Nhận xét về trình tự ghi sổ và quá trình luân chuyển chứng từ

Chương 3 : Nhận xét – kiến nghị và kết luận

3.1.1 Nhận xét về trình tự ghi sổ và quá trình luân chuyển chứng từ

 Trình tự ghi sổ đảm bảo đúng quy trình của hình thức nhật ký chung.

 Tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung nên cơng ty có thể quản lý được mọi tình hình kinh doanh, tài chính phát sinh trong tồn doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.

 Công tác kế tốn tại cơng ty được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sổ sách kế toán được ghi chép, phản ảnh đầy đủ, kịp thời và chính xác.

 Q trình luân chuyển chứng từ giữa các phịng ban trên cơng ty kịp thời, đúng lúc, các hoạt động thu chi hàng ngày đảm bảo có chứng từ hợp lệ.  Do đặc điểm kinh doanh ngành nghề nên hàng hố rất đa dạng, có nhiều mã

HUTECH

tồn kho chưa được chuẩn xác như những phần hành kế tốn khác. Có nhiều nguyên nhân như do mã hàng hoá giống nhau nên thủ kho giao nhằm mã hàng cho khách hàng nhưng khơng báo kế tốn chỉnh sửa lại dẫn đến số liệu tồn kho bị sai lệch so với thực tế...

 Đồng thời phần mềm kết nối giữa bộ phận kho và phịng kế tốn chưa được tốt nên muốn xuất hóa đơn cho khách hàng thì bộ phận kế tốn cịn phải chờ phiếu lên rồi mới xuất được.

 Về việc lưu trữ chứng từ cần phải lưu theo hồ sơ, theo năm để dễ dàng theo dõi và tìm kiếm khi cần.

 Như chúng ta đã biết việc xác định doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh giúp công ty nắm bắt được thị trường từ đó chủ động sản xuất kinh doanh. Qua thực tế cho thấy việc xác định doanh thu từ việc bán thành phẩm hàng hóa, chi phí từ việc mua bán và xác định kết quả kinh doanh đã đáp ứng được nhu cầu đề ra:

 Về hoạch toán doanh thu, giá vốn: đã phản ánh đầy đủ các phát sinh liên quan đến các khâu kế tốn có liên quan xuất kho thành phẩm, xác định giá vốn đều được phản ánh đầy đủ trên sổ tổng hợp cũng như sổ chi tiết theo đúng quy định của công ty và chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó cịn phản ánh được tình hình tiêu thụ của cơng ty với từng khách hàng, từng mặt hàng. Nắm bắt được doanh số bán ra của từng khu vực để có những chiến lược kinh doanh sao cho phù hợp để nâng cao doanh thu.

3.1.2 Về việc theo dõi sổ sách chứng từ tại phòng kế toán :

 Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được ghi chép một cách đầy đủ và định khoản vào phiếu hạch toán kế toán kèm chứng từ gốc để lưu tại bộ phận kế toán.

 Các chứng từ được theo dõi cẩn thận cả phiếu đi và phiếu về. Đến cuối tháng các chứng từ cịn thiếu sẽ được kế tốn bổ sung đầy đủ.

 Về trang thiết bị, phương tiện làm việc: cơng ty trang bị cho phịng kế toán các thiết bị đầy đủ như: máy tính, photocopy, máy in, máy fax ,… tạo điều

HUTECH

kiện thuận lợi trong quá trình làm việc. Phương tiện thông tin: Internet, mạng nội bộ đầy đủ giúp cho nhân viên kế toán lưu truyền dữ liệu dễ dàng, cập nhật nhanh chóng các kiến thức về kế tốn, các chính sách, luật, văn bản pháp quy,… tạo môi trường thoải mái, hiện đại.

 Cơng ty có hệ thống mạng nội bộ nên viêc kết nối với các phòng ban khác nhanh chóng, dễ dàng.

3.1.3 Hệ thống kiểm sốt nội bộ tại phịng kế tốn:

 Trình tự ln chuyển chứng từ tại cơng ty đều tuân thủ nghiêm ngặt quy trình của hệ thống kiểm sốt nội bộ.

 Các nghiệp vụ thu, chi hàng ngày đều có chữ ký duyệt của kế toán trưởng và ban giám đốc công ty.

 Nguyên tắc không kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán thu chi, đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền.

 Các chứng từ phát sinh tại cơng ty đều được kế tốn kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.

