6. Kết cấu của luận văn
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CẢNG BẾN NGHÉ
2.1.6. Sơ đồ tổ chức – biên chế, chức năng nhiệm vụ các bộ phận trong công ty
Hình 2. 4 Sơ đồ tổ chức Cơng ty TNHH MTV Cảng Bến Nghé
(Nguồn: Cảng Bến Nghé)
- Tổng giám đốc : Là ngƣời lãnh đạo công ty, chịu trách nhiệm chung về các hoạt động của xí nghiệp nhƣ tổ chức, sản xuất kinh doanh và chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong tồn xí nghiệp.
- Phó Tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm phụ trách chỉ đạo về nghiệp vụ trong cơng ty, nắm bắt tình hình khai thác của trang thiết bị, phƣơng tiện.
- Phòng Tài vụ: Bao gồm phịng kế tốn và phịng tài chính.
o Chức năng của phòng tài vụ là đảm bảo thu chi tài chính cho hoạt động
của đơn vị; quản lý, giám sát việc sử dụng vật tƣ, tiền vốn, tài sản của công ty; giúp Tổng giám đốc trong việc quản lý, phân tích hoạt động kinh tế.
o Nhiệm vụ của phòng tài vụ là: lập kế hoạch tài chính-kinh tế; tính tốn
chi phí trong sản xuất; tổ chức cơng tác tài chính thống kê trong tồn cơng ty. - Phòng Kinh doanh: gồm có 3 bộ phận là tiếp thụ, thƣơng vụ và thống kê.
o Chức năng: chịu trách nhiệm marketing, tiếp thị cho cảng với khách hàng, thực hiện ký kết các hợp đồng với đối tác.
o Nhiệm vụ: tƣ vấn cho Tổng giám đốc về mặt pháp chế, luật pháp trong quá trình kinh doanh.
- Phòng khai thác: bao gồm trung tâm điều độ và đội cơ giới.
o Chức năng: trung tâm tổ chức điều hành và thực hiện kế hoạch xếp dỡ
hàng hóa thơng qua cảng, điều hành quản lý và giao nhận hàng hóa ở các bãi container, theo dõi, tổng hợp và báo cáo sản lƣợng.
o Nhiệm vụ: lập kế hoạch giải phóng tàu, kế hoạch sản xuất ngày ra, triển
khai điều động thiết bị, đội cơ giới, thực hiện kế hoạch sản xuất một cách nhịp nhàng, tiếp nhận, tổng hợp các chứng từ liên quan, lƣu trữ và xử lý số liệu.
- Phòng kho hàng: bao gồm ban giao nhận, kho bãi và kế toán tàu.
o Chức năng: trực tiếp quản lý điều hành và khai thác toàn bộ hệ thống kho – bãi của cảng đồng thời làm tham mƣu cho Tổng giám đốc và quy hoạch khai thác hệ thống kho – bãi có hiệu quả, tổ chức tiếp nhận, đóng gói, xếp dỡ bảo quản và vận chuyển hàng hóa qua kho – bãi, bảo đảm an tồn tồn bộ hệ thống kho bãi cảng.
o Nhiệm vụ: tổ chức tiếp nhận, xếp dỡ hàng hóa qua kho – bãi khi có nhu
cầu, tổng hợp, thống kê sản lƣợng hàng qua kho – bãi.
- Phòng Tổ chức lao động, tiền lƣơng: bao gồm tổ chức nhân sự và lao động tiền lƣơng.
o Chức năng: tổ chức, xây dựng lực lƣợng đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ; tổ
chức quản lý lao động tiền lƣơng; quản lý định mức lao động, phƣơng pháp khoán sản phẩm; quản lý nhân lực: chế độ chính sách, đào tạo huấn luyện.
o Nhiệm vụ: xây dựng tổ chức biên chế, tổ chức lực lƣợng, sắp xếp lao động hợp lý; theo dõi quản lý lao động; theo dõi quản lý thƣởng, chi trả lƣơng theo đúng nguyên tắc, xây dựng định mức lao động, định mức khốn sản phẩm, thực hiện chính sách nâng lƣơng, chính sách bảo hiểm xã hội.
- Ban ISO
o Chức năng: tham mƣu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, triển khai, duy trì và cải tiến khơng ngừng hệ thống quản lý chất lƣợng theo ISO 9001:2000 tại cảng; tham mƣu cho Tổng giám đốc về quy định soạn thảo và ban hành các trình tự, thủ tục, quy định, hƣớng dẫn… của hệ thống quản lý chất lƣợng.
o Nhiệm vụ: báo cáo thực tập chuyên đề; theo dõi, kiểm soát và hƣớng dẫn
đạo các ý kiến để hoàn thiện và cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng; quản lý và phân phối tài liệu của hệ thống quản lý chất lƣợng. Giám sát việc điều chỉnh, bổ sung của hệ thống tài liệu, thực hiện các thủ tục ban hành tài liệu của hệ thống; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho các cuộc họp xem xét của lãnh đạo để đánh giá sự vận hành và cải tiến hệ thống; lập kế hoạch và tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ, theo dõi việc khắc phục các điểm không phù hợp của hệ thống để duy trì sự vận hành của hệ thống chất lƣợng tại cảng, liên hệ với cơ quan chức năng chuyên ngành để tổ chức đánh giá giám sát trong các lần đánh giá, theo dõi hành động khắc phục các điểm không phù hợp trong hệ thống để gửi cho các tổ chức đánh giá kiểm chứng.
