2.2.2.1. Xác định nhu cầu tuyển dụng.
BẢNG 2.7: Nhu cầu về nhân sự của một số phòng ban trong Công ty TNHH Thực phẩm Ânnnam tại Hà Nội Stt Các bộ phận Hiện có Nhu cầu Chênh lệch 1 Phòng Hành chính- nhân sự 5 3 2 2 Phòng Kế toán 20 25 -5 3 Nhân viên bán hàng 70 95 -25 4 Phòng Maketting 5 6 -1 5 Bộ phận kinh doanh 150 175 -25 6 Bộ phận kho vận 95 100 -5
Nguồn: Phòng nhân sự Công ty Ânnam
Do tính chất của hình thức và nghành nghề kinh doanh, hàng năm Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam đều có kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Thông thường, nhu cầu tuyển dụng nhân sự của Công ty chỉ xuất hiện khi:
- Vị trí làm việc nào đó bị trống do người lao động thuyên chuyển đến một vị trí làm việc mới.
- Mở rộng quy mô kinh doanh, đưa vào danh mục hàng hoá kinh doanh một số sản phẩm mới để tăng cường toàn diện sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.
Sau khi đã xác định được nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho các Phòng, Bộ phận, Phòng Hành chính tổ chức tổng hợp lập danh sách những chỗ thiếu hụt trình lên Giám đốc Công ty xét duyệt. Giám đốc căn cứ vào nhu cầu kinh doanh của Công ty quyết định số lượng cần tuyển dụng, yêu cầu trình độ cần tuyển dụng.
51
2.2.2.2. Các nguồn tuyển dụng.
Để tuyển nhân sự, Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam sử dụng rất nhiều nguồn tuyển dụng khác nhau. Công ty cũng chia thành nguồn tuyển dụng bên trong (thuyên chuyển nội bộ trong Công ty) và nguồn bên ngoài.
* Nguồn tuyển dụng bên trong.
Để đáp ứng được yêu cầu của một công việc nào đó, chính người quản lý trực tiếp của công việc đó phải nắm rõ được rằng công việc cần một người như thế nào và khả năng của Công ty có đáp ứng được yêu cầu của công việc đó không. Nguồn tuyển dụng bên trong Công ty là những người đã qua tuyển dụng của Công ty đang làm việc trong Công ty, họ đang nắm giữ những chức vụ hoặc công việc nhất định trong Công ty. Tại Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam cũng luôn sử dụng phương pháp này để thay cho việc phải tuyển dụng nhân viên mới. Yêu cầu công việc để tiến hành điều chuyển nội bộ thường là xuất hiện trong một thời gian ngắn hoặc người lao động ở vị trí hiện tại không hoàn thành công việc hoặc không có hiệu quả trong khi các bộ phận khác lại đang thiếu người. Do vậy việc thuyên chuyển được thực hiện trong các phòng hoặc các bộ phận của Công ty mà người lao động có thểđảm nhận.
* Nguồn tuyển dụng bên ngoài.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài của Công ty phong phú và đa dạng, thường được phân loại theo một số nguồn chính như sau:
Tại Công ty, khi xuất hiện nhu cầu tuyển dụng nhân sự thì trước tiên Công ty sẽ ưu tiên người thân, bạn bè của nhân viên trong Công ty mà người này có đầy đủ trình độ và khả năng đáp ứng yêu cầu của công việc. Sử dụng phương pháp này sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí, hơn nữa người lao động đó được sự cam đoan của chính nhân viên trong Công ty.
Nguồn thứ 2: Từ các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp, các trường đào tạo nghề… những sinh viên hoặc những công nhân kỹ thuật sau khi
52
ra trường có đầy đủ văn bằng, chứng chỉ khi biết Công ty có thông báo tuyển dụng thì đến nộp hồ sơ.
Nguồn thứ 3: Là từ các công ty khác, đây là những người có trình độ, có kinh nghiệm, đã và đang làm việc cho những công ty khác nhưng đã xin nghỉ việc vì một lý do nào đó.
Tai Công ty trong 3 năm 2009, 2010, 2011 vừa qua xuất hiện nhu cầu tuyển dụng bên ngoài như sau:
Năm 2009, ra khỏi Công ty có 17 người. Trong đó: chuyển công tác là: 2 người, chấm dứt hợp đồng lao động là: 12 người, sa thải: 3 người.
