3.1. Quy định pháp luật về sử dụng condấu doanh nghiệp của các quốc gia
3.1.1.Quy định pháp luật về sử dụng condấu doanh nghiệp của các quốc
trên thế giới và kinh nghiệm cho Việt Nam
3.1.1. Quy định pháp luật về sử dụng con dấu doanh nghiệp của các quốc gia trên thế giới: trên thế giới:
Theo như thống kê của nhóm Ngân Hàng Thế Giới (World Bank Group), trong số 189 quốc gia và nền kinh tế được xếp hạng về môi trường kinh doanh tại báo cáo Doing Business: Có 79 quốc gia có thủ tục làm con dấu doanh nghiệp là một trong những thủ tục của quy trình gia nhập thị trường. Trong số này, chỉ có 7 quốc gia quy định bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu như: Nhật Bản, Nga, Trung Quốc, Việt Nam, Myanmar, Triều Tiên, Buhtan, 72 quốc gia còn lại cho phép doanh nghiệp được lựa chọn việc có sử dụng con dấu hay khơng. Có 110 quốc gia không sử dụng con dấu doanh nghiệp như: Canada (từ năm 1971), Anh (từ năm 1989), California – Mỹ (từ năm 1995), Úc (từ năm 1998), Armenia (từ năm 2010), Hy Lạp (từ năm 2013), Hồng Kông (từ tháng 3/2014)86.
Quy định pháp luật về con dấu DN của một số quốc gia trên thế giới cụ thể như:
Quy định của Úc:
Úc là quốc gia đã khơng cịn sử dụng con dấu DN từ năm 1998, theo quy định tại Điều 123 Luật công ty năm 2001 (Corporation Act 2001) chế định con dấu không bắt buộc trong các hoạt động của công ty cụ thể như: cơng ty khơng bắt buộc phải có con dấu, nếu có một con dấu thì nó phải là con dấu chung của cơng ty (common seal), cơng ty có thể ký kết các hợp đồng và tài liệu mà không cần có con dấu.
Điều 123: Cơng ty có thể có con dấu chung
“(1) Cơng ty có thể có con dấu chung. Nếu cơng ty có con dấu chung, con dấu
của công ty phải thể hiện các thông tin sau:
(a) tên công ty nếu trong tên công ty đã bao gồm mã ACN; hoặc
86“Về vấn đề quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp” (Nguồn: Cục QL ĐKKD, Bộ KH&ĐT) https://dangkykinhdoanh.gov.vn/NewsandUpdates/tabid/91/ArticleID/1113/C%E1%BA%A3i-c%C3%A1ch- v%E1%BB%81-con-d%E1%BA%A5u-doanh-nghi%E1%BB%87p-nguy%C3%AAn-nh%C3%A2n- v%C3%A0-gi%E1%BA%A3i-ph%C3%A1p.aspx truy cập ngày 13 tháng 06 năm 2017.
41
(b) nếu khơng, có tên cơng ty và có một trong các thơng tin sau: (i) có dịng chữ “Australian Company Number” và mã ACN của doanh nghiệp đó; hoặc (ii) nếu 9 ký tự cuối của mã ABN của doanh nghiệp trùng với 9 ký tự cuối của mã CAN của doanh nghiệp đó thì con dấu phải có dịng chữ “Australian Business Number” và mã ABN của doanh nghiệp
Lưu ý 1: Cơng ty có thể ký kết hợp đồng và các tài liệu mà không cần con dấu (xem Điều 126 và Điều 127)
Lưu ý 2: Quy định về chữ viết tắt trên con dấu, xem Điều 149.
(2) Cơng ty có thể có thêm con dấu thứ hai. Con dấu thứ hai phải là bản sao của con dấu chung với cụm từ: “duplicate seal” hoặc “share seal” hoặc “certificate seal”
(3) Không được phép sử dụng hoặc ủy quyền cho người khác sử dụng con dấu với ý nghĩa là con dấu của công ty nếu không đáp ứng đủ các yêu cầu quy định tại khoản (1) và (2) điều này.
(4) Người vi phạm quy định tại khoản 3 điều này sẽ bị xử phạt nghiêm khắc.”87
Tại quy định của Điều 126 của Luật này, quyền lực của công ty trong việc xác lập, thay đổi, thông qua và chấm dứt hợp đồng được thực hiện bởi người đại diện của công ty hoặc người được ủy quyền mà không cần đến con dấu:
Điều 126: Người đại diện thực thi quyền lực công ty để tạo lập hợp đồng (1) Quyền lực của CT trong việc tạo lập, thay đổi, thông qua, chấm dứt hiệu lực một hợp đồng có thể được thực hiện bởi một cá nhân với tư cách đại diện cho CT hoặc đã được ủy quyền. Những quyền lực trên có thể được thực thi mà khơng cần con dấu chung.