 Các nghiệp vụ nhập xuất hàng ngày tại kho công ty đều được bảo vệ ghi chép lại hàng ngày đảm bảo hàng hố ra vào cơng ty được theo dõi đầy đủ.  Cơng ty thường có kế hoạch kiểm kê háng hố thực tế so sánh đối chiếu với

số liệu sổ sách tìm ra chênh lệch thừa thiếu từ đó tìm ra ngun nhân và biện pháp khắc phục kịp thời.

 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày đều được anh kế tốn trưởng theo dõi nên đảm bảo ít có sai sót về nghiệp vụ.

 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung được áp dụng tại công ty và sử dụng phần mềm kế tốn nên đảm bảo được độ chính xác cao.

 Hàng tháng có đối chiếu số liệu số sách giữa các phần hành kế toán đảm bảo số liệu đúng đủ và chính xác, nếu có sai sót cũng được điều chỉnh kịp thời. Kế toán trưởng thiết lập các thủ tục kiểm soát chung cũng như đưa ra các chính sách sao lưu dự phịng.

HUTECH

 Các BCTC hàng năm Cty TNHH PP Liên Kết Quốc Tế đều được kiểm tra bởi các cơ quan chức năng như: thuế, thanh tra thuế… Vì vậy nếu có sai sót cũng được điều chỉnh kịp thời.

3.1.4 Mối quan hệ giữa phịng kế tốn và các phòng ban khác

 Phịng kế tốn lập các báo cáo nội bộ theo yêu cầu quản trị của ban giám đốc.

 Theo dõi thu, chi tồn quỹ hàng ngày giúp giám đốc tài chính lên các kế hoạch tài chính cho cơng ty đảm bảo tình hình tài chính của cơng ty ln ở ngưỡng cửa an tồn.

 Theo dõi cơng nợ, lưu trữ và cung cấp các thông tin về khách hàng về hàng hố để phịng kinh doanh có kế hoạch xuất hàng.

 Cung cấp số liệu hàng tồn kho cho phòng xuất nhập khẩu để lên kế hạch nhập hàng cho phù hợp với lượng hàng hoá tồn tại kho và phù hợp với thị trường.

 Bảo quản theo dõi tài sản hàng hố tồn tại kho cơng ty.

3.1.5 Về hệ thống phần mềm kế tốn đang áp dụng tại cơng ty

 Phần mềm kế toán Axapta theo dõi thu chi tồn quỹ hàng ngày hàng giờ, theo dõi công nợ với khách hàng những khách hàng nào công nợ quá hạn sẽ được nhắc nhở kịp thời đúng lúc tránh được tình trạng khách hàng có số dư cơng nợ quá lớn.

 Phần mềm kế toán quản lý hàng hố đang sử dụng tại cơng ty có nhiều tiện ích . Số liệu hàng tồn kho được các phịng ban khác có liên quan xem được,  Kế tốn trên cơng ty theo dõi được tình hình nhập xuất hàng ngày, hàng giờ

3.16 Về việc quản lý hàng hóa:

 Hàng hóa được quản lý tại kho số lượng hàng hóa nhiều nhưng mà cơng ty đã phân loại theo từng kho tưng măt hàng có bảng hướng dẫn chi tiết

 Hàng hóa được bảo quản sạch sẽ, an tồn.

 Qúa trình ln chuyển hàng ra khỏi cơng ty đã có người giám sát nên việc thất thốt hàng hóa cũng được hạn chế.

HUTECH

 Hàng năm công ty thường cho tổng kiểm kê kho để kiểm soát được lượng hàng thực tế có phù hợp với sổ sách hay khơng để từ đó tìm ra biện pháp khắc phục.

 Việc theo dõi hàng tồn kho được giao cho một người kế toán quản lý cũng tương đối chặt chẽ.

 Hàng tuần thì bộ phận kế tốn kho có gửi báo cáo doanh số và phiếu xuất kho lên phịng kế tốn để kế tốn kiểm tra giữa số liệu báo cáo và phần mềm có khớp nhau khơng. Nếu khơng khớp thì tìm ra được nguyên nhân kịp thời, nhanh chóng.

