1 .2Cơ sở thực tiễn
1.2 .4Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
2.1 Một vài nét về công ty cổ phần Phương Minh
2.1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động
Hình 4 : Cơ cấu tổchức của cơng ty Cổphần Phương Minh
Cơ cấu tổ chức cơng ty gồm có 3 cấp độ sau:
Ban Lãnh Đạo: Tổng thểsắp xếp, tổchức vị trí, vai trị của từng cá nhân trong cơng ty.
Các Phòng Ban: quyđịnh quyền hạn, trách nhiệm của từng vịtrí mà các cánhân trong cơng ty nắm giữ.
Hệthống bổ trợ: bao gồm hệthống điều hành của tổ chức, q trình quản lýsự phát triển của cơng ty, hệthống văn hốvà hệthống quản lý hoạt động cơng ty.
Cơng ty sẽ khơng thực hiện có hiệu quả các chức năng của mình nếu 3 cấp cơ cấu
này khơng được thiết lập một cách đúng mức đểhỗtrợcho hoạt động của công ty.
Các hình thức cơ cấu tổ chức cơng ty
Cơ cấu tổchức chức năng: Thểhiện vai trò của từng vị trí được bốtrí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung. Quản lý của từng bộ phận chứcnăng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing... sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại với
giámđốc người chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong công ty và cũng là ngườichịu trách nhiệm cuối cùng vềkết quảhoạt động của công ty.
Cơ cấu tổchức phịng ban: Nhóm các sản phẩm hoặc khách hàng có mối liênhệ với nhau thành các phòng ban. Các phòng ban được phân chia sẽ tập trung vào
cácphân đoạn thị trường khách hàng nhất định và chịu trách nhiệm sản xuất và
quảngcáo, xúc tiến kinh doanh đối với nhóm khách hàng đó. Đồng thời, những cơng việcchung của các phịng ban như phân bổ tài chính, vấn đề liên quan đến luật pháp, các cơng việc hành chính... sẽ được thực hiệnởcấp cơng ty.
Cơ cấu tổchức giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu phòng ban: Cho phép tậptrung vào khách hàng và sản phẩm, đồng thời cho phép có sựchuyên sâu vào chứcnăng. Cơ
cấu có có sựhợp tác, trao đổi thơng tin với nhau.
Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban
Phịng Vật tư P1: Có nhiệm vụcungứng vật tư nhỏlẻ; theo dõi yêu cầu vàcung cấp vật tư cho tất cả các đơn vị; quản lý vật tư đầu vào và sản phẩm đầu ra củatồn Cơng ty; tham gia nghiệm công tác thu vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, quản lýnhập xuất tồn kho vật tư nội bộ, Tổ chức quản lý kho công ty theo sổ sách và thực tế, tổ chức kiểm kê, đối chiếu tồn kho Công ty, các đơn vị định kỳ hằng tháng, năm
theođúng quy định; và quản lý kho tài liệu.
Phịng Tài chính Kế tốn P2: Tổ chức quản lý hạch toán kế tốn tài chính, Kếtốn quản trị, Kế tốn Thuếcủa Cơng ty; quản lý công nợ thu nợ; quản lý tiền gửi ngânhàng, tiền VAT, bảo lãnh, thuế, thế chấp các Hợp đồng kinh tế, Hồ sơ thầu của
Côngty; đồng thời tham gia cungứng vật tư theo Hợp đồng kinh tếcó giá trị lớn.
