3.1 Khái quát về công ty CPTM Tư vấn thiết kế & thi công xây dựng Thị xã
3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
3.1.2.1 Chức năng
Công ty thực hiện các chức năng:
+ Thiết kế kiến trúc cơng trình dân dụng, cơng nghiệp. + Thiết kế xây dựng cơng trình hạ tầng kỹ thuật đô thị.
+ Thiết kế kết cấu cơng trình: dân dụng, cơng cộng, giao thơng, cầu, đường nông thôn.
+ Giám sát thi cơng xây dựng cơng trình đường nơng thôn (cấp 3), dân dụng và cầu đường bộ (cấp 4).
+ Lập dự án, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thẩm tra, thiết kế xây – dự toán. + Lập hồ sơ mời thầu.
+ Tư vấn quản lý dự án dầu tư xây dựng.
+ Thi cơng cơng trình: dân dụng, cơng nghiệp, giao thông, bưu điện, viễn thông, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật, cấp thoát nước, trạm bơm, sữa chữa nhà ở, cải tạo, nâng cấp, phục chế các cơng trình di tích lịch sử, điện cơng nghiệp, san lấp mặt bằng, vệ sinh môi trường, xử lý nước thải, đường dây và trạm biến thế.
40
3.1.2.2 Nhiệm vụ
Việc thành lập và hoạt động của công ty nhằm vào việc thiết kế và thi cơng các cơng trình giao thơng, cơng trình dân dụng, góp phần phát triển kinh tế tỉnh nhà.
Giải quyết việc làm cho người dân trong địa phương, đồng thời tìm kiếm lợi nhuận cho các thành viên trong công ty.
3.1.3 Lĩnh vực hoạt động
Công ty hoạt động trong những lĩnh vực sau: + Thiết kế xây dựng.
+ Thẩm tra hồ sơ thiết kế, hồ sơ quyết tốn các cơng trình. + Giám sát cơng trình.
+ Tư vấn lập hồ sơ mời thầu. + Thi cơng xây dựng cơng trình.
3.1.4 Tổ chức quản lý của công ty
41
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty
3.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đơng có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được luật pháp và điều lệ công ty quyết định. Đặc biệt các cổ đông sẽ thơng qua các báo cáo tài chính hằng năm của cơng ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo.
Đại hội đồng quản trị: là cơ quan quản lí cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị, do luật pháp và điều lệ công ty, các quy chế nội bộ của công ty và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy định.
Ban kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra, Ban kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp trong điều hành
Đại Hội Đồng Cổ Đông
Đại Hội Đồng Quản Trị
Ban Giám Đốc
Phòng Kế tốn
Phịng Kỹ thuật Ban Kiểm Soát
42
hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của cơng ty. Ban kiểm sốt hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban tổng giám đốc.
Ban giám đốc: Giám đốc điều hành tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động hằng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, các Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Giám đốc ủy quyền đã được phân công theo đúng chế độ chính sách của nhà nước và điều lệ của cơng ty.
Phịng kế tốn - tài chính: Có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của cơng ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức cơng tác hạch tốn kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của nhà nước.
Phịng kỹ thuật: Có nhiệm vụ:
+ Thẩm tra hồ sơ thiết kế, dự tốn các cơng trình, hạng mục cơng trình, báo cáo kinh tế kỹ thuật, dự án đầu tư xây dựng của công ty làm chủ đầu tư và các cơng trình thuộc nguồn vốn khác.
+ Thẩm tra hồ sơ quyết tốn các cơng trình, hạng mục cơng trình do cơng ty làm chủ đầu tư và các nguồn vốn khác.
+ Làm hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, năng lực và các hồ sơ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và của chủ đầu tư.
+ Tổ chức đấu thầu thi công xây lắp hoặc đấu thầu tư vấn xây dựng
+ Tư vấn giám sát các cơng trình do cơng ty làm chủ đầu tư và các cơng trình nguồn vốn khác.
+ Tư vấn quản lý điều hành dự án các cơng trình nguồn vốn khác.
+ Phối hợp, hỗ trợ chủ đầu tư về kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy chuẩn và các văn bản pháp lý thuộc lĩnh vực xây dựng.
43
+ Xây dựng và thực hiện tốt quy chế phối hợp giữa các bộ phận có liên quan để giải quyết cơng việc mang tính thống nhất và đạt hiệu quả cao.
