Do Giám đốc công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Giám đốc Công ty tại Hà Nội là đại diện pháp nhân của Công ty và trước pháp luật về quản lý. điều hành hoạt động của Công ty tại Hà Nội nhằm đạt mục tiêu kinh doanh do Công ty đưa ra. Giám đốc tại Hà Nội là người có quyền điều hành cao nhất trong Công ty tại Hà Nội.
2.1.1.2.2. Phòng Hành chính - nhân sự:
Bao gồm Bộ phận Hành chính- nhân sự, Thư ký và An ninh nội bộ, là đơn vị tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong quản lý và điều hành những công việc liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân sự, các công tác lao động tiền lương, chế độ, chính sách đối với người lao động.
+ Duy trì và phát triển hệ thống hành chính nhân sự của Công ty tại Hà Nội ổn định và theo hệ thống. Đảm bảo hệ thống hoạt động & đáp ứng linh hoạt có hiệu quả cho mục tiêu kinh doanh, chiến lược công ty. Đảm bảo hồ sơ nhân sựđược giao quản lý được bảo mật, an toàn, thực hiện tiền lương, phúc lợi xã hội cho nhân viên đày đủ, chính xác, hệ thống hành chính chuẩn mực chuyên nghiệp.
+ Thư ký: Cung cấp hành chính, thư ký cho Giám đốc. Hỗ trợ Giám đốc trong việc tổng hợp, thống kê, làm báo cáo liên quan đến kinh doanh và các hoạt động của Công ty. Hỗ trợ Giám đốc trong việc đôn đốc các bộ phận trong công ty trong việc thực hiện các công việc được thống nhất trong các cuộc họp giao ban.
+ Bộ phận An ninh: Phụ trách và đảm bảo hành lang, bảo vệ người và tài sản, an ninh trật tự, phối kết hợp với các phòng ban duy trì các hoạt động liên quan trong Công ty
36
2.1.1.2.3. Phòng Kế toán
Bao gồm Bộ phận Thu ngân, Kế toán doanh thu, Kế toán thuế- doanh mục hàng hoá, Kế toán hàng hoá, Kế toán tổng hợp, Kế toán hạch toán thu- chi, Kế toán thanh toán nhà cung cấp và Thủ quỹ.
- Chức năng: Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong quản lý, điều hành công tác tài chính của Công ty, phản ánh mọi hoạt động kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức các nghiệp vụ quản lý, thu – chi tiền tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả và phù hợp với quy định của nhà nước.
- Nhiệm vụ:
+ Tổng hợp doanh thu hàng ngày, ghi sổ kế toán, theo dõi công nợ nhân viên, báo cáo thuếđầu ra.
+ Cập nhật thông tin, danh mục nhà cung cấp, danh mục hàng hoá phát sinh, tổng hợp lên báo cáo thuế.
+ Nhập hàng từ nhà cung cấp vào hệ thống, đối chiếu số liệu giữa các kho hàng, kiểm kê.
+ Điều chuyển hàng giữa các kho khi phát sinh yêu cầu, nhập các chương trình khuyến mại vào hệ thống.
+ Hạch toán chi phí, theo dõi hợp đồng và tình hình thanh toán.
+ Đảm bảo chính xác lượng vật tư, linh kiện được nhập/ xuất chính xác, hợp lý. Báo cáo cụ thể doanh thu lắp đặt vận chuyển, bảo hành.
+ Hạch toán, theo dõi hợp đồng và tình hình thanh toán với nhà cung cấp, theo dõi tình hình thanh toán, chiết khấu và các khoản hỗ trợ từ các nhà cung cấp theo hợp đồng và thoả thuận đã ký.
37
2.1.1.2.4. Phòng Maketing
- Chức năng: Thực thi và đề xuất các hoạt động maketing nhằm thúc đẩy bán hàng và phát triển thương hiệu: thực hiện các chương trình quảng bá sản phẩm, phối hợp với các nhà cung cấp thực hiện chương trình, lập kế hoạch và tham gia trực tiếp tiến hành toàn bộ các hoạt động maketing, phân tích và đánh giá các thông tin nghiên cứu thị trường, xây dựng các kế hoạch maketing ngắn hạn.
- Nhiệm vụ:
+ Lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động maketing.
+ Liên hệ với Phòng Kinh doanh và Phòng Maketing của các Nhà phân phối để lấy các vật dụng POPs, kết hợp thực hiện các chương trình thúc đẩy bán hàng.
+ Đề xuất các chương trình thúc đẩy bán hàng.
+ Kết hợp với các phòng ban trong công ty thực hiện các hoạt động liên quan đến hình ảnh công ty.
+ Nghiên cứu và cung cấp các thông tin thị trường cần thiết.
2.1.1.2.5. Bộ phận Kho vận
- Chức năng: Đảm bảo việc nhận, giao và điều chuyển hàng hóa giữa các kho hàng trong Công ty: Kho Cát Lái – Sài Gòn, Kho Ânnam tại Hà Nội, kho bán lẻ trực tiếp được hiệu quả, thông suốt, nhịp nhàng. Việc giao hàng theo đơn hàng của khách hàng đúng tiến độ.
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý và vận hành kho hàng được giao với chất lượng an toàn và hiệu quả cao nhất với chính sách và tiêu chí của Công ty.
+ Tiếp nhận và xử lý thông tin giao nhận bảo công việc thông suốt, đạt chất lượng và hiệu quả cao nhất.
38
+ Bảo quản và vận hành phương tiện vận tải được Công ty giao phó để thực hiện công việc vận tải của Công ty theo kế hoạch, phân công, đạt mức độ an toàn và hiệu quả sử dụng cao nhất.
+ Thực hiện các công việc bảo quản sản phẩm theo sự phân công và theo đúng chính sách của Công ty.
2.1.1.2.6. Bộ phận Kinh doanh
Bao gồm các Trưởng phòng (phụ trách phân phối bán lẻ, phân phối nhà hàng khách sạn) giám sát nhân viên các nhân viên bán hàng.
- Chức năng: Trực tiếp thực hiện các hoạt động bán hàng thuộc khu vực mình phụ trách, theo đúng các quy trình, quy định nhằm đạt được các chỉ tiêu về doanh số, mục tiêu kinh doanh của Công ty đặt ra.
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm về doanh số bán ra.
+ Chịu trách nhiệm về hàng tồn kho trưng bày và tình trạng hàng hoá.
+ Chịu trách nhiệm về các vật phẩm khuyến mại và nắm vững các chương trình khuyến mại.
+ Trưng bày hàng hoá, vệ sinh quầy kệ, duy trì bảng giá, barcode.
+ Phân tích và dự báo số lượng bán hàng để đưa ra các quyết định kinh doanh nhằm tối ưu hoá doanh số và lợi nhuận.
+ Lên kế hoạch kinh doanh theo tuần, tháng, quý và thực hiện theo kế hoạch. + Bám sát thị trường và định hướng phát triển của thị trường. theo dõi biến động giá cả thị trường để có các điều chỉnh hợp lý.
+ Thực hiện các chương trình thúc đẩy bán hàng, các hoạt động khuyếch trương làm tăng doanh thu.
39
+ Đảm bảo luôn giữ đúng các tiêu chuẩn chất lượng, mức độ phục vụ khách hàng và tiêu chuẩn sức khoẻ an toàn lao động.