3.2 Kiến nghị

Trong thời gian thực tập tại Công Ty TNHH PP Liên Kết Quốc Tế, em được học hỏi và có kinh nghiệm nhiều trong cơng tác tổ chức kế toán, hạch toán kế tốn và nắm được phần nào tình hình hoạt động tại công ty. Qua thực tế tại công ty và kiến thức mà em đã được học em đưa ra các kiến nghị sau:

3.2.1 Về trình tự luân chuyển chứng từ

 Các phòng ban khác cần cung cấp đầy đủ kịp thời các chứng từ cho phịng kế tốn để thuận tiện trong việc ghi chép nghiệp vụ phát sinh và theo dõi sổ sách, khi làm việc thì cần có kế hoạch cụ thể, rõ ràng tránh tình trạng gấp rút, vội vã ảnh hưởng đến tâm lý người làm cơng tác kế tốn dẫn đến số liệu kế toán dễ bị sai sót.

 Do số liệu tồn kho kế tốn theo dõi có liên quan tới các kế hoạch, các chỉ tiêu quan trọng của công ty nên khi phát sinh nghiệp vụ nhập xuất ở kho thì bộ phận kho vận gởi chứng từ nhanh chóng lên phịng kế tốn để cập nhật số tồn kho được kịp thời và đúng lúc.

 Những phần hành kế tốn có liên quan nên cung cấp số liệu để cập nhật kịp thời, tránh tình trạng cơng việc người này phải phụ thuộc vào công việc người khác làm bê trễ cơng việc được giao.

HUTECH

có người làm thay nên kế tốn trưởng cần phải phân cơng lại cơng việc cho phù hợp.

3.2.2 Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty

 Do khối lượng cơng việc lớn kế tốn trưởng nên tìm hiểu nắm rõ cơng việc của từng cá nhân trong phịng để tránh tình trạng người làm khơng hết việc, người khơng có việc để làm, phân cơng cơng việc rõ ràng để biết người nào làm việc gì, khi có sự cố xảy ra ai là người chịu trách nhiệm đồng thời giảm áp lực cho người phải làm q nhiều cơng việc dẫn đến tình trạng căng thẳng khơng hồn thành tốt công việc được giao.

 Cuối tháng phịng kế tốn nên tổ chức họp để lắng nghe ý kiến từng thành viên trong phòng về các vấn đề xảy ra trong tháng và trao đổi chia sẻ kinh nghiệm xử lý.

 Công ty nên tạo điều kiện cho thủ kho nâng cao trình độ kiến thức về vi tính để đáp ứng nhu cầu vi tính hố của cơng ty.

 Hàng năm cơng ty bố trí cho các nhân viên tham gia các khoá nâng cao nghiệp vụ, kinh nghiệm của các nhân viên. Nhân viên cần tin học hoá hơn nữa trong cơng tác kế tốn.

 Kế tốn thu chi và thủ quỹ cuối ngày cần phải kiểm tra và đối chiếu lại số liệu trên sổ sách và thực tế có phù hợp hay khơng, để nếu có trường hợp khơng khớp thì cịn tìm được ngun nhân.

 Hàng tuần, phịng kế toán phải lập kế hoạch thu chi cho tuần tới để nhằm đảm bảo việc thu chi hợp lý.

Một số kiến nghị hồn thành cơng tac kế tốn doanh thu chi phí xác định kết quả kinh doanh

Ngày 14/10/2011, Căn cứ phiếu chi PC10/145chi tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế với cơng ty TNHH Tín Phát với số tiền 1.250.000 VND

Nợ TK 811 1.150.000 Có TK 1111 1.150.000

HUTECH

Khoản chi phí này khi quyết tốn thuế thì cơng ty phải loại ra khỏi chi phí hợp lí hợp lệ, vì vi phạm hợp đồng kinh tế khơng được xem là chi phí hợp lý hợp lệ

3.2.3 Hệ thống kiểm sốt nội bộ tại phịng kế tốn

 Kế toán trưởng cần tăng cường hơn nữa các hoạt động kiểm soát với các số liệu của phịng kế tốn.

 Kế tốn trưởng cần có sự phân cơng lại cơng việc của một số nhân viên trong phòng.

 Cần điều chuyển công việc của một số nhân viên trong phòng, tránh tình trạng một nhân viên mà làm ở một vị trí trong một thời gian dài.

 Sổ sách kế tốn tương đối rõ ràng, tuy nhiên phịng kế toán nên thiết lập lại thẻ kho để thủ kho có thể theo dõi rõ ràng số lơ, số lượng từng lô hàng tồn kho.

 Giữa kế tốn theo dõi cơng nợ khách hàng với kế tốn thu tiền cần có sự đối chiếu liên hệ nhiều hơn để tránh tình trạng kế tốn cơng nợ khơng cập nhật được kịp thời đúng lúc số dư cơng nợ của khách hàng và cuối tháng tính tiền thưởng hoa hồng tính trên thực thu của nhân viên sale phịng kinh doanh bị sai sót.