3.1.5 Cơ cấu, tổ chức kế tốn tại cơng ty 3.1.5.1 Tổ chức cơng tác kế tốn 3.1.5.1 Tổ chức cơng tác kế tốn
Tổ chức cơng tác kế toán hợp lý và khoa học, phù hợp với đặc điểm và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. Mỗi cơng ty có những đặc điểm khác nhau, song tổ chức cơng tác kế tốn đều phải được thực hiện đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:
+ Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn, tổ chức cơng việc ghi chép ban đầu, tổ chức luân phiên chuyển chứng từ khoa học.
+ Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán.
+ Tổ chức hệ thống kế toán phù hợp, nhằm tạo ra điều kiện cho việc cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác, phục vụ điều hành và quản lý kế toán ở doanh nghiệp.
+ Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo quy định và phù hợp với mọi yêu cầu quản lý cụ thể.
+ Tổ chức trang bị, ứng dụng kỹ thuật tính tốn và thơng tin hiện đại trên cơng tác kế tốn.
Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty:
+ Kỳ kế tốn năm: (bắt đầu từ ngày 01/01/2016 kết thúc ngày 31/12/2016) + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
+ Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định số 48 + Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung
44
Sơ đồ 3.2: Bộ máy kế toán.
Kế toán trưởng:
Là một chức năng nghề nghiệp, có trình độ chun mơn cao, phẩm chất đạo đức tốt, có năng lực tổ chức bộ máy kế toán trong phạm vi đảm nhiệm.
Kế toán trưởng phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra nghề nghiệp của cơ quan tài chính.
Lập sổ sách kế toán, báo cáo thuế, báo cáo tài chính bao gồm các cơng việc cụ thể như:
+ Theo dõi các hợp đồng kinh tế, thanh lý, đặt in, xuất hóa đơn,…
+ Kế tốn vốn bằng tiền, quản lý trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, TSCĐ. + Lao động về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, theo dõi công nợ. + Hạch toán doanh thu tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh.
+ Ngồi ra, cịn tổ chức các cuộc họp tại công ty, tham gia các đợt tập huấn thuế,... Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về báo cáo tài chính, có nhiệm vụ báo cáo đầy đủ các loại vốn, nguồn vốn, kết quả kinh doanh, các khoản cơng nợ, nhằm giúp Giám Đốc biết được tình hình sử dụng vốn và hiệu quả sử dụng TSCĐ của đơn vị trong sản xuất
KẾ TOÁN TRƯỞNG
45
kinh doanh, đồng thời nộp đầy đủ các khoản thuế cho nhà nước, giúp cho cơng ty hồn thành nghĩa vụ của mình đối với nhà nước.
Kế toán viên:
Tập hợp chứng từ, lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, hạch toán chứng từ… Chịu sự giám sát của kế toán trưởng
Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt của công ty, hằng ngày căn cứ vào phiếu thu , chi , tiền mặt để nhập, xuất quỹ tiền mặt, ghi sổ phần thu, chi.
Thu chi tiển mặt, rút tiển gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, để thanh toán tiền lương, thanh tốn tiền mua ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, đối chiếu số dư phát sinh với kế tốn có liên quan.
Văn thư:
Soạn thảo hợp đồng kinh tế, giao hồ sơ,tiếp nhận, ghi chép, theo dõi, công văn đến, công văn đi, soạn thảo các văn bản hành chính, lưu hồ sơ…
Chịu trách nhiệm và làm việc theo sự phân công của ban Giám Đốc, cũng như phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế tốn, bộ phận kỹ thuật giải quyết tốt các cơng việc được giao.
3.1.5.2 Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại cơng ty
Cơng ty áp dụng hình thức “ Nhật ký sổ cái” để theo dõi trên sổ sách kế toán. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ để ghi sổ, trước hết xác định tài khoản để ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật kí sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ ( hoặc bảng tổng hợp chúng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dịng ở cả hai phần, Nhật kí và phần Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ
46
cùng loại ( phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kì 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật kí sổ cái, được dùng để ghi sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật kí sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột phát sinh ở phần Nhật kí và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào sổ phát sinh các tháng trước và sổ phát sinh tháng này và tính ra sổ phát sinh lũy kế tính từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và sổ phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng ( cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật kí sổ cái
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong nhật kí sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
= +
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng được khóa sổ để cộng sổ phát sinh Nợ, sổ phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khóa sổ của từng đối tượng lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với sổ phát sinh Nợ, sổ phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật kí sổ cái.