- Phòng kỹ thuật: bao gồm phòng quản lý kỹ thuật, xƣởng sửa chữa, xƣởng dụng cụ xếp dỡ và cung ứng vật tƣ.
o Chức năng: đảm bảo kỹ thuật sản xuất cho tồn cảng, duy trì, thực hiện
an tồn cho sản xuất, an toàn trong lao động; huấn luyện, kiểm tra trình độ chun mơn công nhân viên; nhận sửa chữa container cho khách hàng, sửa chữa các trang thiết bị trong cảng.
o Nhiệm vụ: lập kế hoạch sửa chữa hàng năm; thƣờng xuyên kiểm tra thực
hiện chế độ an toàn lao động.
- Phòng kỹ thuật: bao gồm phòng đầu tƣ xây dựng cơ bản, quản lý dự án và quản lý cơng trình.
o Chức năng: lập kế hoạch đầu tƣ cơ bản, nâng cấp, sửa chữa; đảm bảo duy trì sửa chữa thƣờng xuyên cơ sở hạ tầng; quản lý hệ thống cung cấp điện, nƣớc đảm bảo cho sản xuất.
o Nhiệm vụ: tham mƣu cho tổng giám đốc lập kế hoạch về đầu tƣ xây dựng; kiểm tra giám sát kỹ thuật chất lƣợng, đôn đốc tiến độ thi cơng các cơng trình; lập kế hoạch đầu tƣ xây dựng đổi mới.
- Phòng an ninh: bao gồm phòng an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và phòng dân quân tự vệ.
o Chức năng: chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về an ninh trong cảng, quản lý hàng hóa ra vào cảng.
o Nhiệm vụ: nắm giữ tình hình, nghiên cứu các phƣơng án bảo vệ; tổ chức
tuần tra canh gác, kiểm soát chặt chẽ ngƣời, phƣơng tiện hàng hóa ra vào cảng, đấu tranh ngăn ngừa các hiện tƣợng tiêu cực xảy ra trong cảng.
- Phịng hành chính tổng hợp: bao gồm phịng vi tính và hành chính quản trị.
o Chức năng: quản lý và sử dụng các loại ấn dấu, tổ chức công tác văn thƣ,
lƣu trữ hồ sơ tài liệu các loại theo quy định, tiếp nhận phân loại, chuyển giao cơng văn trình Ban giám đốc và các đơn vị trực thuộc; tập hợp, rà soát, kiểm tra nội dung và hình thức các văn bản của Cơng ty trƣớc khi trình ký, đóng dấu và gửi đi, theo dõi công văn gửi đi và ý kiến trả lời của các cơng văn đó; tham mƣu cho Ban Tổng giám đốc Công ty sửa đổi hoặc hủy bỏ các tài liệu văn bản nếu xét thấy khơng cịn phù hợp, tổ chức phổ biến kịp thời các văn bản của Nhà nƣớc đối với cán bộ, công nhân viên theo chỉ đạo của lãnh đạo công ty; ghi chép các cuộc họp của Ban Tổng giám đốc, tổng hợp và theo dõi tiến độ thực hiện các chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc đối với các đơn vị thuộc cảng. Tập hợp tình hình và báo cáo thực hiện nhiệm vụ do Ban Tổng giám đốc giao cho các đơn vị trực thuộc.
o Nhiệm vụ: hệ thống hóa các biểu mẫu và các thủ tục hành chính theo quy
định để áp dụng thống nhất trong tồn Cơng ty; tổ chức triển khai báo cáo thực tập chuyên đề và thực hiện chƣơng trình cải cách hành chính - tiết kiệm - chống lãng phí, kiểm tra - tổng kết báo cáo theo quy định, đồng thời đề xuất các biện pháp để khắc phục, xử lý; phối hợp kiểm kê, đánh giá tài sản văn phịng theo quy định. Theo dõi tình hình báo đài và kịp thời báo cáo Tổng giám đốc những thơng tin có liên quan đến công ty; ghi chép, theo dõi khách nƣớc ngồi đến cơng ty làm việc; bố trí địa điểm và sắp xếp chƣơng trình làm việc của Ban giám đốc với các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân đến quan hệ hợp tác với công ty, tổ chức tuyên truyền, triển lãm, hội thi, quảng cáo, các hội nghị, theo dõi tình hình trực cơ quan các ngày lễ, tết, thực hiện báo cáo nhanh kết quả cho Tổng giám đốc và các cơ quan có liên quan theo quy định; tổ chức thực hiện chƣơng trình sạch và đẹp ở cơ quan. Công tác quản lý và chăm sóc sức khỏe của cán bộ cơng nhân viên trong cảng. Công tác vệ sinh cơng nghiệp, vệ sinh lao động, phịng chống dịch bệnh. Phục vụ xe con đi công tác cho cán bộ công nhân viên.