1 .Giới thiệu chung
2.1 .1Giới thiệu sơ lược về công ty
2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc: Là người đại diện tập thể cán bộ công nhân viên quản lý và điều
hành mọi hoạt động của Công ty theo đúng chế độ chính sách pháp luật và theo định hướng . Có tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Cơng ty. Đồng thời, cịn quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển của Cơng ty.
Phó giám đốc: Tham mưu giám đốc mọi vấn đề liên quan đến tình hình của
cơng ty. Thay mặt giám đốc xử lí các cơng việc trong phạm vi quyền hạn cho phép.
Quản lý hành chánh nhân sự: Bộ phận này phụ trách về công tác liên quan
đến hành chánh, các chế độ lương, thưởng, thăng cấp, định mức sử dụng lao động, các chế độ, quy định khác của Cơng ty...
Kinh doanh: Chức năng chính của bộ phận này là hoạch định các chiến lược
kinh doanh cho các mục tiêu của từng thời kỳ, tìm hiểu nhu cầu, thu thập thông tin về các đối tượng khách hàng để đưa ra các chính sách giá cả cũng như các chương
GIÁM ĐỐC BP.Kỹ Thuật BP. HC NHÂN SỰ BP. IT BP. KINH DOANH BP. KẾ TOÁN BẢO VỆ, TẠP VỤ VỤ,CẤP DƯỠNG BP.Tài Xế BP Mua Hàng BP Kho Phó Giám Đốc
HUTECH
trình quảng cáo, khuyến mãi phù hợp. Ngồi ra, bộ phận kinh doanh còn thực hiện việc giải đáp, hướng dẫn, tư vấn cho khách hàng.
Bộ phận này cịn có nhiệm vụ tổ chức, quản lý 2 bộ phận cấp dưới đó là:
- BP tài xế : chịu trách điều hành xe và vận chuyển hàng cho khách hàng đúng thời điểm.
- BP mua hàng : Nhận đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh rồi triển khai đi lấy hàng để đáp ứng đầy đủ hàng hóa theo kế hoạch từ phịng kinh doanh
ế toán: Bộ phận này chịu trách nhiệm lập báo cáo về tình hình tài chính,
thu thập, phân tích và xử lý số liệu, phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty theo các thời kỳ, cung cấp những thông tin các phần hành kế tốn kịp thời, chính xác khi u cầu.
Đồng thời còn lập các báo cáo về thuế và cập nhật thơng tin về các chuẩn mực kế tốn hay những qui định mới của Bộ Tài Chính.
Bộ phận này cịn có nhiệm vụ tổ chức, quản lý bộ phận cấp dưới đó là:
BP kho: kiểm nhận nhập xuất hàng và đối chiếu số liệu với phịng kế tốn... BP IT: xử lý hình ảnh hàng hóa, đưa lên trang web của doanh nghiệp, sữa
chữa hệ thống máy tính của cơng ty,...
BP kỹ thuật: Chịu trách nhiệm bảo hành, bảo trì, sửa chữa thiết bị của văn
phịng khi có sự cố, và cập nhật báo giá tới các bộ phận khác
BP Bảo vệ, tạp vụ, cấp dưỡng: nấu ăn buổi trưa cho nhân viên doanh nghiệp,
trực đêm công ty.
HUTECH
2.1.5.1 Sơ đồ bộ máy kế tốn tại cơng ty
Sơ đồ 2.2
SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI CƠNG TY
CTy TNHH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế cũng giống như các Công ty khác, bộ phận kế tốn ln đóng vai trị hết sức quan trọng. Vì thế, việc sắp xếp bộ máy kế tốn sao cho hồn thiện là một nỗ lực thường xuyên của Công ty.
2.1.5.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng:
- Là người tổ chức thực hiện chỉ đạo thống nhất cơng tác hạch tốn và thống kê, tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học và hợp lý.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác trung thực, kịp thời, đầy đủ số liệu kế toán và phân tích kết quả kinh doanh của cơng ty.
- Có thể yêu cầu các bộ phận trong công ty chuyển đầy đủ chứng từ, tài liệu cần thiết có liên quan cho bộ phận kế toán.
- Ký tên vào các báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, hợp đồng kinh tế…
- Nghiên cứu những nghị định, thông tư, quyết định của cấp trên về chế độ chính sách của nhà nước. Tham mưu cho giám đốc chỉ đạo thực hiện.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán giá thành Kế toán thanh toán Kế tốn cơng nợ Thủ quỹ
Kế toán trưởng các chi nhánh
Kế toán chi nhánh
HUTECH
- Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, thường xuyên cải tiến, tổ chức bộ máy theo mục tiêu kinh doanh và chiến lược phát triển từng thời kỳ.
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những công việc của phịng kế tốn. - Thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ các kế tốn viên của cơng ty. - Lập đầy đủ các báo cáo tài chính theo đúng quy định của pháp luật
Kế toán tổng hợp:
Tổng hợp số liệu và lập báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm báo cáo quyết tốn tài chính, kịp thời khóa sổ kế tốn cuối kỳ có trách nhiệm xử lý các số liệu.
