp trong hồ sơ công chứng để đảm bảo các thơng tin trùng khớp, phù hợp, khơng có sai sót gì.
Đối với giấy tờ tùy thân, cơng chứng viên cần kiểm tra xem có đúng với cái đã xuất trình khi nộp hồ sơ, có cịn rõ ràng, có bị giả và có cịn thời hạn sử dụng khơng? Sau đó cơng chứng viên tiến hành nhận dạng người tham gia ký kết văn bản giao dịch (vợ, chồng) thơng qua bản chính giấy tờ tùy thân
để đảm bảo người tham gia ký kết văn bản công chứng đúng là người trong hồ sơ công chứng.
Nếu thấy đúng người, công chứng viên sẽ tiến hành kiểm tra năng lực hành vi của các bên để đảm bảo các bên có năng lực hành vi phù hợp theo quy định của pháp luật. Việc kiểm tra năng lực hành vi dân sự của vợ, chồng được thực hiện thông qua việc giao tiếp và kiểm tra giấy tờ tùy thân của họ. Việc công chứng viên dễ dãi hoặc cẩu thả khi kiểm tra giấy tờ tùy thân của người u cầu cơng chứng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng do xác định không đúng chủ thể tham gia công chứng vào hợp đồng, giao dịch. Theo thông tin được đăng tải trên trang web: http://phaply.net.vn, trong bài "Hàng loạt sai phạm tại một số văn phịng cơng chứng" của Lê Nhung- Hồng Ngun ngày 17/3/2012 thì trong các ngày 21 và 22/11/2011, Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội đã mở phiên tòa sơ thẩm xét xử vụ án Nguyễn Thu Hợp lừa đảo chiếm đoạt tài sản. Theo cáo trạng của Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hà Nội kết luận, trong thời gian năm 2007, 2008, cơng chứng viên Hồng Văn Sự đã ký nhiều hợp đồng ủy quyền của các chủ sở hữu cho Nguyễn Thu Hợp, Vũ Thị Minh Hịa đều có cùng một nội dung: Bên nhận ủy quyền được thay mặt bên ủy quyền dùng toàn bộ tài sản đem chuyển nhượng, thế chấp hoặc thế chấp cho bên thứ ba theo quy định của pháp luật, để làm thủ tục vay vốn của ngân hàng và các cơ quan tổ chức tín dụng. Theo nội dung này, những người có tài sản ủy quyền cho Hợp với ý thức mong muốn được vay tiền của ngân hàng và với ý chí giao kết họ đã thỏa thuận với Hợp, Hòa là ủy quyền cho 2 đối tượng này được sử dụng tài sản của họ để vay vốn ngân hàng. Chính vì vậy khi đọc nội dung ủy quyền trên, chủ tài sản đã bị nhầm lẫn không phân biệt được việc chuyển nhượng và thế chấp.
Mặt khác theo lời khai của những người bị hại thì khi ký hợp đồng ủy quyền, họ không được cơng chứng viên giải thích rõ ràng về nội dung ủy quyền, không hướng dẫn cho họ biết về thủ tục ký công chứng ủy quyền, khơng được phân tích chỉ rõ sự bất lợi khi họ ký ủy quyền chuyển nhượng mà
chỉ đưa ra các bản hợp đồng đã được soạn thảo trước đó. Trong phiếu u cầu cơng chứng, cơng chứng viên cũng không hướng dẫn họ viết rõ nội dung yêu cầu công chứng mà chỉ viết chung chung là u cầu cơng chứng hợp đồng ủy quyền. Có trường hợp phiếu yêu cầu công chứng ghi "ủy quyền giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để vay vốn ngân hàng" nhưng nội dung hợp đồng lại bao gồm "chuyển nhượng, thế chấp hoặc thế chấp cho bên thứ ba theo quy định của pháp luật để vay vốn ngân hàng".
Chính những thiếu sót và cẩu thả trong nghiệp vụ của cơng chứng viên Hồng Sự đã tạo điều kiện cho Nguyễn Thu Hợp và Vũ Thị Minh Hòa chiếm đoạt hàng tỉ đồng của các cá nhân.
