LDN 2014 ra đời đã chuyển quyền tự quyết về con dấu cho DN được coi là một cuộc “cách mạng” mang tính đột phá, giúp khắc phục được những quy định cịn bó buộc và khiến DN khó khăn trong việc gia nhập thị trường. Quy định về con dấu DN trong LDN 2014 là một bước đệm giúp thay đổi tư duy của chúng ta dần dần ít phụ thuộc vào con dấu hơn, đồng thời bắt kịp với xu hướng các nước hiện đại trên thế giới, khi hiện nay các quốc gia này đã bỏ dần chế định phụ thuộc vào con dấu. Bên cạnh những thay đổi tích cực đó, quy định về con dấu trong LDN 2014 vẫn cịn tồn tại nhiều bất cập và thiếu sót khi áp dụng vào thực tiễn đã dẫn đến những lúng túng và khó khăn, cụ thể được thể hiện:
2.1.1. Quyền quyết định về số lượng con dấu
LDN hiện hành khơng cịn ấn định số lượng con dấu cụ thể như trước mà đã trao quyền quyết định số lượng cho chính DN, tại khoản 1 Điều 44 LDN 2014: “DN có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của DN”. Quy định như trên dẫn đến sự hiểu sai về mặt từ ngữ, “DN có quyền quyết định số lượng con dấu”, có thể hiểu là quyết định có một con dấu, nhiều con dấu hoặc có thể khơng có con dấu nào. Từ ngữ Việt Nam chúng ta rất phong phú và đa nghĩa vì vậy khi áp dụng trên thực tế cũng đã có những vướng mắc. Một DN khơng có nhu cầu sử dụng con dấu có thể khơng cần có con dấu, hay một DN khác có nhiều chi nhánh kinh doanh và cần con dấu thì có thể có nhiều con dấu. Như vậy, cách hiểu “có thể khơng có con dấu” có phù hợp hay khơng? Xem thêm các quy định khác trong LDN 2014 cụ thể tại khoản 4 Điều 98 LDN 2014 thì: “Chủ tịch cơng ty sử dụng bộ máy quản lý, điều hành, bộ phận giúp việc (nếu có) và con dấu của cơng ty để thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình”, cụm từ “nếu có” là để làm rõ cho vế “chủ tịch công ty sử dụng bộ máy quản lý, điều hành, bộ phận giúp việc” còn con dấu vẫn bắt buộc phải có. Hay một quy định khác cũng đã khẳng định chế định con dấu vẫn cần thiết trong DN như điểm c khoản 1 Điều 204 LDN 2014, trong hồ sơ giải thể DN vẫn bắt buộc có sự xuất hiện của con dấu. Mặt khác, trong các văn bản pháp luật khác và văn bản chuyên ngành vẫn yêu cầu DN phải đóng dấu. Nếu hiểu theo hướng DN “có thể khơng có con dấu” thì đối với các giao dịch mà văn bản pháp luật u cầu đóng dấu thì DN khơng sử dụng con dấu thì khơng được tham gia vào các giao dịch này. Từ đó có thể thấy, con dấu vẫn còn là một chế định bắt buộc trong hoạt động
22
của DN, nên cách hiểu DN có thể quyết định khơng có con dấu là chưa phù hợp với tinh thần của pháp luật. So sánh với quy định cũ, LDN 2005 đã quy định mỗi DN chỉ có một con dấu, chỉ khi nào có sự đồng ý của cơ quan cấp dấu mới có thể có con dấu thứ hai, quy định này rất rõ ràng, ấn định số lượng con dấu, khơng gây khó khăn trong việc áp dụng trên thực tiễn. Vì vậy, cần có một sự chỉnh sửa về mặt từ ngữ để cách hiểu của LDN 2014 khơng cịn gây tranh cãi.
