nghiệp
Nhận thấy được những bất cập từ các quy định của pháp luật về chế định con dấu của DN khi áp dụng trên thực tiễn, tác giả đưa ra một số kiến nghị hoàn thiện các quy định pháp luật về con dấu của DN như sau:
Thứ nhất, phải cải cách triệt để và thống nhất các quy định của các văn bản
pháp luật của con dấu DN theo hướng khơng cịn bắt buộc con dấu nữa. Đặc biệt là LDN 2014 và các văn bản NĐ, TT hướng dẫn và cả các văn bản pháp luật chuyên ngành. Cụ thể, trong tương lai khi tiến hành sửa đổi, bổ sung các văn bản như Luật Kế toán, Luật Thi hành án dân sự, Luật các công cụ chuyển nhượng, Luật Quảng cáo, Luật Tố tụng hành chính, Luật TTDS, các văn bản hướng dẫn của luật Thuế, Luật xây dựng, Luật Nhà ở…và nhiều đạo luật, các văn bản dưới luật khác cũng cần quy định theo hướng rõ ràng khơng bắt buộc có con dấu DN. Đồng thời, đối với các văn bản, NĐ, TT về con dấu ban hành đã lâu, vẫn còn hiệu lực hoặc cịn hiệu lực một phần có thể kể đến như NĐ 58/2001/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung theo NĐ số 31/2009/NĐ-CP) và TT liên tịch số 07/2002/TT-LT và TT số 07/2010/TT-BCA, TT
47
số 21/2012/TT-BCA, NĐ số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, các văn bản này khơng cịn phù hợp với tinh thần của LDN 2014, thiết nghĩ các nhà làm luật cần ban hành các văn bản sửa đổi, bổ sung để thay thế các văn bản này để tạo được sự thống nhất trong việc điều chỉnh con dấu DN và phù hợp với thông lệ chung của các quốc gia trên thế giới.
Thứ hai, các quy định về con dấu DN theo LDN 2014 và các văn bản hướng dẫn cần có sự thay đổi và hướng dẫn chi tiết cụ thể hơn, tác giả đưa ra một số kiến nghị sau:
Về số lượng con dấu, các DN cần quy định rõ trong Điều lệ cơng ty của mình
cần sử dụng bao nhiêu con dấu, số lượng cụ thể. Bởi vì, mỗi cơng ty có quy mơ, hoạt động kinh doanh khác nhau, pháp luật không thể tự ấn định số lượng đồng nhất cho tất cả các DN, mà mỗi DN phải phụ thuộc vào tình hình hoạt động kinh doanh của mình để quyết định số lượng con dấu DN một cách cụ thể để đảm bảo cho hoạt động của DN và việc quản lý con dấu được hiệu quả hơn.
Về hình thức và nội dung con dấu, pháp luật cần hướng dẫn chi tiết thế nào là
hành vi được coi là sử dụng mẫu dấu, từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. Để tránh tình trạng tùy tiện trong việc khắc dấu của các DN nhưng vẫn đảm bảo quyền tự do của DN thì các văn bản pháp luật cần quy định rõ ràng hơn về vấn đề này. Hơn nữa, tại Nghị định số 96/2015/NĐ-CP hiện nay vẫn chưa quy định cơ quan nào sẽ chịu trách nhiệm thẩm tra đối với nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp khi giải quyết thủ tục thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp. Như vậy, tác giả kiến nghị các nhà làm luật cần quy định cơ quan có nhiệm vụ thẩm tra nội dung con dấu, cơ quan có trách nhiệm xử lý và cách thức xử lý như thế nào? Cụ thể, có thể quy định Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung con dấu, cơ quan xử lý và cách thức xử lý đối với hành vi sử dụng hình ảnh, ngơn ngữ con dấu không phù hợp với truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Về vấn đề quản lý con dấu, tác giả kiến nghị trong Điều lệ công ty phải quy
định rõ những ai được quyền sử dụng con dấu và trách nhiệm như thế nào? Chế tài đối với hành vi vi phạm việc quản lý, sử dụng con dấu. Con dấu có thể, tại trụ sở chính của cơng ty như LDN 2005, tuy nhiên mở rộng phạm vi lưu giữ con dấu, tức là có thể được lưu giữ tại chi nhánh, hay các địa điểm kinh doanh của công ty và giao cho người có thẩm quyền quản lý, sử dụng, khơng cần phải là người đại diện theo pháp luật như quy định cũ nhưng phải là người được Điều lệ công ty quy định.
