7. Kết cấu luận văn
2.1.3.2. Quản trị bỏn hàng và maketing
Cụng ty TNHH MTV Thu Mai là một trong những nhà phõn phối sắt thộp xõy dựng hàng đầu tại tỉnh Kiờn Giang. Cụng ty đó ký Hợp đồng với nhiều đối tỏc làm nhà phõn phối chớnh thức tại tỉnh Kiờn Giang như Tổng cụng ty thộp Việt Nam, Cụng ty cổ phần tụn Hiệp Hưng, Cụng ty CP thộp Vạn Thành, Tập đoàn Vicem, Tập đoàn Holcim Việt Nam.... Việc mua hàng hoỏ được thực hiện bằng giao dịch trờn internet, điện thoại và fax.
Sản phẩm do cụng ty phõn phối luụn đỏp ứng nhu cầu của cỏc đơn vị xõy dựng vỡ được sản xuất từ những nhà mỏy cú hệ thống sản xuất cụng nghệ hiện đại đạt tiờu chuẩn kỹ thuật quốc tế. Giỏ cả sản phẩm được cụng ty tớnh toỏn cõn nhắc ở mức thấp nhất, lợi nhuận chủ yếu nhờ vào chế độ hoa hồng của nhà sản xuất vỡ vậy cụng ty dễ dàng cạnh tranh được với cỏc đối thủ.
Cụng ty cú đội vận tải với đủ loại phương tiện phự hợp mọi địa hỡnh đỏp ứng được thời gian giao nhận một cỏch nhanh nhất. Đồng thời cụng ty cũng kết hợp với đơn vị vận tải DNTN Tụn Mai (Đơn vị cú nhiều xe tải hạng nặng) phụ trỏch việc vận
chuyển hàng hoỏ với khối lượng lớn. Nhõn viờn giao nhận hàng hoỏ đều trải qua khoỏ huấn luyện kỹ năng ứng xử nhằm đảm bảo sự hài lũng cho khỏch hàng.
Cụng ty cú hai kho hàng lớn tổng diện tớch 3ha với sức chứa hàng nghỡn tấn hàng. Hàng hoỏ lưu kho giới hạn ở mức hợp lý đủ cung ứng cho nhu cầu xõy dựng theo từng thời điểm khac nhau để hạn chế chi phớ lưu kho. Vỡ vậy cụng suất kho vẫn chưa khai thỏc hết.
Phũng kinh doanh kiờm nhiệm luụn cả quan hệ đối ngoại và marketing, với phương chõm hành động “Hiểu rừ nhu cầu của khỏch hàng và mang đến sự hài lũng cho khỏch hàng”. Cụng ty đặc biệt quan tõm đến việc nắm bắt thụng tin nhanh và dự bỏo nhu cầu của khỏch hàng ở từng thời điểm. Đú là sự sống cũn của doanh nghiệp trong thời thị trường luụn biến động khú lường. Thụng tin nhanh, dự bỏo chớnh xỏc là một phần thắng lợi to lớn trong lĩnh vực kinh doanh ngành xõy dựng hiện nay.
Kể từ khi cụng ty thực hiện chiến lược thu hẹp và tiếp theo là mục tiờu ổn định, cỏc chương trỡnh xỳc tiến bỏn hàng ớt được quan tõm. Cụng ty khụng thực hiệc cỏc hỡnh thức quảng cỏo hay cỏc dịch vụ sau bỏn hàng. Nếu trước đõy tốc độ tăng trưởng hàng năm vào khoảng 8% thỡ sau khi thu hẹp doanh số cụng ty sụt giảm 15% so với năm cũ. Theo tỡm hiểu của phũng kinh doanh thỡ lượng khỏch hàng truyền thống là cỏc nhà thầu vẫn luụn trung thành với cụng ty. Những khỏch hàng mới biết đến cụng ty nhờ vào uy tớn thương hiệu “Thu Mai”.
Cụng ty TNHH MTV Thu Mai cú nhiều cơ hội và điểm mạnh để phỏt triển hơn nữa, thõm nhập vào khu vực Đồng bằng sụng Cửu Long, Tp.Hồ Chớ Minh, Miền Nam. Mục tiờu này là hoàn toàn cú thể thực hiện được đối với tiềm năng của cụng ty.
