1.3.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp được coi là bước quan trọng nhất trong tồn bộq trìnhđào tạo, bởi chỉ khi xác định nhu cầu đúng thì lúc này người lãnhđạo mới xây dựng được quy trìnhđào tạo hiệu quảnhất.
Đào tạo là hoạt động quan trọng để nâng cao năng lực đội ngũ. Xét vềmặt tổ chức, đào tạo nâng cao kỹ năng và hiệu quảcông việc. Đối với cá nhân, hoạt động
này giúp có được phát triển và có cơ hội làm tốt hơn vai trị của mình và tăng khả năng thăng tiến. Bởi vậy, tổchức và nhân viên ln có các nhu cầu đào tạo.
Xác định nhu cầu đào tạo của cán bộnhân viên
Nhu cầu đào tạo của mỗi nhân viên ln có những điểm khác biệt do lĩnh vực chuyên môn, tiềm năng và tư duy phát triển của họ không giống nhau. Do vậy các hoạt động đào tạo phải hướng tới việc thiết kế chương trình sao cho đáp ứng được yêu cầu của từng đối tượng.
Nhu cầu đào tạo quyết định phương pháp đào tạo. Khơng có bất kỳ chương trình hay phương thức nào phù hợp với mọi nhu cầu. Các chương trìnhđào tạo được
chọn lựa trên cơ sở dung hồ được mong muốn của các cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp, trong đó hiệu quả kinh doanh và chiến lược công ty hướng đến luôn
được đưa ra làm tiêu chí có tính quyết định.
Từ đó ta có các bước đánh giá nhu cầu đào tạo của nhân viên:
Bước 1: Phân tích nhu cầu tổchức
Bước 2: Phân tích các u cầu của cơng việc và trìnhđộcủa nhân viên
Bước 3: Phân tích kỹ năng hiện tại của nhân viên Bước 4: Xác định mục tiêu đào tạo và phát triển cụthể
Bước 1: Phân tích nhu cầu tổchức
Đào tạo nội bộ nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho
doanh nghiệp, đồng thời là nền tảng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Do đó, cách thức đầu tiêu doanh nghiệp cần
kế hoạch triển khai đào tạo nhân sự. Có rất nhiều những mục tiêu mà doanh nghiệp
đang hướng tới như:
- Mục tiêu ngắn hạn trong một thời điểm nhất định hoặc tùy vào tình hình thực tế (1 năm)
- Mục tiêu trung và dài hạn của tổ chức trong khoảng từ 3 – 5 năm theo tầm nhìn chiến lược.(2– 5 năm, theo tầm nhìn chiến lược)
- Các mục tiêu đột xuất khơng thể dự đốn trước (Ví dụ: thay đổi vị trí cơng việc, thăng chức)
- Mục tiêu phát triển cá nhân của nhân viên (khi doanh nghiệp chưa có nhu cầu đào tạo) nhằm tăng sự gắn kết hoặc phát triển lộtrình sựnghiệp.
Bước 2: Phân tích các u cầu của cơng việc và trìnhđộcủa nhân viên
Là q trình xem xét, so sánh yêu cầu của công việc được phản ánh trong bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc với trình độ thực có của người lao động đểphát hiện ra sựbất cập giữa trìnhđộ của người lao động với yêu cầu của công việc nhằm xác định cơng việc nào cần được đào tạo.
Làm tăng trình độ, kiến thức, kỹ năng hiện tại của các cán bộ, nhân. Vai trò
của các hoạt động nghiên cứu, xác định nhu cầu đào tạo sẽ phụ thuộc vào sự phân công công việc và nhu cầu đổi mới, hoàn thiện hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Thực hiện các cuộc khảo sát để phân tích yêu cầu công việc và năng lực của từng nhân viên sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết được những vấn đề khó khăn trong việc xây dựng kế hoạch đào tạonội bộ, bao gồm:
-Nắm rõ được năng lực chuyên môn hiện tại của nhân viên và mong muốn
phát triển kỹ năng của họ.
-Hiệu suất và kết quả công việc hiện tại của các cá nhân và mong muốn về công việc trong tương lai.