Năm 2010: ra khỏi Công ty có 21 người, trong đó: chuyển công tác là: 6 người, chấm dứt hợp đồng lao động là: 10 người, sa thải: 5 người
Năm 2011: Bổ nhiệm cán bộ quản lý: 2 người, điều động nội bộ: 8 người, chấm dứt hợp đồng lao động là: 5 người, sa thải: 1 người
Với sự lưu chuyển nhân sự như trên, ta thấy nhu cầu tuyển dụng nhân sự từ nguồn bên ngoài khá cao. Hiện nay, nguồn tuyển dụng từ các công ty khác chiếm 30%, từ trường Đại học (10%), Cao đẳng 20%, THCN 20%, 20% còn lại từ các nguồn khác.
2.2.2.3. Thông báo tuyển dụng.
Khi có nhu cầu tuyển dụng lao động mới, Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam sử dụng ba loại thông báo chủ yếu là: Thông báo trên bảng tin tại Công ty, thông báo trên báo và sử dụng thông tin trên mạng tìm kiếm việc làm trên Internet. Thông báo trên bảng tin của Công ty nên mọi thành viên trong Công ty đều biết để cho người thân, bạn bè, … tham gia nộp hồ sơđăng ký. Ngoài ra, Công ty còn đăng ký trên báo về thông tin tuyển dụng, tìm kiếm hồ sơ ứng viên và đăng tin tuyển dụng trên báo điện tử như vietnamwork.com, kiemviec.com, tuyendung.com,
53
24h.com,... Công ty thường thông báo trên báo Lao động, Hà nội mới, Thanh niên…. từ 4-5 số.
Nội dung của thông báo gồm những nội dung sau: Tên công ty, giới thiệu sơ qua về hoạt động, loại hình kinh doanh, quy mô Công ty, vị trí của công việc cần tuyển, yêu cầu trình độ, giới tính, tuổi, kinh nghiệm, sức khoẻ, các văn bằng chứng chỉ, hồ sơ xin việc, thời hạn nộp hồ sơ và tên người phụ trách đăng tin, địa chỉ liên hệ.
54
2.2.2.4. Thực hiện quy trình tuyển chọn, tuyển dụng nhân sự.
* Sơđồ 2.8: Quy trình tuyển dụng nhân sự của Công ty TNHH Thực phẩm Ânnnam tại Hà Nội
Công ty TNHH Thực phẩm
Ânnam Ban hành tiêu chuẩn tuyển dụng Trưởng các bộ phận Đề nghị bổ sung lao động Trưởng phòng hành chính
nhân sự Tổng hợp nhu cầu lao động Giám đốc Công ty Duyệt 1 Trưởng phòng hành chính
nhân sự Thông báo tuyển dụng Trưởng phòng hành chính nhân sự, trưởng bộ phận (khâu phỏng vấn) Nhận hồ sơ, sơ tuyển, phỏng vấn Trưởng phòng hành chính nhân sự, trưởng bộ phận (Đối với 1 số vị trí nhân viên cấp dưới) Duyệt 2
Giám đốc Công ty Duyệt 3 Loại Trưởng phòng hành chính
nhân sự, trưởng bộ phận Tuyển thẳng, thi tuyển Trưởng phòng hành chính
nhân sự
Giới thiệu về Công ty, nội quy lao động
Giám đốc Công ty Ký hợp đồng học việc/thử việc Giám đốc Công ty Ký hợp đồng lao động
Trưởng phòng hành chính
55
Nguồn: Phòng nhân sự Công ty Ânnam
Tuyển dụng nhân sự là một quá trình phức tạp mà trước đó Nhà quản trị phải phân tích công việc và hoạch định tài nguyên nhân sự một cách cụ thể. Trước khi tuyển dụng nhân viên mới, các phòng ban phải giới thiệu để họ nhận biết sơ bộ về Công ty.
Thành viên tham gia tuyển dụng của Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam bao gồm: Giám đốc (với 1 số vị trí quản lý, giám sát, trưởng bộ phận), Trưởng phòng Hành chính- nhân sự và các trưởng bộ phận tham gia tham mưu cho Giám đốc đồng thời phụ trách tuyển dụng những nhân sự cấp dưới. Thông thường Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam quy định hình thức tuyển dụng như sau:
Điều 1: Giám đốc chỉ xét duyệt tuyển dụng người lao động vào Công ty thử việc khi có đầy đủ các giấy tờ, văn bản sau:
1. Đơn xin vào làm việc. 2. Lý lịch bản thân.
3. Văn bằng chứng chỉ, bảng điểm có công chứng. 4. Giấy chứng nhận sức khoẻ của cơ quan y tế.
5. Ý kiến nhận xét của trưởng bộ phận nhận vào làm việc.
Điều 2: Nghiêm cấm:
Việc bố trí người lao động làm việc hoặc học việc khi có đề nghị tuyển dụng nhưng chưa có giấy chứng nhận sức khoẻ của cơ quan y tế.