 Khi dùng phần mềm theo dõi cơng nợ thì người tạo mã khách hàng cần phải tạo mã dễ nhớ, tránh trùng lặp, và nên tạo mã khách hàng theo miền, theo vùng như khách hàng miền bắc, miền trung, miền nam… để khi cần dễ lọc tìm.

 Kế tốn theo dõi cơng nợ phải thường xuyên đối chiếu số liệu với khách hàng để dễ tìm ra chênh lệch chứ khơng nên đối chiếu cơng nợ trong thời gian lâu thì khó đối chiếu và nhiều thiếu soát.

 Cuối tháng kế toán theo dõi hàng hoá tồn kho cần in ra tồn kho sổ sách để thủ kho xem và ký xác nhận nếu có sai lệch thì điều chỉnh kịp thời.

HUTECH

 Các phịng ban khác trong cơng ty nên cung cấp kịp thời các chứng từ các số liệu có liên quan cho phịng kế tốn để cuối tháng khố sổ sớm và cho ra báo cáo kết quả kinh doanh sớm hơn cho ban giám đốc công ty.

3.2.4 Về hàng hóa tại cơng ty:

 Cơng ty cần phải xem xét về việc tạo mã hàng vì mã hàng tương tự nhau dễ gây nhầm lẫn trong viêc kiểm kê cũng như giaohàng

 Sau khi kiểm kê chênh lệch thừa thiếu thì phải quy ra trách nhiệm cho từng cá nhân chứ công ty kiểm kê mà không quy ra trách nhiệm cho từng cá nhân thi dễ xảy ra những mất mát tiếp theo.

 Công ty nên hạn chế quá trình tạo mã code mà chỉ nên dùng mã nội bộ vì sau mỗi đợt bán hàng sale hay hội chợ thì trên 1 sản phẩm có nhiều tên và giá khác nhau nên dễ gây ra hiểu lầm về giá cả.

 Bộ phận kho khi nhập hàng về cần kiểm tra chặt chẽ về số lượng hàng hóa vì để tránh trường hơp thiếu hàng .

 Khi xuất hàng hóa bán cho khách hàng cũng cần kiểm tra kỹ và phải giao đúng số lượng, phẩm chất và mã hàng cho khách hàng để tránh trường hợp giao không đúng mã hay không đúng phẩm chất khách hàng trả lại hàng , gây mất uy tín cơng ty và tốn thời gian và làm thiệt hại cho công ty.  Khi giao hàng hóa chứng từ cho khách hàng thì cần phải có đầy đủ chữ ký

của khách hàng để làm chứng từ.

3.2.5 Về chính sách của cơng ty:

 Cần tăng cường bộ phận chăm sóc khách hàng .  Cơng ty nên giảm bớt chi phí điện, điện thoại,…

 Cơng ty nên có chính sách khen thưởng cho nhân viên để năng cao tinh thần làm việc của mọi người, để mọi người làm việc tốt hơn.

HUTECH

KẾT LUẬN

Trong mọi lĩnh vực kinh doanh đều có những khó khăn, thử thách, cạnh tranh và rủ ro. Tất cả các vấn đề này khơng phải là gần nhau nhưng nếu khơng có cách nhìn đúng đắn, chính sách sáng suốt để phân biệt đâu là rủi ro, đâu là cơ hội thì các doanh nghiệp sẽ nắm trong tay sự thất bại. Nếu thực hiện tốt điều đó thì ngược lại nó sẽ chứng tỏ được sự năng động và tài năng của doanh nghiệp trong q trình tồn tại và phát triển.

Cơng Ty TNHH PP Liên Kết Quốc Tế là một ví dụ điển hình. Là một doanh nghiệp “sinh sau đẻ muộn”. Nhưng Cơng ty khơng cho đó là khó khăn mà chính thách thức và cơ hội để Cơng ty tự khẳng định mình. Do đó để củng cố vị trí của mình trên thị trường, để mọi kế hoạch kinh doanh đều mang tính khả thi, Cơng ty đã phát huy những thế mạnh mà mình có sẵn. Đó là sự năng nổ nhiệt tình của tồn thể cán bộ cơng nhân viên cùng với sự tích cực sáng tạo, tìm tịi quản lý, điều hành chặt chẽ của Ban giám đốc để ln thích ứng với thị trường. Và sau gần 3 năm hoạt