Để có thể phân tích được kỹ năng làm việc của nhân viên một cách chính
xác, nhà quản lý phải tổ chức các buổi họp trao đổi trực tiếp giữa nhân viên và các thành viên xây dựng kế hoạch đào tạo. Bên cạnh đó, nhà quả lý có thể phân tích kỹ
năng thơng quacác khía cạnh như:
- Nhiệm vụ của nhân viên trong hoạt động kinh doanh của tổ chức là gì? - Hiệu quả của các chương trìnhđào tạo trước đó?
- Vấn đề doanh nghiệp đang thực sự quan tâm là gì?
- Nên đào tạo nội dung gì để cải thiện chất lượng làm việc của nhân viên nhanh
chóng?
Nhà quảlý cũng có thể áp dụng một sốnhững phương pháp dưới đây đểxác
định kỹ năng làm việc của nhân viên dễ dàng hơn:
- Phương pháp tính tốn : Căn cứ vào tơng hao phí thời gian lao động kỹthuật cần thiết, thời gian lao động cần thiết và quỹthời gian lao lao động.
- Phương pháp quan sát thực tế : quan sát người lao động tại nơi làm việc xem
chất lượng, tốc độ, kỹ năng, từ đó thấy được người la cịn yếuở kỹ năng gì đó tiến hành đào tạo. Các lỗ hổng trong hệ thống doanh nghiệp thể hiện trong cách thức hoạt động, nhân viên không trao quyền, lãnh đạo thường là người ra quyết định cuối
cùng.
- Phương pháp điều tra phỏng vấn: thiết kế một bảng hỏi dựa vào bàn phân tích cơng việc xác định nhân viên còn thiếu kỹ năng gì tiến hành tạo bổ sung tìm hiểu nguyên nhân, yếu tố khiến nhân viên không đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Bước 4: Xác định mục tiêu đào tạo và phát triển cụthể
Bây giờ là thời điểm xác định các chương trình đào tạo có cần thiết cho
doanh nghiệp. Giai đoạn này sẽ quyết định xem những khoảng trống về kỹ năng hay hiệu suất nào sẽ được ưu tiên trong kế hoạch phát triển.
Xác định kỹ năng trìnhđộ sau quá trìnhđào tạo, số lượng nhân sự tham gia,
nội dung, thời gian đào tạo… Mục tiêu càng cụ thể kết quả đào tạo càng cao.
Để xác định nhu cầu đào tạo cho cán bộ quản lý cần tiến hành một số bước quan trọng:
Bước 1: So sánh kiến thức thực tế của các cán bộ quản lý với yêu cầu về các
kiến thức, kỹ năng, trình độ được nêu trong bản mô tả công việc và bản mô tả đối với người thực hiện công việc.
Bước 2: Xác định số người cần tuyển thêmở các bộ phận và các chức danh
công việc cần tuyển thêm.
Bước 3: Dựa trên mục tiêu và chiến lược phát triển của tổ chức, lựa chọn
những cá nhân cần thiết để tiến hành đào tạo trong năm kế hoạch.
Bước 4: Dựa trên khả năng chi tiêu tài chính cho đào tạo, đội ngũ giảng viên
có thể mời hoặc huy động.
Xác định các kiến thức và kỹ năng cần đào tạo:
Đối với việc đào tạo nhân viên mới sẽ bao gồm các nội dung như sau: Giới thiệu chung vềtổ chức, các quy định nội dung, quy chếhoạt động của tổ chức và một sốvấn đềchung khác.
Đối với việc đào tạo trong khi làm việc: Xác định xem người lao động còn
thiếu những kiến thức, kỹ năng gì, cần bổsung những kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng yêu cầu của công việc.
Đối với đào tạo phục vụ cho mục tiêu phát triển tổchức: Xác định xem mục tiêu phát triển của tổ chức trong từng giai đoạn, người lao động cần phải đào tạo thêm kỹ năng, kiến thức gì, kỹ năng hay vị trí nào cần được đào tạo hay có thể đào tạo sau.