2.2. Thực trạng Chớnh sỏch TDTM của Cụng ty TNHH một thành viờn Thu Mai Chủ trương của cụng ty là bỏn hàng thu tiền mặt. Những khỏch hàng đặt tiền trước, mua tiền mặt, hoặc cú bảo lónh của ngõn hàng thỡ cụng ty cấp hàng ngay theo yều cầu của khỏch hàng. Trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xõy dựng, cú rất ớt khỏch hàng chịu thanh toỏn ngay mà họ thường đối chiếu cụng nợ và trả nợ vào cuối tuần hoặc theo Hợp đồng. Cụng ty vẫn cấp tớn dụng một cỏch cú chọn lọc cho cỏc đối tượng cú mức tớn nhiệm khỏ trở lờn, nhưng vẫn phải thu hồi cụng nợ hoàn tất trước ngày
30/12 hàng năm. Hiện nay, cỏc doanh nghiệp cung ứng vật liệu xõy dựng thành lập ngày càng nhiều dẫn đến cạnh tranh càng gay gắt, đũi hỏi Cụng ty phải cú chớnh sỏch bỏn chịu phự hợp hơn để tiờu thụ hàng hoỏ, giảm tồn kho nhưng khoản phải thu cũng phải gia tăng. Khoản phải thu vừa cú chi phớ trực tiếp vừa cú chi phớ giỏn tiếp nhưng nú cú một ưu điểm quan trọng là làm tăng doanh thu.
Chớnh sỏch TDTM là yếu tố quyết định đối với thực trạng khoản phải thu của cụng ty. Vỡ vậy mục tiờu của chớnh sỏch tớn dụng mà cụng ty đưa ra là nhằm đỏnh giỏ, lựa chọn và cung cấp cho khỏch hàng về hạn mức tớn dụng, thời hạn tớn dụng cũng như chớnh sỏch chiết khấu. Cụng ty đó thực hiện việc cấp tớn dụng cho khỏch hàng theo quy trỡnh như sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trỡnh quyết định cấp tớn dụng tại cụng ty
[Nguồn: Cụng ty TNHH MTV Thu Mai] Thu thập thụng tin
- Hồ sơ lưu trữ - Điều tra nghiờn cứu
- Cỏc bỏo cỏo cú liờn quan đến khỏch hàng
Xử lý thụng tin
- Áp dụng hệ thống tiờu chuẩn điểm số - Tớnh điểm
Xếp hạng tớn dụng khỏch hàng - Đưa vào thang điểm
- Phõn nhúm khỏch hàng Đỏnh giỏ chất lượng tớn dụng khỏch hàng Nhúm khỏch hàng đạt tiờu chuẩn Nhúm khỏch hàng khụngđạt tiờu chuẩn Quyết định cấp tớn dụng Quyết định khụng cấp tớn dụng
2.2.1. Hệ thống tiờu chuẩn đỏnh giỏ khỏch hàng
Hệ thống tiờu chuẩn đỏnh giỏ khỏch hàng được lập ra trong quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh của cụng ty, bao gồm cỏc tiờu chớ sau:
- Đối tượng người mua: Biến này cho biết người mua là ai, cú ảnh hưởng đến cụng ty như thế nào. Nếu là doanh nghiệp thỡ cú khả năng mua hàng số lượng lớn và phỏt triển quan hệ thương mại lõu dài. Cỏ nhõn thường mua hàng tiờu dựng cho chớnh họ, khả năng thanh toỏn nhanh hơn vỡ họ cú tiền mới dỏm xõy nhà hoặc sửa chữa nhà ở. Cỏc đơn vị khỏc (tổ chức chớnh trị, cơ quan nhà nước,...) thường khụng mua hàng thường xuyờn, người đi mua hộ thỡ khả năng tớn dụng thấp nhất vỡ họ thường khụng được quyết định tài chớnh.
- Mối quan hệ với khỏch hàng: Thời gian quen biết với khỏch hàng nhằm đỏnh giỏ mức độ trung thành của khỏch hàng.
- Doanh số mua: Phản ỏnh tỡnh hỡnh mua hàng của cụng ty và khối lượng mua của khỏch hàng.
- Tỷ lệ % Doanh số mua/Doanh thu của cụng ty: Chỉ số này đỏnh giỏ lực mua của khỏch hàng và kim ngạch thương mại giữa khỏch hàng và cụng ty.
- Tỡnh hỡnh thanh toỏn: Đỏnh giỏ thỏi độ và thời gian trả đỳng hạn hay dõy dưa của khỏch hàng.
- Khả năng thanh toỏn: Đỏnh giỏ mức độ thanh toỏn dứt điểm khi đến hạn hay cũn để nợ lại hoặc khụng trả mà hẹn lại.
- Số lần đến mua hàng: Khỏch hàng đến mua hàng nhiều lần và thanh toỏn đầy đủ là cơ sở quan trọng để tỡm hiểu về khỏch hàng và đỏnh giỏ mức độ tớn nhiệm. - Mục đớch mua hàng: Phản ỏnh khỏch hàng là người tiờu dựng cuối cựng hay là
Điểm số Chỉ tiờu Bảng 2.1: Bảng đỏnh giỏ khỏch hàng bằng điểm số Tốt (4 điểm) Khỏ (3 điểm) Trung bỡnh (2 điểm) Yếu (1 điểm) Đối tượng người mua Doanh nghiệp Cỏ nhõn Cơ quan nhà nước Đơn vị khỏc Mối quan hệ với khỏch hàng Trờn 01 năm Giao dịch từ 6 thỏng
đến 1 năm
Giao dịch từ 1
thỏng đến 6 thỏng Khỏch hàng mới Doanh số mua Trờn 100 triệu đồng Từ 50 triệu đến 100
triệu đồng
Từ 10 triệu đến 50 triệu đồng
Dưới 10 triệu đồng Tỷ lệ % Doanh số mua/Doanh thu Trờn 2% Từ 1% đến 2% Từ 0,5% đến 1% Dưới 0,5% Tỷ lệ % Lợi nhuận/ Doanh số mua Trờn 8% Từ 6% đến 8% Từ 4% đến 6% Dưới 4% Khả năng tài chớnh khi thanh toỏn Thanh toỏn đầy đủ
khi đến hạn
Thanh toỏn trờn 50% khi đến hạn
Thanh toỏn dưới
50% khi đến hạn Hẹn lại Tỡnh hỡnh thanh toỏn Thanh toỏn đỳng
hạn hoặc sớm hơn Quỏ hạn trong 10 ngày
Quỏ hạn từ 10-30 ngày
Quỏ hạn trờn 30 ngày Số lần đến mua hàng Trờn ba lần mua Đến mua lần thứ ba Đến mua lần thứ
hai Chỉ một lần Mục đớch mua hàng Mua để sử dụng. Mua để bỏn lại Mua hộ người
Cụng ty tớnh điểm của 9 tiờu chuẩn trờn theo điểm số từ 1-4 [Bảng 2.2] và tiến hành xếp hạng khỏch hàng theo thang đo khoảng cỏch 4 bậc A,B,C,D. Khoảng cỏch trung bỡnh là 7 tớnh từ mức điểm thấp nhất (9điểm) như sau:
Bảng 2.2: Bảng điểm xếp hạng khỏch hàng Tổng điểm Xếp hạng í nghĩa
31 – 36 A Khỏch hàng tốt, Cấp tớn dụng theo đề nghị của người mua hàng.
24 – 30 B
Khỏch hàng thuộc loại khỏ, nờn cấp tớn dụng theo hạn mức và cú sự ràng buộc bằng cỏc chứng từ cú sự bảo đảm về mặt phỏp lý.
17 – 23 C
Khỏch hàng thuộc loại trung bỡnh nờn đỏnh giỏ thận trọng khi quyết định cấp tớn dụng và phải cú tài sản thế chấp hoặc bảo lónh của ngõn hàng. 9 – 16 D Từ chối cấp tớn dụng, chỉ nờn bỏn hàng thu tiền
mặt ngay.
Nguồn: [Cụng ty TNHH MTV Thu Mai]
Năm 2010, Cụng ty cú 202 khỏch hàng [Phụ lục 2], trong đú: Khỏch hàng thuộc loại tốt: 24 đối tượng chiếm tỷ lệ 11.9%. Khỏch hàng thuộc loại khỏ: 106 đối tượng chiếm tỷ lệ 52.5%. Khỏch hàng thuộc loại trung bỡnh: 69 đối tượng chiếm tỷ lệ 34.2%. Khỏch hàng thuộc loại yếu: 03 đối tượng chiếm tỷ lệ 1.5%.
Nhận xột chung về khỏch hàng
Khỏch hàng thuộc hạng A:
Khỏch hàng được xếp vào hạng A là rất quan trọng đối với Cụng ty. Họ cú doanh số mua chiếm tỷ trọng cao nhất 51.9% (13,025,307,733đồng) trong tổng doanh số của Cụng ty. Những đối tượng này là khỏch hàng truyền thống của cụng ty hoạt động trong lĩnh vực xõy dựng, cú tổ chức tốt, cú nhiều dự ỏn lớn trong lĩnh vực xõy dựng. Họ rất coi trọng việc giữ uy tớn và muốn hợp tỏc lõu bền nhằm thuận lợi trong cụng tỏc đấu thầu. Việc mở tớn dụng cho nhúm khỏch hàng này là sự hợp tỏc cú lợi cho cả hai bờn, cựng nhau phỏt triển lõu dài.
Khỏch hàng thuộc hạng B:
Khỏch hàng thuộc hạng B là mối quan tõm đặt biệt của cỏc đối thủ cạnh tranh vỡ họ thường khụng cú lập trường và hay so sỏnh cỏc nhà cung cấp trờn thị trường để lựa chọn nơi đỏp ứng lợi nhất cho họ. Họ cú doanh số mua chiếm tỷ trọng 42.7% (10,719,670,024 đồng) trờn doanh thu cụng ty, là cỏc doanh nghiệp xõy dựng nhỏ lẻ, cỏc cửa hàng vật liệu xõy dựng, và cỏc chủ nhà. Loại khỏch hàng này cú tỡnh hỡnh tài chớnh khỏ, qui mụ đặt hàng vừa và tương đối ổn định. Họ rất cần Cụng ty cấp tớn dụng với một thời hạn tớn dụng hợp lý. Tuy nhiờn, cú lỳc họ cũng gặp khú khăn về tài chớnh dẫn đến thanh toỏn khụng đỳng hạn hoặc trả nợ khụng đầy đủ. Vỡ vậy cụng ty cấp tớn dụng cho họ phải cú sự cam kết về mặt phỏp lý hoặc bảo lónh hoặc thế chấp tài sản.
Khỏch hàng thuộc hạng C:
Nhúm khỏch hàng này cú doanh số chiếm tỷ trọng rất nhỏ 5.3% (1,362,438,421 đồng) trờn doanh thu cụng ty. Họ thuộc thành phần kinh tế tư nhõn nhỏ lẻ như cỏc đại lý, cú tỡnh hỡnh tài chớnh khụng tốt, khụng rừ ràng, việc quay vũng vốn chậm, khả năng huy động vốn khú khăn, khụng được cỏc ngõn hàng bảo lónh, vị thế kinh doanh kộm. Cỏc cỏ nhõn thuộc nhúm này thường cú thu nhập khụng cao hoặc khụng ổn định mà vẫn xõy nhà ở và tỡm cỏch chiếm dụng vốn của nhà cung ứng vật liệu xõy dựng. Hầu hết họ đều muốn hưởng một chớnh sỏch tớn dụng, cú thời hạn tớn dụng dài, để cú đủ thời gian huy động vốn và chiếm dụng vốn của Cụng ty. Do đú, việc mở tớn dụng cho nhúm khỏch hàng này sẽ dẫn đến tỡnh trạng nợ khú đũi gia tăng, khụng trả nợ đỳng
hạn, chi phớ thu nợ cao. Việc mở tớn dụng cho nhúm này sẽ làm tăng doanh số nhưng khoản phải thu cũng tăng theo.
Khỏch hàng thuộc hạng D:
Khỏch hàng nhúm này cú doanh số chiếm tỷ trọng khụng đỏng kể 0,1% (7,976,968 đồng) trờn doanh thu. Cụng ty khụng cấp tớn dụng cho nhúm này.
2.2.2. Cấp hạn mức tớn dụng và thời hạn tớn dụng
Cụng ty TNHH MTV Thu Mai sử dụng hỡnh thức bỏn hàng tớn dụng bằng văn bản thụng qua Hợp đồng mua bỏn hàng húa và Biờn bản giao nhận hàng húa. Đõy là hai loại chứng từ quan trọng nhất của TDTM trong buụn bỏn nội địa và được phỏp luật bảo vệ thụng qua Luật thương mại và Bộ luật dõn sự năm 2005. Vỡ vậy hợp đồng mua bỏn hàng húa phải ghi rừ hạn mức tớn dụng, thời hạn tớn dụng và cỏc thỏa thuận về hàng húa, thanh toỏn hoặc những cam kết khỏc.
- Đối với khỏch hàng xếp hạng A: Chớnh sỏch của cụng ty cho phộp cấp hạn mức 100% cho đối tượng thuộc loại này và nới lỏng thời hạn tớn dụng (từ 30-45 ngày). Đồng thời cụng ty tạo mối quan hệ thõn thiện hợp tỏc lõu dài. Cho đến thời điểm hiện tại, cụng ty cấp tớn dụng cho đối tượng này đều an toàn và gia tăng lượng khỏch hàng thõn thiết.
- Đối với khỏch hàng xếp hạng B: Nhúm này cú vị thế tớn dụng được đỏnh giỏ khỏ, nờn cụng ty giới hạn doanh số bỏn chịu ở mức 70% tổng doanh số mua. Cụng ty ỏp dụng thời hạn tớn dụng cho đối tượng này là 15 ngày. Việc giới hạn tớn dụng cho những khỏch hàng này nhằm hạn chế chi phớ cho khoản phải thu vỡ cụng ty phải bự đắp lại chi phớ này bằng khoản lợi nhuận thu được từ việc bỏn tớn dụng.
- Đối với khỏch hàng xếp hạng C: là những khỏch hàng kộm uy tớn, tỡnh hỡnh tài chớnh khụng lành mạnh, cụng ty rất thận trọng trong việc cấp tớn dụng và chỉ cấp hạn mức 50% trờn doanh số mua. Cụng ty cấp thời hạn tớn dụng chỉ trong tuần và phải thanh toỏn vào thứ bảy hàng tuần. Nghĩa là khỏch hàng cú thể lấy hàng trong tuần, ký vào biờn bản giao nhận hàng húa. Cuối tuần, hai bờn đối chiếu cụng nợ và thanh toỏn ngay. Nếu khỏch hàng khụng thanh toỏn hoặc thanh toỏn khụng đủ thỡ
cụng ty sẽ tạm hoón cung cấp hàng húa trong tuần tới. Cụng ty thường khuyến khớch họ mua tiền mặt để được hưởng chiết khấu cao.
- Đối với khỏch hàng xếp hạng D: Cụng ty chỉ bỏn hàng thu tiền ngay, khụng cấp tớn dụng cho đối tượng này.
2.2.3. Chớnh sỏch chiết khấu của cụng ty
Việc xõy dựng chớnh sỏch chiết khấu cho cỏc đối tượng khỏch hàng là nhằm tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu. Cụng ty mở rộng chiết khấu sẽ giảm được mức đầu tư vào khoản phải thu và cỏc chi phớ liờn quan. Sau đõy là chớnh sỏch chiết khấu đang ỏp dụng tại cụng ty.
Thời hạn hưởng chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu được ỏp dụng tại cụng ty:
Thời hạn hưởng chiết khấu là thời gian tớnh từ khi giao hàng đến ngày khỏch hàng thanh toỏn toàn bộ tiền hàng cho Cụng ty. Cụng ty tớnh tỷ lệ chiết khấu cho tất cả cỏc đối tượng khỏch hàng tựy theo thời gian thanh toỏn nhanh theo Net30. Cụng ty dựa trờn cơ sở lói suất ngõn hàng để chiết khấu cho khỏch hàng. Năm 2010 cụng ty ỏp dụng suất chiết khấu là 14% /năm trờn doanh số mua.
Vớ dụ: Khỏch hàng cú doanh số mua là 100 triệu đồng với thời hạn tớn dụng là 45 ngày, nhưng đến ngày thứ 10 khỏch hàng đó thanh toỏn đủ. Cụng ty vẫn qui về N30 và xem như khỏch hàng thanh toỏn sớm 20 ngày.
Tỷ lệ chiết khấu sẽ là: 14%/360x20 = 0,78% Số tiền khỏch hàng được hưởng chiết khấu là: 0,78% x 100.000.000 = 780.000 đồng.
2.2.4. Chớnh sỏch thu nợ của cụng ty
Phương chõm thu hồi nợ của cụng ty là: “Thu được nợ, giữ được khỏch”
Giỏm đốc cụng ty rất quan tõm đến việc thu nợ. Ngay từ khi cụng ty chưa thành lập, chỉ là một cửa hàng nhỏ lẻ thỡ người chủ đó nghiờm khắc trong việc quản lý cụng