Trước đây khi sử dụng con dấu DN phải đăng ký tại cơ quan công an và được cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì có thể được sử dụng con dấu68, được điều chỉnh theo NĐ số 58/2001/NĐ-CP thì cơ quan có thẩm quyền cấp con dấu được quy định tại Điều 8 Chương III của NĐ này và được hướng dẫn cụ thể tại Điều 12 TT
66 Khoản 2, Điều 26 NĐ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư.
67 Điều 1 NĐ số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
68 Khoản 2 Điều 1 của NĐ số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi Khoản 1, khoản 2 Điều 6 NĐ số 58/2001/NĐ-CP.
27
07/2010/TT-BCA quy định chi tiết một số Điều NĐ 58/2001/NĐ-CP đã được sửa đổi bổ sung bởi NĐ số 31/2009/NĐ-CP theo đó, thẩm quyền cấp con dấu bao gồm:
1. Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội có trách nhiệm giải quyết
thủ tục làm con dấu, đăng ký lưu chiểu và cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sau đây:
a. Quốc hội, Chính phủ, chức danh nhà nước, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan, tổ chức trực thuộc;
b. Cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp và các đơn vị trực thuộc;
c. Cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài; cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam do cơ quan Trung ương của Việt Nam cấp phép thành lập, hoạt động;
d. Cơ quan, tổ chức của Việt Nam hoạt động ở nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức ở Trung ương;
đ. Tổ chức kinh tế do cơ quan Trung ương thành lập, cấp phép hoạt động; e. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng. 2. Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội Cơng an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm giải quyết thủ tục làm con dấu, đăng ký mẫu dấu và cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu các trường hợp sau:
a. Cơ quan chun mơn, tổ chức sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức tơn giáo, tổ chức phi chính phủ, hội quần chúng, hội nghề nghiệp thuộc địa phương; cơ quan, tổ chức theo hệ thống ngành dọc hoạt động tại địa phương;
b. Cơ quan, tổ chức nước ngoài; tổ chức kinh tế do địa phương cấp phép, đăng ký; cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương và một số trường hợp khác theo thông báo của Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội.
c. Cơ quan, tổ chức thuộc địa phương hoạt động tại nước ngoài.
Đồng thời, thủ tục cấp con dấu cũng khá rườm rà và trải qua nhiều công đoạn, quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 10 NĐ 58/2001/NĐ-CP, các DN cần chuẩn bị các loại giấy tờ như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, giấy phép đầu tư, giấy phép đặt chi nhánh; giấy phép thầu, giấy phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh, đầu tư nước ngoài), đối với các Các tổ chức kinh tế là DN nhà nước và DN của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, ngồi các giấy tờ như trên cịn phải có quyết
28
định thành lập của cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp các cơ quan, tổ chức hay các chức danh nhà nước muốn khắc lại con dấu bị mất hoặc dấu bị mịn, hỏng thì phải có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà khơng cần phải có thêm các loại văn bản nào khác. Trong thời gian không quá 7 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của cơ quan, tổ chức theo quy định, cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và giới thiệu đến cơ sở khắc dấu theo quy định.
Hiện nay, thủ tục cấp con dấu DN có nhiều thay đổi theo hướng giản đơn hơn. DN không cần phải đăng ký tại cơ quan công an nữa, mà trước khi sử dụng DN phải gửi thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh, nơi DN đặt trụ sở để tải thông báo mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 44 LDN và khoản 2 Điều 34 NĐ 78/2015/NĐ-CP. Tuy nhiên, thủ tục này lại khá phức tạp cho các DN được thành lập theo Luật Đầu tư trước đây, cụ thể:
Theo quy định của khoản 1 Điều 44 LDN 2014 thì con dấu phải thể hiện hai nội dung là tên DN và mã số DN. Còn theo quy định trước đây khi giấy chứng nhận đầu tư đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký DN69, lúc này con dấu sẽ được khắc theo giấy chứng nhận đầu tư luôn. Thời điểm Luật Đầu tư 2014 có hiệu lực đã khơng cịn quy định giấy chứng nhận đầu tư là giấy chứng nhận đăng ký DN nữa, nhìn vào quy định của từng luật về hai loại giấy này có thể thấy rõ. Đối với quy định tại LDN 2014 cụ thể tại Điều 4 Giấy chứng nhận đăng ký DN là văn bản hoặc bản điện tử mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho DN ghi lại những thông tin về đăng ký DN, mặt khác quy định tại Điều 29 LDN 2014, nội dung của giấy chứng nhận đăng ký DN gồm: Tên DN và mã số DN; địa chỉ trụ sở chính của DN; thơng tin về người đại diện theo pháp luật của DN; vốn điều lệ. Quy định của Luật đầu tư 2014 về giấy chứng nhận đầu tư, cụ thể quy định tại Điều 3 và Điều 39 Luật Đầu tư 2014, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư là văn bản, bản điện tử ghi nhận thông tin đăng ký của nhà đầu tư về dự án đầu tư. Nội dung giấy chứng nhận đăng ký đầu tư bao gồm: Mã số dự án đầu tư; tên, địa chỉ của nhà đầu tư; tên dự án đầu tư; địa điểm thực hiện dự án đầu tư, diện tích đất sử dụng; mục tiêu, quy mô dự án đầu tư; vốn đầu tư của dự án; thời gian hoạt động của dự án; tiến độ thực hiện dự án; ưu đãi và các điều kiện đối với dự án... Như vậy, nội dung của giấy chứng nhận đầu tư và giấy chứng nhận đăng ký DN là khác nhau. Lúc này mã số DN và mã số đầu tư là khác nhau. Tuy nhiên, Luật Đầu tư 2014 không bắt buộc DN phải tách nội dung đăng ký kinh doanh ra khỏi giấy chứng nhận đầu tư khi làm thông báo mẫu dấu nếu DN
69 Khoản 1, khoản 3 Điều 50 Luật đầu tư năm 2005 và khoản 2 Điều 5 NĐ 108/2006/NĐ-CP ngày 22 tháng 09 năm 2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư.