1.3.2. Lập kếhoạch đào tạo
1.3.2.1. Xác định mục tiêu đào tạo
Sau khi đã xác định được nhu cầu đào tạo, nhà quản trị cần phải xác định
được mục tiêu của chương trình đào tạo. Đó là xác định các kết quả cần đạt được của hoạt động đào tạo, bao gồm:
- Số lượng và cơ cấu học viên. - Thời gian đào tạo
Việc xác định mục tiêu đào tạo sẽ góp phần nâng cao hiệu quảcủa công tác
đào tạo và phát triển nguồn nhân lực và là cơ sở để đánh giá trình độ chuyên môn của người lao động trong mỗi công ty, tổchức.
Một mục tiêu đào tạo tốt cho phép đánh giá, chấm điểm cơng bằng, việc xác
định chương trình đào tạo phù hợp giữa mục tiêu và nội dung sao cho hiệu quả
khuyến khích người lao động tự đánh giá vì họ biết phải đạt được những gì, mong muốn đào tạo tốt hơn.
Do đó, khi viết những mục tiêu đào tạo cần chú ý tuân thủ nguyên tắc SMART: Rõ ràng cụ thể, đo lường được, có thể đạt đến được, có liên quan và hạn
định thời gian hợp lý.
1.3.2.2. Xác định đối tượng đào tạo.
Để đào tạo được một người lao động là rất tốn kém, vậy nên để có thể lựa chọn đúng đối tượng đào tạo phải dựa vào nhu cầu đào tạo và phải đánh giá được tình trạng chất lượng đội ngũ lao động hiện có.
Việc xác định cho cơng tác đào tạo nghĩa là phải xác định xem ai là người đi học, cần phải xem xét các đối tượng:
-Những người lao động có nhu cầu được đào tạo
-Những người lao động được cửtham gia học tập do doanh nghiệp có nhu cầu -Những người lao động có nhu cầu tiếp thu
Đểcó thểlựa chọn đúng đối tượng đào tạo phải dựa vào nhu cầu đào tạo và phải đánh giá được tình trạng chất lượng đội ngũ lao động hiện có.
Đối tượng được lựa chọn để tham gia đào tạo phải đảm bảo các yếu tố đó là: Việc đào tạo phải đúng người, đúng việc, phải đảm bảo tính cơng bằng hiệu quả, kịp thời đối với người lao động và đối với công việc. Muốn vậy trước khi lựa
chọn đối tượng thì cần phải nghiên cứu về nhu cầu và nguyện vọng của từng người lao động, động cơ muốn học tập của họ có chính đáng hay khơng hay doanh nghiệp có thể đáp ứng được khơng; đồng thời có thể dựa vào các kết quả của hoạt động phân tích cơng việc (gồm 3 bản: Bản mơ tả cơng việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc) để lựa chọn đối tượng đào tạo chính xác hơn.
1.3.2.3. Xây dựng chương trìnhđào tạo và phương pháp đào tạo
Xây dựng chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo phải được xây dựng thật cụ thể về: Các kiến thức, kỹ
năng được lựa chọn sẽ cung cấp trong chương trình, số giờ học, số buổi học, chi phí cho mỗi chương trìnhđào tạo. Các phương tiện cần thiết cho chương trình như:
giáo trình, tài liệu, trang thiết bị….
Chương trình đào tạo được xây dựng trên cơ sở nhu cầu đào tạo và mục tiêu
đào tạo đã xác định. Sau đó doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể về năng lực tài chính, cơ sởvật chất (CSVC)…
Các hình thức đào tạo
Đào tạo mới
Đào tạo mới là việc tiến hành đào tạo cho những cá nhân chưa qua đào tạo
với mục tiêu chính là giúp cho người lao động có trình độ chun mơn kỹ thuật nhất định đáp ứng yêu cầu công việc của tổ chức. Trong nhiều trường hợp do khơng thểtuyển được lao động có trìnhđộ chun môn nghềnghiệp phù hợp trên thị trường lao động hoặc do một sốnguyên nhân khác, tổchức buộc phải tiến hành
đào tạo mới. Thực tếxảy ra những trường hợp như vậy.