2.1.2. Quyền quyết định về hình thức, nội dung con dấu
Kể từ ngày LDN 2014 có hiệu lực, hình thức và nội dung con dấu đã được DN tự quyết định, DN được tự do lựa chọn làm con dấu với hình dạng, kích thước theo ý của mình, kích thước to nhỏ không bắt buộc, màu mực bất kỳ và chỉ cần đáp ứng nội dung thể hiện trên con dấu là tên DN và mã số DN đồng thời không vi phạm các trường hợp cấm quy định tại Điều 14 NĐ 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số Điều của LDN. Một điều băn khoăn trong quy định của quy chế con dấu, như thế nào được xem là sử dụng từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam. Khi mà Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm và thẩm tra nội dung con dấu DN khi giải quyết thủ tục thông báo mẫu dấu61. Như vậy, nếu con dấu của DN sử dụng với các dấu hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống văn hóa lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục thì cơ quan nào có trách nhiệm thẩm tra nội dung và xử lý đối với trường hợp trên, cách thức xử lý và chế tài là gì? Quy định này còn chưa rõ ràng khiến cho việc áp dụng trên thực tế còn nhiều lúng túng, đã tạo ra cơ sở không rõ ràng để xem xét con dấu DN có đúng chuẩn hay không? Việc cải cách pháp luật khiến cho con dấu được mang trên mình một hình thù, kích cỡ và các hình ảnh sáng tạo được tự do thể hiện hình ảnh của cơng ty mình, nhưng quy định lại thiếu đi những định nghĩa rõ ràng, khơng có cơ quan thẩm tra khiến cho việc rất khó xác định được hành vi vi phạm.
Tóm lại, như quy định cũ, LDN 2005 thống nhất một mẫu dấu, việc sử dụng mẫu dấu chặt chẽ, cố định như tất cả con dấu đều dùng một màu mực đỏ62. Việc quy định mang tính bắt bắt buộc chung như vậy giúp cho việc thực thi được cụ thể và chính xác, tránh được tình trạng hiểu sai pháp luật và lúng túng áp dụng như chế định con dấu hiện nay.
61 Khoản 3, Điều 14, NĐ 96/2015/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ Quy định chi tiết một số Điều của LDN.
23
2.1.3. Quyền quản lý con dấu
Pháp luật không quy định cụ thể việc quản lý con dấu mà do DN tự quy định. Chính vì thế, mỗi DN sẽ tự soạn thảo ra Điều lệ để quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến quản lý con dấu. Ngoài việc đề cập đến việc quản lý con dấu thì cịn quy định về việc lưu giữ con dấu, có thể thấy việc lưu giữ con dấu cũng thuộc nội dung quản lý con dấu của DN, tuy nhiên việc lưu giữ này theo LDN lại thực hiện theo Điều lệ của công ty, đồng thời tại NĐ số 96/2015/NĐ-CP chỉ đề cập tới hai nội dung là vấn đề quản lý và sử dụng con dấu. Như vậy, nếu Điều lệ công ty quy định không rõ ràng hoặc chưa quy định thì con dấu sẽ được lưu giữ ở đâu và do những ai quản lý, trách nhiệm của người quản lý đến đâu? Chế định quản lý con dấu của DN còn được quy định cụ thể tại Điều 15 NĐ số 96/2015/NĐ-CP, quy định này đã có những khó khăn nhất định đối với các DN ở thời điểm thành lập trước ngày 01 tháng 07 năm 2015. Cụ thể:
Tại khoản 2 Điều 15 NĐ số 96/2015/NĐ-CP thì:
“Trường hợp DN đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại NĐ này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của DN”
Có thể thấy đây là một quy trình thủ tục khá phức tạp, để được làm con dấu mới theo quy định của NĐ 96/2015/NĐ-CP, các DN này phải trải qua nhiều bước, bước thứ nhất là phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an, bước thứ hai phải được công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu rồi mới có thể tự khắc dấu và thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN. Khi LDN đã nới lỏng hơn về con dấu DN, giúp DN gia nhập thị trường một cách nhanh chóng hơn thì việc giảm bớt về thủ tục cho DN là một việc làm cần thiết, không cần phải qua nhiều bước thủ tục với Cơ quan công an nữa, giúp giảm tải bớt công việc cho Cơ quan công an và đồng thời đẩy nhanh thời gian thủ tục cấp con dấu mới cho các DN này.
