2.1.1.1. Hệ thống tổ chức bộ máy.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam tại Hà Nội bao gồm các bộ phận sau:
Ban Giám đốc gồm : 1 Giám đốc, các phòng ban và các bộ phận chức năng. Mô hình tổ chức của Công ty TNHH Thực phẩm Annam Tại Hà Nội (Sơđồ 2.1.1)
34
Sơđồ 2.1: Sơđồ tổ chức của Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam tại Hà Nội
Nguồn: Phòng nhân sự Công ty Ânnam
Giám đốc Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam tại Hà Nội Phòng quản trị dữ liệu Nhóm đánh đơn hàng Nhóm quản trị dữ liệu P. Kế
toán Ktrếưở toán ng
Kế toán nội bộ Kế toán công nợ Kế toán kho Thủ quỹ Thu ngân Kế toán tổng hợp P. Kinh doanh Trưởng phòng phân phối
khách sạn, nhà hàng Giám sát hệ thống NV kinh doanh
Giám sát hệ thống cửa hàng bán lẻ
Giám sát hệ thống cửa hàng tỉnh
Giám sát hệ thống siêu thị NV kinh doanh NV kinh doanh NV kinh doanh Trưởng phòng phân phối bán lẻ Phòng Marketing NV Marketing Giám sát P kho vận Trưởng phòng Trợ lý kho NV Giao hàng NV Kiểm hàng
35
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. 2.1.1.2.1 Ban Giám đốc Công ty tại Hà Nội 2.1.1.2.1 Ban Giám đốc Công ty tại Hà Nội
Do Giám đốc công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật. Giám đốc Công ty tại Hà Nội là đại diện pháp nhân của Công ty và trước pháp luật về quản lý. điều hành hoạt động của Công ty tại Hà Nội nhằm đạt mục tiêu kinh doanh do Công ty đưa ra. Giám đốc tại Hà Nội là người có quyền điều hành cao nhất trong Công ty tại Hà Nội.
2.1.1.2.2. Phòng Hành chính - nhân sự:
Bao gồm Bộ phận Hành chính- nhân sự, Thư ký và An ninh nội bộ, là đơn vị tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong quản lý và điều hành những công việc liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân sự, các công tác lao động tiền lương, chế độ, chính sách đối với người lao động.
+ Duy trì và phát triển hệ thống hành chính nhân sự của Công ty tại Hà Nội ổn định và theo hệ thống. Đảm bảo hệ thống hoạt động & đáp ứng linh hoạt có hiệu quả cho mục tiêu kinh doanh, chiến lược công ty. Đảm bảo hồ sơ nhân sựđược giao quản lý được bảo mật, an toàn, thực hiện tiền lương, phúc lợi xã hội cho nhân viên đày đủ, chính xác, hệ thống hành chính chuẩn mực chuyên nghiệp.
+ Thư ký: Cung cấp hành chính, thư ký cho Giám đốc. Hỗ trợ Giám đốc trong việc tổng hợp, thống kê, làm báo cáo liên quan đến kinh doanh và các hoạt động của Công ty. Hỗ trợ Giám đốc trong việc đôn đốc các bộ phận trong công ty trong việc thực hiện các công việc được thống nhất trong các cuộc họp giao ban.
+ Bộ phận An ninh: Phụ trách và đảm bảo hành lang, bảo vệ người và tài sản, an ninh trật tự, phối kết hợp với các phòng ban duy trì các hoạt động liên quan trong Công ty
36
2.1.1.2.3. Phòng Kế toán
Bao gồm Bộ phận Thu ngân, Kế toán doanh thu, Kế toán thuế- doanh mục hàng hoá, Kế toán hàng hoá, Kế toán tổng hợp, Kế toán hạch toán thu- chi, Kế toán thanh toán nhà cung cấp và Thủ quỹ.
- Chức năng: Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong quản lý, điều hành công tác tài chính của Công ty, phản ánh mọi hoạt động kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức các nghiệp vụ quản lý, thu – chi tiền tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả và phù hợp với quy định của nhà nước.
- Nhiệm vụ:
+ Tổng hợp doanh thu hàng ngày, ghi sổ kế toán, theo dõi công nợ nhân viên, báo cáo thuếđầu ra.
+ Cập nhật thông tin, danh mục nhà cung cấp, danh mục hàng hoá phát sinh, tổng hợp lên báo cáo thuế.
+ Nhập hàng từ nhà cung cấp vào hệ thống, đối chiếu số liệu giữa các kho hàng, kiểm kê.