Đào tạo lại là việc đào tạo cho người lao động đã qua đào tạo song chuyên
môn không phù hợp với công việc đảm nhận. Việc đào tạo lại được tiến hành khi: -Do một số nguyên nhân nào đó tổ chức tuyển người vào vị trí cơng việc khơng phù hợp với chuyên môn được đào tạo. Để người lao động có thểthực hiện tốt cơng việc được giao, cần phải đào tạo lại.
-Do thu hẹp sản xuất hoặc do sắp xếp tinh giản bộ máy, người lao động trở
thành lao động dôi dư và được chuyển sang làm công việc khác, cần đào tạo lại cho người lao động đểhọ đảm đương công việc mới.
Đào tạo bồi dưỡng nâng cao
Đào tạo nâng cao là việc đào tạo nhằm giúp cho người lao động có kiến thức
và kỹ năng ởtrình độ cao hơn, qua đó giúp cho người lao động hoàn thành tốt hơn
nhiệm vụ được giao với năng suất và hiệu quả cao hơn.
Thông thường đểthực hiện công việc được giao với các kiến thức và kỹ năng hiện có, người lao động có thể hoàn thành tốt. Tuy nhiên, nếu được đào tạo và rèn luyện ở mức cao hơn, người lao động có thể hồn thành cơng việc nhanh hơn với chất lượng cao hơn.
Lựa chọn phương pháp đào tạo
Có nhiều phương pháp đào tạo khác nhau để lựa chọn và mỗi phương pháp
đều có những ưu, nhược điểm riêng của nó. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một
phương pháp hoặc kết hợp nhiều phương pháp đào tạo, chi phí thấp và phương pháp đem lại hiệu quảlớn nhất.
Kèm cặp và chỉ dẫn
Đây là phương pháp phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và kể cả một số công việc quản lý. Quá trình
đào tạo bắt đầu bằng sựgiới thiệu và giải thích của người dạy vềmục tiêu của công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ, theo từng bước về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạodưới sự hướng dẫn và chỉdẫn chặt chẽcủa người dạy.
Luân chuyển, thuyên chuyển công việc.
Đây là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua q trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện được những cơng việc cao hơn trong tương lai.
Đào tạo theo kiểu học nghề
Trong phương pháp này, chương trình đào tạo bắt đầu bằng việc học lý
thuyết ở trên lớp, sau đó các học viên được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm; được thực hiện các công việc thuộc nghềcần học cho tới khi thành thạo tất cảcác kỹ năng của nghề. Phương pháp này
dùng đểdạy một nghềhoàn chỉnh cho công nhân.
Phương pháp này thực chất là sự kèm cặp của công nhân lành nghề đối với
người học và là phương pháp thông dụngởViệt Nam.
Mở các lớp cạnh doanh nghiệp
Áp dụng với những nghề tương đối phức tạp, các cơng việc có tính đặc thù mà việc kèm cặp không thể đáp ứng.
Cử đi học ở lớp ngắn hạn và dài hạn
Đào tạo vềnghệ thuật lãnh đạo, khả năng thủ lĩnh…các chương trình có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tháng.
Chương trình, khóa đào tạo riêng biệt nhằm cung cấp thêm các kiến thức cơ
bản vềlĩnh vực, tài chính, kinh tế…
Các chương trình đào tạo cấp bằng tốt nghiệp: Cao đẳng, đại học, cao học
chức, học viên học ở ngoài giờ vào buổi tối hoặc mỗi quý tập trung một đợt học khoảng 1 hay 2 tuần.
Các hội nghị, thảo luận
Phương pháp này được tổchức dưới dạng bài giảng hay hội nghị bên ngồi, có thể được tổchức riêng hay kết hợp với các chương trìnhđào tạo khác.
Học viên sẽhọc các kiến thức kinh nghiệm cần thiết thông qua việc thảo luận từng chủ đềtrong từng buổi và dưới sựlãnhđạo của nhóm.
Phương pháp này khá đơn giản dễ tổ chức, không cần nhiều trang thiết bị,