Số liệu trên Nhật kí sổ cái và trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ đã được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng nếu được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Tổng số tiền của cột phát sinh ở phần Nhật ký Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản
47
Sơ đồ 3.3:Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký-sổ cái
Ghi chú:
_ Ghi hằng ngày _ Ghi cuối tháng _ Đối chiếu, kiểm tra
3.1.5.3 Chế độ kế tốn áp dụng
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính và Thơng tư số 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011 về hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành kèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006. Chứng từ Kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Nhật ký – Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
48
3.1.6 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển 3.1.6.1 Các nhân tố bên trong 3.1.6.1 Các nhân tố bên trong
3.1.6.1.1 Thuận lợi
Có đội ngũ kỹ sư dân dụng- cơng nghiệp, giao thông thủy lợi với chuyên môn cao, kinh nghiệm nhiều năm, từng hoạt động tại ban quản lý dự án tỉnh và các công ty Tư Vấn xây dựng lớn.
Công ty là nơi thu hút các nhân viên kĩ thuật trẻ, khỏe, có phẩm chất tốt, làm việc năng nổ nhiệt tình
Trong cơng tác có sự đồn kết gắn bó chặt chẽ giữa lãnh đạo với nhân viên các phòng ban.Tổ chức bộ máy quản lý khá chặt chẽ, gọn nhẹ và có khoa học.
Trang thiết bị đầy đủ như: máy vi tính, máy in, máy photo,… và các thiết bị chuyên môn khác như: máy chiếu, máy chụp, máy kinh vĩ điện tử…
Trang bị đầy đủ các phần mềm chạy dự toán, phần mềm thiết kế đường bộ Nova,…
Văn phòng làm việc tươm tất, thống mát sạch sẽ, nằm trên đường chính, thuận lợi giao dịch.
Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, nhân sự ổn định.
Chế độ lương thưởng, BHXH, BHYT theo đúng quy định. Trang bị đồng phục, bảo hộ lao động.
3.1.6.1.2 Khó khăn
Cơng ty đang cần tuyển thêm nhiều nhân sự như kỹ sư xây dựng.
Đội ngũ nhân viên kỹ thuật mới, kinh nghiệm còn non yếu, nên khơng tránh khỏi những sai sót xảy ra.
49
3.1.6.2 Những nhân tố bên ngoài 3.1.6.2.1 Thuận lợi 3.1.6.2.1 Thuận lợi
Có lượng khách hàng đáng kể dưới uy tín làm việc của ban lãnh đạo, ban Giám Đốc công ty.
Thu hút các đội thi công nhỏ lẻ, cộng tác viên thiết kế, giám sát… mang lại khối lượng công việc, cũng như nguồn doanh thu đáng kể.
3.1.6.2.2 Khó khăn
Nhu cầu nhà ở ngày càng cao kèm theo sự phát triển của xã hội, địi hỏi nhiều hơn nữa những cơng trình đồ sộ với kết cấu vững chắc và ngày càng hoàn thiện nên cơng ty phải tìm tịi cái mới, áp dụng khoa học công nghệ, các sáng chế khoa học để chất lượng cơng trình ngày càng phát triển và hồn hảo.
Trong những năm gần đây, các cơng ty tư vấn thành lập ngày càng nhiều, do đó sức cạnh tranh ngày càng lớn.
3.1.6.2.3 Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Xây dựng và phát triển công ty thành một đơn vị vững mạnh.
Tăng cường đội ngũ cán bộ quản lý giỏi và đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề.
Tăng thu nhập, nhằm đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên được tốt hơn. Có định hướng lâu dài về ngành nghề kinh doanh, nâng cao năng lực và quy mơ sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Tích cực chủ động tìm kiếm đấu thầu cơng trình, lấy hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty làm mục tiêu phấn đấu cao nhất, đồng thời đảm bảo uy tín chất lượng cơng trình và an tồn lao động trong thi công
50
CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CPTM TƯ VẤN THIẾT KẾ & THI CÔNG XÂY DỰNG THỊ XÃ
4.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty CPTM Tư vấn thiết kế & thi công xây dựng Thị xã thực hiện các nhiệm vụ thiết kế, giám sát thi công … Là công ty chuyên thiết kế, giám sát và thi công xây dựng nên cơng ty có thể thực hiện các hợp đồng xây dựng, thiết kế theo yêu cầu của một doanh nghiệp khác, của chủ đầu tư, của khách hàng …
Cơng ty ln có đội ngũ kỹ sư túc trực tại công trường để theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra kỹ thuật và chất lượng để đảm bảo cơng trình, hạng mục được thực hiện theo đúng thiết kế được duyệt nhằm đảm bảo thời gian sử dụng lâu dài của sản phẩm hoàn thành.
Là công ty giám sát thi công, thẩm tra, thi cơng cơng trình nên thời gian xây dựng