+ Điều chuyển hàng giữa các kho khi phát sinh yêu cầu, nhập các chương trình khuyến mại vào hệ thống.
+ Hạch toán chi phí, theo dõi hợp đồng và tình hình thanh toán.
+ Đảm bảo chính xác lượng vật tư, linh kiện được nhập/ xuất chính xác, hợp lý. Báo cáo cụ thể doanh thu lắp đặt vận chuyển, bảo hành.
+ Hạch toán, theo dõi hợp đồng và tình hình thanh toán với nhà cung cấp, theo dõi tình hình thanh toán, chiết khấu và các khoản hỗ trợ từ các nhà cung cấp theo hợp đồng và thoả thuận đã ký.
37
2.1.1.2.4. Phòng Maketing
- Chức năng: Thực thi và đề xuất các hoạt động maketing nhằm thúc đẩy bán hàng và phát triển thương hiệu: thực hiện các chương trình quảng bá sản phẩm, phối hợp với các nhà cung cấp thực hiện chương trình, lập kế hoạch và tham gia trực tiếp tiến hành toàn bộ các hoạt động maketing, phân tích và đánh giá các thông tin nghiên cứu thị trường, xây dựng các kế hoạch maketing ngắn hạn.
- Nhiệm vụ:
+ Lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động maketing.
+ Liên hệ với Phòng Kinh doanh và Phòng Maketing của các Nhà phân phối để lấy các vật dụng POPs, kết hợp thực hiện các chương trình thúc đẩy bán hàng.
+ Đề xuất các chương trình thúc đẩy bán hàng.
+ Kết hợp với các phòng ban trong công ty thực hiện các hoạt động liên quan đến hình ảnh công ty.
+ Nghiên cứu và cung cấp các thông tin thị trường cần thiết.
2.1.1.2.5. Bộ phận Kho vận
- Chức năng: Đảm bảo việc nhận, giao và điều chuyển hàng hóa giữa các kho hàng trong Công ty: Kho Cát Lái – Sài Gòn, Kho Ânnam tại Hà Nội, kho bán lẻ trực tiếp được hiệu quả, thông suốt, nhịp nhàng. Việc giao hàng theo đơn hàng của khách hàng đúng tiến độ.
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý và vận hành kho hàng được giao với chất lượng an toàn và hiệu quả cao nhất với chính sách và tiêu chí của Công ty.
+ Tiếp nhận và xử lý thông tin giao nhận bảo công việc thông suốt, đạt chất lượng và hiệu quả cao nhất.
38
+ Bảo quản và vận hành phương tiện vận tải được Công ty giao phó để thực hiện công việc vận tải của Công ty theo kế hoạch, phân công, đạt mức độ an toàn và hiệu quả sử dụng cao nhất.
+ Thực hiện các công việc bảo quản sản phẩm theo sự phân công và theo đúng chính sách của Công ty.
2.1.1.2.6. Bộ phận Kinh doanh
Bao gồm các Trưởng phòng (phụ trách phân phối bán lẻ, phân phối nhà hàng khách sạn) giám sát nhân viên các nhân viên bán hàng.
- Chức năng: Trực tiếp thực hiện các hoạt động bán hàng thuộc khu vực mình phụ trách, theo đúng các quy trình, quy định nhằm đạt được các chỉ tiêu về doanh số, mục tiêu kinh doanh của Công ty đặt ra.
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm về doanh số bán ra.
+ Chịu trách nhiệm về hàng tồn kho trưng bày và tình trạng hàng hoá.
+ Chịu trách nhiệm về các vật phẩm khuyến mại và nắm vững các chương trình khuyến mại.
+ Trưng bày hàng hoá, vệ sinh quầy kệ, duy trì bảng giá, barcode.
+ Phân tích và dự báo số lượng bán hàng để đưa ra các quyết định kinh doanh nhằm tối ưu hoá doanh số và lợi nhuận.
+ Lên kế hoạch kinh doanh theo tuần, tháng, quý và thực hiện theo kế hoạch. + Bám sát thị trường và định hướng phát triển của thị trường. theo dõi biến động giá cả thị trường để có các điều chỉnh hợp lý.
+ Thực hiện các chương trình thúc đẩy bán hàng, các hoạt động khuyếch trương làm tăng doanh thu.
39
+ Đảm bảo luôn giữ đúng các tiêu chuẩn chất lượng, mức độ phục vụ khách hàng và tiêu chuẩn sức khoẻ an toàn lao động.
2.1.2. Đặc điểm về sản phẩm và thị trường tiêu thụ của Công ty.
Hiện tại Công ty đang kinh doanh gần 500 loại sản phẩm khác nhau, được chia theo từng ngành hàng: thực phẩm, đồ uống, dược mỹ phẩm, thực phẩm chức năng.
- Ngành Thực phẩm gồm các sản phẩm: Bánh, kẹo, mỳ, dầu oliu, kem, mứt, đồ chế biến sẵn….
- Ngành đồ uống bao gồm các sản phẩm: Bia, rượu.
- Ngành dược mỹ phẩm bao gồm các sản phẩm: Dầu gội, sữa tắm, phấn rôm, kem trị hăm, dầu massage…
- Ngành thực phẩm chức năng gồm các sản phẩm: cung cấp canxi, omega 3, cân bằng các chất dinh dưỡng cho cơ thể …
Với yêu cầu ngày càng cao về chất lượng, đa dạng hoá về mẫu mã và chủng loại của thị trường, Công ty đã không ngừng nâng cao công tác tuyển chọn các hàng hoá kinh doanh đầu vào, luôn đảm bảo hàng hoá kinh doanh mới nhất, chất lượng tốt nhất, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hình thức đẹp, giá cả cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường, chính sách hậu mãi tốt, chất lượng dịch vụ hoàn hảo.
Do xác định được mục tiêu và hướng đi đúng đắn nên Công ty đã dần lấy được niềm tin tưởng của khách hàng và các đối tác trong nước và quốc tế. Trong tương lai rất gần Công ty đang và sẽ tiếp tục triển khai nhiều dự án và kế hoạch nhằm khai thác và mở rộng thị trường ở Việt Nam.
40
2.1.3. Đặc điểm về lao động.
Bảng 2.2:
Bảng tổng hợp lao động của Công ty TNHH Thực phẩm Ânnnam tại Hà Nội
(Đơn vị tính: người) STT Các chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 SL % SL % SL % I Cơ cấu lao động Tổng số nhân viên 860 100 955 100 1018 100 Lao động gián tiếp 172 20 198 21 186 18 Lao động trực tiếp 688 80 757 79 832.5 82 II Chất lượng lao động Trình độ Sau Đại học 0 0 3 0.3 10 1 Trình độĐại học 100 12 117 12 150 15 Trình độ Cao đẳng 200 23 260 27 320 31 Trình độ Trung cấp 350 41 330 35 360 35 Trình độ TN PTTH 210 24 245 26 179 18 Kinh nghiệm 560 65 600 63 800 79 Chưa có kinh nghiệm 300 35 355 37 218 21 III Giới tính Nam 450 52 500 52 510 50 Nữ 410 48 455 48 508 50 IV Độ tuổi 18- 30 545 63 620 65 700 69 31- 40 300 35 310 32 298 29 41- 50 15 2 25 3 20 2
41
Nhìn vào bảng trên ta thấy tình hình lao động của Công ty biến động qua các năm.
Số lượng lao động tăng dần qua các năm do sự tăng trưởng về quy mô, mở rộng hoạt động và đa dạng loại hình kinh doanh của Công ty.
Lao động gián tiếp của Công ty có xu hướng giảm dần từ 21% năm 1005 xuống 18% năm 2011. Tuy chưa giảm nhiều nhưng điều đó cũng thể hiện một phần sự bố trí gọn nhẹ hơn, bớt cồng kềnh của bộ máy gián tiếp. Như vậy, bộ máy quản lý của Công ty đã được tinh giản gọn nhẹ, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và hiệu quả về mặt quản lý. Số lượng lao động trực tiếp của Công ty qua các năm chiếm tới hơn 80% năm 2009, 79% năm 2010 và 82% năm 2011 - đây là đặc điểm nổi bật do hoạt động chủ yếu của Công ty là bán lẻ. Nhưng tỷ lệ lao động gián tiếp vẫn ở khoảng 20% chưa phải là tỷ lệ hợp lý. Công ty cần có sựđiều chỉnh cho tỷ lệ lao động gián tiếp khoảng 10% - 15% là hợp lý.
Trình độ học vấn có xu hướng tăng dần những lao động tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học, đặc biệt tốt nghiệp sau Đại học. Thay vào đó là sự tăng lên của số lượng lao động có kinh nghiệm từ 63% (năm 2010) đến 79% (năm 2011). Lý do chính là do đặc điểm kinh doanh, một số vị trí công việc ở bộ phận trực tiếp cần thiết nhân viên phải có kinh nghiệm nhiều hơn là nhân viên có trình độ học vấn cao. Trong xu thế phát triển, hội nhập, cạnh tranh ngày càng gay gắt việc tăng cường lao động có trình độ ngày càng trở nên cần thiết. Trình độ học vấn cao chủ yếu tập trung ở bộ phận gián tiếp và các cấp quản lý của bộ phận trực tiếp.
Tỷ lệ nhân viên nam và nữ có xu hướng ngang bằng. Số lượng nhân viên nam tập trung nhiều ở Bộ phận kho vận và nhân viên kinh doanh. Bộ phận kế toán, thư ký, lễ tân và phụ trách giấy tờ, sổ sách, chứng từ hàng hóa khác hầu hết đều là nhân viên nữ.
Công ty có thế mạnh về nhân lực do có một đội ngũ nhân viên tuổi đời còn rất trẻ. Tỷ lệ nhân viên có tuổi từ 20 đến 30 luôn dao động qua các năm từ 63% đến
42
69% trong tổng số nhân viên. Điều đó hứa hẹn nhiều tiềm năng về sự năng động, ham học hỏi và tinh thần cầu tiến của đội ngũ nhân sự trong Công ty.
2.1.4. Một số kết quảđạt được của Công ty trong những năm trước.
Nghiên cứu số liệu của Công ty qua 3 năm có thể thấy tình hình kinh doanh của Công ty đã có những chuyển biến đáng kể, thể hiện ở một số chỉ tiêu tài chính sau:
Biểu 2.3: Một số chỉ tiêu đánh giá kinh doanh của Công ty TNHH Thực phẩm Ânnnam tại Hà Nội
Đồng Thực hiện các năm STT Chỉ tiêu Tháng 2009 2010 2011
1 Tổng doanh thu Triệu 4800 8500 13700 2 Nộp ngân sách Triệu 56 56 56 3 Sản phẩm chính Thực phẩm Triệu 3500 5000 8000 Đồ uống Triệu 1200 3000 5000 Mỹ phẩm Triệu 100 500 700 4 Tổng số nhân viên Người 860 955 1018 5 Thu nhập bình quân Triệu 3 4.1 5.5
43
Sơđồ 2.4: Doanh số theo nghành hàng kinh doanh của Công ty TNHH Thực phẩm Ânnnam tại Hà Nội
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Ânnam
Qua một số chỉ tiêu kết quả chính về giá trị doanh thu ta thấy được về cơ bản Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam đã không ngừng tăng trưởng, năng cao năng lực cạnh tranh và tiêu thụ sản phẩm. Giá trị doanh thu của Công ty năm 2010 đã tăng 77% so với năm 2009, năm 2011 tăng 61% so với năm 2011. Tuy hoạt động kinh doanh chưa tăng dần đều qua các năm nhưng mức doanh thu của Công ty tăng nhiều đã phản ánh sự biến động tương đối ổn định của Công ty.
Bắt đầu từ những bước đi gần đây về nhân sự, với những nỗ lực không ngừng, Công ty TNHH Thực phẩm Ânnam đã nhanh chóng dần khẳng định mình và tạo đà phát triển trong thời gian tới. Tình hình tài chính của Công ty đang dần ổn định, vốn qua các năm có chiều hướng tăng nhanh thể hiện qua biểu sau:
44
Biểu 2.5: Tình hính sử dụng vốn của Công ty TNHH Thực phẩm Ânnnam tại Hà Nội qua 3 năm (2009-2011)
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Ânnam
Từ biểu bảng 2.5 ta thấy Vốn của Công ty đã tăng mạnh vào năm 2011 - Vốn cốđịnh của Công ty tăng từ 5 tỷđồng lên 40 tỷ đồng sau 3 năm điều đó chứng tỏ sự lớn mạnh về cơ sở vật chất, đầu tư cho mặt bằng, máy móc, trang thiết bị, quy mô Công ty đã tăng gấp 8 lần.
- Đặc biệt là vốn lưu động tăng từ 8 tỷđồng trong năm 2009 lên 100 tỷđồng năm 2011 – tăng 125 lần sau 3 năm. Điều đó đã nói lên việc Công ty có sự đầu tư góp vốn, đồng thời Công ty đang tiến hành nhiều kế hoạch đầu tư sâu, rộng, mở rộng quy mô, lĩnh vực khác nhau trong hoạt động kinh doanh của những năm tiếp theo. Biểu 2.6: So sánh Tình hính sử dụng vốn của Công ty TNHH Thực phẩm Ânnnam tại Hà Nội qua 3 năm (2009-2011) So sánh (%) Các loại vốn 2010/2009 2011/2010 Vốn cốđịnh 300 267 Vốn lưu động 313 400 Tổng 613 667
Nguồn: Phòng kế toán Công ty Ânnam