29
khơng có nhu cầu70. Như vậy, có thể hiểu các DN này vẫn có thể sử dụng con dấu đã được cấp, và có thể làm thơng báo mẫu dấu nếu thay đổi số lượng con dấu, làm lại con dấu đã mất. Còn đối với các DN thành lập theo Luật đầu tư trước đây muốn khắc con dấu mới theo LDN 2014 phải trải qua nhiều bước:
Bước thứ nhất, DN muốn khắc con dấu có nội dung là mã số DN và tên DN khơng cịn cách nào khác phải tách nội dung đăng ký kinh doanh ra khỏi giấy chứng nhận đầu tư và được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký DN. Có nghĩa là các nội dung đăng ký kinh doanh trong giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đầu tư sẽ được chuyển sang quy định trong giấy chứng nhận đăng ký DN. Thủ tục thay đổi này được hướng dẫn tại Điều 61 và Điều 63 NĐ số 118/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2015 về quy định chi tiết một số điều của Luật Đầu tư. Cụ thể, tại khoản 2 Điều 61 quy định đối với DN đang hoạt động theo giấy phép đầu tư và giấy chứng nhận đầu tư được chuyển sang hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký DN theo các thủ tục như: DN nộp hồ sơ đổi giấy chứng nhận đăng ký DN cho cơ quan đăng ký kinh doanh và bản sao giấy phép đầu tư. Sau đó cơ quan đăng ký kinh doanh cấp đổi giấy chứng nhận đăng ký DN quy định lại nội dung đăng kí kinh doanh tại giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Nội dung đăng ký kinh doanh tại giấy phép đầu tư và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư sẽ hết hiệu lực, còn nội dụng dự án đầu tư sẽ tiếp tục có hiệu lực. Còn đối với DN hoạt động theo giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đầu tư thực hiện thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thì phải nộp hồ sơ theo trình tự và thủ tục hay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh; sau đó cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận nội dung điều chỉnh và ghi lại nội dung đăng ký kinh doanh không điều chỉnh. Nội dung đăng ký kinh doanh tại giấy phép đầu tư, giấy chứng nhận đầu tư sẽ hết hiệu lực71.
Bước thứ hai, sau khi DN được cấp lại giấy chứng nhận đăng ký DN theo nội dung đã được tách ra từ giấy chứng nhận đầu tư. DN phải tiến hành trả con dấu cũ cho cơ quan công an theo quy định tại khoản 2 Điều 15 NĐ 96/2015/NĐ-CP, DN được thành lập trước ngày 01 tháng 07 năm 2015 phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Bước thứ ba, DN tiến hành khắc con dấu theo quy định của LDN 2014 và Điều 34 NĐ 78/2015/NĐ-CP đó là trước khi sử dụng, DN phải gửi thơng báo đến
70 Khoản 6 Điều 61 NĐ 118/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn một số Điều của Luật Đầu tư.
71 Khoản 1 Điều 63 NĐ 118/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn một số Điều của Luật Đầu tư.
30
phòng đăng ký kinh doanh gồm: tên, mã số, địa chỉ trụ sở, chi nhánh, số lượng con dấu, thời điểm có hiệu lực của con dấu. Sau khi nhận thơng báo, phịng đăng ký kinh doanh sẽ trao giấy biên nhận cho DN, thực hiện đăng tải mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN.
Như vậy, có thể thấy thủ tục khắc con dấu của DN được thành lập theo Luật Đầu tư cũ, lại trở nên phức tạp và trải qua nhiều quy trình. Sự cải cách của Luật Đầu tư 2014 đã phân giấy chứng nhận đầu tư và giấy chứng nhận đăng ký DN ra để giúp DN dễ quản lý và dễ thực hiện các thủ tục pháp lý hơn, thế nhưng lại gây khó khăn cho thủ tục khắc dấu cho các DN có nhu cầu khắc con dấu mới. Theo đó, các DN này muốn khắc con dấu mới theo quy định của LDN 2014, phải tốn một khoản tiền và thời gian để tách giấy chứng nhận đăng ký DN ra khỏi giấy chứng nhận đầu tư, sau đó lại trả dấu cho cơng an, rồi mới được khắc dấu. Khi LDN 2014 đã đơn giản hóa hơn thủ tục cho các DN muốn khắc con dấu, đã khắc phục được thủ tục rườm rà trong việc khắc dấu theo quy định trước đây như DN muốn khắc dấu phải đến Cơ quan đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, sau đó phải đến cơ quan công an để đăng ký làm con dấu. Quy trình như vậy rải rác ở nhiều cơ quan, khiến cho việc làm con dấu khơng được tập trung và rất khó quản lý. LDN 2014 đã làm được một cơng đơi việc đó là trao quyền tự quyết con dấu cho DN và việc quản lý con dấu chỉ tập trung vào một cơ quan duy nhất là cơ quan đăng ký kinh doanh, và để khắc con dấu, DN không cần phải đi nhiều cơ quan khác nhau nữa. Vì vậy, có thể thấy đối với các DN thành lập mới, sau ngày 01 tháng 07 năm 2015 thì thủ tục khắc con dấu dễ dàng hơn và khơng có gì để bàn, thế nhưng vơ hình trung lại gây khó khăn cho các DN được thành lập trước ngày 01 tháng 07 năm 2015 và các DN được thành lập theo Luật đầu tư trước đây có nhu cầu trong việc khắc con dấu mới.