48
Về vấn đề sử dụng con dấu, trước đây, theo quy định tại Điều 1 NĐ
58/2001/NĐ-CP, con dấu thể hiện vị trí pháp lý đối với các văn bản và giấy tờ của DN. Theo quy định tại Điều 44 của LDN 2014 thì con dấu được sử dụng theo Điều lệ của công ty, theo quy định của pháp luật và do các bên thỏa thuận và một số quy định trong các NĐ, TT có các trường hợp bắt buộc đóng dấu và các trường hợp khơng rõ ràng phải đóng dấu hay khơng. Đồng thời, khơng có bất cứ quy định nào quy định rõ ràng về giá trị pháp lý con dấu của DN. Như vậy, vai trò con dấu trong việc thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, giấy tờ của DN rất khó xác định. Cần có quy định khẳng định rõ giá trị pháp lý của con dấu, các văn bản, giấy tờ của DN nếu khơng có con dấu thì có bị vơ hiệu hay không? Theo tác giả, nên quy định theo hướng con dấu không bắt buộc trong việc thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, giấy tờ, vừa phù hợp với xu hướng chung của thế giới khi hiện nay có nhiều quốc gia khơng cịn q coi trọng con dấu nữa, vừa giúp DN khơng cịn gặp những vướng mắc do con dấu mang lại như tình trạng lợi dụng lừa đảo qua việc làm giả con dấu, chiếm giữ con dấu trái phép ảnh hưởng đến hoạt động của cơng ty. Ngồi ra, đối với cách thức đóng dấu, tác giả kiến nghị việc đóng dấu quy định như tinh thần của điều 26 của NĐ 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư như: Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên phải. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
Về thủ tục cấp con dấu của doanh nghiệp, để giản đơn hóa thủ tục và tiết kiệm
thời gian hơn cho DN trong thủ tục cấp con dấu, tác giả đưa ra kiến nghị như sau: Đối với thủ tục thay đổi mẫu dấu, làm con dấu mới của các DN được thành lập trước 01/07/2015, tác giả kiến nghị hoàn thiện pháp luật theo hướng quy định giản đơn hơn, cụ thể:
Đối với việc làm con dấu mới của DN được thành lập trước ngày 01/07/2015 khơng cần phải qua quy trình nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an, chỉ cần nộp lại con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh và làm con dấu mới theo thủ tục thông thường, để giảm bớt một thủ tục là phải qua cơ quan Công an. Đối với trường hợp mất con dấu, mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu DN không cần thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu mà có thể thơng báo việc mất con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh và được làm lại con
49
dấu theo quy định của pháp luật. Đối với con dấu cũ của DN, tác giả kiến nghị các nhà làm luật quy định trường hợp này, con dấu này sẽ mất hiệu lực và bị thu hồi.
Đối với các DN được đăng ký và thành lập theo Luật Đầu tư trước đây không cần phải làm thủ tục tách nội dung đăng ký kinh doanh và nội dung đăng ký đầu tư, mà chỉ cần đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh, sau đó được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, và nội dung đăng ký kinh doanh trong giấy đăng ký đầu tư sẽ bị mất hiệu lực, sau đó thơng báo mẫu dấu và đăng tải lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN. Đồng thời đối với thủ tục đổi dấu cần quy định đơn giản hơn các loại giấy tờ của DN.
Về thẩm quyền xử lý tranh chấp liên quan đến con dấu của doanh nghiệp cần
quy định thẩm quyền, cơ quan xử lý các của DN liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu, có thể là cơ quan cơng an. Vì cơ quan cơng an là cơ quan có nghiệp vụ và kinh nghiệm trong việc phòng chống các tội phạm. Đối với tranh chấp trong nội bộ công ty liên quan đến con dấu, quy định rõ là do Tịa án giải quyết.
Về thời điểm có hiệu lực của con dấu, LDN nên quy định cụ thể thời điểm có
hiệu lực của con dấu là do DN quyết định và DN khi soạn điều lệ của mình cũng phải đề cập một cách rõ ràng thời điểm có hiệu lực để việc quản lý và sử dụng con dấu được hiệu quả hơn.
Tóm lại, trong nền kinh tế thị trường ngày càng năng động, việc cởi trói con dấu DN tạo điều kiện cho DN tham gia vào thị trường dễ dàng hơn là một việc làm tất yếu, nếu chúng ta cứ cứng nhắc giữ nguyên việc sử dụng con dấu, quá coi trọng con dấu trong khi các quốc gia khác trên thế giới đã dần dần bớt phụ thuộc vào con dấu, điều đó làm giảm sự cạnh tranh của chúng ta trong nền kinh tế. Việc bỏ con dấu là một việc cần thiết, tuy nhiên, với việc sử dụng con dấu đã trở thành một thói quen khó từ bỏ của các DN, khiến cho việc cải cách con dấu DN ở nước ta không phải là chuyện một sớm một chiều. Khi chúng ta chưa bỏ được con dấu, khơng cịn cách nào khác vẫn phải “sống chung” với nó nhưng theo hướng khơng cịn phụ thuộc hồn tồn vào nó nữa. Đồng thời để đảm bảo việc cải cách con dấu một cách từ từ, phải có các quy định pháp luật thật sự hiệu quả, đồng thời có các giải pháp triệt để, hồn tồn trên thực tế để có thể đảm bảo việc sử dụng con dấu ở hiện tại và tiến tới cải cách bỏ dần chế định con dấu trong tương lai.
50