Cơ cấu, tổ chức kế toán tại công ty

3.1 Khái quát về công ty CPTM Tư vấn thiết kế & thi công xây dựng Thị xã

3.1.5 Cơ cấu, tổ chức kế toán tại công ty

3.1.5.1 Tổ chức cơng tác kế tốn

Tổ chức cơng tác kế tốn hợp lý và khoa học, phù hợp với đặc điểm và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. Mỗi cơng ty có những đặc điểm khác nhau, song tổ chức cơng tác kế tốn đều phải được thực hiện đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:

+ Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức công việc ghi chép ban đầu, tổ chức luân phiên chuyển chứng từ khoa học.

+ Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán.

+ Tổ chức hệ thống kế toán phù hợp, nhằm tạo ra điều kiện cho việc cung cấp thơng tin kịp thời, chính xác, phục vụ điều hành và quản lý kế toán ở doanh nghiệp.

+ Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo quy định và phù hợp với mọi yêu cầu quản lý cụ thể.

+ Tổ chức trang bị, ứng dụng kỹ thuật tính tốn và thơng tin hiện đại trên cơng tác kế tốn.

Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty:

+ Kỳ kế tốn năm: (bắt đầu từ ngày 01/01/2016 kết thúc ngày 31/12/2016) + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam

+ Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định số 48 + Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung

44

Sơ đồ 3.2: Bộ máy kế toán.

 Kế toán trưởng:

Là một chức năng nghề nghiệp, có trình độ chun mơn cao, phẩm chất đạo đức tốt, có năng lực tổ chức bộ máy kế toán trong phạm vi đảm nhiệm.

Kế toán trưởng phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra nghề nghiệp của cơ quan tài chính.

Lập sổ sách kế tốn, báo cáo thuế, báo cáo tài chính bao gồm các công việc cụ thể như:

+ Theo dõi các hợp đồng kinh tế, thanh lý, đặt in, xuất hóa đơn,…

+ Kế tốn vốn bằng tiền, quản lý trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, TSCĐ. + Lao động về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, theo dõi cơng nợ. + Hạch tốn doanh thu tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh.

+ Ngồi ra, cịn tổ chức các cuộc họp tại công ty, tham gia các đợt tập huấn thuế,... Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về báo cáo tài chính, có nhiệm vụ báo cáo đầy đủ các loại vốn, nguồn vốn, kết quả kinh doanh, các khoản công nợ, nhằm giúp Giám Đốc biết được tình hình sử dụng vốn và hiệu quả sử dụng TSCĐ của đơn vị trong sản xuất

KẾ TOÁN TRƯỞNG

45

kinh doanh, đồng thời nộp đầy đủ các khoản thuế cho nhà nước, giúp cho cơng ty hồn thành nghĩa vụ của mình đối với nhà nước.

 Kế tốn viên:

Tập hợp chứng từ, lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, hạch toán chứng từ… Chịu sự giám sát của kế toán trưởng

 Thủ quỹ:

Quản lý tiền mặt của công ty, hằng ngày căn cứ vào phiếu thu , chi , tiền mặt để nhập, xuất quỹ tiền mặt, ghi sổ phần thu, chi.

Thu chi tiển mặt, rút tiển gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, để thanh toán tiền lương, thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, đối chiếu số dư phát sinh với kế tốn có liên quan.

 Văn thư:

Soạn thảo hợp đồng kinh tế, giao hồ sơ,tiếp nhận, ghi chép, theo dõi, công văn đến, công văn đi, soạn thảo các văn bản hành chính, lưu hồ sơ…

Chịu trách nhiệm và làm việc theo sự phân công của ban Giám Đốc, cũng như phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán, bộ phận kỹ thuật giải quyết tốt các công việc được giao.

3.1.5.2 Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại cơng ty

Cơng ty áp dụng hình thức “ Nhật ký sổ cái” để theo dõi trên sổ sách kế toán. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ để ghi sổ, trước hết xác định tài khoản để ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật kí sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ ( hoặc bảng tổng hợp chúng từ kế tốn cùng loại) được ghi trên một dịng ở cả hai phần, Nhật kí và phần Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ

46

cùng loại ( phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kì 1 đến 3 ngày.

Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật kí sổ cái, được dùng để ghi sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật kí sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột phát sinh ở phần Nhật kí và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào sổ phát sinh các tháng trước và sổ phát sinh tháng này và tính ra sổ phát sinh lũy kế tính từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và sổ phát sinh trong tháng kế tốn tính ra số dư cuối tháng ( cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật kí sổ cái

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong nhật kí sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

= +

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng được khóa sổ để cộng sổ phát sinh Nợ, sổ phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khóa sổ của từng đối tượng lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với sổ phát sinh Nợ, sổ phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật kí sổ cái.

Số liệu trên Nhật kí sổ cái và trên “ Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ đã được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng nếu được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Tổng số tiền của cột phát sinh ở phần Nhật ký Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản

47

Sơ đồ 3.3:Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký-sổ cái

Ghi chú:

_ Ghi hằng ngày _ Ghi cuối tháng _ Đối chiếu, kiểm tra

3.1.5.3 Chế độ kế tốn áp dụng

Cơng ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính và Thơng tư số 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011 về hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành kèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006. Chứng từ Kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Nhật ký – Sổ cái

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

48

3.1.6 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển 3.1.6.1 Các nhân tố bên trong 3.1.6.1 Các nhân tố bên trong

3.1.6.1.1 Thuận lợi

Có đội ngũ kỹ sư dân dụng- công nghiệp, giao thông thủy lợi với chuyên môn cao, kinh nghiệm nhiều năm, từng hoạt động tại ban quản lý dự án tỉnh và các công ty Tư Vấn xây dựng lớn.

Công ty là nơi thu hút các nhân viên kĩ thuật trẻ, khỏe, có phẩm chất tốt, làm việc năng nổ nhiệt tình

Trong cơng tác có sự đồn kết gắn bó chặt chẽ giữa lãnh đạo với nhân viên các phòng ban.Tổ chức bộ máy quản lý khá chặt chẽ, gọn nhẹ và có khoa học.

Trang thiết bị đầy đủ như: máy vi tính, máy in, máy photo,… và các thiết bị chuyên môn khác như: máy chiếu, máy chụp, máy kinh vĩ điện tử…

Trang bị đầy đủ các phần mềm chạy dự toán, phần mềm thiết kế đường bộ Nova,…

Văn phịng làm việc tươm tất, thống mát sạch sẽ, nằm trên đường chính, thuận lợi giao dịch.

Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, nhân sự ổn định.

Chế độ lương thưởng, BHXH, BHYT theo đúng quy định. Trang bị đồng phục, bảo hộ lao động.

3.1.6.1.2 Khó khăn

Cơng ty đang cần tuyển thêm nhiều nhân sự như kỹ sư xây dựng.

Đội ngũ nhân viên kỹ thuật mới, kinh nghiệm còn non yếu, nên khơng tránh khỏi những sai sót xảy ra.

49

3.1.6.2 Những nhân tố bên ngoài 3.1.6.2.1 Thuận lợi 3.1.6.2.1 Thuận lợi

Có lượng khách hàng đáng kể dưới uy tín làm việc của ban lãnh đạo, ban Giám Đốc công ty.

Thu hút các đội thi công nhỏ lẻ, cộng tác viên thiết kế, giám sát… mang lại khối lượng công việc, cũng như nguồn doanh thu đáng kể.

3.1.6.2.2 Khó khăn

Nhu cầu nhà ở ngày càng cao kèm theo sự phát triển của xã hội, đòi hỏi nhiều hơn nữa những cơng trình đồ sộ với kết cấu vững chắc và ngày càng hồn thiện nên cơng ty phải tìm tịi cái mới, áp dụng khoa học công nghệ, các sáng chế khoa học để chất lượng cơng trình ngày càng phát triển và hồn hảo.

Trong những năm gần đây, các công ty tư vấn thành lập ngày càng nhiều, do đó sức cạnh tranh ngày càng lớn.

