3.2 KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG KIÊN
3.2.3.1 Ban Giám đốc
- Ban Giám đốc Ngân hàng TMCP Ngoại thương Kiên Giang gồm có 1 Giám đốc và 3 Phó Giám đốc làm cơng tác tham mưu giúp việc và trực tiếp phụ trách các phòng, ban do Giám đốc phân cơng.
- Ban Giám đốc có nhiệm vụ hoạch định tồn bộ chính sách kinh doanh tại đơn vị và chỉ đạo các phòng, ban thực hiện từng nhiệm vụ chun mơn của mình Tổ KTGS và tuân thủ Giám đốc P. Ngân quỹ P. Tổng hợp P. Quản lý nợ P. khách hàng P.Thanh tốn XNK Phó Giám đốc P. Hành chính - Nhân sự P. TT & kinh doanh DV 5 Phịng Giao dịch P. Kế tốn- Tài chính Phó Giám đốc Phó Giám đốc Tổ vi tính
theo chương trình kế hoạch đã được thống nhất. Trong đó, Giám đốc chịu trách nhiệm chính tồn bộ mọi hoạt động tại đơn vị, các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm làm tham mưu cho Giám đốc về các mảng công việc được phân công. Trường hợp Giám đốc đi vắng (cơng tác, họp hội,....) một trong 3 Phó Giám đốc được Giám đốc ủy quyền chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động phải thực hiện một cách nghiêm túc các nhiệm vụ được ủy quyền. Hết thời gian được ủy quyền phải trực tiếp báo cáo lại kết quả đã thực hiện bằng văn bản cho Giám đốc để tiếp tục điều hành những công việc tiếp theo và kiến nghị thêm các việc làm đang dang dở (nếu có).
3.2.3.2 Phòng Tổng hợp
Lập kế hoạch và thực hiện việc cân đối nguồn vốn – sử dụng vốn trong quá trình kinh doanh tại chi nhánh.
Lập biểu báo cáo thống kê và thực hiện việc thông tin, báo cáo theo đúng các quy định đã được ban hành.
3.2.3.3 Phịng Hành chính- Nhân sự
Công tác tổ chức cán bộ:
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc bố trí, điều động bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ thuộc diện quản lý của chi nhánh theo quy định của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ hàng năm, theo dõi và triển khai thực hiện kế hoạch đó.
- Hàng năm nhận xét, đánh giá, phân loại cán bộ theo quy định của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Lưu giữ quản lý hồ sơ cán bộ theo chế độ quy định. Cơng tác hành chính và quản trị:
- Tham mưu cho Ban giám đốc về những vấn đề chung của cơng tác hành chính quản trị, xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, vật liệu, thực hiện hợp đồng về điện nước, điện thoại, sữa chữa và xây dựng nhỏ của cơ quan.
- Trực tiếp quản lý con dấu của cơ quan, thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ, in ấn, fax, quản lý tài liệu mật và bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho.
3.2.3.4 Phòng Khách hàng
- Là đầu mối thiết lập quan hệ khách hàng, duy trì và khơng ngừng mở rộng mối quan hệ đối với khách hàng trên tất cả các măt hoạt động, tất cả sản phẩm ngân hàng nhằm đạt được mục tiêu phát triển kinh doanh một cách an toàn, hiệu quả và tăng thị phần của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Xác định thị trường kinh doanh mục tiêu và đối tượng khách hàng mục tiêu. Xây dựng chính sách khách hàng, trực tiếp tham gia thực hiện chính sách và đánh gía việc thực hiện chính sách khách hàng.
- Trực tiếp triển khai các biện pháp Marketing giới thiệu cho khách hàng về các sản phẩm dịch vụ mà Ngân hàng có thể cung ứng và có lợi thế. Phối hợp với các phịng ban khác có liên quan trong việc đàm phán ký kết các hợp đồng cung ứng dịch vụ hoặc tham gia cung ứng dịch vụ đến khách hàng.
- Tổ chức đánh giá việc thực hiện chính sách khách hàng định kỳ nhằm kịp thời đề xuất điều chỉnh chính sách hoặc biện pháp triển khai có hiệu quả hơn trong trường hợp cần thiết.
- Trực tiếp khởi tạo và quản lý mối quan hệ khách hàng. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên phân cơng.
3.2.3.5 Phịng Quản lý nợ
- Có chức năng quản lý và trực tiếp thực hiện các tác nghiệp liên quan đến việc giải ngân thu hồi nợ. Đảm bảo số liệu trên hệ thống khớp đúng với số liệu trên hồ sơ.
- Đảm bảo lưu giữ hồ sơ vay đầy đủ và an toàn. Đảm bảo các khoản cấp tín dụng đều tuân thủ các bước quy định trong quy trình tín dụng.
- Kiểm tra tính tuân thủ của hồ sơ vay theo đúng trình tự quy định tại quy định tín dụng của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Nhập dữ liệu vào hệ thống, cập nhật nội dung đã chỉnh sửa đối với các khoản tín dụng đang được quản lý trên hệ thống.
- Nhận và lưu giữ hồ sơ tín dụng.
- Thực hiện tác nghiệp liên quan đến việc rút vốn. - Lập các báo cáo dữ liệu của các khoản vay. - Tham gia các quá trình thu nợ và thu lãi.
cầu thực tế.
3.2.3.6 Phịng Kế tốn – Tài chính
Bộ phận xử lý ”nghiệp vụ chuyển tiền”:
Nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại FRONT- END, bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và xử lý tiếp các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng gồm:
- Về thanh tóan: liên hàng vãng lai nội bộ Vietcombank, bù trừ và liên hàng NHNN Việt Nam.
- Quản lý các báo cáo thuộc phần việc của mình. Bộ phận ”quản lý tài khoản”:
- Quản lý toàn bộ các tài khoản của khách hàng và các tài khoản nội bộ trong và ngoài bảng tổng kết tài sản, bao gồm:
- Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê để chấm và đối chiếu tài khoản.
- Chấm đối chiếu lần lượt từng tài khoản mình phụ trách. - Đóng và lưu nhật ký chứng từ.
- Thực hiện nghiệp vụ mật mã.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cân đối theo quy định. Bộ phận ”quản lý chi tiêu nội bộ” :
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiêu nội bộ và các nghiệp vụ khách hàng như:
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ quản lý, giám sat công tác điều chuyển vốn giữa chi nhánh và Trung Ương.
- Mở tài khoản theo dõi tài khoản quản lý tài chính, tài sản cố định, cơng cụ lao động, tính tốn, kiểm tra số thuế phải nộp theo định kỳ.
- Quản lý thu nhập, chi phí của chi nhánh.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.