Tại khoản 3 Điều 15 NĐ này cũng đã đề cập chế định quản lý con dấu như:
“Trường hợp DN đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì DN được làm con dấu theo quy định tại NĐ này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu”.
24
Như vậy, đối với trường hợp mất con dấu và mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì để làm con dấu, phải thông báo cho cơ quan công an về việc mất con dấu, mất giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và phải làm thủ tục đăng ký mẫu dấu mới cho cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của LDN. Rõ ràng thủ tục về việc cấp dấu cho DN đã trở nên phức tạp và chắc chắn sẽ mất nhiều thời gian hơn, khi vừa tiến hành thủ tục hành chính tại Cơ quan cơng an, vừa tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký doanh nghiệp và thậm chí có thể mất nhiều thời gian hơn so với việc đổi dấu theo quy định trước đây. Bởi vì, theo quy định trước đây về trường hợp mất con dấu, theo quy định tại khoản 6 Điều 6 và khoản 3 Điều 10 NĐ 58/2001/NĐ-CP và được sửa đổi bổ sung tại NĐ số 31/2009/NĐ-CP, thì cơ quan, tổ chức chỉ cần báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất. Sau đó, cơ quan, tổ chức chỉ cần làm văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà không cần phải thêm bất kỳ văn bản nào khác. Có thể thấy, các tổ chức kinh tế chỉ làm việc với một cơ quan duy nhất là cơ quan công an. Thiết nghĩ, đối với thủ tục làm lại con dấu cho DN được thành lập trước ngày 01 tháng 07 năm 2015 do bị mất theo hướng đơn giản hơn, không cần thiết phải qua Cơ quan cơng an mà cần có phương án nhanh gọn và hiệu quả hơn giúp cho DN tránh được những rắc rối về mặt thủ tục trong việc cấp con dấu.
Tóm lại, quy định về việc quản lý con dấu như hiện nay còn khá tùy nghi và chưa được cụ thể, hơn nữa sự phức tạp và trải qua nhiều bước, nhiều cơ quan giải quyết trong thủ tục cấp con dấu đối với các DN được thành lập trước ngày 01 tháng 07 năm 2015 cũng ảnh hưởng khá nhiều đối với các DN trong việc cấp con dấu.
2.1.4. Quyền sử dụng con dấu
Trước khi sử dụng con dấu DN phải có nghĩa vụ thơng báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN. Việc sử dụng con dấu cũng được thực hiện theo Điều lệ công ty, theo Luật định hoặc do các bên có thỏa thuận. Theo quy định của pháp luật từ các văn bản luật, NĐ, TT điều chỉnh việc đóng dấu, có các trường hợp bắt buộc đóng dấu và các trường hợp khơng rõ ràng phải đóng dấu hay khơng. Các quy định này cùng điều chỉnh một đối tượng là con dấu của DN nhưng có văn bản quy định thế này, văn bản khác quy định thế kia gây khó khăn trong việc áp dụng. Cụ thể:
Các văn bản bắt buộc phải đóng dấu có thể kế đến như Luật Kế toán 2003, Luật Kế tốn 2015 đóng dấu vào các chứng từ kế tốn, sổ kế tốn. Hay quy định về việc đóng dấu bắt buộc trong Luật TTDS, Luật thi hành án dân sự, Luật Quảng cáo,
25
Luật các công cụ chuyển nhương năm 2005… như đã phân tích ở chương trước. Trong những trường hợp này, nếu DN khơng có con dấu và khơng đóng dấu vào các văn bản này thì khơng có giá trị pháp lý.