Những người được tuyển dụng vào Công ty ở bộ phận gián tiếp kinh doanh phải là những cử nhân các chuyên nghành tuỳ thuộc vào nhu cầu của công việc các phòng ban hoặc những người đã làm việc tại Công ty, có kinh nghiệm và thâm niên công tác từ 3 đến 5 năm trở lên.
56
Nếu tuyển dụng lao động cho bộ phận trực tiếp kinh doanh, Công ty thường tuyển các lao động trẻ tuổi đời từ 18- 35 tuổi, tốt nghiệp từ PTTH trở lên tuỳ thuộc vào từng vị trí công việc, lựa chọn, bổ sung cho phù hợp, đặc biệt ưu tiên cho nam giới và những người lao động có kinh nghiệm.
* Tuyển chọn nhân sự.
Tuyển chọn là công tác quan trọng, quyết định phần lớn đến chất lượng nguồn nhân lực của Công ty. Sau khi làm tốt công tác tuyển dụng thì bước tiếp theo là công tác tuyển chọn.
Phỏng vấn: Công ty thường áp dụng hình thức phỏng vấn trực tiếp để tuyển chọn. Trưởng phòng Hành chính- nhân sự và Trưởng bộ phận sử dụng lao động sẽ phỏng vấn trực tiếp để lựa chọn. Các câu hỏi đưa ra mang tính chất tìm hiểu về bản thân người lao động như thân thế, gia đình, sở thích, kinh nghiệm làm việc thực tế có phù hợp với yêu cầu công việc, ….để Công ty có cơ sở xác định vị trí công việc phù hợp với khả năng của người lao động.
Riêng những lao động có kinh nghiệm, Giám đốc Công ty, Trưởng phòng Hành chính- nhân sự và Trưởng bộ phận sử dụng lao động lựa chọn kiểu phỏng vấn không hướng dẫn trước để tiếp xúc trao đổi với ứng viên. Nếu ứng viên đạt yêu cầu, Giám đốc sẽ quyết định tuyển thẳng mà không qua bất kỳ một phần thi nào khác. Tất nhiên với những vị trí này việc đòi hỏi mức lương sẽ tùy thuộc vào từng ứng viên và khả năng đáp ứng của Công ty. Nếu cả 2 bên tìm thấy điểm chung sẽ tiến hành ký kết hợp đồng thử việc.
Thi tuyển: Nếu phải thi tuyển, Phòng Hành chính- nhân sự sẽ lập hội đồng thi và lấy theo thang điểm từ cao xuống thấp.
Sau khi đã qua các vòng thi tuyển, Công ty sẽ tiến hành thông báo trúng tuyển cho các ứng viên khoảng 1 đến 2 tuần sau khi tiến hành kết thúc và phỏng vấn tại Công ty. Tuy nhiên, đây chưa phải là bước tuyển dụng, ứng viên mới được thông báo trúng tuyển chứ chưa được tuyển. Chỉ khi nào có quyết định của Giám
57
đốc sau thời gian học viêc (nếu có)/ thử việc thì các ứng viên mới chính thức được ký kết hợp đông lao động.
Nhận xét: Công tác tuyển dụng, tuyển chọn nhân sựở Công ty chưa phát huy hiệu quả. Việc tuyển chọn còn chịu nhiều ảnh hưởng về tâm lý chủ quan người phỏng vấn, tuy điều này sẽ giúp cho người phỏng vấn và người được tuyển chọn dễ hòa hợp hơn khi cùng làm việc sau nay nhưng nó cũng là một trở ngại trong việc tuyển chọn, tuyển dụng lao động vì một số ứng viên có năng lực nhưng khi phỏng vấn vì một số lý do chưa có cơ hội thể hiện hết cái tôi, cái tốt của bản thân. Đây là một trong những khuyết điểm về tuyển dụng mà Công ty cần có biện pháp khắc phục.
2.2.2.5. Thực trạng thử việc và đánh giá kết quả thử việc.
Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam quy định việc tuyển dụng lao động như sau:
* Đối với quá trình học việc: Áp dụng cho một số công việc của bộ phận trực tiếp kinh doanh như nhân viên bán hàng, nhân viên kho, nhân viên giao nhận.
1. 02 tháng học việc đối với các nhân viên trên. Trong thời gian học việc các nhân viên này được hưởng 80% lương cơ bản.
2. Đánh giá kết quả học việc:
- Trưởng bộ phận lập kế hoạch và giao công việc cho người lao động học việc. Kiểm tra, theo dõi để làm cơ sởđánh giá kết quả làm việc sau thời gian học việc.