Tại phiên tòa xét xử sơ thẩm, Hội đồng xét xử đã tuyên phạt Nguyễn Thu Hợp tù chung thân và buộc phải trả lại những người bị hại số tiền đã chiếm đoạt. Đối với bị cáo ngun là cơng chứng viên Hồng Văn Sự, Hội đồng xét xử đã tuyên phạt với mức án 42 tháng tù giam. Hình phạt này là sự trả giá q đắt đối với ơng Hồng Văn Sự, đồng thời cũng là bài học nhắc nhở những người hành nghề công chứng, cần thực hiện đúng quy định và công tâm trong nghề nghiệp.
Do vậy, việc kiểm tra bản chính các giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản và các giấy tờ có liên quan khác, đối chiếu với bản sao mà người yêu cầu công chứng đã cung cấp đồng thời đối chiếu với những thông tin trong văn bản công chứng là một việc làm hết sức cần thiết đối với công chứng viên trước khi cho các bên ký vào văn bản công chứng.
+ Thảo luận về nội dung giao dịch
Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, công chứng viên đưa dự thảo văn bản thỏa thuận đã soạn thảo hoặc dự thảo do người yêu cầu công chứng soạn thảo (sau khi đã được cơng chứng viên kiểm tra và nhất trí) để người vợ và người chồng tự đọc hoặc công chứng viên đọc cho họ nghe. Sau khi đọc lại, để tránh những sai sót có thể xảy ra, cơng chứng viên cần hỏi lại một lần nữa
các nội dung, điều khoản chính để đảm bảo nội dung văn bản dự thảo phù hợp với ý chí của cả vợ và chồng. Nếu vợ, chồng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc bỏ nội dung nào thì cơng chứng viên giúp họ sửa lại dự thảo văn bản. Nếu vợ, chồng đồng ý tồn bộ nội dung trong dự thảo thì cơng chứng viên sẽ cho ký.
+ Ký kết và công chứng văn bản giao dịch
Công chứng viên hướng dẫn, giám sát các bên ký vào từng trang của văn bản dự thảo, ký và viết đầy đủ họ tên của mình vào trang cuối của văn bản dự thảo. Sau khi các bên đã ký kết vào văn bản dự thảo, công chứng viên kiểm tra lần cuối, sau đó ký chứng nhận và chuyển văn bản đó cho bộ phận kế tốn, thu ngân để thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng và các chi phí khác (nếu có). Thực tế thực hiện việc ký và công chứng hợp đồng, theo "Báo cáo kết quả thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực công chứng tại thành phố Hà Nội" ngày 29/6/2010 của Thanh tra Bộ Tư pháp đối với việc thanh tra 19 tổ chức hành nghề cơng chứng thì:
Một số hợp đồng, giao dịch của Phịng cơng chứng số 7, văn phịng cơng chứng Tuệ Tĩnh thiếu chữ ký của một bên vợ hoặc chồng trong trường hợp đối tượng của hợp đồng, giao dịch là tài sản chung của vợ chồng. Thậm chí có hợp đồng cịn thiếu chữ ký của công chứng viên như hồ sơ số 15716/2009 của Phịng cơng chứng số 1 thiếu chữ ký của công chứng viên vào trang cuối của hợp đồng; hồ sơ số 1239/2009 của Văn phịng cơng chứng Tràng An có dấu nhưng khơng có chữ ký của Cơng chứng viên; Hồ sơ số 1029/2009 của Văn phịng cơng chứng Kinh Đơ thiếu chữ ký của cơng chứng viên vào từng trang của hợp đồng [47, tr. 10].
Việc sai sót trong khi ký và cơng chứng hợp đồng, giao dịch nói chung và trong các văn bản liên quan đến tài sản của vợ, chồng nói riêng có thể dẫn đến văn bản cơng chứng khơng có giá trị pháp lý, do vậy, cơng chứng viên cần bảo đảm việc người yêu cầu công chứng ký trước mặt mình, ký đầy đủ và
cơng chứng viên đồng thời ký chứng nhận ln, tránh những sai sót khơng đáng có như trong bản kết luận thanh tra đã nêu.