Các trường hợp quy định khơng rõ ràng việc phải đóng dấu, có thể kể đến các quy định như trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ tại điểm l, khoản 1 Điều 22, NĐ số 105/2006/NĐ-CP đối với đơn yêu cầu xử lý xâm phạm thì cần ký tên và đóng dấu (nếu có). Hay trong lĩnh vực hợp đồng, có thể kể đến hợp đồng xây dựng, điều kiện để có hiệu lực của hợp đồng đối với một bên hợp đồng là tổ chức thì phải ký tên và đóng dấu và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng xây dựng là thời điểm ký kết hợp đồng (đóng dấu nếu có)63. Đồng thời tại quy định cuả Luật xây dựng 2014, các thành viên trong hợp đồng liên danh phải đóng dấu (nếu có) vào hợp đồng xây dựng, trong hợp đồng đấu thầu liên danh, tất cả thành viên liên danh phải trực tiếp ký, (đóng dấu nếu có) vào văn bản hợp đồng64. Hơn nữa, trong hoạt động kinh doanh, ngồi các hợp đồng kể trên thì DN khi tham gia vào các giao dịch khác cũng cần phải đóng dấu chẳng hạn như trong lĩnh vực chuyển giao công nghệ, trong hợp đồng chuyển giao cơng nghệ cần phải đóng dấu hay trong hợp đồng nhà ở cũng yêu cầu đóng dấu nếu có sử dụng65. Cụm từ “nếu có” ở đây sẽ gây ra nhiều cách hiểu, nếu hiểu theo cách con dấu cần để xác định tính hợp pháp của các văn bản giấy tờ, đồng thời để tăng tính chắc chắn, các DN đều đóng dấu tất cả các văn bản, giấy tờ này, chỉ khi nào có quy định cụ thể khơng cần đóng dấu thì mới khơng đóng dấu. Nếu hiểu theo tinh thần của LDN hiện nay trong việc quy định chế định con dấu được tự do hơn và quyền quyết định sử dụng con dấu thuộc quyền của DN thì có thể một số DN sẽ khơng cần phải đóng dấu. Hay trong một số văn bản khác lại quy định cụm từ chữ ký (đóng dấu) ở cuối như mẫu Tờ khai đăng ký thuế được ban hành kèm theo TT số 80/2012/TT-BTC ngày 22/05/2012 của Bộ tài chính về hướng dẫn luật quản lý Thuế và đăng ký thuế, tại mục họ tên người khai thuế cuả DN đã có cụm từ chữ ký (đóng dấu), như vậy việc đóng dấu trong ngoặc đơn như vậy có thật sự bắt buộc hay khơng và nếu khơng đóng dấu thì văn bản, giấy tờ đó có giá trị pháp lý không?
Việc sử dụng con dấu cịn theo quy định của Điều lệ cơng ty, mỗi DN sẽ tự soạn thảo ra Điều lệ của mình để quy định văn bản, hợp đồng, giấy tờ nào bắt buộc
63 Điểm c khoản 1 Điều 6 và khoản 2 Điều 6 NĐ số 48/2010/NĐ-CP ngày 07 tháng 05 năm 2010 về hợp đồng trong hoạt động xây dựng
64 Điểm d khoản 1 Điều 138 Luật Xây dựng năm 2014 và Khoản 1 điều 65 Luật Đấu thầu năm 2013
65 Khoản 1 Điều 1 NĐ số 103/2011/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của NĐ 133/2008/NĐ-CP ngày 31/12/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điểu của Luật Chuyển giao công nghệ, Khoản 11 Điều 121 Luật Nhà ở 2014.
26
phải đóng dấu và khơng cần đóng dấu. Như vậy, các khách hàng và đối tác của DN sẽ mất thời gian để tìm hiểu về Điều lệ cơng ty để đóng dấu cho phù hợp. Ngồi ra, LDN 2014 cũng không quy định cách thức cụ thể về việc đóng dấu có nghĩa là việc đóng dấu như thế nào, cách thức ra sao, việc phải dùng mực màu đỏ và cách thức đóng dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái66 như trước đây cũng khơng cịn bắt buộc nữa. Cách thức đóng dấu này dẫn đến việc đóng dấu một cách tự do, có thể