(2) Điều này khơng ảnh hưởng đến Luật có yêu cầu một thủ tục đặc biệt phải được tuân theo liên quan đến hợp đồng”88
Đồng thời giá trị pháp lý của tài liệu cũng không cần xác lập dựa vào con dấu chung nữa:
“Điều 127: Giá trị pháp lý của tài liệu
87 “Về vấn đề quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp”
https://dangkykinhdoanh.gov.vn/NewsandUpdates/tabid/91/ArticleID/1113 (86), tr.45
88 “Về vấn đề quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp”
42
(1) Một CT có thể làm tài liệu có giá trị pháp lý mà khơng cần dùng con dấu chung nếu tài liệu được kí bởi:
(a) 2 giám đốc của CT; hoặc
(b) một giám đốc và một thư ký CT của CT; hoặc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(c) Giám đốc đó đối với một CT sở hữu chủ (a proprietary company) có một Giám đốc chính đồng thời là thư kí chính của CT”.
Lưu ý: Nếu một CT làm văn bản có giá trị pháp lý theo cách này, người ta có thể tin tưởng vào sự giả định (the assumptions) ở khoản 5 Điều 129 trong việc giao dịch.
(2) Một CT với con dấu chung có thể làm tài liệu có giá trị pháp lý nếu con dấu được đóng vào tài liệu và sự đóng dấu đó được chứng kiến bởi:
(a) 2 giám đốc của CT hoặc
(b) Giám đốc đó đối với một CT sở hữu chủ (a proprietary company) có một giám đốc chính đồng thời là thư kí chính của CT”.
(C) đối với một cơng ty độc quyền có một giám đốc duy nhất và cũng là thư ký cơng ty duy nhất - đó là giám đốc.89
Như vậy có thể thấy, pháp luật của Úc đã khơng bắt buộc con dấu xuất hiện trong các giao dịch của cơng ty và khơng cịn là cách thức để xác định giá trị pháp lý của hợp đồng và tài liệu.
Quy định của Anh:
Theo quy định tại Điều 45 Luật công ty của Anh năm 2006 về vấn đề con dấu:
Điều 45: Con dấu chung
(1) Một doanh nghiệp có thể có một con dấu chung, nhưng khơng bắt buộc. (2) Một doanh nghiệp có con dấu chung sẽ phải có tên doanh nghiệp được khắc chữ rõ ràng trên con dấu đó.
(3) Nếu doanh nghiệp không tuân thủ quy định tại khoản 2 điều này, người phải chịu trách nhiệm pháp lý vì hành vi vi phạm này là:
(a) doanh nghiệp, và
(b) các nhân viên của doanh nghiệp có trách nhiệm liên đới.
89 “Về vấn đề quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp”
43
(4) Một nhân viên của doanh nghiệp, hoặc một cá nhân thay mặt doanh nghiệp, được coi là có hành vi vi phạm pháp luật nếu người đó sử dụng, hoặc ủy quyền cho người khác sử dụng một con dấu với ý nghĩa là con dấu của doanh nghiệp nhưng khơng có tên doanh nghiệp được khắc trên con dấu đó theo quy định tại khoản 2 điều này.
(5) Người vi phạm các quy định tại điều này phải chịu mức xử phạt hành chính theo quy định khơng vượt quá mức độ 3 của thang tiêu chuẩn. Theo đó, DN
cũng khơng bắt buộc phải có con dấu. Hơn nữa, cách thức xác định giá trị pháp lý của các giấy tờ Theo Luật của nước Anh và xứ Wales hay Bắc Ireland như:
(1) Theo Luật của nước Anh và xứ Wales hay Bắc Ireland, một tài liệu có giá trị pháp lý được ban hành bởi một công ty –
(a) bằng cách đóng dấu con dấu bằng con dấu của doanh nghiệp, hoặc (b) bằng cách ký vào tài liệu theo quy định tại các khoản dưới đây.
(2) Một tài liệu của doanh nghiệp được coi là có giá trị pháp lý nếu nó được ký thay mặt cho doanh nghiệp -
(a) bởi hai người có thẩm quyền ký, hoặc
(b) bởi một giám đốc doanh nghiệp trước sự chứng kiến của những người sẽ chứng thực cho chữ ký đó.