Phịng Hành chính Tổng hợp P3: Quản lý nhân sự hành chính tổng hợp: tuyển dụng, đào tạo; tổ chức các buổi họp Cơng ty; theo dõi tình hình lập và nộp biểu mẫu
Photo, cơng chứng chứng từ, tài liệu. Giao nhận lệnh trực tiếp, qua mail hằng ngày, theo dõi tình hình làm lương, kiểm tra bảng lương các đơn vị, quản lý và thực hiện các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, các loại quỹ tiền mặt của Công ty; Quản lý, vận hành hệthống Camera, điện thoại, máy chấm công vân tay; kiểm tra bảng chẩm công của tất cảcông nhân viên làm việc tại cơng ty;
Phịng Kỹ thuật - An tồn P4: Quản lý kỹthuật, an toàn lao động, quản lý chất
lượng sản phẩm: Quản lý ATLĐ, BHLĐ,VSLĐ, Quản lý theo dõi cấp phát BHLĐ cá
nhân; lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa, xử lý sự cố thiết bị máy móc, dụng cụ đồ nghề tồn Cơng ty; kiểm tra xe ôto trước khi ra cổng, Chủtrì nghiệm thu tất cảvật tư, sản phẩm đầu vào, tham gia nghiệm thu sản phẩm đầu ra; quản lý bảo hiểm các xe ôto của Công ty, lập thủ tục và làm việc với Công ty Bảo hiểm đểgiải quyết đền bù BHTN khi xe ôto bịtai nạn.
Phòng Kinh tế Kỹ thuật P5: có nhiệm vụ thiết kế, lập dự toán, lập định mức nhân công, vật tư kỹ thuật, Thẩm định định mức dự tốn vật tư, kỹthuật, nhân cơng của XCK, XĐKL, ép cọc, xây lắp cơng trình. Lập giá thành sản xuất, giá bán buôn sản phẩm; lập hồ sơ thanh quyết toán, lập hồ sơ thanh tốn hồn cơng, quyết tốn các dự án cơng trình xây dựng của Công ty; thực hiện các thủ tục và theo dõi công tác bán hàng ; Quản lý khách hàng; Tổ chức lấy ý kiến và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng; Tham gia cungứng vật tư đầu vào, lập và theo dõi thực hiện hợp đồng, đơn hàng
lớn với Nhà cungứng; Tham gia công tác nghiệm thu vật tư đầu vào; quản lý theo dõi đánh giá lựa chọn Nhà cung ứng; Đối chiếu tiêu hao vật tư các Đơn vị; Theo dõi giao
nhận và đối chiếu vật tư A cấp; Quản lý hoạt động Phịng thí nghiệm; Lập hồ sơ thầu,
tham gia đấu thầu;
Xưởng cơ khí: Sản xuất, gia công, lắp đặt, chếtạo các sản phẩm, thiết bị cơ khí;
Sơn tĩnh điện; Sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị, xe máy tồn cơng ty;
tham gia sựlý sựcố đột xuất thiết bịmáy móc, xe máy.
Xưởng đúc kim loại: Sản xuất sản phẩm đúc kim loại công nghiệp; Mạ
kẽmnhúng nóng; Tham gia xây dựng các cơng trình, các hạng mục cơng trình.
Phân xưởng bê tong: Sản xuất cột điện BTLT các loại: Sản xuất cọcống,cọc ép
trình; Bảo trì bảo dưỡng thiết bị máy móc; Sản xuất 3 ca; Hoàn thiệnsản phẩm bê tong
đúc sẵn, xửlý khuyết tật sản phẩm bê tong đúc sẵn, cẩu bốc lênxe xuất ra cổng bảo vệ; theo xe vận chuyển sản phẩm bê tong đúc sẵn đi giao cơngtrình, khách hàng.
Phân xưởng xây lắp: Xây lắp, xây dựng, lắp đặt cơng trình điện cơng
nghiệp,điện dân dụng, cơng trình bưu chính viễn thơng; Lập và theo dõi thực hiện hợp
đồngxây lắp; Tổ chức nghiệm thu, lập hồ sơ nghiệm thu, thanh quyết tốn cơng trình
điện; Tham gia lập hồ sơ dựthầu, tham gia đấu thầu.
Phân xưởng ép cọc vận chuyển: Thi cơng ép cọc cơng trình; Tham gia sảnxuất,
xây dựng tại các Xưởng sản xuất ở công ty TứHạ; Tổchức hoạt động vậnchuyển, bốc dở, cẩu vật tư, hàng hóa, đưa đón cơng nhân viên; Thực hiện cơng tác bảotrì bảo
dưỡng thiết bịmáy móc; Lái xe vận chuyển, cẩu bốc dở vật tư hàng hóa.