Kế toán chi nhánh:
Chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng các chi nhánh trong việc lập đối chiếu và gởi báo cáo định kỳ hàng tháng về công ty
Kiểm tra báo cáo từ các chi nhánh trước khi chuyển sang kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán:
- Phản ánh kịp thời thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.
- Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. - Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng: rút tiền, chuyển tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng…
- Kế toán thanh toán dùng sổ quỹ và sổ ngân hàng để lưu trữ hồ sơ.
Kế tốn giá thành:
-Tập hợp các chi phí liên quan tới giá thành của DV để bảng tính giá thành
Kế tốn cơng nợ:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ các khoản công nợ phát sinh, lập hồ sơ theo dõi chi tiết công nợ theo từng đối tượng.
- Theo dõi, kiểm tra diễn biến phát sinh cơng nợ, tình hình thu hồi cơng nợ, đơn đốc thanh toán nợ, lập báo cáo chi tiết nợ và thực hiện đối chiếu xác nhận công nợ theo đinh kỳ tháng, quý, năm.
HUTECH
Thủ quỹ:
- Căn cứ phiếu thu, phiếu chi thực hiện thu, chi, đề nghị khách hàng ký vào đúng vị trí.
- Ghi chép số thu, chi đầy đủ, rõ ràng vào sổ quỹ.
- Sắp xếp tiền ngăn nắp, cẩn thận. Khi xuất tiền ra khỏi quỹ phải có ý kiến của kế toán trưởng hoặc giám đốc.
- Thường xuyên kiểm kê quỹ mỗi tháng.
- Có trách nhiệm về thu chi và bảo quản tiền mặt, ghi chép sổ sách và lập báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày.
Cơng việc tính lương được giao cho bộ phận quản lý hành chính nhân sự lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương.
2.1.5.3. Tổ chức cơng tác kế tốn
a.Chế độ chứng từ:
Toàn bộ các chứng từ sử dụng trong cơng tác hạch tốn tại Cơng ty theo mẫu của Bộ tài chính và Tổng cục thuế.
b. Hệ thống tài khoản:
Công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản và chế độ kế tốn do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
c. Hình thức sổ kế tốn áp dụng:
Hiện nay tại Cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung nhưng sử dụng phần mềm Axapta để xử lý dữ liệu. Vào mỗi cuối tháng, kế toán sẽ in các sổ kế tốn từ phần mềm và lưu lại Cơng ty để tiến hành đối chiếu, kiểm tra khi có nhu cầu.
HUTECH
rình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy i tính
Sơ đồ 2.3
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Hằng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đã được đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn Axapta.
Theo quy trình của phần mềm Axapta... các thông tin được tự động cập nhật vào sổ Nhật ký chung, sổ Cái, đối với những chứng từ có liên quan đến sổ chi tiết thì vào sổ chi tiết tương ứng.
Cuối tháng, kế toán sẽ cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ chi tiết) được dùng để lập nên Báo cáo tài chính.
Chứng từ kế tốn PHẦN MỀM AXAPTA Sổ, thẻ chi tiết Sổ tổng hợp các tài khoản
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ Nhật ký chung
Sổ cái từng tài khoản
HUTECH
d. Chế độ, chính sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty
+ Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
+ Kỳ kế toán: theo quý.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng tại Công ty: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều hạch tốn bằng đồng Việt Nam.
+ Chính sách kế tốn đối với hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp bình quân gia quyền.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên
+ Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: được xác định theo nguyên giá
Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng. + Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: chi phí thực tế.
+ Nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí đi vay: được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh
2.1.6 Những thuận lợi và khó khăn của Cơng ty hiện nay 2.1.6.1. Thuận lợi 2.1.6.1. Thuận lợi
Có chính sách ưu tiên hàng nhập xuất khẩu của nhà nước
Cơ sở vật chất, trang thiết bị, cơ cấu dụng cụ được đầu tư tương đối đầy đủ
Nguồn vốn hoạt động được bổ sung trong thời gian này là một điều kiện rất thuận lợi để củng cố và phát triển Công ty. Công ty được hỗ trợ bởi một đội ngũ nhân viên năng động, đoàn kết, giàu kinh nghiệm đã tạo thành một guồng máy thúc đẩy công việc luôn tiến triển tốt và hiệu quả.
Tài chính của cơng ty ln giữ vững
HUTECH
Cơng ty có quy mơ kinh doanh lớn,nhiều nghành nghề tập trung các tỉnh và thành phố lớn trong nước.
2.1.6.2. Khó khăn
Đối thủ cạnh tranh còn nhiều
Một số chi nhánh mới đi vào hoạt động nên chi phí phát sinh cịn cao ảnh hưởng tới tình hình lợi nhuận chung của tồn cơng ty
Do ngành hàng mà doanh nghiệp kinh doanh quá đa dạng, trình độ chun mơn của CBCNV có hạn chế, nên việc tìm kiếm hàng mất nhiều thời gian, dẫn đến việc huỷ đơn hàng.