- Trưởng bộ phận đánh giá kết quả học việc trình Giám đốc Công ty. Giám đốc quyết định ký tiếp hợp đồng thử việc cho người học việc.
58
1. 02 tháng thử việc đối với nhân viên đã qua quá trình học việc tại Công ty. Trong thời gian thử việc nhân viên được hưởng 100% lương cơ bản. Từ tháng thứ 3 nhân viên chính thức được ký hợp đồng lao động.
-02 tháng thử việc đối với nhân viên thử việc sau khi phỏng vấn. Trong thời gian thử việc nhân viên được hưởng 80% lương cơ bản. Sau 2 tháng thử việc nhân viên sẽ được nhận 100% lương cơ bản, nhưng đến tháng thứ 4 Công ty mới chính thức ký hợp đồng lao động với người lao động.
Sau khi ký hợp đồng lao động nhân viên được hưởng mọi quyền lợi theo quy định về Luật lao động của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ nghĩa Việt Nam.
* Đành giá kết quả thử việc:
- Trưởng bộ phận lập kế hoạch và giao công việc cho người lao động thử việc. Kiểm tra, theo dõi để làm cơ sởđánh giá thời gian thử việc.
- Đối với bộ phận trực tiếp kinh doanh: Trưởng bộ phận sẽ giao chỉ tiêu doanh số kinh doanh cho người lao động thử việc. Theo dõi, tổng kết để làm cơ sở đánh giá thời gian thử việc. Trong thời gian thử việc nhân viên không được thưởng doanh số nếu đạt chỉ tiêu, vì đây chỉ là cơ sởđể Công ty có quyết định ký hợp đồng lao động hay không? Sau 2 tháng thử việc, từ tháng thứ 3 nhân viên sẽ nhận chỉ tiêu và hưởng phân trăm thưởng doanh số nếu nhân viên hoàn thành các mức chỉ tiêu do trưởng bộ phận đặt ra theo thang bảng lương – thưởng của bộ phận mình.
- Trưởng bộ phận đánh giá kết quả thử việc trình Giám đốc. Giám đốc Công ty quyết định ký tiếp hợp đồng chính thức cho người thử việc.
Nhận xét: Nhìn chung, quá trình học việc và thử việc của Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam diễn ra khá thuận lợi bởi người lao động được bố trí, sắp xếp làm việc đúng kinh nghiệm, chuyên môn, nghề nghiệp được đào tạo. Trong quá trình học việc, thử việc, người lao động được hưởng đầy đủ các quyền lợi của mình. Tuy nhiên, thời gian học việc và thử việc được áp dụng ở Công ty còn hơi dài nên dễ gây cảm giác chán nản cho người lao động, đặc biệt với bộ phận kinh doanh trực
59
tiếp. Bên cạnh đó, thực tế cho thấy, số lượng lao động từ chối tiếp tục ở lại Công ty sau thời gian học việc, thử việc cũng vẫn còn dù Công ty đồng ý nhận người lao động, nên cho thấy chất lượng của công tác tuyển dụng cần được chú trọng hơn, cần cung cấp đầy đủ thông tin và thời gian để các ứng viên hiểu kỹ hơn về loại hình kinh doanh, thời gian làm việc cũng như các yêu cầu khác của công việc trong Công ty.
2.2.2.6. Thực hiện ký kết hợp đồng lao động.
Sau thời gian thử việc, người lao động có khả năng đáp ứng được yêu cầu của công việc thì sẽ được ký kết Hợp đồng lao động với Công ty. Người được ký Hợp đồng lao đồng phải có đủ các loại giấy tờ, văn bằng chứng chỉ như trong Hồ sơ xin việc. Ngoài ra, có bản nhận xét của Trưởng bộ phận sử dụng lao động về đạo đức, tác phong, trình độ chuyên môn, kỹ năng giao tiếp và kiến thức sản phẩm (đối với nhân viên bán hàng, nhân viên giao nhận). Việc ký kết hợp đồng lao động sẽ được diễn ra giữa Giám đốc Công ty và người lao động. Sau ký kết người lao động sẽđược chính thức nhận vào làm việc và hưởng mọi quyền và nghĩa vụ như các lao động khác trong Công ty.
2.2.2.7. Kết quả tuyển dụng nhân sựở Công ty
Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam bên cạnh việc tuyển dụng lao động mới thì còn sử dụng phương pháp thuyên chuyển nội bộ khá thường xuyên. Do đó, ta sẽ xem xét tình hình thuyên chuyển nội bộ và kết quả tuyển dụng lao động mới từ bên