3.1.6.2.3 Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Xây dựng và phát triển công ty thành một đơn vị vững mạnh.

Tăng cường đội ngũ cán bộ quản lý giỏi và đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề.

Tăng thu nhập, nhằm đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên được tốt hơn. Có định hướng lâu dài về ngành nghề kinh doanh, nâng cao năng lực và quy mô sản xuất kinh doanh của cơng ty.

Tích cực chủ động tìm kiếm đấu thầu cơng trình, lấy hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty làm mục tiêu phấn đấu cao nhất, đồng thời đảm bảo uy tín chất lượng cơng trình và an tồn lao động trong thi cơng

50

CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÔNG TY CPTM TƯ VẤN THIẾT KẾ & THI CÔNG XÂY DỰNG THỊ XÃ

4.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

Công ty CPTM Tư vấn thiết kế & thi công xây dựng Thị xã thực hiện các nhiệm vụ thiết kế, giám sát thi công … Là công ty chuyên thiết kế, giám sát và thi công xây dựng nên cơng ty có thể thực hiện các hợp đồng xây dựng, thiết kế theo yêu cầu của một doanh nghiệp khác, của chủ đầu tư, của khách hàng …

Cơng ty ln có đội ngũ kỹ sư túc trực tại công trường để theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra kỹ thuật và chất lượng để đảm bảo cơng trình, hạng mục được thực hiện theo đúng thiết kế được duyệt nhằm đảm bảo thời gian sử dụng lâu dài của sản phẩm hồn thành.

Là cơng ty giám sát thi cơng, thẩm tra, thi cơng cơng trình nên thời gian xây dựng cơng trình kéo dài. Thơng thường để hoàn thành một cơng trình, một hạng mục cơng trình cơng ty phải mất thời gian 6 tháng hơn hoặc mất 1, 2 năm thực hiện. Do yêu cầu, do đặc điểm của công việc tư vấn thiết kế và thi cơng nên địi hỏi công nhân của cơng ty phải có trình độ tay nghề và được đào tạo trước khi thực hiện.

4.1.2 Kế toán doanh thu, thu nhập khác

4.1.2.1 Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ 4.1.2.1.1 Phương thức cung cấp dịch vụ 4.1.2.1.1 Phương thức cung cấp dịch vụ

Công ty áp dụng phương thức cung cấp dịch vụ qua hợp đồng

_ Sau khi ký kết hợp đồng đối với khách hàng, hợp đồng được giao đến các bộ phận có liên quan từ đó căn cứ vào năng lực và chức năng của từng bộ phận đã ký kết hợp đồng giao khoán nội bộ cho cá nhân làm chủ nhiệm đồ án có sự quản lý của trưởng phịng.

51

_ Do đặc thù của từng dự án trong từng hợp đồng kinh tế mà chủ nhiệm đồ án thực hiện cơng việc của mình. Nhìn chung quy trình như sau:

+ Khảo sát: Chủ nhiệm đồ án phối hợp cùng đội khảo sát đi đến tiến hành khảo sát hiện trạng sơ bộ hiện trường thực hiện dự án để có đánh giá ban đầu về dự án có khả thi hay khơng. Đội khảo sát tiến hành đánh giá cùng các chỉ tiêu khảo sát để có kết luận của mình về địa hình, địa chất cơng trình.

+ Lập dự án tiền khả thi: sau khi có quyết định cho phép lập dự án cho đơn vị chủ quản, chủ nhiệm đồ án có thể tự hoặc phối hợp để lập một dự án tiền khả thi ban đầu cho dự án. Khi dự án có tính chất khả thi và thực hiện được thì tiến hành viết dự án khả thi chính thức. Tuy nhiên khơng phải dự án nào cũng cần phải có tiền khả thi, có hay khơng phụ thuộc vào từng đặc thù của dự án về vốn cũng như yêu cầu của phía chủ đầu tư.

+ Thiết kế, kỹ thuật thiết kế thi công: chủ nhiệm đồ án phối hợp cùng các đơn vị thiết kế, theo cá nhân tiến hành khảo sát lần nữa bước thiết kế sơ bộ hay chính thức về thi cơng kỹ thuật, tùy theo đặc thù từng dự án.

+ Nghiệm thu, bàn giao tài liệu: khâu này cần sự phối hợp đồng bộ các bộ phận, cá nhân tham gia dự án, phía chủ đầu tư, thực hiện nghiệm thu đã làm trên để xác định công nợ ban đầu cho khách hàng, giao bộ hồ sơ tài liệu đã ký cho phía chủ đầu tư khi công nợ được xác nhận và có thể đã thu được tiền.

+ Phịng kế tốn có chức năng thu nợ theo dõi và hạch tốn chi phí thực hiện dự án.

4.1.2.1.2 Các chứng từ sử dụng

_ Phiếu thu _ Phiếu chi

_ Hóa đơn GTGT _ Giấy báo ngân hàng

52

4.1.2.1.3 Phương pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ chứng từ

Sau khi lập hợp đồng, biên bản thanh lý hóa đơn được giao cho chủ đầu tư, kế tốn thực hiện hồn tất dịch vụ và xuất hóa đơn.

4.1.2.1.4 Tài khoản sử dụng

TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

4.1.2.1.5 Sổ sách và trình tự ghi sổ

Kế toán tiến hành xử lý chứng từ, hạch toán doanh thu vào sổ nhật ký chung và các sổ kế toán chi tiết có liên quan.

4.1.2.1.6 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12/2016

08/12/2016 Ban quản lý dự án huyện Giồng Trôm TTCP Mời thầu: Trường Mẫu giáo Tân Lợi Thạnh

Nợ TK 112: 2.107.273 Có TK 511: 2.107.273

15/12/2016 Agribank chi nhánh huyện Giồng Trôm TTCP Thiết kế: Phòng giao dịch Tân Hào, Agribank chi nhánh huyện Giồng Trôm, tỉnh Bến Tre; HM: Sửa chữa phòng giao dịch

Nợ TK 112: 8.531.818 Có TK 511: 8.531.818

16/12/2016 Agribank chi nhánh huyện Bình Đại TTCP Thiết kế: Phịng giao dịch Lộc Thuận-Agribank chi nhánh huyện Bình Đại, tỉnh Bến Tre; HM: sửa chữa phịng kế tốn và ngân quỹ (Phần hiện hữu), phần điện, nền khu chứa máy phát điện-Sân bê tông- Nhà tiền chế

53 Nợ TK 112: 7.239.017

Có TK 511: 7.239.017

20/12/2016 UBND xã Thạnh Trị TTCP Thẩm tra: Sửa chữa 2 tuyến đường nhánh ấp Bình Thạnh 2, xã Thạnh Trị, huyện Bình

Nợ TK 112: 140.909 Có TK 511: 140.909

21/12/2016 Agribank chi nhánh huyện Giồng Trôm TTCP Mời thầu: Cabin ATM huyện Giồng Trơm

Nợ TK 112: 1.818.182 Có TK 511: 1.818.182

23/12/2016 Agribank chi nhánh huyện Mỏ Cày Nam TTCP Mời thầu: Hệ thống chống sét huyện Mỏ Cày Nam

Nợ TK 112: 1.818.182 Có TK 511: 1.818.182

26/12/2016 Thanh tra Sở Giao thông vận tải Bến Tre TTCP Mời thầu: Mua sắm trang phục Thanh tra giao thông năm 2016

Nợ TK 112: 1.818.182 Có TK 511: 1.818.182

01/12/2016 Giám sát: Nhà nghỉ cơ quan Sư đoàn bộ/ Sư đoàn BB8/ Quân khu 9 Nợ TK 131: 145.221.818

54

05/12/2016 Photocopy HSMT: Hạ tầng tái cơ cấu vùng nuôi tôm lúa khu vực xã Mỹ An và xã An Điền, huyện Thạnh Phú

Nợ TK 111: 181.682