Vì tính đặc chung của loại hình kinh doanh theo đơn đặt hàng ,đáp ứng nhu cầu khách hàng ở khắp mọi miền đất nước vì thế vấn đề vận chuyển và nguồn lao động cũng gặp ít khó khăn.
Mặc dù có nhà cung cấp thân tín nhưng giá cả thị trường cũng luôn biến động nên cơng ty vẫn thiếu hàng hóa do vậy việc tìm nhà cung cấp giá hợp lý cũng gặp nhiều khó khăn
2.1.6.3 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới
- Trong những năm tới công ty tiếp tục đầu tư chiều sâu, cải tiến công nghệ tìm biện pháp hạ giá thành, đồng thời đẩy mạnh tổ chức nghiên cứu thị trường tăng doanh thu lợi nhuận cho công ty.
- Nhiệm vụ trước mắt và lâu dài của Công ty là tăng cường tìm kiếm khách hàng tiềm năng, phát triển khách hàng hiện tại, đưa ra từng chính sách ưu đãi phù hợp cho từng khách hàng, nhằm nâng cao doanh số bán hàng cho công ty
- Hằng tháng hoặc hằng quý phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh để kịp thời chấn chỉnh công tác quản lý, điều hòa hoạt động kinh doanh.
- Tăng cường mối quan hệ hợp tác với các nước trên thế giới, tìm biện pháp mở rộng thị trường ra các nước trên thế giới
- Tiếp tục nâng cao trình độ cán bộ bằng việc tổ chức đào tạo và tuyển dụng thêm.
HUTECH
- Cơng ty phải có những khoản giảm giá cho khách hàng, khuyến mãi quà tặng kèm theo.
2.2 Thực trạng về kế tốn doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công Ty TNHH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế tại Công Ty TNHH Phân Phối Liên Kết Quốc Tế
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng hoá 2.2.1.1. Đặc điểm
- Cơng ty hoạt động kinh doanh dựa vào hình thức thương mại, cung cấp phân phối hàng hóa, dịch vụ do vậy doanh thu dựa vào các hoạt động mà công ty cung cấp .
- Công ty bán hàng trực tiếp theo đơn đặt hàng của khách hàng chuyển tới, qua kho và bán hàng qua điện thoại, công ty thường sử dụng phương thức thanh toán là thu tiền trực tiếp và thu bằng chuyển khoản hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán
- Doanh thu chỉ được ghi nhận khi có một khối lượng sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ, nghĩa là hàng hóa đó đã được giao cho khách hàng hoặc đã thực hiện đối với khách hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
2.2.1.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển:
Chứng từ sử dụng
Đơn đặt hàng của khách hàng.
Hợp đồng và các chứng từ khác liên quan
Đơn hàng đã được duyệt (số lượng, đơn giá, thành tiền, chính sách tín dụng đối với từng khách hàng).
Phiếu giao hàng đã được ký xác nhận của bên nhận hàng và bộ phận giao hàng và các bên có liên quan
Phiếu xuất kho.
Hóa đơn giá trị gia tăng.
Trình tự luân chuyển:
Bộ phận kinh doanh khi nhận được đơn hàng từ khách hàng, sẽ gởi bảng báo giá đã được duyệt của Ban Giám Đốc để phản hồi lại cho khách hàng, sau khi được phản hồi chấp nhận từ phía khách hàng, Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển đơn hàng đã
HUTECH
được duyệt cho bộ phận CS, bộ phận CS sẽ làm phiếu giao hàng cho khách hàng, phiếu giao hàng gồm 3 liên: Liên 1 chuyển cho bộ phận kinh doanh để theo dõi chi tiết từng đơn hàng cho từng khách hàng, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho bộ phận kế toán kèm theo đơn hàng đã được duyệt, kế toán sẽ tạm lưu giữ chứng từ giao hàng. Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm theo dõi từng đơn hàng, cuối tháng chuyển từng đơn hàng đã được duyệt từ Giám Đốc và đối chiếu với khách hàng trước khi chuyển sang cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán trước khi xuất hóa đơn dựa trên số liệu bộ phận kinh doanh chuyển sang, cần kiểm tra đối chiếu với phiếu giao hàng của bộ phận sản xuất chuyển lên để tránh những sai xót có thể xảy ra.
Sau khi kiểm tra đối chiếu, kế tốn xuất hóa đơn giá trị gia tăng 4 liên.
+ Liên một: màu trắng dùng để lưu, giữ để làm cơ sở đối chiếu trong công tác khai báo thuế - ngân hàng. Đặc điểm của liên một là phải đánh số thứ tự và phải đủ số seri đã mua ở cục thuế. Mọi trường hợp liên quan đến hóa đơn hủy phải được lưu đồng thời cả ba liên có gạch chéo.
+ Liên hai: màu đỏ, giao cho khách hàng.
+ Liên ba: màu vàng chuyển cho kế tốn cơng nợ dùng để thu nợ khách hàng + Liên bốn: màu xanh dùng để lưu nội bộ
2.2.1.3. Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi doanh thu kế toán sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng