2.3. Phƣơng hƣớng hoàn thiện pháp luật đảm bảo quyền tiếp cận thông tin
2.3.4. Xây dựng và hoàn thiện hồ sơ địa chính, hệ thống thơng tin đất đai
Việc xây dựng và hoàn thiện hồ sơ địa chính, hệ thống thơng tin đất đai nhằm đảm bảo quyền tiếp cận thông tin của người sử dụng đất không thể thực hiện trong một sớm một chiều được, vì vậy, cần phải có những kế hoạch dài hạn, cụ thể và thống nhất.
Thứ nhất, tiến hành điều tra, đánh giá lại hiện trạng sử dụng đất, xác định nguồn gốc đất, đo vẽ bản đồ địa chính, bản đồ hiện trạng sử dụng đất, đảm bảo từng thửa đất trên thực địa phải được thể hiện chính xác thơng tin trong hồ sơ địa chính và phản ánh đúng hiện trạng sử dụng đất.
Thứ hai, nhà nước cần chủ động hoàn tất quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất để cập nhật các thông tin đất đai vào hồ sơ địa chính. Trong đó, quy hoạch sử dụng đất phải gắn liền với các quy hoạch khác như quy hoạch xây dựng và quy hoạch đô thị.
Thứ ba, thông tin về sử dụng đất cũng như các biến động trong quá trình sử dụng đất phải được ghi nhận, cập nhật, chỉnh lý một cách chính xác và kịp thời ngay khi bắt đầu việc sử dụng đất hoặc ngay sau khi biến động sử dụng đất diễn ra và được triển khai thống nhất từ cấp xã đến cấp huyện, cấp tỉnh và trung ương. Thứ tư, thông tin đất đai phải được sắp xếp, lưu trữ khoa học với kết cấu rõ ràng, đơn giản và dễ dàng trích xuất thơng tin. Trong q trình xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, thông tin phải được lưu trữ thành nhiều bản giống nhau để có thể nhanh chóng phục hồi đầy đủ khi xảy ra sự cố. Và nhằm bảo mật thơng tin và an tồn cho hệ thống thì chỉ những người được phân cơng cập nhật, chỉnh lý thông tin đất đai mới được quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu. Hơn nữa đối với những thông tin đất đai bắt buộc công bố cơng khai và mọi người dễ dàng tiếp cận, thì việc quản lý dữ liệu nguồn, hệ thống thông tin phải an tồn, người khơng có thẩm quyền chỉ có thể tìm hiểu thơng tin mà khơng thể thay đổi hoặc xóa bỏ thơng tin hoặc gây hư hỏng dữ liệu nguồn.
Thứ năm, xác định và lựa chọn phần mềm phù hợp, thống nhất, đảm bảo tính tương thích với các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu khác. Phần mềm này có khả năng ứng dụng trong công tác đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà ở, tài sản gắn liền với đất, cấp Giấy phép xây dựng, lưu trữ, cập nhật, chỉnh lý biến động, quản lý dữ liệu dưới dạng số và cung cấp thông tin đất đai thông qua mạng internet. Việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm xây dựng một hệ thống thống nhất dữ liệu điện tử hồ sơ địa chính từ khâu đăng ký đến khâu quản lý và cung cấp thông tin đất đai từ trung ương đến địa phương. Tuy nhiên, nếu triển khai đồng loạt xây dựng hệ thống thơng tin đất đai điện tử sẽ lãng phí đầu tư chưa cần thiết, chẳng hạn ở vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa, nhận thức và điều kiện của người dân chưa đảm bảo để sử dụng cơng nghệ thơng tin truy cập tìm kiếm thơng tin mong muốn. Vì vậy cần có lộ trình xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, thông tin đất đai từng bước theo khu vực và phù hợp điều kiện, tình hình phát triển kinh tế - xã hội của từng địa phương. Các địa phương chưa triển khai được hệ thống thông tin đất đai điện tử, thì có thể tiếp tục sử dụng các loại sổ sách quản lý đất đai nhưng nội dung của sổ sách này cũng cần được điều chỉnh hướng tới giống với hệ thống dữ liệu điện tử và mẫu biểu thống nhất.
Thứ sáu, dữ liệu đất đai thường có dung lượng lớn và chứa đựng nhiều thông tin nên địi hỏi hệ thống thơng tin đất đai phải có khả năng tích hợp, chuẩn hóa dữ liệu theo một kiểu thơng tin thống nhất, đồng thời phải có khả năng cập nhật, liên kết, trao đổi với các hệ thống khác giữa các ngành và các địa phương. Mỗi địa phương sẽ quản lý cơ sở dữ liệu chi tiết đến từng thửa đất theo một mơ hình chung thống nhất và tổng hợp chuyển dữ liệu về hệ thống máy chủ ở trung ương chứa đựng đầy đủ thông tin vĩ vô và vi mô về đất đai. Thông tin đất đai được liên kết sẽ giúp ích rất nhiều cho các hoạt động của ngân hàng, tổ chức công chứng, cơ quan thi hành án,... Để đảm bảo cho yêu cầu này, ngồi việc chuẩn hóa dữ liệu, chúng ta cũng cần thiết kế một mạng đường truyền phù hợp, có thể kết nối nhanh chóng và ổn định giữa các hệ thống, các địa phương và từ trung ương đến địa phương, hệ thống máy chủ ở trung ương sẽ là nơi tiếp nhận thông tin trực tiếp từ địa phương và các cơ quan liên quan, từ đó hình thành một mạng thơng tin duy nhất và thống nhất trong cả nước. Người có nhu cầu chỉ cần truy cập vào mạng này là có thể tiếp cận nhanh chóng được thơng tin trong hồ sơ địa chính.
Thứ sáu, phải đảm bảo nguồn vốn đầu tư xây dựng hệ thống thông tin đất đai. Với điều kiện hiện nay của Việt Nam, việc đầu tư toàn bộ vốn để xây dựng hệ thống là cực kỳ khó, nên khi có sự hỗ trợ đầu tư từ nước ngồi, chúng ta nên sử dụng hợp lý và hiệu quả.
Cuối cùng là vấn đề cung cấp thông tin từ hệ thống thơng tin đất đai phải đảm bảo tính cơng bằng và dễ tiếp cận. Tin học hóa hồ sơ địa chính là một trong những cách thức mà xã hội hiện đại áp dụng để loại bỏ những rào cản về thủ tục, con người, tạo sự đơn giản, thuận tiện và công bằng cho các chủ thể tiếp cận và khai thác thông tin đất đai. Và các mức phí, lệ phí tiếp cận thơng tin phải được xây dựng tương ứng với từng loại tài liệu, thông tin được yêu cầu cung cấp và không quá cao, có thể chấp nhận được với đại bộ phận người sử dụng đất, kể cả những người có thu nhập trung bình và thấp để người có nhu cầu khơng ngại và có thể trả phí một cách tự nguyện và tránh trường hợp họ không được hưởng thụ quyền chỉ vì khơng thể trang trải chi phí lớn cho yêu cầu cung cấp thông tin.