(3) Những người sau là người có thẩm quyền ký với mục đích được nêu ở khoản 2 điều này
(a) tất cả các giám đốc của doanh nghiệp, và
(b) đối với doanh nghiệp tư nhân với một thư ký hoặc một doanh nghiệp công cộng, là người thư ký (hoặc bất cứ người đồng thư ký nào khác) của doanh nghiệp90. Ở điều luật này đã thể hiện việc xác định giá trị pháp lý của tài liệu khơng
chỉ là con dấu mà cịn chữ ký bởi người có thẩm quyền, giám đốc trước sự chứng kiến của những người sẽ chứng thực chữ ký đó…
Quy định của Hồng Kơng:
Theo thống kê của nhóm Ngân Hàng Thế Giới (World Bank Group) thì Hồng Kơng cũng khơng sử dụng chế định con dấu từ tháng 3 năm 2014. Theo Pháp lệnh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
90 “Về vấn đề quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp”
44
Công ty (622) - Companies Ordinance (622) của Hồng Kơng thì cơng ty khơng bắt buộc phải có con dấu chung (common seal)91:
Điều 124: Cơng ty có thể có con dấu chung (1) Một cơng ty có thể có 1 con dấu chung
(2) Con dấu chung của công ty phải làm bằng kim loại, được khắc tên công ty một cách rõ ràng
(3) Nếu không tuân thủ quy định tại khoản 2, cơng ty và tất cả những người có trách nhiệm của công ty phải chịu trách nhiệm về hành vi vi phạm này và mỗi người phải chịu mức xử phạt ở mức độ 3.
(4) Một nhân viên của doanh nghiệp, hoặc một cá nhân thay mặt doanh nghiệp, được coi là có hành vi vi phạm pháp luật nếu người đó sử dụng, hoặc ủy quyền cho người khác sử dụng một con dấu với ý nghĩa là con dấu của doanh nghiệp nhưng khơng có tên doanh nghiệp được khắc trên con dấu đó theo quy định tại khoản 2 điều này và phải chịu mức xử phạt ở mức độ 392.
Quy định của Singapore:
Theo quy định tại Điều 41A và 41B của Luật Công ty Singapore năm 1967 và được bổ sung ngày 23 tháng 05 năm 2017. Theo đó, Điều 41A đã quy định một cơng ty có thể có con dấu chung nhưng khơng cần có93. Đồng thời tại Điều 41B của Luật này quy định một cơng ty có thể thực hiện một tài liệu mô tả hoặc thể hiện như một chứng thư mà khơng có đóng dấu chung vào tài liệu bằng chữ ký và cách thức xác định tính giá trị pháp lý của văn bản chỉ cần có giám đốc cơng ty và thư ký; ít nhất hai giám đốc hoặc có nhân chứng chứng thực chữ ký94.
91https://dangkykinhdoanh.gov.vn/NewsandUpdates/tabid/91/ArticleID/1113/C%E1%BA%A3i- c%C3%A1ch-v%E1%BB%81-con-d%E1%BA%A5u-doanh-nghi%E1%BB%87p-nguy%C3%AAn- nh%C3%A2n-v%C3%A0-gi%E1%BA%A3i-ph%C3%A1p.aspx truy cập ngày 14 tháng 06 năm 2017.
92https://www.elegislation.gov.hk/hk/cap622!en@2014-03-04T00:00:00?xpid=ID_1438403541320_003 và https://dangkykinhdoanh.gov.vn/NewsandUpdates/tabid/91/ArticleID/1113/C%E1%BA%A3i-c%C3%A1ch- v%E1%BB%81-con-d%E1%BA%A5u-doanh-nghi%E1%BB%87p-nguy%C3%AAn-nh%C3%A2n- v%C3%A0-gi%E1%BA%A3i-ph%C3%A1p.aspx truy cập ngày 15 tháng 06 năm 2017.
93 Division 2 – Article 41A
“(1) A company may have a common seal but need not have one.
(2) Sections 41B and 41C apply whether a company has a common seal or not.”
94 Division 2 – Article 41B (1) “A company may execute a document described or expressed as a deed
without affixing a common seal onto the document by signature —
(a) on behalf of the company by a director of the company and a secretary of the company; (b)on behalf of the company by at least 2 directors of the company; or
(c)on behalf of the company by a director of the company in the presence of a witness who attests the signature.
(2) A document mentioned in subsection (1) that is signed on behalf of the company in accordance with that subsection has the same effect as if the document were executed under the common seal of the company”.
45